Als eigenaar van een klein bedrijf, moet het verbeteren van uw debiteuren omzet een prioriteit zijn. Immers, het geld dat u verdient met de verkoop van uw product of dienst op krediet kan niet echt worden geteld als inkomsten totdat het is verzameld van klanten. Hoe beter u uw debiteuren kunt beheren en de betalingen van uw klanten kunt innen, hoe beter uw cashflow zal zijn. En het hebben van een gezonde cashflow is een van de beste indicatoren voor zakelijk succes op de lange termijn.

Wat is debiteurenomzet?

De debiteurenomzet is een maatstaf voor hoe effectief uw bedrijf is bij het omzetten van zijn debiteuren in contanten op de bank. U kunt meten hoe efficiënt u klanten krediet verleent en verschuldigde bedragen int door gebruik te maken van de debiteurenomzetverhouding.

Hoe berekent u de debiteurenomzetverhouding

In deze formule is de nettokredietomzet gelijk aan uw totale kredietomzet voor de gemeten boekhoudkundige periode (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks), minus eventuele retouren en terugbetalingen door klanten.

U kunt uw gemiddelde debiteurenrekening berekenen door het debiteurenbedrag aan het begin van de periode op te tellen bij het debiteurenbedrag aan het eind van de periode en de uitkomst door twee te delen. De meetperiode voor uw netto kredietverkoop en uw gemiddelde debiteuren moet dezelfde zijn.

Waarom is de omzet van uw debiteuren van belang?

Hoe hoger de omloopsnelheid van uw debiteuren, des te meer geld uw bedrijf beschikbaar heeft om zijn uitgaven te betalen en zijn schulden af te lossen.
Een lage omzet daarentegen kan een waarschuwing zijn dat uw bedrijf:

• Slecht kredietcontrolebeleid,
• Een lukrake aanpak van klantenincasso’s, of
• Een financieel onbetrouwbaar klantenbestand

Het onderzoeken van uw kredietvoorwaarden en debiteurenproces is van cruciaal belang voor het beschermen van de financiële gezondheid van uw bedrijf. Dus met dat in gedachten, zijn hier 9 tips om u te helpen de debiteurenomzet te verbeteren.

9 manieren om uw debiteurenomzet te verbeteren

Bouw sterke klantrelaties

De eerste vuistregel met debiteuren is om sterke klantrelaties op te bouwen. Tevreden klanten zijn meestal blij om te betalen voor de goederen of diensten die u hebt geleverd. Of u nu een klein bedrijf of een groeiend bedrijf bent, kleine gebaren zoals een vriendelijke telefoon of e-mail check-in met uw klanten kunnen een groot verschil maken als het gaat om het verzamelen van betalingen op tijd.

Nauwkeurig, op tijd en vaak factureren

Een nauwkeurige, gedetailleerde factuur is het gemakkelijkst te betalen voor uw klanten! Maar het is net zo belangrijk dat u op tijd factureert, en vaak. Bedrijven die te laat factureren, lopen het risico een precedent te scheppen voor het accepteren van te late betalingen.

Maak niet de fout te wachten tot de uitstaande bedragen relatief hoog zijn voordat u uw klanten factureert. Facturering voor diensten of producten die meer dan een maand geleden zijn geleverd, vergroot de kans dat klanten mentaal verder zijn gegaan. Het is ook minder afschrikwekkend voor klanten om kleinere, regelmatige facturen te betalen dan één grote kwartaalfactuur.

Betalingstermijnen opnemen

Stel uw debiteurenadministratie op voor succes door duidelijke betalingstermijnen op uw facturen op te nemen. Vraag om betaling binnen 30 dagen na factuurdatum, en wees niet bang om kosten voor te late betaling in rekening te brengen. Kosten voor te late betaling zijn meestal een percentage van het oorspronkelijke factuurbedrag. Als u producten of diensten verkoopt met een hogere dollarwaarde, kan het verstandig zijn om ook kredietlimieten in te stellen of betalingsplannen aan te bieden.

Gebruik Cloud-Based Software

Op cloud gebaseerde boekhoudsoftware maakt uw facturerings- en debiteurenproces eenvoudiger. Door in de cloud te werken, hebt u overal toegang tot uw financiële gegevens en kunt u in realtime samenwerken met uw boekhoudteam.

Bij Enkel gebruiken we graag Xero en QuickBooks Online voor het werken met kleine tot middelgrote zakelijke klanten, omdat ze gemakkelijk te gebruiken zijn en een hoog niveau van functionaliteit bieden

Zowel Xero als QuickBooks Online bieden eenvoudige integratie met uw tijdregistratiesoftware, wat betekent dat u tijdregistraties in uw bedrijfsfacturen kunt opnemen. En omdat ze naadloos samenwerken met programma’s als Expensify en Receipt Bank, kunt u ook gemaakte kosten op uw facturen opnemen.

