作業指示管理とは

作業指示管理とは、資産の停止時間を最小限に抑えるために保守作業指示をタイムリーに処理および完了する系統だったアプローチである。

作業指示管理の重要性

伝統的に、保守チームは仕事の割り当てを伝えるために紙ベースの作業指示に頼ってきました。 作業指示書自体は手作業で簡単に作成できるかもしれませんが、紙ベースの作業指示書の管理は労力がかかり、しばしば解決するよりも多くの問題を引き起こします。

たとえば、保守スタッフは悪い手書きを解釈しなければならず、間違った文書につながります。 物理的なコピーは置き忘れたり紛失したりしやすく、結果としてメンテナンスの見落としにつながる。 紙の束がファイルキャビネットや机の上に散乱し、過去の作業指示を見つけるのが難しくなります。

一部の保守チームは、スプレッドシートベースの作業指示管理に移行しましたが、これらのシステムには独自の限界があります。 スプレッドシートは一度に一人しか変更できないため、技術者が最新の情報を確認することが困難です。 また、表計算ソフトで作成した作業指示書は印刷しなければならず、先に述べたような課題もあります。

組織が成長するにつれ、「旧式の」作業指示管理方法はすぐに維持できなくなり、非効率的になります。 さらに、業務効率への再注目により、保守部門の機能にスポットライトが当てられるようになりました。

Work Order Management Process

適切な作業指示管理は、作業指示の要求から完了までのすべての段階を考慮します。 次のセクションでは、作業指示管理プロセスの各ステップで何が起こるかを説明します。

Work Request Approval

保守作業の必要性は、多くの場合、作業要求またはサービス要求を通じて伝達されます。 承認者はリクエストを確認し、正当なニーズが存在するか、作業指示を作成するのに十分な情報があるか、または問題がすでに報告されているかどうかを判断します。 多くの組織では、CMMSの保守依頼機能を使用して、受信した依頼を処理しています。 リクエストが有効であれば、承認され、作業指示が作成されます。

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作成

作業指示書の作成は、要求された作業を実行するための承認が与えられたことを意味します。 作業指示書は、承認されたメンテナンス要求から、メンテナンススタッフによって、またはCMMSから自動的に作成されます。 モバイル CMMS を使用すると、技術者は現場から作業指示を作成できます。

優先順位付け

作業指示の優先順位付けは、どの作業指示を最初に完了させるか決定することを含んでいます。 作業指示の優先順位は、通常、作業または資産の重要性によって決定される。 例えば、（サイトやスタッフの）安全に関連する作業指示は、高い優先度が与えられるかもしれません。 優先度の低い作業指示には、定期的な予防保守や不要不急の保守要求が含まれます。

保守チームは、何をもって作業指示の優先度を高くするか、低くするかの基準を作成します。 これにより、本当に優先度の高い作業指示を早く完了させることができるだけでなく、バックログが発生した場合、それは優先度の低い作業で構成されるべきである。

スケジュール

作業指示のスケジュールは、その優先度に基づいている。 緊急の作業指示は、遅滞なく対処される。 予防保全の作業指示は、通常、カレンダーやランタイムベースの間隔、または資産メーカーの保全ガイドラインに基づいてスケジュールされます。 しかし、作業指示をスケジュールする際に考慮するのはタイミングだけではありません。

保守管理者は、作業指示を完了するために必要な技術者、スペアパーツや消耗品、ツールやその他の特別な機器の可用性を考慮します。 CMMS ソフトウェアを使用すると、保守作業量を可視化し、スタッフをどのように最も効果的に使用できるかを特定できます。

割り当て

すべての保守チームは、さまざまなスキルと能力を持つ技術者から構成されています。 作業指示は、その作業に最も適した技術者に割り当てる必要があります。 大規模な組織では、技術者は特定の技術に特化しているか、特定の資産に関するトレーニングを受けている可能性があります。 誰がその仕事に最適かを判断するのは、直接の経験によって行われるかもしれませんが、CMMSからの保守レポートを使用して特定することもできます。

配布

作業指示がスケジュールされて割り当てられると、それらは技術者の手に渡る方法を見つけなければなりません。 作業指示書は物理的に配布することができますが、技術者を追跡するのに時間がかかります。 CMMSソフトウェアは、指定されたプリンターへの自動印刷や、スタッフへの自動電子メール送信機能を備えています。 モバイル機能を備えた CMMS では、技術者がインターネット接続されたデバイスで作業指示を即座に受け取ることができます。

実行

実行とは、割り当てられた技術者が作業指示書に記載されているタスクを実行するという行為のことを指します。 CMMS を使用すると、作業指示の進捗をリアルタイムで追跡できるため、技術者が自分の仕事を確実にこなしていることを確認できます。

Documentation

作業指示管理プロセスの一部は、良いことも悪いことも含めてすべての結果を記録するよう作業員を訓練することです。 より正確な情報があればあるほど、より良い結果を得ることができます。 技術者は、何が行われたか、どれだけの時間を費やしたか、どの部品を使用したかなどを正確に記録するよう注意する必要があります。

CMMS で作業を記録することは、改善すべき領域を特定し、将来のトラブルシューティングを支援するために使用できる、より正確な保守記録に繋がります。 文書化が不十分だと、不正確な報告書や欠陥のある報告書になります。”garbage in, garbage out” と言われるようにです。 作業指示書の文書化が優れていればいるほど、CMMS 保守レポートを使用して主要業績評価指標 (KPI) を監視および追跡することができます。

閉鎖

作業指示書の閉鎖は、すべてのタスクが実行され、すべてのサービスを提供し、ジョブが完了したときに発生します。

分析

作業指示の履歴は、意味のあるレポートのための基礎となります。 CMMS のレポート機能がなければ、プロセスを垣間見ることができる主要業績評価指標 (KPI) を追跡することは非常に困難になります。 たとえば、スプレッドシートや紙ベースの追跡システムを使用して、作成またはクローズされた作業指示の数をどれだけ簡単に計算できるでしょうか。

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