De deurbel van het kantoor gaat. Aan uw linkerhand, drie collega’s zijn herziening van een bestand. Achter u is iemand anders aan het telefoneren. Je ontvangt een bericht op Whatsapp terwijl je een e-mail probeert te herlezen die je niet begrijpt.

Klinkt dit bekend? De afgelopen jaren heeft de werkplek een ware revolutie doorgemaakt door de opkomst van digitale technologie, kantoortuinen en de overvloed aan snelle en directe communicatiemiddelen die ons ter beschikking staan. Er wordt van u verwacht dat u zich ontwikkelt in een uiterst stimulerende omgeving, waar u een eindeloze hoeveelheid informatie moet opnemen, verwerken en produceren. Deze constante stroom van informatie zet onze geest onder grote druk, waardoor onze hersenen deze eindeloze stimulatie moeten verwerken. Soms leidt deze enorme mentale inspanning tot wat wetenschappers “cognitieve overbelasting” noemen. Dus, hoe kun je een overbelasting vermijden en een soort van cognitief evenwicht bewaren onder dergelijke omstandigheden? Laten we die vraag beantwoorden en kijken hoe de hersenen werken, met Marie Lacroix, een neurowetenschapper, en mede-oprichter van het agentschap Cog’X.

De wetenschappelijke definitie

Marie Lacroix definieert een mentale belasting, of een cognitieve belasting, als “de kosten van het verwerken van informatie in de meeste gegeven omstandigheden voor een individu”. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is cognitieve belasting normaal; het doet zich voor zodra je je cognitieve vermogens inzet en het is eigenlijk op zich geen slechte zaak. Het is regelmatige cognitieve overbelasting die slecht voor je kan zijn. Dit betekent dat u in de loop van een dag meer informatie probeert op te nemen dan uw werkgeheugen aankan. Het werkgeheugen wordt ook wel kortetermijngeheugen genoemd en de opslag ervan is beperkt tot ongeveer 10 stukjes informatie die gedurende een korte periode (meestal een paar seconden) kunnen worden vastgehouden. Om de capaciteit ervan te begrijpen, stelt Lacroix voor om de volgende sommen op te lossen met behulp van mentale rekenkunde: 2 x 2 + 1 en vervolgens 22 x 15 + 3. “Het is duidelijk dat de hoeveelheid mentale inspanning die nodig is, en de daaruit voortvloeiende cognitieve belasting, groter is voor de tweede berekening,” zegt ze.

“Mentale belasting is de kostprijs van het verwerken van informatie in de meeste gegeven omstandigheden voor een individu.”

Misbruik van de term

Psycholoog John Sweller formaliseerde de cognitieve belastingstheorie aan het einde van de jaren tachtig. Als onderdeel van zijn onderzoek naar instructional design, of het ontwerpen van onderwijs, probeerde hij technieken te identificeren die het leren vergemakkelijken en tegelijkertijd de cognitieve belasting tot een minimum beperken.

Onttrokken uit de context van zijn wetenschappelijke oorsprong, is de term “mentale belasting” sindsdien gemeengoed geworden in het dagelijks taalgebruik. Het wordt nu geassocieerd met het idee van “denken over alles, de hele tijd”, en in het bijzonder met de mentale belasting van het runnen van een huishouden. Dit idee is afkomstig van Nicole Brais, een onderzoekster aan de Laval Universiteit in Quebec. Brais definieert mentale belasting als “de taak van het beheren, organiseren en plannen, die tegelijkertijd ongrijpbaar, essentieel en constant is, en tot doel heeft te voldoen aan de behoeften van anderen en het huishouden soepel te laten verlopen”. De voortdurende noodzaak om ervoor te zorgen dat thuis alles naar behoren functioneert, wordt nog steeds vaak als de verantwoordelijkheid van de vrouw beschouwd. De term “mentale belasting” werd populair door het stripverhaal van kunstenaar Emma Clit, You Should’ve Asked, gepubliceerd in 2017, waarin op humoristische wijze de beperkingen van het leven voor vrouwen worden ontleed.

