Driedimensionaal schaken is een vast onderdeel van Star Trek. Het bord komt in verschillende afleveringen voor, en je kunt je eigen replica kopen met dank aan de Franklin Mint.
Een van de romans neemt het spel een stap verder in de toekomst met vier-dimensionaal schaken. Niet alleen kun je je stukken in de driedimensionale ruimte verplaatsen, je kunt ook een stuk “laten rusten”, waardoor het voor een vast aantal beurten van het bord verdwijnt, waarna het op zijn nieuwe veld terugkeert naar het bord. Zo kun je een stuk dat je nu niet nodig hebt opzij leggen, en het op het juiste moment weer terugbrengen.
Je kunt een soortgelijk systeem opzetten om rommel te verminderen, geen dingen meer kwijt te raken, en je productiviteit te verhogen. Neem elk stuk papier; zet het opzij voor dagen, weken of maanden; en ontspan, in het vertrouwen dat het weer zal verschijnen op de exacte dag dat je het nodig hebt. Het is als een tijdmachine voor uw vertrouwde systeem.
Wat u nodig hebt
Om dit te doen, hebt u 43 mappen nodig: een map voor elke maand en 31 dagelijkse mappen. Neem een pak stevige mappen-je gaat ze veel schudden, en je wilt niet dat ze uit elkaar vallen. Label ze 1-31 en Jan-Dec.
Je hebt ook een plek nodig om de mappen op te hangen. Een van de lades van mijn bureau is geschikt voor hangmappen. Omdat ik niet-hangende mappen heb gebruikt, heb ik een hangmappenrek gekocht, dat in de lade past.
Initiële opstelling
Als het vandaag 28 juni was, zou je beginnen met de mappen in de volgende volgorde:
- 29-31. U hoeft 28 niet eerst te zetten, omdat u uzelf voor vandaag niets gaat sturen. Juni heeft maar 30 dagen, maar houd 31 na 30. Op deze manier hoef je niet na te denken over waar het heen gaat, en raak je het niet kwijt.
- Juli. De map voor de volgende maand komt hierna. Als je vandaag iets krijgt voor 29-31 juli, zal het in deze map gaan, omdat de dagelijkse mappen voor 29-31 momenteel juni vertegenwoordigen.
- 1-28. Plaats vervolgens de rest van de dagelijkse mappen. Als u vandaag iets krijgt voor 1-28 juli, kunt u het ofwel direct in de juiste dagmap stoppen, of u kunt het in de juli-map gooien en het later naar de dagmap sorteren. Wat u nu maar minder afleidt.
- Augustus-Juni. Plaats tenslotte de rest van de maandmappen. Juni komt aan het eind, want alles wat je voor de lopende maand krijgt, gaat in de map van die dag.
Wat doe je in de mappen?
Hier zijn wat ideeën voor wat je in je tijdmachine kunt stoppen:
- Kaarten om te ondertekenen
- Mobiele cheques die wachten om vernietigd te worden
- Rekeningen die betaald moeten worden
- Het bonnetje van de bibliotheek om de boeken terug te nemen
- Een trigger om onze trouwringen te laten reinigen
- Een trigger om garantie-informatie weg te gooien
- Een bonnetje voor een aankoop die ik ga terugbrengen
- Droog-reinigingsclaim tickets
Wat met dingen die niet plat zijn?
Sommige dingen passen niet netjes in een map, zoals onze trouwringen. Voor dit soort taken, neem een indexkaart en schrijf de taak erop: “Maak trouwringen schoon”. De indexkaart dient als een trigger – wanneer de kaart komt, het triggers een taak voor ofwel mijzelf of mijn vrouw om ze te nemen in. Zodra de taak is gepland in OmniFocus of in haar planner, gaat de kaart terug in de mappen voor de volgende schoonmaakbeurt.
De dagelijkse controle
Ledere ochtend (of avond), wanneer u uw dag plant, pakt u de map van die dag. Alles wat er in zit, vertegenwoordigt iets wat u vandaag moet doen. Zet het op je takenlijst, plan het in je agenda, of gooi het in je inbox.
Als vandaag niet de juiste dag is, verschuif het dan naar een andere map.
Lege map? Prima! Je bent al klaar.
Nu zet je de map achter de laatste dagelijkse map en voor de volgende maandelijkse map.
De maandelijkse rotatie
Op de laatste dag van de maand is het tijd om de volgende maandelijkse map te legen.
Haal hem eruit. Alles in deze map is iets dat u gepland had om deze maand te doen. Verplaats elk item naar de juiste dagelijkse map en zet de map dan achteraan.
Pro tip: Voordat je een item toevoegt aan een maandelijkse map, schrijf je de definitieve taakdatum (“11/17”) op een klein post-it briefje en plak je het op het item. De meeste van de taken die ik archiveer hebben een specifieke datum waarop ik ze moet verwerken, en met die datum erbij is de maandelijkse rotatie een fluitje van een cent. Dertig seconden en ik ben klaar.
Ik heb overwogen om dit te doen, maar ik weet niet of het de moeite waard zou zijn. De enige praktische toepassing die ik hiervoor heb, zou zijn om een trigger op te slaan om garantie-informatie eruit te gooien als die over, zeg, drie jaar afloopt. Voor iets dat over een paar jaar verloopt, zou ik gewoon het jaartal erop zetten en het in de maandelijkse map plaatsen. Tijdens de maandelijkse rotatie, als het niet dit jaar is, laat het dan gewoon in de map.
Uw toekomstige ik zal u dankbaar zijn
Het kost maar een paar minuten om zo’n opbergsysteem op te zetten, en het is ongelooflijk handig. Geen rondslingerende papiertjes, verstopt als je ze nodig hebt. Geen hectische zoektochten wanneer je dingen gedaan zou kunnen krijgen. Gewoon 43 mappen en de informatie die je nodig hebt, precies wanneer je het nodig hebt.
Vraag: Wat zou u in de tijdmachine van uw vertrouwde systeem kunnen stoppen? Deel je gedachten in de reacties, op Twitter, LinkedIn of Facebook.
Nooit een bericht gemist
Als je je aanmeldt om mijn blogberichten per e-mail te ontvangen, krijg je een GRATIS exemplaar van The Digital Goal Domination Guide, mijn nieuwe ebook dat je laat zien hoe je je doelen kunt bereiken met OmniFocus en Evernote. Krijg dit jaar meer gedaan dan je ooit voor mogelijk had gehouden!
PLUS, je ontvangt af en toe bonuscontent en speciale aanbiedingen, waarvan sommige niet beschikbaar zijn op de blog.