Je bent therapeut geworden om mensen te helpen de kwaliteit van hun leven te verbeteren, maar je kunt mensen in nood niet lang bijstaan als je niet genoeg geld verdient voor je praktijk om te overleven en te groeien. Het factureringsproces is waarschijnlijk de minst geliefde taak van fysiotherapeuten, maar toch een die niet kan worden genegeerd. Ja, facturering kan verwarrend en soms frustrerend zijn, maar u staat er niet alleen voor. StrataPT is er altijd om u te helpen en bij te staan bij uw inspanningen op het gebied van facturering en documentatie. Wanneer u een kleine opfrisser nodig hebt, kunt u deze factureringsgids raadplegen die speciaal voor fysiotherapeuten is opgesteld.

De codes ontleden

De internationale classificatie van ziekten (ICD)

Codes kunnen verwarrend en irritant zijn, maar ze zijn noodzakelijk om uw diensten met succes te factureren. Het diagnosticeren van de aandoeningen van uw patiënten op een manier die de medische noodzaak van die diensten opsplitst, wordt bereikt door middel van de International Classification of Codes (ICD), die momenteel ICD-10 is.

Geen twee manieren over het, het coderingssysteem is complex en kan ontmoedigend zijn. Bij twijfel raadt de American Physical Therapy Association (APTA) u aan de meest specifieke code te kiezen die de aandoening het nauwkeurigst weergeeft.

De ICD-10-website is een handige bron voor alle huidige Amerikaanse ICD-10-CM (diagnose) en ICD-10-PCS) procedure medische factureringscodes.

Als u nog steeds onzeker bent, neem dan contact op met StrataPT. Onze ervaren vertegenwoordigers staan altijd klaar om u te helpen. We willen zien dat u het goed doet en betaald krijgt bij de eerste indiening.

De Current Procedural Terminology

CPT. een geregistreerd handelsmerk van de American Medical Association (AMA), is een medische codeset die wordt gebruikt om een medische, chirurgische of diagnostische procedure en diensten te melden aan entiteiten zoals artsen, zorgverzekeraars en accreditatieorganisaties. Met andere woorden, het is een taal die wordt gesproken tussen aanbieders en betalers.

CPT werd in 1966 door de AMA in het leven geroepen om de rapportage van diensten en procedures die in een intramurale en extramurale setting werden uitgevoerd, te standaardiseren. Elke CPT-code vertegenwoordigt een schriftelijke beschrijving van een dienst of procedure om de subjectieve interpretatie te elimineren van wat er precies aan de patiënt werd geleverd.

CPT-codes bestaan uit 5 tekens, waarbij de meerderheid van de codes numeriek is, maar sommige codes hebben een vijfde alfateken. Er is een code toegewezen voor elke dienst of procedure, evenals “unlisted codes” voor die diensten en procedures die niet specifiek worden genoemd in een andere gedefinieerde CPT-code.

Omdat er zo’n groot aantal diensten en procedures zijn, heeft de AMA CPT-codes ingedeeld in drie categorietypen:

CPT Categorie I – Deze bevat de grootste hoeveelheid codes. Het bestaat uit die welke gewoonlijk worden gebruikt door aanbieders om hun diensten en procedures te melden (de meeste CPT-codes zullen categorie I-codes zijn).

CPT Categorie II – Deze categorie bestaat uit aanvullende traceercodes die worden gebruikt voor prestatiebeheer.

CPT Categorie III – Dit zijn tijdelijke codes die worden gebruikt voor het melden van opkomende en experimentele diensten en procedures.

De zes hoofdsecties van CPT-codes van categorie I zijn:

Evaluatie &Beheersdiensten 99201 t/m 99499
Anesthesiediensten 01000 t/m 01999
Chirurgie 10021 t/m 69990
Radiologiediensten 70010 t/m 79999
Pathologie &Laboratoriumdiensten 80047 t/m 89398
Medische Services & Procedures 90281 tot 99607

De meeste CPT-codes die relevant zullen zijn voor fysiotherapeuten zullen te vinden zijn in de sectie 97000 (Physical Medicine & Rehabilitation) van Medical Services & Procedures.

