Blijft u jongleren tussen een juiste personeelsbezetting en magere budgetten? Hier zijn enkele tips om u te helpen werknemers effectief in te plannen.
Het inplannen van werknemers is niet alleen een belangrijke uitdaging voor de detailhandel, maar ook voor andere dienstverlenende sectoren, zoals de horeca, logistiek, gezondheidszorg en foodservice. Aan de ene kant moeten bedrijven zorgen voor voldoende personeel om de toeloop van klanten te verwerken. Aan de andere kant is een grillige en onvoorspelbare planning funest voor de balans tussen werk en privé.
Vaak moeten werknemers in ploegendienst elke week in wisselende diensten werken. Ze hebben zelden enige controle over hun roosters en meestal pas een paar dagen van tevoren te leren hun schema’s. Hoewel verschillende bedrijven verschillende namen gebruiken voor dergelijke planningspraktijken, zijn ze algemeen bekend als just-in-time-roosteren of klantgericht roosteren.
Recentelijk heeft Lowe’s een klantgericht roostersysteem ingevoerd om ervoor te zorgen dat de verschuivingen van werknemers een afspiegeling zijn van het winkelverkeer. Hoewel het systeem in theorie goed klinkt voor de zaken, beperkt het in werkelijkheid het aantal opeenvolgende vrije dagen voor werknemers, evenals het zicht op en de flexibiliteit van de planning. De verandering zorgde voor minder voorspelbaarheid in het leven van werknemers en had een negatieve invloed op hun balans tussen werk en privéleven, waardoor het moreel van het personeel uiteindelijk daalde.
Hoewel de conventionele wijsheid dicteert dat onstabiele roosters de norm zijn in de slanke bedrijfsomgevingen van vandaag, laten uitschieters zoals Nando’s en The Gap Inc. zien dat stabiele roosters niet alleen haalbaar zijn, maar ook kunnen helpen de verkoop en productiviteit te verbeteren. En we hebben drie tips om u te helpen het in uw bedrijf te implementeren.
3 roosteringstechnieken voor werknemers die uw bedrijf zou moeten gebruiken
Tip # 1: Geef werknemers beter inzicht in hun schema’s
Stel je dit voor-Adam werkt aan de kassa van een kledingwinkel. De feestdagen komen eraan en hij wil vrije dagen plannen met zijn gezin. De feestdagen zijn echter ook de drukste tijd van het jaar voor de winkel en hij heeft geen idee op welke dagen of in welke diensten hij volgende week zal werken. In dergelijke situaties zal het gebrek aan zichtbaarheid van het rooster Adam en werknemers zoals hij waarschijnlijk een beetje teleurstellen, zo niet frustreren en/of ontmoedigen.
Drag and drop scheduling in Findmyshift (Bron)
Voor werkgevers is een eenvoudige manier om dergelijke situaties te voorkomen het van tevoren voorbereiden van diensten, op papieren kalenders of aanwezigheidsregisters. Nog beter is het om software te gebruiken om werkroosters te maken en te delen, en om herinneringen te sturen naar werknemers voor elke shift.
Tip #2: Geef werknemers de flexibiliteit om diensten te ruilen
Laatste maand had de school van Adam’s dochter een ouderavond op een zaterdagochtend. Maar Adam had een ochtenddienst, dus belde hij zijn manager om te vragen of hij kon ruilen. De manager was uiteindelijk drie uur bezig om een andere werknemer te vinden die de dienst met Adam kon ruilen, en de wijzigingen aan iedereen door te geven.
Replacement approval in CakeHR (CakeHR)
Dit is nog zo’n situatie die kan worden voorkomen met behulp van personeelsplanningssoftware, die het proces van ruilen en verschuivingen veel eenvoudiger maakt voor werknemers. In ons voorbeeld kan Adam de verschuiving voor vervanging direct zelf in het softwaresysteem zetten, en elke beschikbare collega kan het opeisen. De verandering is onmiddellijk, en zichtbaar voor alle betrokkenen.
In een experiment bij de Gap, ongeveer 50% van de verzoeken geplaatst een tot drie dagen van tevoren in een shift-swapping smartphone-app vonden nemers, en 62% van de part-time uurloonwerknemers die de app gebruikten meldden het plaatsen of oppakken van verschuivingen. Over het geheel genomen was 95% van de deelnemende werknemers het ermee eens dat de app het gemakkelijker maakte om werkroosters aan te passen aan hun behoeften.
Tip #3: Beoordeel de personeelsbehoefte en voorkom kostenoverschrijdingen
Houden we ons voorbeeld aan, laten we zeggen dat Adam voor deze maand op maandag en woensdag oproepbaar is. Dit betekent dat hij op afroep beschikbaar moet zijn om te werken, en dat hij op die dagen geen persoonlijke verplichtingen kan inplannen. Als hij echter niet wordt opgeroepen, wordt hij niet betaald voor die dag, ondanks het feit dat hij zijn vrije tijd heeft geblokkeerd vanwege de mogelijkheid van werk.
Analytics dashboard in ShopKeep (Bron)
Met tools zoals retail management software en point-of-sale software, kunnen werkgevers hun personeelsbehoeften beter beoordelen en de noodzaak van oproeproosters vermijden. Reporting functies in dergelijke tools kunnen helpen werkgevers analyseren van historische gegevens en het identificeren van dagen / uren die getuige zijn van de meeste klanten traffic.
Met deze kennis, kunnen werkgevers betere planning en budgettering beslissingen te nemen. Ze kunnen werknemers de betrouwbaarheid en flexibiliteit geven die ze nodig hebben, terwijl ze kostenoverschrijdingen in verband met extra verschuivingen vermijden.
Next steps-how to find the right software for your business
Nu u weet hoe software u kan helpen de personeelsplanning te stroomlijnen en deze efficiënter en effectiever te maken, kunt u beginnen met het verkennen van de oplossingen op de markt. Er zijn echter bepaalde overwegingen waar u zich bewust van moet zijn:
- Houd de grootte en het type van uw bedrijf in gedachten: De planning behoeften van een restaurant met 10 medewerkers zullen drastisch verschillen van een supermarkt met 50 medewerkers. Weet eerst precies wat u wilt dat de software voor u doet, en hoeveel mensen het gaan gebruiken, en begin dan met het verkennen van tools op de markt.
- Reserveer een budget voor de tool: Als bedrijfseigenaar of werkgever is er maar een bepaalde hoeveelheid geld die je kunt missen voor een tool. Voor een klein bedrijf kan dit een paar honderd dollar per maand zijn, terwijl dit voor een groot bedrijf een paar duizend dollar kan zijn. Trek een bedrag uit dat u gerust kunt besteden aan een planningstool, en kijk alleen naar opties binnen dat budget.
- Heroverweeg uw behoeften: Terwijl je zeker zou kunnen gaan voor het plannen van werknemers software om te zorgen voor uw planning behoeften, andere tools zoals retail management software en point-of-sale software kan u helpen veel meer dan planning te doen. Gespecialiseerde bedrijven zoals salons en buurtwinkels kunnen ook tools verkennen die speciaal voor hun niche zijn ontworpen.