人的資源管理は、組織がその人的資本を管理する方法を支配する法律のために非常に複雑な専門となっている。

組織は不適切な人的資源の記録保持とファイルのメンテナンスに責任を負います。

人事機能を監査するための明確なプロセスを持つことは、法的責任の問題から組織を保護するために不可欠です。

人事ファイルを体系的に見直し、維持するためのプロセスを確立する必要があります。

特に注目すべき点は、I-9、非差別的慣行、HIPPA/医療プライバシー、記録保持、記録破棄、個人情報のプライバシーです。

人事ファイル監査チェックリストを作成しましたので、参考にしてください！

I-9 Records

I-9 (Employment Eligibility verification) record-keeping に準拠していない場合は、罰則が適用されることがあります。

したがって、すべてのファイルを見直し、I-9記録が最新であることを確認するプロセスを設けることが不可欠である。

Questions to ask:

• I-9 フォームはアクセスを制御するセキュリティと共に保管されているか？

• I-9ファイルを監査するスケジュールは？

• I-9ファイルは社員の人事ファイルとは別の場所に保管されているか？

Nondiscriminatory Practices

雇用判断に影響するドキュメントは社員ファイルに保存されるべきだ。

これは、ソーシャルネットワークが採用選考やその他の情報収集に使用されている場合に特に重要です。

ある候補者が他の候補者よりも選ばれた理由を記録することは、ファイルに保存しておく重要な情報です。

Lily Ledbetter Fair Pay Actを遵守するために、これは特に重要です。

Questions to ask:

• Are EEO records securely stored and maintained in a separate file form the employee personnel file?

• EEO記録は報告目的にのみ使用されていますか。

医療ファイル

医療保険の相互運用性と説明責任法（HIPPA）は、医療情報のプライバシー保護を目的としています。

患者情報が患者の許可なく共有されると、違反が発生する可能性があります。

雇用者は、健康情報を保護するために特定の手順とポリシーを持つ必要があります。

医療情報ファイルは、従業員ファイルとは別に保管・管理する必要があります。

この情報へのアクセスは、知る必要がある場合のみに限定すべきである。

例えば、人事総務担当者は、従業員の特定の病状に対する手当や適用範囲の特定の側面について保険会社と連絡を取る人物である場合がある。

しかし、その従業員の上司は、健康状態について知る必要がない場合があります。

• 従業員の医療ファイルは、アクセスが制限された安全な場所に保管されていますか。

• 従業員の病状について知る必要がある人をどのように判断しますか。

Record Retention

州ごとに人事記録の保持に適用する法律が異なっているためです。

電子ファイルおよびハードコピーファイルの両方を保管する必要があります。

しかし、電子記録が主流になるにつれ、電子ファイルへのアクセスを制限および制御することが不可欠になっています。

• 退職した従業員の記録は安全に保管されていますか。

• 保管期間が過ぎた人事ファイルを破棄するプロセスは何ですか。

• ファイルの識別、破棄、処分のスケジュールは何ですか。

• 保管基準を満たして破棄が免除されているファイルがありますか。 例えば、訴訟に巻き込まれた従業員のファイルは保管されていますか？

従業員ファイル

人事部は従業員の個人情報にアクセスできます。

社会保障番号、自宅住所、電話番号などの個人情報の保護は、機密と見なされるべきで、知る必要がある場合にのみ共有されます。

人事ファイル監査に対する構造化および体系化アプローチでは、組織が外部の監査に備えることができるようにすることができます。

従業員ファイルの維持に関する組織の実務を管理するための方針と手順があるべきである。

実務の一貫性と方針の遵守を確認するために定期的にファイル監査を行い、従業員ファイルを最新の状態に保つ。

質問:

• 安全キャビネットにファイルを維持するとは何ですか？

• 電子ファイルにアクセスするためのパスワードはどのように割り当てられますか。

• アクセス権を持つ従業員が退職した場合、パスワードはどのように取り消されますか。

• ファイルから個人情報や機密情報を取り除くプロセスはどうなっていますか。

• ファイル監査は、スタッフによって内部的に行われますか、それとも独立した外部監査人によって行われますか。

• 人事ファイルにアクセスする社員に関するポリシーはありますか。

電子ファイル

テクノロジーは進歩し、多くの組織は現在電子人事ファイルを使用しいます。

この新しいテクノロジーは貴重な時間とリソースを節約する一方で、いくつかの課題ももたらします。

• 電子的に保存された情報が正確で定期的に更新されていることを確認するために、どのようなポリシーとコントロールを行っていますか。

• 必要に応じて、電子ファイルを紙のプリントアウトに変換するオプションはありますか。

• 電子ファイルにアクセスできる人に関する文書化されたポリシーはありますか。 そのアクセスはどのように管理されていますか。

• アクセス権を持つ人々のパスワードはどのように配布されていますか。

• アクセス権を持つ従業員が退職した場合、パスワードはどのように取り消されますか。

• 人事ニーズの変化を確実に満たすために技術の見直しが頻繁に行われるか。

• アクセス権を持つ者は、機密情報の適切な使用と保護を確実にするために、どのように訓練されているか。

• 電子データのバックアップはどのように行われているか。

企業の人事機能は複雑で、常に見直しが必要。