Heads Up, Here's How To Deal With Cognitive Overload at Work

オフィスのドアベルが鳴っています。左側では、3人の同僚がファイルを見直しています。あなたの後ろでは、誰かが電話で会話している。 Whatsappでメッセージを受け取り、理解できないメールを読み直そうとしている。ここ数年、デジタル技術の台頭、オープンプランのオフィス、自由に使える高速かつインスタントなコミュニケーションツールの豊富さにより、職場はまさに目まぐるしい変化を遂げています。あなたは、非常に刺激的な環境の中で、限りなく多くの情報を取り込み、処理し、生み出すことで、進化していくことが期待されているのです。この絶え間ない情報の流れは、私たちの心に大きな負担をかけ、脳をこの終わりのない刺激に対応させることになるのです。この膨大な精神的努力は、時に科学者が「認知的過負荷」と呼ぶものにつながります。では、このような状況下で過負荷を回避し、ある種の認知バランスを保つにはどうしたらよいのでしょうか。神経科学者であり、Cog’Xの共同設立者であるマリー・ラクロワが、その疑問に答え、脳の働きを見ていきましょう。一般に信じられているのとは異なり、認知負荷は正常なものです。認知能力を働かせるとすぐに発生し、実はそれ自体は悪いことではありません。それ自体は悪いことではありません。悪いのは、通常の認知的過負荷です。これは、1日のうちにワーキングメモリが処理できる以上の情報を把握しようとすることを意味します。短期記憶と呼ばれるワーキングメモリは、短時間（通常数秒）に保持できる情報の断片がおよそ10個に制限されています。ラクロワは、その能力を理解するために、暗算で次のような和を解くことを提案しています。「4193>

「精神的負荷とは、個人にとって、ほとんどの与えられた状況で情報を処理するためのコストです」

用語の誤用

心理学者の John Sweller は、1980 年代の後半に認知負荷理論を正式に確立しました。インストラクショナルデザイン (教育の設計) の研究の一環として、彼は、認知的負荷を最小限に抑えながら学習を促進するテクニックを特定しようとしました。現在では、「四六時中、あらゆることを考えている」こと、特に家庭を運営する際の精神的負荷と結びつけられています。この考え方は、ケベック州のラヴァル大学の研究者であるニコル・ブレイスによってもたらされました。ブレイスは精神的負荷を「管理、組織化、計画という、同時に無形の、本質的かつ恒常的な作業であり、他人のニーズを満たし、家庭を円滑に運営することを目的とする」と定義しています。家庭ですべてが適切に機能していることを常に確認する必要があるため、今でも女性の責任と見なされることが多い。精神的負担」という言葉は、アーティストであるエマ・クリットが2017年に発表した、女性に対する人生の制約をユーモラスに解剖した漫画『You Should’ve Asked』によって広まった

しかし、ラクロワが指摘するように、この言葉の口語での使い方-「日常生活の問題や悩み、個人が1日中考えなければならないあらゆる仕事」と、認知負荷の科学的定義とは区別しなければならないのである。なぜなら、私たちの限られた認知資源では、同時にいくつものタスクを処理しても、何らかの困難にぶつかることはできないからです。したがって、私たちの日常の心配事や、毎日に組み込まなければならない多数の忘れられないことは、実際には、他の場所で処理できない多くの「心のスペース」を占め、さらに、それ自体がストレスの原因になることもあります」

「私たちの限られた認知リソースは、何らかの困難に遭遇せずに同時に一定数のタスクにしか対処できません。「

脳の仕組みについての簡単なレッスン

認知的負荷が自然現象であり、私たちが脳を使った瞬間から起こっているとすれば、特に専門家レベルでは、過度の負荷がかかったときに起こるものなのです。ラクロワは、認知的過負荷を特定し、管理するために、3つの主要な要因を分析することを勧めています。

タスクの性質、および/または提供された情報に関する専門知識のレベル

「認知的過負荷は一般に、タスクが複雑すぎるときに発生します。特に、初めて取り組む仕事や、学習段階にあるときに起こります」

2.The physical or digital work environment

「過負荷は、個々のパーツはそれほど複雑でなくても、考慮すべき情報が多すぎる場合にも起こることがあります。そのため、背伸びをしすぎたり、同時にいくつものことをしなければならないような設定は、人を圧倒してしまうのです。” 例えば、オープンプランのオフィスなど、常に騒音、会話、電話、ストリーミングなど、刺激が強すぎる職場環境は、私たちの認知バランスを阻害します。

3.Our emotional and physical well-being

「さらに、私たちの内部状態、特に疲労レベル、ストレス、やる気の欠如が、課題を解決するのに必要な労力を増大させる可能性があります」。 4193>

巻き添え被害

私たちの脳が過負荷に陥ると、実際に何が起こるのでしょうか。「脳では、過負荷状態になると、ワーキングメモリやいわゆる実行機能を担っている前頭前野の活動が変化する。基本的には、脳のコントロールタワーです」とラクロアは説明します。「認知的過負荷になると、ミスをしたり、記憶に問題が生じたりする可能性が高まりますし、計画を立てたり、感情に対処したりする能力も低下します。認知的過負荷の兆候としては、ミスをする、思考プロセスを何度もやり直さなければならない、他の人に注意を払わない、重要なことを定期的に忘れる、などがあります。”