Xero en QuickBooks Online zijn verbonden met een breed scala aan analysetools om u te helpen de cashflow te volgen. Deze cloud-gebaseerde boekhoudsoftware maakt het u gemakkelijk om terugkerende facturen en follow-upherinneringen voor klanten te automatiseren.

Make Paying Invoices Easy

Door klanten meerdere manieren te bieden om uw facturen te betalen, maakt u het hen gemakkelijker om de crediteurenmethode over te nemen die hun boekhoudafdeling verkiest. En dat betekent dat ze veel eerder geneigd zullen zijn uw facturen op tijd te betalen!

Voorbij zijn echter de dagen dat het accepteren van alleen cheques of overschrijvingen voor betaling goed genoeg was. Tegenwoordig accepteren de meeste bedrijven ook EFT’s (electronic funds transfers) en creditcardbetalingen.

Bij Enkel gebruiken we Plooto om betalingen via cheque of overschrijving snel te verzenden en te ontvangen – terwijl programma’s zoals Square het voor uw klanten gemakkelijker maken om hun factuur met een creditcard te betalen. Ja, er zijn commissiekosten verbonden aan deze diensten, maar het gemak van het accepteren van online betalingen en het eerder ontvangen van uw betalingen kan ze een lonende uitgave maken.

Do Away With Having an Accounts Receivable

De beste methode voor het beheren van debiteuren is om er helemaal afscheid van te nemen! Dit is misschien niet een haalbare oplossing voor elk dienstverlenend bedrijf, maar veel bedrijven hebben de mogelijkheid om vooruitbetalingen te accepteren voordat ze hun product of dienst leveren.

Door online betalingsplatforms zoals Square of PayPal te gebruiken, kunt u mogelijk de behoefte aan incassogesprekken verwijderen, terwijl u potentiële verliezen als gevolg van niet-betalingen van klanten vermindert. Commissiekosten die door betalingsportalen worden berekend, kunnen op het eerste gezicht duur lijken, maar ze besparen vaak tijd en geld op de lange termijn.

Vereenvoudig uw factureringsstructuur

Vele dienstverlenende bedrijven hebben debiteurenhoofdpijn verminderd door over te schakelen op facturering tegen een vaste vergoeding. Wanneer u een servicecontract tekent met uw klant, biedt u in wezen dezelfde maandelijkse diensten tegen een vaste prijs. En dat kan een lange weg te gaan naar het verminderen van de paniek die vaak optreedt wanneer een klant ontvangt een hogere factuur dan verwacht.

Fixed fee facturering regelingen maken het ook mogelijk om te vragen dat automatische betalingen rechtstreeks worden afgetrokken van de rekeningen van uw klanten elke maand. Het resultaat is dat fixed-fee facturering een effectief evenwicht vindt tussen het bieden van duidelijkheid over de facturering aan uw klanten – en ervoor zorgen dat u regelmatig op tijd wordt betaald.

Volg regelmatig op

Niemand houdt van het maken van incassogesprekken. Des te meer reden om onze tips voor het verbeteren van uw debiteurenomzet op te volgen en de noodzaak om ze te maken te verminderen!

U kunt uw incassoproces stroomlijnen door het een beleid te maken om altijd gedetailleerde, nauwkeurige facturen en duidelijke betalingsvoorwaarden vooraf te verstrekken. Fouten komen echter voor. En soms is een gemiste betaling gewoon dat – een eerlijke fout waarbij de klant een vriendelijke herinnering zal waarderen.

Bij Enkel, ons incassoproces omvat zowel een hoffelijke herinnering die 10 dagen voordat een factuur verschuldigd is, wordt verzonden, en onmiddellijke follow-up zodra die vervaldatum is verstreken.

Vaak reconciliëren

Hoe vaker u uw boekhouding reconcilieert, hoe actueler uw debiteuren zullen zijn. Hoe zijn de twee met elkaar verbonden?

Zodra u betalingen van kredietklanten ontvangt, moeten deze worden aangesloten op uitstaande facturen en van uw debiteurenlijst worden afgevoerd. Dat houdt uw debiteurenbalans actueel en maakt het eenvoudiger om de omzet te volgen. Bij Enkel geloven we in frequente bankreconciliaties om precies deze reden.

Houd in gedachten dat het nemen van stappen om de debiteurenomzet te beheren, controleren en verbeteren de sleutel is voor een gezondere cashflow. Niet alleen zal het bijhouden van uw omzet u helpen trends in uw debiteurenpraktijken te spotten, u kunt die informatie gebruiken om de impact van uw praktijken op de winstgevendheid van uw bedrijf te meten.

Als u op zoek bent naar extra ondersteuning bij het beheer van uw debiteuren, kunnen wij u helpen! Neem contact met ons op voor meer informatie.