De CPT-codes waarmee fysiotherapeuten het meest vertrouwd zouden moeten zijn, zijn de volgende:

• 97001 Fysiotherapie-evaluatie
• 97002 Fysiotherapie-evaluatie
• 97010 Warme of koude kompressen: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; warme of koude packs
• 97012 Mechanische tractie: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; tractie, mechanisch
• 97014 Elektrische stimulatie (zonder toezicht): Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; elektrische stimulatie (zonder toezicht)
• 97016 Vasopneumatisch apparaat: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; vasopneumatische apparaten
• 97018 Paraffinebad: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; paraffinebad
• 97022 Whirlpool: Toepassing van een modaliteit op een of meer plaatsen; whirlpool
• 97024 Diathermie: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; diathermie (bijv. magnetron)
• 97026 Infrarood: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; infrarood
• 97028 Ultraviolet: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; ultraviolet
• 97032 Elektrische stimulatie (manueel): Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; elektrische stimulatie (manueel), elke 15 minuten
• 97033 Iontophorese: Aanbrengen van een modaliteit op een of meer gebieden; iontoforese, elk 15 minuten
• 97034 Contrastbad: Aanbrengen van een modaliteit op een of meer gebieden; contrastbaden, elk 15 minuten
• 97035 Echografie: Aanbrengen van een modaliteit op een of meer plaatsen; echografie, elke 15 minuten
• 97036 Hubbard Tank: Toepassing van een modaliteit op een of meer gebieden; Hubbard tank, elk 15 minuten
• 97110 Therapeutische Oefening: Therapeutische procedure, een of meer gebieden, elk 15 minuten; therapeutische oefeningen om kracht en uithoudingsvermogen, bereik van de beweging, en flexibiliteit te ontwikkelen. (Beschrijft in het algemeen een dienst gericht op het verbeteren van een enkele parameter, zoals kracht, ROM, etc.)
• 97112 Neuromusculaire Re-educatie: Therapeutische procedure, een of meer gebieden, elk 15 minuten; neuromusculaire heropvoeding van beweging, evenwicht, coördinatie, kinesthetisch gevoel, houding, en/of proprioceptie voor zittende en/of staande activiteiten
• 97113 Aquatische therapie: Therapeutische procedure, één of meer gebieden, elk 15 minuten; hydrotherapie met therapeutische oefeningen
• 97116 Gait Training: Vakkundige verbetering van het lopen, inclusief traplopen
• 97124 Therapeutische massage: procedure, een of meer gebieden, elk 15 minuten; massage, inclusief effleurage, petrissage en/of tapotement (strelen, compressie, percussie)
• 97140 Manuele Therapie Technieken: Vakkundige manuele therapie technieken (mobilisatie, manuele lymfedrainage, manuele tractie), één of meerdere regio’s, elk 15 minuten. (PROM is GEEN manuele therapie)
• 97530 Therapeutische activiteit: Gebruik van dynamische activiteiten om de functionele prestaties te verbeteren. Beschrijft de activiteiten die gebruik maken van meerdere parameters (kracht, ROM, evenwicht, etc) samen en gericht en het bereiken van functionele activiteit.
• 97535 Zelfzorg / Thuismanagement: Opleiding in zelfzorg/thuismanagement (ADL en compensatietraining, maaltijdbereiding, veiligheidsprocedures en instructies in het gebruik van hulpmiddelen/adaptieve apparatuur)
• 97542 Rolstoelmanagement: Rolstoelbeheer (bv. beoordeling, aanpassen, training), elk 15 minuten
• 97760 Orthoticabeheer: Beheer en training van orthese(s) (inclusief beoordeling en aanmeten indien niet anders vermeld), bovenste extremiteit(en), onderste extremiteit(en) en/of romp, elke 15 minuten
• 97761 Prothesebehandeling: Prothese training, bovenste en/of onderste extremiteit(en), elke 15 minuten
• 97762 Afrekenen voor orthese/prothese: Afrekenen voor orthotisch/prothetisch gebruik, gevestigde patiënt, elke 15 minuten
• 97150 Groepstherapeutisch: procedure(s), groep (2 of meer personen)
• 29530 Kniebandage
• 29540 Enkelbandage
• 29240 Schouderbandage

De CPT-codes van categorie II zijn gerangschikt als:

