組織は、不正行為（例えば、従業員が本当の病気ではないなど）が関係していると疑うかもしれない。

その場合、雇用主は代わりに別の懲戒手続きを適用できる。

• Example short-term sickness absence policy: purpose and scope

Explain some of terms used in the short-term sickness absence policy

The introduction to the policy can set out some key definitions, 例えば何が実際に「短期病気休暇」とみなされるか、いつ雇用主の別の長期病気休暇ポリシーが適用されるか、など。

例えば、「正式な審査期間」は、従業員が病気欠勤のレベルの改善を示すよう求められる期間と定義できる。

• Example short-term sickness absence policy: definitions of key terms

Set out expectations for managers dealing short-term sickness absence

方針の早い段階で、ラインマネージャーの短期欠勤に関する責任について定めておくとよい。
XpertHRの雇用法エディターであるサラ・アンダーソンとエリー・ゲルダーは、短期の病気欠勤に対処する際に雇用主が取るべき実践的なステップを探求しています。

とりわけ、雇用主はライン・マネージャーに次のことを期待することができます。

• 7日以内の病気については従業員の自己証明書を取得し、7日以上の病気については医療証明を取得するなど、従業員の病気欠勤について適切な記録を維持する；
• 真に病気の従業員をサポートし、将来的にはより良い出席を促すバランスをとる；
• 医療報告を求める前に従業員の同意を取得するなど適切であれば医師のアドバイスを受ける；
• 必要に応じて職場復帰インタビューを実施する。

また、ラインマネージャーには、障害者のために合理的な調整を行う義務があることを思い出させることが賢明です。

• 短期病気休暇ポリシーの例：ラインマネージャーのためのガイダンス

短期病気休暇に関するガイドラインを社員に提供

従業員は、病欠した場合に何をすべきなのかも再確認しておく必要がある。 従業員には通常、以下のことが期待されます。

• 勤務開始時にできるだけ早くライン・マネージャーに電話する。
• 病欠中もライン・マネージャーに状況を知らせ続ける（例：その後の休みの日の開始時に電話する）。
• 必要な書類を提出する。例えば、7日以内の病気の場合は自己申告書、7日以上の病気の場合は医療証明書を提出する。
• 必要な場合は職場復帰面接に出席する。

従業員は、ラインマネージャーと欠勤の理由についてより正直でオープンであればあるほど、雇用主がより多くのサポートを提供できることを思い出すことができる。

• Example short-term sickness absence policy: employees’ responsibilities

Set out your sickness absence notification and evidence requirements

雇用主は、従業員が体調不良で欠勤する際に従うべき明確な手順を定めるべきである。

一般的に、雇用主は従業員が勤務開始時にラインマネージャーへ病気の連絡をするよう求める。

従業員は、その後の病気欠勤の日ごとに病欠の電話をするよう求められるが、雇用主はこれについて柔軟に対応すべきである。

例えば、従業員が入院している場合、毎日の電話は不可能かもしれない。

ポリシーのこのセクションは、従業員が提供すべき証拠についても説明できる。

病欠が7日以上続く場合は、通常、医師の診断書（「Statement of fitness for work」としても知られる）が必要となる。

• Example short-term sickness absence policy: notification and evidence

Explain employees’ sick pay entitlement

病欠中の従業員が最初に知りたがることのひとつはこの点であろう。

資格と証拠要件を満たし、連続4日以上業務不能の従業員は法定傷病手当を受ける権利があります。

法定傷病手当は一律に支払われ、就業不能の期間は最長28週間である。

雇用主によっては、より寛大な契約上の傷病手当制度を提供しているところもある。

• Example short-term sickness absence policy: sick pay

Time off for medical appointments: explain your organization’s rules

意外かもしれませんが、イギリスの法律には、診察のための休暇に関するものが比較的少ないのです。

雇用者は、自分の時間または混乱を最小限に抑える時間に予約を取るよう従業員を奨励するという方針を持つことができる。

従業員が健康診断に出席するために有給休暇を与えられた場合、雇用主は従業員に後で時間を埋め合わせるよう要求できる。

人事専門家とラインマネージャーは、妊婦の予約には特別な規則があることを認識しておく必要がある。

• Example short-term sickness absence policy: time off for medical appointments

Set out actions required on return to work after sickness absence

the short-term sickness absence policy should set out what employees and line managers need to do following sickness absence.

