Hoewel kleinere condominiumverenigingen gemakkelijker te beheren lijken, hebben ze unieke uitdagingen waar HOA-bestuursleden het moeilijk mee hebben. Bewoners van kleinere condominiumverenigingen hebben een kleiner aanbod van potentiële diensten die hun HOA hen kan bieden als gevolg van de lagere lidmaatschapsbijdragen die de HOA ontvangt en de hogere kosten die nodig zijn om een positief verschil te maken in hun gemeenschap. Als u hulp nodig hebt bij het beheren van kleine condominiumverenigingen, zijn hier enkele tips die u kunnen helpen.

Hoe gaat u te werk bij het beheren van kleine condominiumverenigingen

Het werven van de benodigde fondsen

Als een condominiumvereniging slechts 20 eenheden heeft, dan zijn er slechts 20 bewoners die contributie betalen die ze kunnen toewijzen aan hun HOA-budget. HOA’s moeten heel voorzichtig zijn bij het beslissen wat ze hun kleine aantal bewoners in rekening brengen en om ervoor te zorgen dat de vergoedingen niet zo buitensporig zijn dat ze potentiële bewoners afschrikken om te investeren in eigendommen die binnen hun gemeenschappen liggen.

Als er wijzigingen zijn in de geraamde vergoedingen, moeten de bewoners onmiddellijk op de hoogte worden gebracht met een reden voor de verhoging, zodat ze de kans krijgen om hun financiën voor te bereiden op de verhoging van de contributie.

Houd transparantie met bewoners

Een van de belangrijkste tips voor het beheren van kleine condominiumverenigingen is transparant zijn. Aangezien bewoners in kleinere condominiumverenigingen de neiging hebben meer te betalen, wordt de behoefte aan transparantie over hoe de financiën worden gebruikt van essentieel belang.

HOOA-besturen moeten alles in het werk stellen om bewoners de waarde te laten zien van waar ze voor betalen door middel van snelle reparatieverzoeken en gemeenschapsopbouwende evenementen die de kwaliteit van leven binnen hun gemeenschappen verbeteren.

Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot een laag moreel onder bewoners en zelfs tot een mogelijke rechtszaak als de HOA een van de wettelijke rechten van de bewoner schendt. Het vermijden van juridische problemen is van cruciaal belang voor een kleinere HOA, aangezien deze niet over het kapitaal beschikt om zich gemakkelijk voor de rechter te verdedigen.

Het kiezen van de juiste HOA externe beheermaatschappij

Kleinere HOA’s die zich binnen kleine condominiums bevinden, voeren een constant debat over de vraag of ze bepaalde administratieve procedures moeten uitbesteden aan een externe beheermaatschappij.

HOA’s moeten nagaan wat voor prijs zij kunnen krijgen en of dat hun een hogere kwaliteit van dienstverlening aan hun bewoners oplevert. Als ze reparatieverzoeken, contributiebetalingen en elektronische correspondentie met succes kunnen uitbesteden aan een extern beheerbedrijf, zullen hun bewoners waarde zien in de HOA-bijdragen die ze betalen.

Soms is het ook de moeite waard om te overwegen of het bestuur van de HOA er beter aan doet om zijn taken op het gebied van het beheer van kleine condominiumverenigingen aan deskundigen te delegeren. Toch kan het geen kwaad om ook naar andere opties te kijken.

Voldoende tijd besteden aan het beheer van de HOA

Wanneer HOA’s kleiner zijn, betekent dit dat ze mogelijk minder bestuursleden hebben. Als dat zo is, hebben de bestuursleden misschien niet onbeperkt tijd om dringende zaken binnen de gemeenschap aan te pakken.

Het kan een grote uitdaging worden om een evenwicht te vinden tussen de agenda’s van de bestuursleden en de behoeften van de gemeenschap. Kleinere condominiumverenigingen die het zich kunnen veroorloven om sommige diensten uit te besteden, zullen een groot voordeel hebben als het gaat om het leveren van efficiënte diensten aan hun bewoners.

Op deze manier kunnen bestuursleden hun beperkte tijd besteden aan stemkwesties, verkiezingen of gemeenschapsopbouw, wat een ideale aanvulling zal vormen op de samenwerking met een extern HOA-beheerbedrijf.

Balans tussen welke HOA-diensten kunnen worden aangeboden met kleinere budgetten

Een van de grootste problemen waar een kleinere vereniging mee te maken kan krijgen, is wat ze hun bewoners kunnen bieden. Onder bestuursleden moet een realistische discussie worden gevoerd over wat zij zich kunnen veroorloven om hun bewoners te bieden zonder dat dit al te veel extra kosten voor hun bewoners met zich meebrengt.

Het in evenwicht brengen van deze kwestie is verre van eenvoudig, en het is een aanzienlijke hindernis voor een kleinere vereniging die niet over veel ledenbijdragen beschikt om in haar voordeel te gebruiken. Het is een van de uitdagingen van het beheer van kleine condominiumverenigingen.

Weten wanneer je middelen moet uitgeven

Er kunnen zich voor een kleinere vereniging bepaalde zaken voordoen waarvoor moet worden betaald. Kleinere verenigingen hebben de neiging om noodzakelijke reparaties niet te betalen. Het bestuur van een VvE moet het risico inschatten dat de kosten in de toekomst uitgroeien tot een grotere uitgave. Als dit niet gebeurt, kan dit zeer schadelijk zijn voor de toch al beperkte financiën van de HOA.

Respectaties voor vrijwilligers van bewoners realistisch houden

Afhankelijk van de aard van de kleinere condominiumvereniging kunnen bepaalde bewoners hun tijd vrijwillig besteden om de HOA te helpen kapitaal te besparen of de verwachte lidmaatschapsbijdragen te verlagen. Het bestuur van een VvE moet een evenwicht zien te vinden tussen het gebruikmaken van de tijd van een bewoner voor broodnodige hulp en het niet verspillen van zijn tijd. HOA’s moeten ook bekijken op welke leden van de gemeenschap ze een beroep kunnen doen voor specifieke hulp om de middelen die beschikbaar zijn voor hun gemeenschap efficiënt te gebruiken.

Repairs kunnen hetzelfde kosten als een groter gebouw

Wat vooral kleinere condominiumverenigingen onder ogen moeten zien, is dat een gebouw van drie verdiepingen hetzelfde dak kan hebben als een gebouw van tien verdiepingen. Dit betekent dat als een dak moet worden vervangen, het gebouw met tien verdiepingen meer kapitaal zal hebben om de reparatie te betalen, terwijl het gebouw met drie verdiepingen zich de noodzakelijke uitgaven nauwelijks kan veroorloven.

Kleinere condominiums moeten voorzichtig zijn met het begroten van deze noodzakelijke grotere uitgaven die van tijd tot tijd kunnen ontstaan, zodat ze de vereiste kosten kunnen dekken voordat de uitgaven exponentieel blijven toenemen. Het beheren van kleine condominiumverenigingen betekent niet altijd kleine reparatiekosten.

Het beheren van kleine condominiumverenigingen is geen kleinigheid

Elke gemeenschap is anders, wat ook betekent dat er niet één manier is om een gemeenschap te beheren. In het geval van het beheer van kleine condominiumverenigingen zullen er aanpassingen worden gedaan door het bestuur van de HOA of het beheerbedrijf van de HOA. Het kan een uitdaging zijn, maar zolang u zich bewust blijft van de behoeften van uw gemeenschap en samenwerkt met de bestuursleden en bewoners, zult u een succesvolle gemeenschap binnen handbereik hebben.