Samengestelde maatregelen 0001F tot 0015F
Patiëntbeheer 0500F tot 0584F
Patiëntgeschiedenis 1000F tot 1505F
Lichamelijk onderzoek 2000F tot 2060F
Diagnostische/Screening Processen of Resultaten 3006F tot 3776F
Therapeutische, Preventieve, of andere interventies 4000F t/m 4563F
Follow-up of andere resultaten 5005F t/m 5250F
Veiligheid van de patiënt 6005F t/m 6150F
Structurele maatregelen 7010F t/m 7025F
Niet-maatregelen Codelijst 9001F t/m 9007F

De CPT-codes van categorie III volgen op de codes van categorie II in de codeerhandleiding en worden aangeduid met vier cijfers en de letter T. Tijdelijke codes die nieuwe diensten en procedures beschrijven, kunnen maximaal vijf jaar in categorie III blijven. Als de diensten en procedures die zij vertegenwoordigen voldoen aan de criteria voor categorie I (waaronder goedkeuring door de FDA, bewijs dat veel aanbieders de procedures uitvoeren en bewijs dat de procedures effectief zijn gebleken), zullen zij opnieuw worden toegewezen aan codes voor categorie I. Aan de andere kant kunnen categorie III-codes worden geschrapt als wordt vastgesteld dat aanbieders ze niet gebruiken.

De AMA geeft halfjaarlijks nieuwe of herziene categorie III-codes vrij via hun website en publiceert ook jaarlijks de categorie III-schrappingen met de volledige set tijdelijke codes.

Voor meer informatie over CPT-codes, lees CPT-codes voor fysiotherapie.

Het gebruik van modifiers

CPT modifiers (ook bekend als Level I modifiers) worden gebruikt om informatie aan te vullen of zorgbeschrijvingen aan te passen om extra details te geven over een procedure of dienst die door een arts is verstrekt. Code modifiers helpen bij het verder beschrijven van een procedurecode zonder de definitie ervan te veranderen.

Hier zijn de modifiers waar fysiotherapeuten zich het meest bewust van moeten zijn:

Modifier 59 – Modifier 59 moet worden toegepast wanneer twee volledig afzonderlijke en verschillende diensten worden geleverd tijdens dezelfde behandelingsperiode.

KX Modifier – KX Modifiers moeten worden gebruikt wanneer de fysiotherapeut van mening is dat het medisch noodzakelijk is voor een patiënt om de therapie voort te zetten die het plafond al heeft bereikt. De KX modifier zou de patiënt in aanmerking laten komen voor een vrijstelling.

GA Modifier – De GA Modifier wordt gebruikt wanneer de therapeut wil aangeven dat hij verwacht dat Medicare een dienst zal weigeren als niet redelijk en noodzakelijk en hij wel een correct uitgevoerde Advanced Beneficiary Notice (ABN) bij zich heeft, ondertekend door de begunstigde.

GP Modifier – Verzekeringsmaatschappijen beginnen te eisen dat “Altijd Therapie” codes worden aangepast om een accurate vergoeding mogelijk te maken. De GP Modifier geeft aan dat de diensten van een fysiotherapeut zijn verleend. De GP Modifier wordt vaak gebruikt in klinische en poliklinische multidisciplinaire settings.

CQ Modifier – De CQ Modifier wordt gebruikt wanneer poliklinische fysiotherapeutische diensten geheel of gedeeltelijk worden geleverd door een fysiotherapie assistent. Let op: CMS heeft aangekondigd dat het vanaf 2022 slechts 85% zal betalen van diensten die geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd door een revalidatie therapeut assistent.

Voor meer informatie over modifiers, lees Nieuwe PTA en OTA Modifiers Effective 1 januari 2020. Als u nog steeds vragen hebt over modifiers en hun wiskundige formules, is StrataPT hier om te helpen. We kunnen u helpen om te begrijpen wanneer en waar u modifiers moet gebruiken, en bieden ook revenue cycle management voor fysiotherapiepraktijken met een echte alles-in-één-oplossing.

