Het opstellen van een kortdurend ziekteverzuimbeleid kan een van de meest ontmoedigende taken zijn waarmee een HR-professional kan worden geconfronteerd. Wij nemen stap voor stap met u door wat een typisch kort ziekteverzuimbeleid moet inhouden.

Verklar het doel en de reikwijdte van het ziekteverzuimbeleid voor de korte termijn

Werkgevers moeten hun ziekteverzuimbeleid voor de korte termijn introduceren door nogmaals te wijzen op de noodzaak van een evenwicht tussen:

• de werkelijke noodzaak voor werknemers om vrij te nemen van het werk vanwege een slechte gezondheid; en
• de noodzaak om de efficiëntie en productiviteit van de werkplek te handhaven, zodat de collega’s van een afwezige werknemer niet extra worden belast.

Het is belangrijk om duidelijk te maken wanneer de kortdurende ziekteverzuimregeling niet van toepassing is.

De organisatie kan vermoeden dat er sprake is van wangedrag (bijvoorbeeld dat de werknemer niet echt ziek is).

In dat geval kan de werkgever in plaats daarvan zijn aparte tuchtprocedure toepassen.

• Voorbeeld kort ziekteverzuimbeleid: doel en reikwijdte

Leg enkele begrippen uit die in het kort ziekteverzuimbeleid worden gebruikt

In de inleiding van het beleid kunnen enkele belangrijke definities worden opgenomen, bijvoorbeeld wat feitelijk als “kort ziekteverzuim” geldt en wanneer het afzonderlijke, langdurige ziekteverzuimbeleid van de werkgever van toepassing is.

Het kan ook nodig zijn enkele andere belangrijke begrippen in het kort ziekteverzuimbeleid toe te lichten.

Zo kan bijvoorbeeld een “formele herzieningsperiode” worden gedefinieerd als een periode waarin een werknemer moet aantonen dat zijn ziekteverzuim is verbeterd.

• Voorbeeld van een kortdurend ziekteverzuimbeleid: definities van de belangrijkste termen

Verwachtingen van leidinggevenden ten aanzien van kortdurend ziekteverzuim vastleggen

Het is een goed idee om al in een vroeg stadium in het beleid de verantwoordelijkheden van lijnmanagers ten aanzien van kortdurend ziekteverzuim vast te leggen.

De werkgevers kunnen onder meer van lijnmanagers verwachten dat zij:

• een goede registratie bijhouden van het ziekteverzuim van werknemers, inclusief het verkrijgen van een eigen verklaring van de werknemer voor ziekte van zeven kalenderdagen of minder, en medische bewijsstukken voor ziekte van meer dan zeven dagen;
• een evenwicht vinden tussen het ondersteunen van een echt zieke werknemer en het aanmoedigen van een betere aanwezigheid in de toekomst;
• indien nodig medisch advies inwinnen, inclusief het verkrijgen van de vereiste toestemming van de werknemer voordat een medisch rapport wordt opgevraagd; en
• indien nodig gesprekken voeren over terugkeer naar het werk.

Het is ook verstandig om lijnmanagers te herinneren aan de plicht om redelijke aanpassingen te maken voor gehandicapte werknemers.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: leidraad voor lijnmanagers

Bied werknemers richtlijnen voor kort ziekteverzuim

Werknemers moeten er ook aan worden herinnerd wat zij moeten doen als zij ziek zijn van het werk. Van een werknemer wordt doorgaans verwacht dat hij:

• zijn lijnmanager zo snel mogelijk bellen aan het begin van de werkdag;
• zijn lijnmanager op de hoogte blijven houden van de situatie terwijl hij ziek is, bijvoorbeeld door te bellen aan het begin van elke volgende dag van afwezigheid;
• de nodige documenten overleggen, bijvoorbeeld een zelfcertificeringsformulier voor ziekte van zeven kalenderdagen of minder en medische bewijsstukken voor ziekte van meer dan zeven dagen; en
• indien nodig een terugkeer-werkgesprek bijwonen.

Werknemers kunnen eraan worden herinnerd dat hoe eerlijker en opener zij tegenover hun lijnmanager zijn over de redenen van hun afwezigheid, hoe meer steun de werkgever zal kunnen bieden.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: verantwoordelijkheden van werknemers

Stel uw vereisten vast voor het melden van ziekteverzuim en bewijsmateriaal

Werkgevers moeten een duidelijke procedure vaststellen die werknemers moeten volgen wanneer zij wegens een slechte gezondheid niet op het werk aanwezig zijn.

Typisch zal de werkgever van werknemers verlangen dat zij zich aan het begin van de werkdag bij zijn of haar lijnmanager ziek melden.

Werknemers kunnen worden verplicht zich op elke volgende dag van ziekteverzuim ziek te melden, hoewel werkgevers hier flexibel in moeten zijn.

Een dagelijkse oproep is bijvoorbeeld niet mogelijk als de werknemer in het ziekenhuis is opgenomen.

