Se vi state chiedendo qual è il significato di DPO in dettaglio, allora eccovi serviti. Ecco cosa comporta in una lunghezza maggiore per voi. Partiamo dall’inizio. Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ha posto il dovere per le organizzazioni di nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO) che è responsabile della conformità in un’organizzazione. Questo è un requisito necessario per gli uffici che sono un’autorità o un organismo pubblico. È anche essenziale se l’organizzazione svolge regolarmente alcuni tipi di attività di trattamento di dati che possono essere considerati personali o sensibili. Se c’è un DPO, questi può aiutare e assistere la vostra organizzazione come individuo in una capacità speciale per monitorare la conformità interna, informare e consigliare sulle vostre pratiche di protezione dei dati. Sono in grado di correggere le politiche in loco, aiutano nell’adempimento degli obblighi legali, e forniscono consigli per quanto riguarda le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) come e quando i nuovi progetti stanno iniziando. Il DPO può anche essere un unico punto di contatto per gli interessati e l’unica autorità di controllo. Il DPO si riferisce a una persona responsabile della protezione dei dati in un’organizzazione. Quindi, deve essere indipendente, un esperto in protezione dei dati, dotato di risorse adeguate, e riferire al più alto livello di gestione. Se c’è una grande catena di comando, allora questo può complicare le cose per l’organizzazione. Quello che aiuta un DPO ad essere un DPO adatto è che deve conoscere bene la struttura organizzativa per essere in grado di correggere i problemi affrontati direttamente a tutti i livelli. Quindi, è anche consigliabile che siano nominati tra i dipendenti esistenti. Un DPO nominato esternamente può anche svolgere questa funzione. È anche giusto che un’organizzazione nomini un DPO condiviso. Ciò significa che un gruppo o più organizzazioni o diverse, non correlate, organizzazioni multiple possono nominare un unico DPO anche tra di loro. I DPO possono aiutare le organizzazioni a dimostrare la conformità e aiutarle con una maggiore attenzione alla responsabilità.
Posizione del DPO
È necessario assicurarsi che la posizione del DPO sia autonoma. Il DPO riferisce direttamente al più alto livello di gestione. Le organizzazioni devono dare al DPO l’indipendenza necessaria per svolgere i suoi compiti con totale comodità e libertà. È anche essenziale che il DPO sia contattato dai membri dell’organizzazione in modo tempestivo. Ci deve essere un sistema in atto dove le persone possono contattare il DPO liberamente. Quindi, il significato di DPO implica anche che il DPO è raggiungibile e può essere contattato con facilità in tutte le questioni relative alla protezione dei dati personali da parte dell’intera azienda. Tutte le organizzazioni devono capire che il loro DPO deve essere sufficientemente ben dotato di risorse per essere in grado di svolgere i propri compiti. Ciò significa che non devono avere alcun tipo di sanzione o atteggiamento negativo per limitare il DPO nello svolgimento dei suoi compiti. Un’organizzazione deve capire che un DPO è lì per facilitarle e aiutarle a prevenire qualsiasi incidente legale. Sono un collegamento tra l’organizzazione e la legge. Tutte le aziende che hanno un DPO sul posto e danno loro responsabilità extra al di fuori del loro ruolo di DPO; devono anche riconoscere che qualsiasi altro compito o dovere che assegnano al loro DPO non risulta in un conflitto di interessi con il loro ruolo di DPO.
Compiti del DPO
Il DPO ha molti compiti predefiniti. Questi sono tutti legati al monitoraggio della conformità con il GDPR e altre leggi sulla protezione dei dati. Il DPO deve stare al passo con gli aggiornamenti del settore. I compiti principali di ogni DPO includono la conoscenza, la comprensione e l’applicazione delle politiche di protezione dei dati, la sensibilizzazione, la formazione e gli audit. Il compito di un DPO è anche quello di assicurarsi che l’azienda tenga conto dei consigli del loro DPO e delle informazioni che forniscono sugli obblighi di protezione dei dati. Ogni azienda che esegue una DPIA, deve farsi consigliare dal proprio DPO che può anche monitorare il processo di conformità nel nuovo progetto. Tutti questi compiti riguardano l’articolo 36 del GDPR. Il DPO deve rimanere in contatto con il garante della privacy. Il DPO deve anche avvertire l’organizzazione di eventuali rischi associati alle operazioni di trattamento, e prendere in considerazione la natura, la portata, il contesto e lo scopo del trattamento dei dati in ogni caso possibile minimizzandolo. Un DPO deve essere il più possibile facilmente accessibile come punto di contatto per i nostri dipendenti, le persone e il rispettivo garante della privacy. Questo riguarda sia l’organizzazione stessa che il DPO. Devono collaborare per pubblicare dettagli di contatto utilizzabili e attivi del DPO e comunicarli al rispettivo garante della privacy dei dati.
Perché è importante nominare un responsabile della protezione dei dati?
Secondo il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), sei tenuto a nominare un DPO se:
se sei un’autorità o un organismo pubblico
le tue attività principali richiedono un monitoraggio su larga scala, regolare e sistematico degli individui
le tue attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie speciali di dati o di dati relativi a condanne penali e reati.
Questo vale sia per i responsabili del trattamento che per gli incaricati. Alcune organizzazioni possono anche nominare volontariamente un DPO; si dovrebbe essere consapevoli che gli stessi requisiti della posizione e dei compiti si applicano se la nomina fosse stata obbligatoria, quindi è possibile utilizzare questa stessa guida come punto di riferimento per vedere come e dove il DPO deve essere dotato. È pratica comunemente accettata assicurarsi che, sia che il GDPR vi obblighi a nominare un DPO o meno, le organizzazioni devono assicurarsi di avere personale e risorse sufficienti per adempiere agli obblighi del GDPR. In poche parole, un DPO può aiutare qualsiasi organizzazione, valutare le loro prestazioni e operare all’interno della legge fornendo consulenza. Questa può essere una consulenza specializzata in una capacità che altri dipendenti potrebbero non essere in grado di aiutare. Soprattutto quando si svolgono processi sensibili che sono in conflitto diretto con il ruolo di un DPO e con le designazioni dei dipendenti stessi. I DPO non solo aiutano a monitorare la conformità. Possono anche svolgere un ruolo chiave nella struttura di governance della protezione dei dati della vostra organizzazione e contribuire a migliorare la responsabilità. Tuttavia, va assolutamente bene se i criteri di cui sopra non corrispondono alla vostra organizzazione e se decide che la vostra organizzazione non ha bisogno di nominare un DPO. In un caso volontario o perché un’organizzazione non soddisfa i criteri di cui sopra, è una buona idea registrare questa decisione per aiutare a dimostrare il rispetto del principio di responsabilità. Ed essere in grado di spiegare in un tribunale perché e chi ha eseguito un controllo per assicurare che la nomina del DPO non sia necessaria se e quando arriverà il momento.
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