「認知的過負荷では、ミスを犯す可能性や記憶の問題を抱える可能性が高まり、さらに、計画を立てたり、感情に対処したりする能力が低下します」

それは現代の問題か

Lacroix は、認知的過負荷が新しい問題ではないことを強調している。しかし、情報通信技術の拡大とともに、その傾向は強まっています。「情報交換のスピードが速くなり、管理しなければならない情報が常に流れているため、認知的過負荷のリスクははるかに高くなっています。 8031>1日に何通ものメール、複数のチャンネル（Slack、Whatsapp、その他のチャットグループ、Googleカレンダーなど）での無限の通知、依頼、メッセージ、リマインダーを冷静に処理し、心を平静に保つことは、まるで格闘技のように感じられるでしょう。ここでは人間工学の概念を使って「認知的オーバーフロー」を論じ、このオーバーロードの考え方を説明することができるとLacroixは述べています。 “圧倒されるほど情報が氾濫しているように感じ、重要なことよりも緊急なことが優先される”

「私たちのやり取りのスピードと管理しなければならない情報が常に流れているため、認知的過負荷のリスクは今よりずっと高くなっています。私たちの認知能力は、このデジタル時代に限界まで引き伸ばされているのです」

あなたにも起こりうる？

認知的過負荷が起こりやすい職業はありますか？ラクロア氏によると、必ずしも個人との関連はないそうです。認知的過負荷を燃え尽き症候群と混同しないよう、彼女は強く勧めています。過労、感情移入の多さ、仕事に対する評価の低さから、特定の職業（警察、消防士、病院スタッフなど）でより頻繁に見られるのは間違いないでしょう。しかし、ある種の予防策を講じることで、認知的過負荷のリスクを軽減することは可能です。「特に、航空会社のパイロットや航空管制官、発電所の従業員などは、チェックリストやダブルチェックなど、人間の自然な精神力を回避するような手順で、ミスのリスクを軽減しています」とラクロア氏は説明します。

要注意！あなたの脳はもろい、どうしたら守れる？

ラクロア氏は、自分の脳の働きを自覚し、個人的にも集団としても最善の方法で脳の世話をできるよう呼びかけています。私たちの注意力は、認知の過負荷を防ぐための自然なフィルターなのです。私たちの注意力は、過剰な認知を防ぐための自然なフィルターであり、実行したいタスクに応じて関連する情報を選択し、残りをワーキングメモリーから除外することができます。しかし、この注意持続時間は繊細で、オープンプランのオフィス環境など物理的なものであれ、通知によるデジタルなものであれ、他の外部からの要求に簡単に吸収されてしまいます。”と述べています。あなたのワークスペース、仕事、接続方法は、あなたの毎日の認知負荷を調整する上で重要な役割を果たします。”あなたの注意持続時間は敏感で、他の外部からの要求に簡単に吸収されてしまいます。”

あなたの認知負荷に影響を与える多数の要因にどう対処すればよいでしょうか？ラクロワによれば、精神的負荷を下げるには、処理すべき情報の量を減らすか、少なくともその複雑さを軽減する必要があります。 4193>

個人的に

やらなければならないことをすべてリストアップするか、アウトラインを作成する
仕事をよりよく理解し計画するには、優先順位をつける。そのためにToDoリストがあるのです。
重要でない仕事は手放す
イライラを抑えるには、実行した仕事とそれにかかった時間を書き出してみましょう。そうすることで、自分の仕事に価値を与えることができ、それに費やした時間が空白になったわけではないことに気づきます。
具体的な短期目標を持って仕事に取り組む
1つの仕事を15分から20分といった短期目標に分割すると、常に効率的です。
マルチタスクをやめる
会議中にメールを返信するなど、同時に複数の仕事をこなすより、1つの仕事を順番にこなす方が効率的です。
割り込みを減らして効率を上げ、ストレスレベルを下げる
受信トレイは、1時間ごと、あるいは返信が遅いと心配な人は30分ごとなど、断続的にチェックするとよいでしょう。ただし、常にチェックするのは避けましょう。また、ポップアップや通知など、視覚や聴覚に訴えるものを制限し、特定の時間を選んで見るようにしましょう。
休憩は目の前のタスクに合わせる
心の負荷を効果的に調整するには、休憩は目の前のタスクから変えて、別の方法で活動できるようにすることが前提です。一日中、ワークショップを行い、人々と交流しているのであれば、読書をしたり、落ち着いた音楽を聴いたり、散歩をしたりすることが正しい休憩でしょう。
常に適切な回復時間を与える
スポーツ、瞑想、読書、あるいはただ何もしないことも、心身の健康に大きな影響を与える。十分な回復時間をとらないと、それを補うためにストレスホルモンのアドレナリンやコルチゾールが分泌され、健康に悪い影響を与えることになるのです。

集団、組織レベルでは

従業員が自分の仕事のニーズに合った環境、例えば静かな部屋や共同スペースで仕事ができるように、柔軟な作業スペースを提供する。
特に、ラクロアによると、職場の傾向としてますます多くみられる偽緊急という考えについて管理的実践に取り組むことだ。 “管理職には、チームにとって「緊急」なことと「重要」なことの違いを見分けるよう促し、組織化や優先順位付けに役立てる。”
他人に要求することを意識する。メールやテキスト、Whatsappメッセージを送るとき、あるいは重要な話題を持ち出すときには注意が必要です。これにより、不必要な動揺を引き起こしたり、不適切なタイミングで相手に挑戦しているような印象を与えたりすることを避けることができます。認知的負荷が正常であれば、精神的過負荷の感覚は正常ではありません。ラクロワが指摘するように、「それは、個々の慣行を疑い、タスクのやり方を変え、あるプロセスを促進し、利用可能な資源を使って関係するステップを再編成する必要があるということだ」
問題は集団で、さらには組織レベルで対処する必要があるが、仕事のやり方にはある程度の柔軟性が必要だ。スピード、量、即座の対応など、生産性に関連する概念から積極的に離れなければならない。

「私たちは、個々のやり方を疑い、タスクの進め方を変え、あるプロセスを促進する必要があります」

写真提供:Steelcase(株) Welcome to the Jungle

翻訳：Mildred Dauvin

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