Dit gedeelte van het beleid kan ook worden gebruikt om uit te leggen welk bewijs de werknemer moet leveren.

Als de ziekte zeven kalenderdagen of minder duurt, is zelfcertificering voldoende.

Bij ziekte die langer dan zeven kalenderdagen duurt, is medisch bewijs vereist, gewoonlijk in de vorm van een doktersverklaring, ook bekend als een “verklaring van arbeidsgeschiktheid”.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: kennisgeving en bewijs

Licht het recht van werknemers op ziekengeld toe

Dit is een van de eerste dingen die een werknemer met ziekteverlof zal willen weten.

Werknemers die voldoen aan de voorwaarden om in aanmerking te komen en bewijsstukken te overleggen en die vier of meer opeenvolgende dagen arbeidsongeschikt zijn, hebben recht op wettelijk ziekengeld.

Wettelijk ziekengeld wordt forfaitair betaald, gedurende maximaal 28 weken in één periode van arbeidsongeschiktheid.

Sommige werkgevers bieden een ruimere contractuele ziektekostenregeling aan.

• Voorbeeld kort ziekteverzuimbeleid: doorbetaling bij ziekte

Aftijd voor medische afspraken: leg de regels van uw organisatie uit

Het kan als een verrassing komen, maar de Britse wetgeving bevat betrekkelijk weinig bepalingen over vrije tijd voor medische afspraken. Dit betekent dat werkgevers vrij zijn om hun eigen regels te formuleren.

Werkgevers zouden een beleid kunnen voeren dat werknemers aanmoedigt om afspraken in hun eigen tijd te regelen of op een tijdstip dat zo min mogelijk verstoring oplevert.

Het is echter een goede praktijk voor werkgevers om flexibel te zijn. Werkgevers zouden een redelijke hoeveelheid vrije tijd kunnen toestaan op andere tijdstippen wanneer het niet mogelijk is een medische afspraak in de eigen tijd van de werknemer te regelen.

Als een werknemer betaald verlof krijgt om een medische afspraak bij te wonen, kan de werkgever eisen dat de werknemer de tijd later inhaalt.

HR-professionals en lijnmanagers moeten zich ervan bewust zijn dat er speciale regels zijn voor zwangerschapsafspraken.

• Voorbeeld kort ziekteverzuimbeleid: verlof voor medische afspraken

Stel vast welke acties vereist zijn bij terugkeer op het werk na ziekteverzuim

Het kort ziekteverzuimbeleid moet vastleggen wat werknemers en lijnmanagers moeten doen na ziekteverzuim.

Voor werknemers is een van de belangrijkste taken:

• het invullen van een zelfcertificatieformulier (bij ziekte van zeven kalenderdagen of minder); of
• het overleggen van medische bewijsstukken (bij ziekte van meer dan zeven kalenderdagen).

Voor lijnmanagers is een belangrijke taak om het verzuimdossier van de werknemer te controleren om te zien of:

• de afwezigheidsniveaus betekenen dat formele actie vereist is volgens het verzuimbeheersingsbeleid van de organisatie; en
• er verdachte afwezigheidspatronen zijn, bijvoorbeeld frequente afwezigheid op vrijdag, maandag, of onmiddellijk voor of na officiële of nationale feestdagen.

De lijnmanager kan de werknemer uitnodigen voor een informeel terugkeer-werk-gesprek, dat al lang wordt erkend als een nuttige manier om het ziekteverzuim te controleren.

• Voorbeeld kort ziekteverzuimbeleid: terugkeer naar het werk

Zwangerschap en handicap: waarom dit speciale gevallen zijn

Om het risico van een discriminatieclaim te vermijden, is het belangrijk dat de procedure voor kort ziekteverzuim van uw organisatie afwezigheden in verband met zwangerschapsgerelateerde ziekte en arbeidsongeschiktheid verschillend behandelt.

De veiligste koers is om ziekteverzuim dat zwangerschapsgerelateerd is uit te sluiten bij het tellen van het ziekteverzuimrecord van een werknemer met het oog op het beheer van afwezigheid.

Bij het beheer van het verzuim van een gehandicapte werknemer moeten werkgevers zeer alert zijn op het risico van een claim wegens discriminatie op grond van handicap op grond van de Equality Act 2010.

Een gehandicapte werknemer ontslaan of hem of haar een waarschuwing geven wegens slechte aanwezigheid kan neerkomen op discriminatie op grond van handicap.

• Voorbeeld kortetermijnbeleid inzake ziekteverzuim: zwangerschap en handicap

Leg de relatie tussen ziekte en vakantie vast

De jurisprudentie over de wisselwerking tussen ziekteverzuim en jaarlijkse vakantie bezorgt HR-professionals al geruime tijd hoofdbrekens.

Het ziekteverzuimbeleid op korte termijn moet betrekking hebben op twee belangrijke scenario’s:

• Wat gebeurt er als een werknemer ziek wordt of gewond raakt terwijl hij op vakantie is?
• Blijft een werknemer met ziekteverlof vakantiedagen opbouwen?