Inzicht in de terminologie

We hebben allemaal af en toe een opfrisser nodig in de factureringsterminologie. Hier zijn enkele veel voorkomende definities beschikbaar gesteld door de American Physical Therapy Association (APTA):

• De 8-minuten regel: De 8-minutenregel is van cruciaal belang voor therapeuten om te begrijpen, omdat volgens de richtlijnen van de American Medical Association (AMA) overgebleven minuten die in meerdere categorieën vallen met minder dan 8 minuten per categorie, niet in rekening kunnen worden gebracht. Voor een meer uitgebreide kijk op de 8-minuten regel, lees De 8-minuten regel: Een gids voor therapeuten en De 8-minuten regel: Medicare vs, AMA.
• Medicare Deel A Dekking: Dit omvat intramurale ziekenhuizen, verpleeginrichtingen (SNF), hospice en thuiszorg. Deel A-aanbieders omvatten ook revalidatiebureaus en uitgebreide poliklinische revalidatiefaciliteiten (CORF).
• Medicare Deel B Dekking: Deel B dekking biedt betaling voor medische benodigdheden, arts diensten, en poliklinische diensten geleverd in een particuliere praktijk setting (PTPP).
• Opdracht / verwijzing: In sommige gevallen zal een arts een opdracht voor therapie geven die een diagnose en instructies voor behandeling bevat.
• Behandeling: Omvat alle therapeutische diensten.
• Factureerbare tijd: In het algemeen is factureerbare tijd de tijd die wordt besteed aan de behandeling van een patiënt. Ongeschoolde voorbereidingstijd, supervisie, rusttijden en documentatietijd vallen niet onder de factureerbare tijd. Het naar boven afronden van uw tijd is ook niet toegestaan.
• Timed Codes (constante aanwezigheid): Deze CPT-codes maken variabele facturering in stappen van 15 minuten mogelijk wanneer een fysiotherapeut een patiënt één-op-één diensten verleent, zoals therapeutische oefeningen of manuele therapie.
• Untimed Codes (supervised of service-based): Dit zijn de codes die therapeuten gebruiken om diensten uit te voeren, zoals het uitvoeren van een evaluatie, herbeoordeling of het toepassen van hot/cold packs en elektrische stimulatie (zonder toezicht). U kunt slechts één code in rekening brengen, dus het maakt niet uit of u dit soort behandelingen in 8 minuten of 48 minuten voltooit.
• Intra-behandelingstijd: Deze code verwijst naar alle tijd die wordt besteed aan het geven van een interventie.
• Voorbehandelingstijd: Beoordeling en casemanagement zijn een noodzakelijk onderdeel van sommige fysiotherapiesessies. Fysiotherapeuten kunnen deze tijd in rekening brengen om de voortgang van de patiënt te beoordelen, te evalueren op letsel of spierdeficiënties of het analyseren van de aanpak tijdens een behandelsessie onder de noemer voorbehandeling.
• Nabehandelingstijd: Er wordt elke sessie enige tijd besteed aan het analyseren van de respons van een patiënt op een interventie, behandeling of het geven van voorlichting of een oefenprogramma voor thuis. De tijd na de behandeling kan ook de tijd omvatten die wordt besteed aan documentatie in het dossier van de patiënt en/of aan overleg met andere beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg over de zorg voor de patiënt.
• Evaluatie: De evaluatie vindt meestal plaats bij het eerste bezoek van de patiënt en omvat een onderzoek. Dit bestaat uit een beoordeling van historische gegevens en symptomen. Als dit is gebeurd, kan de therapeut een diagnose en prognose stellen.
• Re-evaluatie: U mag re-evaluatie alleen in rekening brengen wanneer u een aanzienlijke verbetering, achteruitgang of verandering in de toestand van de patiënt vaststelt die niet was voorzien in de POC. U kunt ook een herevaluatie in rekening brengen als de patiënt niet reageert op de behandeling die in het POC is beschreven, als u een patiënt met een chronische aandoening behandelt en u de patiënt niet vaak ziet, of als uw staatspraktijk een herevaluatie op specifieke tijdstippen vereist.
• Plan van Zorg (POC): Op basis van de evaluatie en de opdracht van de arts (indien van toepassing) werkt de therapeut samen met de patiënt om een zorgplan te ontwikkelen om de patiënt te helpen zijn therapeutische doelen te bereiken.
• Initiële certificering: Medicare vereist dat opdrachtgevende artsen de POC goedkeuren of certificeren via ondertekening binnen 30 dagen na de evaluatie. De certificatie heeft betrekking op de eerste 90 dagen van de behandeling. Om de behandeling na de eerste 90 dagen voort te zetten, moeten therapeuten een hercertificering van de opdrachtgevende arts krijgen.
• Voortgangsverslag: Therapeuten moeten voor elke patiënt tegen zijn of haar tiende bezoek een voortgangsverslag (ook wel voortgangsnota genoemd) invullen.
• Ontslagnota: Zodra de behandeling is voltooid, moeten therapeuten een ontslagnota invullen met details over de behandeling van de patiënt en de status sinds de laatste voortgangsnota.
• Multiple Procedure Payment Reduction (MPPR): De MPPR is van toepassing op therapie en andere diverse ondersteunende diensten. Het doel van de Multiple Payment Reduction Policy is om de kosten van Medicare voor deze diensten te verlagen. Dus als een zorgverlener meerdere procedures uitvoert tijdens een enkele patiënt ontmoeting, zal Medicare (en veel commerciële verzekeraars) meestal “de volle prijs” betalen voor alleen de procedure met de hoogste waarde.
• Telehealth: Telehealth is de levering van gezondheidsgerelateerde diensten via telecommunicatie en digitale communicatietechnologieën. Voor meer informatie. Lees E-Visits, Telehealth en MIPS Updates.
• Patient-Driven Groupings Model (PDGM): PDGM is ontwikkeld om de vergoeding voor alle soorten patiënten die in aanmerking komen voor thuiszorgvoordelen te verbeteren en vermeende prikkels weg te nemen om te veel therapiediensten te verlenen. Het doel van PDGM is het verminderen van op volume gebaseerde vergoedingen die niet noodzakelijk zijn afgestemd op de toestand van de patiënt en voor thuiszorgorganisaties om nauwere, meer collaboratieve relaties te ontwikkelen met ziekenhuizen en verpleeginrichtingen. Voor meer informatie, zie Understanding PDGM And How It Will Affect Your Physical Therapy Practice.

