Vraag medische dossiers aan

door Patti J. Ryan, bijgewerkt maart 2016

Voordat u een afspraak maakt met een elektrofysioloog of chirurg, moet u aan iedereen een pakket met uw medische gegevens, testresultaten en foto’s/röntgenfoto’s sturen. (U zou deze informatie al die tijd moeten verzamelen in een drie-rings binder of een dossiermap). Dus, hoe verzamelt u kopieën van medische dossiers die u mist?

Uw recht op uw medische dossiers

Om te beginnen vraagt u zich misschien af: “Heb ik wettelijk recht op mijn medische dossiers?” Ja.

Patiënten hebben het wettelijke recht op toegang tot zowel papieren als elektronische dossiers, om de originelen in te zien en kopieën van hun medische dossiers te verkrijgen.

Dit recht wordt in de VS gegarandeerd door de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 . Als u buiten de VS woont, weet dan dat meer dan 89 landen wetten op de privacy van gegevens hebben aangenomen. Canada heeft bijvoorbeeld de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) en in Europa is er de EU Data Protection Reform.

Bewaar kopieën van uw medische gegevens

Benoem een inventaris van uw medische gegevens

U wilt een lijst samenstellen van de instanties waarmee u contact moet opnemen. (Misschien hebt u al veel van deze dossiers in uw A-Fib map en hoeft u alleen maar te identificeren welke u mist.)

Begin met een lijst van alle artsen, spoedeisende hulp, laboratoria, specialisten en andere zorgverleners en faciliteiten die u medische diensten hebben verleend in verband met uw A-Fib.

Vraag ook uw receptgegevens op bij apotheken en ziektekostenverzekeraars. (U kunt al online toegang hebben tot deze informatie, afhankelijk van uw dienstverlener.)

Ook, vraag om gegevens van elke belangrijke medische gebeurtenis van de afgelopen twee jaar (d.w.z., operaties, medische noodgevallen, allergische reacties, enz.)

Bekijk uw dossiers op nauwkeurigheid

Voordat u kopieën aanvraagt, hebt u het recht om uw gezondheidsdossiers in te zien (niet alleen om kopieën vragen).

Het medisch archief van uw arts kan u helpen om de informatie te vinden die u wilt inzien. Bekijk uw dossiers om er zeker van te zijn dat ze correct zijn. Stel vragen. Als u fouten ziet, vraag dan of ze gecorrigeerd mogen worden voordat ze aan een andere arts of ziekenhuis worden doorgegeven.

Maak van het bijhouden van medische dossiers een gewoonte: Verlaat het kantoor van uw arts of medische instelling niet zonder een kopie van elk onderzoek dat is uitgevoerd (als het onderzoeksresultaat niet onmiddellijk beschikbaar is, laat het dan per post naar u toesturen). Bewaar ze in een map met drie ringen.

Terug naar boven

Drie manieren om uw dossier op te vragen

1. U vindt de instructies voor het opvragen van dossiers voor elke leverancier in hun ‘Kennisgeving van privacy-praktijken’ – u hebt een kopie van deze kennisgeving ondertekend en ontvangen bij uw eerste bezoek. (Het is ook opgehangen in de instelling waar patiënten het kunnen zien.) Het zou instructies moeten bevatten voor het aanvragen van dossiers, evenals contactinformatie voor het stellen van vragen of het indienen van klachten. Volg de instructies om uw dossier op te vragen.

2. Of, als u naar de praktijk gaat, vraag dan om een ‘Toestemming voor vrijgave van gezondheidsinformatie’ formulier. U kunt het formulier persoonlijk invullen en opsturen of het mee naar huis nemen. Veel artsenpraktijken plaatsen het formulier “Toestemming voor vrijgave van medische gegevens” op hun website om het te downloaden.

3. U kunt ook uw eigen brief “Verzoek om uw medische gegevens” schrijven (zie onderstaand voorbeeld). Het Privacy Rights Clearinghouse biedt een voorbeeldbrief die u kan helpen bij het opstellen van uw eigen brief waarin u om uw medische gegevens vraagt. (Zie de voorbeeldbrief aan het eind van dit artikel.) Fax of mail uw verzoekbrief.

Plan vooruit: Het kan enige tijd duren voordat uw verzoek is verwerkt. Het is een goed idee om te vragen wanneer u de informatie kunt verwachten en wat de geschatte reproductiekosten zijn.

Worden er kosten in rekening gebracht voor kopieën?

Voor papieren kopieën moet u reprografiekosten betalen. De HIPAA staat artsen/praktijken toe een “redelijke, op de kosten gebaseerde vergoeding” in rekening te brengen. Ze kunnen kosten in rekening brengen voor benodigdheden, personeelstijd voor het kopiëren en verwerken, en verzendkosten, indien van toepassing.

Voor gratis kopieën, vraag of ze elektronische bestanden zullen kopiëren naar uw USB-flashstation of naar een schijf / cd die u levert.

Ze mogen echter geen kosten in rekening brengen voor de tijd die een personeelslid besteedt aan het zoeken naar het record. Bovendien mogen ze geen beleid voeren waarbij een vast bedrag in rekening wordt gebracht of een patiënt wordt aangerekend om een dossier in te zien.

Note: Amerikaanse staatswetten kunnen het bedrag beperken dat de artsen/praktijken in rekening brengen voor het dupliceren van dossiers.

U zult meerdere kopieën nodig hebben

U kunt papieren kopieën, röntgenfilm en/of elektronische dossiers (op cd’s of USB-flashdrive) ontvangen. U kunt om meerdere kopieën vragen of uw eigen kopieën maken. (Kijk voor duplicatiediensten bij kantoorboekhandels zoals Office Depot of Staples.)

Als u verwacht drie tot vijf artsen te interviewen, laat dan voor elke arts een pakketje maken (beter een extra pakketje dan te weinig).

Neem als backup uw A-Fib-map mee naar uw afspraken.

Bewaar originelen en backup digitale dossiers

Bewaar uw originelen in uw map of ordner. Bewaar CD’s in ordnerhoezen of kopieer ze naar uw PC. Maak reservekopieën van alle digitale dossiers.

Dag van uw afspraak

Wanneer u op het spreekuur van de EP komt, controleer dan of ze inderdaad uw actuele medische gegevens hebben ontvangen. Neem als back-up uw eigen drie-rings map met de originelen mee.

Niet vergeten: neem een pen en uw ‘notitieboekje voor kantoorbezoek’ mee.

Voorbeeldbrief Formaat en Sjabloon om uw medische gegevens op te vragen

Download deze voorbeeldbrief als PDF-bestand (sla deze vervolgens op uw harde schijf op).

RE:

Geachte

Het doel van deze brief is kopieën aan te vragen van mijn medische gegevens zoals toegestaan door de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de voorschriften van het Department of Health and Human Services.

Ik werd in uw praktijk behandeld tussen .

Ik begrijp dat u een redelijke vergoeding kunt vragen voor het kopiëren van de dossiers, maar dat u geen kosten in rekening zult brengen voor de tijd die u kwijt bent aan het opzoeken van de dossiers. Ik verzoek u de gevraagde documenten per post naar bovenstaand adres te sturen.

Ik zie uit naar ontvangst van bovengenoemde gegevens binnen 30 dagen, zoals bepaald in de HIPAA. Indien mijn verzoek niet binnen 30 dagen kan worden ingewilligd, wordt u verzocht mij dit per brief mede te delen, alsmede de datum waarop ik mijn gegevens mag verwachten.

Met vriendelijke groet,