Hoewel, zoals Lacroix opmerkt, moeten we onderscheid maken tussen het spreektaalgebruik van de term – “de dagelijkse problemen en zorgen van het dagelijks leven, en elke afzonderlijke taak waar een individu de hele dag aan moet denken”- en de wetenschappelijke definitie van cognitieve belasting. Zij zegt: “Er is nog steeds een verband tussen de twee begrippen, omdat onze beperkte cognitieve middelen slechts een bepaald aantal taken tegelijk aankunnen zonder in moeilijkheden te komen. Daarom nemen onze dagelijkse beslommeringen, en de veelheid aan onvergetelijke dingen die we elke dag moeten inpassen, in feite veel ‘mentale ruimte’ in beslag die niet elders kan worden afgehandeld, plus er is de stress die het op zichzelf kan veroorzaken.”

“Onze beperkte cognitieve hulpbronnen kunnen slechts een bepaald aantal taken tegelijk aan zonder in de problemen te komen.”

Een snelle les over hersenmechanica

Als cognitieve belasting een natuurlijk verschijnsel is – het vindt plaats vanaf het moment dat we onze hersenen inschakelen – vindt cognitieve overbelasting plaats, vooral op professioneel niveau, wanneer de zaken excessief worden. Lacroix beveelt aan drie belangrijke factoren te analyseren om cognitieve overbelasting te identificeren en te beheersen:

De aard van de taak en/of uw niveau van deskundigheid met betrekking tot de verstrekte informatie

“Cognitieve overbelasting treedt over het algemeen op wanneer een taak te complex is, hetzij omdat de informatie zelf te moeilijk te verwerken is, hetzij omdat we niet over de kennis of de knowhow beschikken om deze te verwerken. Dit is vooral het geval wanneer we nieuw zijn met een taak of in de leerfase zitten.”

2.De fysieke of digitale werkomgeving

“Overbelasting kan ook gebeuren wanneer er te veel informatie is om rekening mee te houden, zelfs als elk afzonderlijk stuk op zichzelf niet zo complex is. Daarom kan het overbelasten van jezelf, of een opstelling waarbij je meerdere dingen tegelijk moet doen, mensen overweldigen.” Bijvoorbeeld, een te stimulerende werkomgeving – constant lawaai, gesprekken, telefoongesprekken, streaming, enzovoort – zoals een open kantoor, kan ons cognitief evenwicht verstoren.

3.Ons emotioneel en lichamelijk welzijn

“Bovendien kan onze interne toestand – vooral ons vermoeidheidsniveau, stress, of een gebrek aan motivatie – de hoeveelheid inspanning die nodig is om een taak op te lossen, verhogen. Na een slechte nachtrust kun je echt zien en voelen hoe moeilijk het kan zijn om een taak uit te voeren die je normaal efficiënt doet.”

De nevenschade

Wat gebeurt er echt als onze hersenen in overbelasting gaan? “In de hersenen wordt de overbelastingstoestand geassocieerd met een verandering in de activiteit in de prefrontale cortex, van waaruit het werkgeheugen en de zogenaamde executieve functies worden uitgevoerd . Het is eigenlijk de controletoren van onze hersenen,” legt Lacroix uit. “Bij cognitieve overbelasting vergroten we onze kans op het maken van fouten en op geheugenproblemen, plus het kan ons vermogen om te plannen, om te gaan met onze emoties, enzovoort verminderen. Tekenen van cognitieve overbelasting zijn onder meer fouten maken, steeds opnieuw moeten beginnen met denkprocessen, geen aandacht hebben voor anderen, of regelmatig belangrijke dingen vergeten.” Cognitieve overbelasting kan dus direct en indirect het algemeen welzijn en de prestaties op het werk verminderen.

“Bij cognitieve overbelasting vergroten we de kans op het maken van fouten en op geheugenproblemen, plus het kan ons vermogen om te plannen verminderen, en om met onze emoties om te gaan.”

Is het een modern probleem?