Te gebruiken formulieren

Weliswaar accepteren enkele betalers nog papieren declaratieformulieren, maar de meerderheid van de betalers en aanbieders geeft de voorkeur aan elektronische declaratieformulieren. Therapeuten zullen normaal gesproken het CMS-1500-formulier of het elektronische 837P-formaat gebruiken om claims in te dienen bij Medicare-contractanten voor door Medicare Deel B gedekte diensten (de huidige 1500-claimformulieren zijn geschikt voor ICD-10-codes). Poliklinische en gedeeltelijke hospitalisatiefaciliteiten kunnen worden ingediend op een CMS-1500 of een UB-04, afhankelijk van de betaler.

Nadat de diensten zijn verleend, dienen therapeuten een factuur in bij ofwel de patiënt, een derde betaler of een claim clearinghouse dat de factuur namens u zal verzenden. Als u de rekening zelf verstuurt, zorg er dan voor dat u voldoet aan de HIPPA-normen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

StrataPT’s softwareplatform maakt facturering zo veel eenvoudiger. En onze Strata Clarity Panel biedt therapeuten met duidelijke, real-time status van elke afzonderlijke facturering kosten voor elke afzonderlijke patiënt. Plan een demo vandaag om te zien hoe StrataPT helpen uw praktijk te vereenvoudigen en uw bottom line te verbeteren.

Het kiezen van een software

Er zijn een aantal bedrijven die software voor fysiotherapeuten bieden, maar geen kan het niveau van all-inclusive functies en klantenondersteuning die StrataPT biedt evenaren. Het StrataEMR-softwareplatform is uiterst intuïtief. Het biedt een systeem dat de intake van patiënten, planning, aanpasbare documentatie en een intuïtief dashboard voor het beheer van uw dagelijkse taken en activiteiten omvat. Wij hebben de toonaangevende technologie en cutting-edge tools die ons onderscheidt van elk ander software bedrijf. Wij bieden ook een eenvoudige prijsstructuur voor onze software en revenue cycle management diensten. Neem contact met ons op om te zien hoe onze software uw praktijk kan helpen tijd en geld te besparen.