従業員にとって重要なことは、

• 自己証明書に記入する（病気の期間が7日以下の場合）、または
• 医療証拠を提出する（病気の期間が7日以上の場合）ことである。

ラインマネージャーにとって重要な仕事は、従業員の欠勤記録をチェックして、

• 欠勤レベルが、組織の欠勤管理方針の下で正式な措置を取る必要があることを意味するか、
• 例えば、金曜日、月曜日、銀行や祝日の前後などに頻繁に欠勤する、疑わしいパターンがあるかどうかを確認することである。

ラインマネージャーは従業員を非公式な職場復帰面接に招待することができ、これは病気欠勤のレベルを監視する有用な方法として長い間認識されてきた。

• 短期病欠ポリシー例：職場復帰

妊娠と障害：なぜこれらは特別なケースなのか

差別を申し立てる危険を避けるために、組織の短期の病気休暇の手順において妊娠関連疾患と障害に関する休暇は別扱いすることは大切である。

最も安全な方法は、欠勤管理の目的で従業員の病気欠勤記録を集計する際、妊娠に関連する病気欠勤を除外することである。

障害者の欠勤を管理する場合、雇用者は2010年平等法の下で障害から生じる差別に対する請求のリスクを強く警戒する必要がある。

障害のある従業員を解雇したり、出勤不良を理由に警告を与えたりすることは、障害から生じる差別となりうる。

• 短期病欠ポリシー例：妊娠と障害

病気と休暇の関係を明確にする

病欠と年次休暇との相互関係に関する判例法は、人事担当者にとって長年頭痛の種であった。

短期病気休暇ポリシーは、主に2つのシナリオをカバーする必要があります。

• 従業員が休暇中に病気や怪我をした場合はどうなるのか？
• 病気休暇中の従業員は、引き続き休暇を取得するのか。

雇用主は、判例法が次のことを立証していることを覚えておく必要がある：

• 休暇中に病気にかかった従業員は、病気休暇に移行して後日休暇取得を要求できる、
• 従業員は病気休暇中でも年次休暇が発生し続ける。

いずれのシナリオにおいても、雇用主は従業員に厳格な手続きを要求する権利がある。 例えば、従業員が海外にいたとしても、休暇中に体調不良の医学的証拠を提出するよう求められる可能性がある。

• Example short-term sickness absence policy: sick leave and holiday

Have a procedure in place for obtaining medical advice

Access to Medical Reports Act 1988 and the Data Protection Act 1998における組織の義務として、ラインマネージャー、人事部、産業保健部に対して注意を払う必要がある。

従業員自身の医師または雇用主の産業保健部門から医療報告を求める場合、雇用主は従業員の同意を得ることが肝要である。

短期の病気休暇方針は、従業員の医療情報を機密扱いし、安全に保管すべきことを明確にする必要がある。

• Example short-term sickness absence policy: medical advice

Sickness absence management: stage 1 trigger point

A system of trigger points and warnings is an essential part of a fair sickness absence management process.短期の病気欠勤に関するポリシーは、従業員の医療情報を機密扱いとして、安全に保管することを明確にする。

通常、ステージ1の引き金は、過去12カ月間に従業員が一定日数の病気欠勤、または一定期間の欠勤をした後に発生します。

「万能」のトリガーシステムは存在せず、雇用主が選択するトリガーポイントは慎重に検討されるべきである。

例えば、組織全体の欠勤を減らすための活動を行う雇用主は、より低い日数にトリガーポイントを設定することが望ましい。

従業員がステージ1のトリガーポイントに達した場合、雇用主は欠勤レベルについて話し合うために彼または彼女との正式なミーティングを手配するべきである。

従業員は自分の出席レベルについて警告され、一定期間にわたって出席を改善する機会を与えられる可能性がある。

• Example short-term sickness absence policy: stage 1 trigger point

Sickness absence management: stage 2 trigger point

ステージ1の警告を受けた従業員は、その出席レベルが改善しない場合はステージ2に移行することができる。

従業員がステージ2のトリガーポイントを迎えた場合、雇用者は彼または彼女と2度目の正式会議を手配して不満足な不在レベルが続くことについて話し合う必要がある。

従業員には、出席レベルについて2度目の警告を与え、一定期間内に出席率を改善するためのさらなる機会を与えることができる。

• Example short-term sickness absence policy: stage 2 trigger point

Sickness absence management.comに掲載された警告に対して上訴できるようにしなければならない。 stage 3 trigger point

過去2回の警告にもかかわらず従業員の出席レベルが改善されない場合、雇用主は彼または彼女を第3段階の最終正式審査に移すことができる。

この時点で解雇の可能性が現実的になり、雇用主は彼または彼女との第3回正式会議を手配し、満足できない不在レベルの継続を議論するべきである。

従業員は、雇用主がそうすることを決定した場合、解雇に対して訴えることが許されるべきである。

• Example short-term sickness absence policy: stage 3 trigger point

病気欠勤レベルの措置に対して訴える段階を設ける

雇用主の短期病気欠勤政策のまさに最後の段階は訴えを対象とするべきである。

方針は、警告を含むいかなる処置に対しても、従業員に不服申し立てを提供すべきである。

従業員が病気欠勤のレベルを理由に解雇された場合、この決定に対して不服を申し立てられることが重要である。

• Specple Short sickness absence policy: appeals