Werkgevers moeten onthouden dat de jurisprudentie heeft bepaald dat:

• een werknemer die ziek wordt terwijl hij op vakantie is, kan overgaan naar ziekteverlof en kan verzoeken om de vakantie op een latere datum op te nemen; en
• werknemers blijven jaarlijks verlof opbouwen tijdens ziekteverlof.

In beide scenario’s heeft de werkgever het recht van de werknemer te verlangen dat hij een strikte procedure volgt. Van hem of haar kan bijvoorbeeld worden verlangd dat hij of zij tijdens de vakantie een medisch bewijs van slechte gezondheid overlegt, zelfs als de werknemer op dat moment in het buitenland was.

• Voorbeeld kortdurend ziekteverzuimbeleid: ziekteverlof en vakantie

Er moet een procedure zijn voor het inwinnen van medisch advies

De verplichtingen van uw organisatie in het kader van de Access to Medical Reports Act 1988 en de Data Protection Act 1998 moeten onder de aandacht worden gebracht van lijnmanagers, de personeelsdienst en de bedrijfsgezondheidsdienst.

Het is van vitaal belang dat een werkgever de toestemming van een werknemer verkrijgt wanneer hij een medisch rapport opvraagt bij de eigen arts van de werknemer of bij de bedrijfsgezondheidsdienst van de werkgever.

Het kortdurend ziekteverzuimbeleid moet duidelijk maken dat de medische gegevens van een werknemer vertrouwelijk moeten worden behandeld en veilig moeten worden opgeslagen.

• Voorbeeld kortdurend ziekteverzuimbeleid: medisch advies

Beheersing van ziekteverzuim: triggerpoint fase 1

Een systeem van triggerpoints en waarschuwingen is een essentieel onderdeel van een eerlijk ziekteverzuimbeheersingsproces.

Typisch treedt het fase 1-triggermoment op nadat een werknemer een bepaald aantal dagen ziekteverzuim heeft gehad, of een bepaald aantal perioden van afwezigheid, in de voorgaande 12 maanden.

Er is geen “one-size-fits-all”-trigger-systeem en de triggerpoints die de werkgever kiest, moeten zorgvuldig worden doordacht.

Zo kan een werkgever die het ziekteverzuim in de hele organisatie wil terugdringen, het triggerpoint op een lager aantal dagen vaststellen.

Een werkgever die van oudsher geen probleem met verzuimniveaus heeft, kan het triggerpoint op een hoger aantal dagen willen vaststellen.

Als een werknemer de eerste fase bereikt, moet de werkgever een formele bijeenkomst met hem of haar beleggen om het verzuim te bespreken.

De werknemer kan een waarschuwing krijgen over zijn of haar aanwezigheidsniveaus, en de gelegenheid krijgen om de aanwezigheid gedurende een bepaalde periode te verbeteren.

De werknemer moet de mogelijkheid hebben om tegen een gegeven waarschuwing in beroep te gaan.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: fase 1-drempel

Beleid inzake ziekteverzuim: fase 2-drempel

Een werknemer met een fase 1-waarschuwing kan naar fase 2 worden overgebracht als zijn of haar aanwezigheidsniveaus niet verbeteren.

Als een werknemer een fase 2-drempel bereikt, moet de werkgever een tweede formele vergadering met hem of haar beleggen om het aanhoudend onbevredigende afwezigheidsniveau te bespreken.

De werknemer kan een tweede waarschuwing krijgen over zijn of haar aanwezigheidsniveaus, en een extra kans krijgen om de aanwezigheid binnen een bepaalde periode te verbeteren.

De werknemer moet in beroep kunnen gaan tegen een gegeven waarschuwing.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: triggerpoint fase 2

Ziekteverzuimbeheer: Stage 3 trigger point

Als de aanwezigheid van een werknemer ondanks twee eerdere waarschuwingen niet verbetert, kan de werkgever hem of haar overplaatsen naar een formele eindbeoordeling in fase 3.

Op dit punt kan ontslag een reële mogelijkheid zijn, en de werkgever moet een derde formele vergadering met hem of haar beleggen om de aanhoudend onbevredigende afwezigheidsniveaus te bespreken.

De werknemer moet in beroep kunnen gaan tegen ontslag, als de werkgever daartoe besluit.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: activeringsmoment fase 3

Bied een beroepsfase tegen maatregelen in verband met ziekteverzuimniveaus

De allerlaatste fase van het kort ziekteverzuimbeleid van de werkgever dient betrekking te hebben op beroep.

Het beleid moet een werknemer de mogelijkheid bieden in beroep te gaan tegen elke maatregel die wordt genomen, met inbegrip van een waarschuwing.

Als een werknemer wordt ontslagen vanwege zijn of haar ziekteverzuim, is het belangrijk dat hij of zij tegen deze beslissing in beroep kan gaan.

• Exemplaar kort ziekteverzuimbeleid: beroepsmogelijkheden