Lacroix benadrukt dat cognitieve overbelasting geen nieuw probleem is. Het risico van cognitieve overbelasting is nu veel groter door de snelheid van onze uitwisselingen en de constante stroom van informatie die we moeten beheren. Onze cognitieve vermogens worden in dit digitale tijdperk tot het uiterste opgerekt,” zegt de neuroloog.
Het helder voor de geest houden en rustig omgaan met een dozijn e-mails per dag, eindeloze meldingen, verzoeken, berichten en herinneringen op meerdere kanalen (Slack, Whatsapp, andere chatgroepen, Google-agenda, enzovoort) kan aanvoelen als een gevechtssport. We kunnen hier een ergonomisch concept gebruiken om “cognitieve overflow” te bespreken en dit idee van overbelasting te beschrijven, volgens Lacroix. “

“Het risico van cognitieve overbelasting is nu veel groter door de snelheid van onze uitwisselingen en de constante stroom informatie die we moeten beheren. Onze cognitieve vermogens worden in dit digitale tijdperk tot het uiterste opgerekt.”

Kan het jou ook overkomen?

Zijn er beroepen waarin je meer kans hebt op cognitieve overbelasting? Volgens Lacroix is het niet per se persoonsgebonden. Zij spoort ons aan om cognitieve overbelasting niet te verwarren met een burn-out, die zeker vaker voorkomt in bepaalde beroepen (politie, brandweer, ziekenhuispersoneel, enz.) als gevolg van overwerk, zware emotionele betrokkenheid en een gebrek aan erkenning voor het werk dat zij doen. Toch is het mogelijk om het risico van cognitieve overbelasting te verminderen door bepaalde voorzorgsmaatregelen te nemen. “Dit is met name het geval voor piloten van luchtvaartmaatschappijen, luchtverkeersleiders en medewerkers van elektriciteitscentrales, die procedures hebben die zijn ontworpen om onze natuurlijke mentale capaciteit te omzeilen, zoals checklists en dubbele controles, om het risico op fouten te verminderen,” legt Lacroix uit.

Wees voorzichtig, je hersenen zijn kwetsbaar, dus hoe kun je ze beschermen?

Lacroix dringt er bij je op aan om je bewust te worden van hoe je hersenen functioneren, zodat je de beste individuele en collectieve procedures kunt toepassen om ervoor te zorgen. Zij zegt: “Onze aandachtsspanne is een natuurlijke filter tegen cognitieve overbelasting. Het stelt ons in staat om relevante informatie te selecteren op basis van de taak die we willen uitvoeren en de rest uit ons werkgeheugen te laten. Deze aandachtsspanne is echter gevoelig en kan gemakkelijk worden opgeslokt door andere externe eisen, of ze nu fysiek zijn, zoals in een open kantooromgeving, of digitaal, via meldingen.” Je werkplek, werk en verbindingsmethoden spelen een belangrijke rol bij het reguleren van je dagelijkse cognitieve belasting.

“Je aandachtsspanne is gevoelig en die kan gemakkelijk opgeslokt worden door andere externe eisen.”

Hoe kun je omgaan met de veelheid aan factoren die je cognitieve belasting beïnvloeden? Om je mentale belasting te verlagen, moet je volgens Lacroix de hoeveelheid informatie die moet worden verwerkt verminderen, of in ieder geval de complexiteit ervan verminderen. Hier is een overzicht van de beste methoden die u kunt toepassen, afhankelijk van uw behoeften:

