Stel een beleid op voor in- en uitklokken in uw werknemershandboek

Hoewel het moeilijk is om eventuele problemen met inklokken onmiddellijk op te lossen, is het implementeren van het juiste beleid en het effectief communiceren ervan een goed begin.

Wanneer u een beleid voor uw werknemershandboek opstelt, zorg er dan voor dat u opneemt waar, wanneer en hoe werknemers moeten in- en uitklokken. Neem een herinnering voor uw werknemers op dat u verwacht dat ze regelmatig in- en uitklokken, en beschrijf het waarschuwingssysteem wanneer ze dit niet doen.

In een dergelijk werknemershandboek moet u ook regels opnemen over lunchtijd, onbetaalde pauzes, en overwerk. U kunt ook de afrondingspraktijken toevoegen die in uw bedrijf worden gebruikt.

Stel het protocol vast voor het melden en corrigeren van ontbrekende klokins

Schrijf heel duidelijk in het werknemershandboek hoe u zult reageren op herhaalde fouten die bij het inklokken worden gemaakt. Neem een duidelijk overzicht op van de progressieve disciplinaire maatregelen in geval van herhaaldelijk verzuim van de procedures, zoals:

• Een informeel gesprek over de kwestie
• Formele mondelinge waarschuwingen
• Schriftelijke waarschuwingen
• Proeftijd
• Schorsing
• En ten slotte, beëindiging, als er een bepaald aantal overtredingen is over een bepaalde periode van tijd.

Uw disciplinaire beleid moet uw bevoegdheid om deze acties te gebruiken weerspiegelen.

Naleving van wat u in uw werknemershandboek hebt geschreven, is de enige manier waarop u een rechtszaak wegens oneerlijke praktijken in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst kunt voorkomen.

Volg het in- en uitklokbeleid consequent

Wanneer het aankomt op tijd- en aanwezigheidsdiscipline, moet u geen favorieten spelen of een voorkeursbehandeling tonen bij het volgen van de procedures. Of u nu van mening bent dat een bepaalde gemiste klok van een werknemer echt een vergissing is of u verdenkt hem van tijddiefstal, u moet elke keer dezelfde gedragslijn volgen.

U moet het beleid op elke werknemer toepassen, ongeacht hun prestaties, functie of geschiedenis. Op deze manier stuurt u een duidelijke boodschap dat niet-naleving niet zal worden getolereerd.

Of anders zullen werknemers tijd en aanwezigheid niet serieus nemen. Dit kan de effectiviteit van het beleid schaden en zelfs desastreuze gevolgen hebben in geval van een rechtszaak.

De meeste fouten zijn meestal gewoon fouten, dus het is niet raadzaam om er vanaf het begin hard in te gaan. Maar je moet wel consequent zijn.

Smart Clocking – werkuren bijhouden om de loonlijst te automatiseren en te optimaliseren

Meer informatie

Probeer de krachtige functies met een gratis proefversie. U kunt op elk moment opzeggen – u hebt geen creditcard nodig.

Wanneer een werknemer voor de eerste keer vergeet in te klokken, moet u met hem of haar het beleid en de procedures voor het inklokken doornemen, zodat u er zeker van kunt zijn dat hij of zij deze begrijpt. Wanneer een werknemer opnieuw vergeet in te klokken, ga dan verder met de mondelinge waarschuwing.

Wanneer fouten blijven voorkomen, is de volgende stap meestal een schriftelijke waarschuwing. Wanneer een werknemer het maximumaantal schriftelijke waarschuwingen voor het niet inklokken heeft verzameld, kunt u overgaan tot het toepassen van zwaardere disciplinaire maatregelen.

Wanneer het prikklokbeleid goed is ingevoerd en gecommuniceerd, zullen de meeste werknemers dit punt waarschijnlijk niet bereiken, maar u moet op alle eventualiteiten zijn voorbereid.

Kies een gebruikersvriendelijke manier van klokken met meldingen

Wanneer fouten blijven optreden, ongeacht de waarschuwingen, en u bent er vrij zeker van dat uw werknemers niet proberen om u te bedriegen, is het tijd om te overwegen of het grootste probleem in uw klok-insysteem ligt.

Laten we reëel zijn – wanneer u gefrustreerd bent, en uw werknemers zijn gefrustreerd, en zelfs uw HR-afdeling is gefrustreerd, moet u waarschijnlijk overschakelen naar een ander hulpmiddel.

Om dit vanaf het begin te voorkomen, zorg ervoor dat u goed onderzoek doet voordat u beslist welk systeem het beste bij uw behoeften past.

Moderne online tijdklokapplicaties zoals All Hours werken hard om u te helpen het potentiële probleem aan te pakken van werknemers die vergeten in en uit te klokken. In het tijdperk van smartphones en mobiele meldingen zou het echt niet meer iets moeten zijn waar werknemers zich zorgen over hoeven te maken.

Daarom gebruikt All Hours notificaties om werknemers eraan te herinneren dat ze moeten in- en uitklokken en ook wanneer hun lunchpauze ten einde loopt. Als ze toch een klok-in missen, kunnen ze het later zelf invoeren via de mobiele app waar het automatisch wordt verzonden naar een beheerder voor goedkeuring.

We hebben veel energie gestoken in het bouwen van een smartclock-in app, die de frustratie van het proces voor alle betrokkenen zal wegnemen.