Op persoonlijk niveau

• Maak een lijst of schets van alle taken die u moet uitvoeren
  Om taken beter te begrijpen en te plannen, moet u ze prioriteren. Daar zijn to-do lijstjes voor.
• Laat niet-essentiële taken los
  Om frustratie te beperken, schrijft u de taken op die u hebt uitgevoerd en hoe lang ze duurden. Dit stelt u in staat om waarde te geven aan uw werk – en het doet u beseffen dat de tijd die u aan hen besteedde niet in het niets verdween. Het stelt u ook in staat om in de toekomst beter te plannen.
• Benader een taak met specifieke kortetermijndoelen
  Het is altijd efficiënter om een taak op te splitsen in kortetermijndoelen van bijvoorbeeld 15 tot 20 minuten.
• Stop met multitasken
  In plaats van twee of meer taken tegelijk te jongleren, zoals het beantwoorden van een e-mail terwijl u in een vergadering zit, is het efficiënter om dingen opeenvolgend te doen, de ene taak na de andere.
• Verminder onderbrekingen om uw efficiëntie te verbeteren en stressniveaus te verlagen
  Het is beter om uw inbox met tussenpozen te controleren; elk uur, misschien, of als u zich zorgen maakt dat u niet snel genoeg reageert, elke 30 minuten. Maar voorkom dat u er voortdurend boven blijft hangen. U moet ook visuele en geluidsprikkels zoals pop-ups en meldingen beperken en specifieke tijden kiezen om ze te bekijken.
• Pas uw pauzes aan de taak bij de hand
  Om uw mentale belasting effectief te reguleren, wordt een pauze verondersteld een verandering te zijn van de taak bij de hand, zodat u op een andere manier actief kunt zijn. Als u de hele dag een workshop geeft en met mensen omgaat, zou de juiste pauze zijn om te lezen, naar rustgevende muziek te luisteren, of een wandeling te maken. Als u de hele dag naar een scherm staart, zou de juiste pauze bestaan uit het bewegen van uw lichaam en interactie met anderen.
• Gun uzelf altijd de juiste hersteltijd
  Sporten, meditatie, lezen, of zelfs gewoon niets doen hebben allemaal een diepgaand effect op uw mentale en fysieke welzijn. Als je jezelf niet genoeg hersteltijd geeft, produceer je uiteindelijk de stresshormonen adrenaline en cortisol om te compenseren, wat een nadelig effect op je gezondheid kan hebben.

Op collectief, organisatorisch niveau

• Bied flexibele werkruimtes aan, die werknemers in staat stellen te werken in een omgeving die voldoet aan de behoeften van hun taken, zoals een stilteruimte of een samenwerkingsruimte.
• Werk aan de managementpraktijk, met name aan het idee van valse urgentie, een steeds vaker voorkomende trend op de werkplek, volgens Lacroix. “Moedig managers aan om het verschil te onderscheiden tussen wat ‘urgent’ is en wat ‘belangrijk’ is voor hun teams, wat hen zal helpen bij het organiseren en prioriteren.”
• Wees je bewust van je eisen aan anderen. Wees voorzichtig met wanneer je een e-mail, een sms of een Whatsapp-bericht stuurt, of wanneer je een belangrijk onderwerp ter sprake brengt. Zo voorkom je dat je onnodige opwinding veroorzaakt of iemand de indruk geeft dat je hem op een ongepast moment uitdaagt. Het zorgt ervoor dat je hun hersteltijd respecteert.

Als cognitieve belasting normaal is, is het gevoel van mentale overbelasting dat niet. Zoals Lacroix opmerkt: “Het betekent dat we onze individuele praktijken in vraag moeten stellen, de manier waarop taken worden uitgevoerd moeten veranderen, bepaalde processen moeten vergemakkelijken, de betrokken stappen moeten reorganiseren met gebruikmaking van de beschikbare middelen, enzovoort.”

Hoewel het probleem collectief moet worden aangepakt, en zelfs op organisatorisch niveau, heb je enige flexibiliteit in de manier waarop je werkt. Je moet actief willen afstappen van snelheid, kwantiteit en onmiddellijk reageren-concepten die met productiviteit worden geassocieerd. Wat als het enige wat je nodig hebt om rustiger, efficiënter en effectiever te werken, is leren “nee” te zeggen en de tijd te nemen?

“We moeten onze individuele werkwijzen ter discussie stellen, de manier veranderen waarop taken worden uitgevoerd, bepaalde processen vergemakkelijken…”

Photo: Welcome to the Jungle

Vertaald door Mildred Dauvin

Volg Welcome to the Jungle op Facebook en meld u aan voor onze nieuwsbrief om onze artikelen elke week te ontvangen