Het is niet meer dan normaal dat bij de productie van goederen of de verlening van diensten grote bedrijfskosten worden gemaakt. In de meeste gevallen maakt een bedrijf dergelijke kosten voordat de bijbehorende betaling van klanten is ontvangen. Bovendien slorpen de salarissen van werknemers en andere uitgaven aanzienlijke middelen op van de meeste ondernemingen. Deze factoren maken een doeltreffend kasbeheer tot een essentieel onderdeel van de financiële planning van elke onderneming. Cash is de levensader van een onderneming. Het efficiënt beheren ervan is essentieel voor succes.
Wanneer geld wordt ontvangen in ruil voor geleverde producten of diensten, geven veel eigenaren van kleine bedrijven, die hun bedrijf willen laten groeien en schulden willen terugdringen, het meeste of alle van deze middelen uit. Maar hoewel dergelijke prioriteiten prijzenswaardig zijn, moeten ze ruimte laten voor bedrijven om in de toekomst magere financiële tijden op te vangen. De sleutel tot een succesvol kasbeheer ligt daarom in het opstellen van realistische prognoses, het volgen van inningen en uitbetalingen, het vaststellen van effectieve facturerings- en inningsmaatregelen, en het naleven van budgettaire beperkingen.
CASINNING EN UITBETALING
Casincassosystemen hebben tot doel de tijd te bekorten die nodig is om het geld te innen dat aan een bedrijf verschuldigd is. Enkele van de bronnen van tijdvertragingen zijn post float, processing float, en bank float. Het is duidelijk dat een enveloppe met een betaling aan een toeleveringsbedrijf niet onmiddellijk op de plaats van bestemming aankomt. Evenzo wordt de betaling niet verwerkt en op een bankrekening gestort op het moment dat het bedrijf de betaling ontvangt. En tenslotte, wanneer de betaling op de bankrekening is gestort, geeft de bank vaak niet onmiddellijk de beschikbaarheid van de fondsen. Deze drie “floats” zijn vertragingen die snel oplopen, en ze kunnen bedrijven in moeilijkheden of nieuwe bedrijven dwingen andere bronnen van contant geld te vinden om hun rekeningen te betalen.
Cash management probeert, onder andere, de duur en de impact van deze “float” periodes te verminderen. Een inningspunt dichter bij de klant – misschien met een externe leverancier die de betaling (cheque) ontvangt, verwerkt en stort – is een manier om de inning te versnellen. De doeltreffendheid van deze methode hangt af van de locatie van de klant; de omvang en het tijdschema van zijn betalingen; de methode van de onderneming om betalingen te innen; de kosten voor de verwerking van betalingen; de tijd die nodig is voor post, verwerking en bankzaken; en de geldende rentevoet die kan worden verdiend op overtollige middelen. Het belangrijkste element in het verzekeren van een goede cash flow van klanten, echter, is het vaststellen van sterke facturerings- en inningspraktijken.
Zodra het geld is geïnd, gaan de meeste bedrijven dan over tot het concentreren van de cash in één centrum. De reden voor een dergelijke stap is de volledige controle over de liquide middelen en het bieden van grotere investeringsmogelijkheden met grotere sommen geld beschikbaar als overschot. Er zijn talrijke mechanismen die kunnen worden gebruikt om het contante geld te concentreren, zoals bankoverschrijvingen, automatische overboekingen (ACH) en cheques. De afweging is tussen kosten en tijd.
Een ander aspect van cash management is het kennen van de optimale cash balans van een bedrijf. Er zijn een aantal methoden die proberen dit magische kassaldo te bepalen, dat is het precieze bedrag dat nodig is om de kosten te minimaliseren en toch voldoende liquiditeit te bieden om rekeningen op tijd te betalen (hopelijk met iets over voor noodgevallen). Een van de eerste stappen in het beheer van het kassaldo is het meten van de liquiditeit, of de hoeveelheid geld in kas om aan de lopende verplichtingen te voldoen. Er zijn tal van manieren om dit te meten, waaronder: de verhouding Liquiditeiten/totale activa, de Vlottende ratio (vlottende activa gedeeld door vlottende passiva), de Vlottende ratio (vlottende activa minus inventaris, gedeeld door vlottende passiva), en het Netto Liquide Saldo (liquiditeiten plus verhandelbare effecten minus te betalen kortetermijnschulden, gedeeld door totale activa). Hoe hoger het cijfer dat de liquiditeitsmaatstaf oplevert, hoe groter de liquiditeit en vice versa. Er bestaat echter een wisselwerking tussen liquiditeit en rentabiliteit, waardoor bedrijven worden ontmoedigd een te hoge liquiditeit te hebben.
KASBEHEER IN TROBELE TIJDEN
Tijdens een neergaande conjunctuur kunnen omzetdalingen en slecht kasbeheer de doodsteek betekenen voor een klein of startend bedrijf. In moeilijke tijden, zoals de recessie van 2008-09, kunnen banken het doorlopend krediet of de kortetermijnleningen waarop bedrijven vaak vertrouwen, aanscherpen om cashmanagementproblemen op te lossen. Sommige bedrijfseigenaren nemen hun toevlucht tot pogingen om hun bedrijf overeind te houden door hun persoonlijke financiën te plunderen – hun huis hypothekeren, creditcards maximaliseren, en / of hun 401 (k) verzilveren.
In tijden als deze moeten bedrijfsmanagers of -eigenaren gaan zitten en een cashmanagementanalyse uitvoeren, zodat ze tekorten kunnen aanpakken, inkomsten kunnen verhogen en uitgaven kunnen beperken – voordat het te laat is. Ze moeten vergaderen met afdelingshoofden en werknemers en het heft in handen nemen en een beter cash management plan aannemen. Het plan kan harde maatregelen vereisen, maar als de werknemers erbij betrokken zijn, zullen ze begrijpen dat die nodig zijn voor het voortbestaan van de onderneming. U kunt het plan ook voorleggen aan bankiers in de hoop dat zij door een persoonlijke ontmoeting en bewijs dat u de cashmanagementsituatie onder controle krijgt, uw bedrijf het broodnodige krediet zullen verlenen.
Zelfs in tijden van economische hoogconjunctuur ondervinden veel kleine bedrijven cashflowproblemen, vooral tijdens hun eerste bedrijfsjaren. Maar ondernemers en managers kunnen stappen ondernemen om de gevolgen van dergelijke problemen tot een minimum te beperken en de levensvatbaarheid van het bedrijf te helpen handhaven. Voorgestelde stappen om tijdelijke cashflowproblemen aan te pakken zijn onder meer:
– Maak een realistisch cashflowbudget dat de financiën voor zowel de korte termijn (30-60 dagen) als de langere termijn (1-2 jaar) in kaart brengt.
– Verdubbel de inspanningen om uitstaande betalingen te innen die het bedrijf verschuldigd is. “Factureer snel en accuraat,” adviseert de Tijdschrift voor Accountancy. “Hoe sneller u een factuur verstuurt, hoe sneller u betaald zult worden…. Als leveringen niet automatisch tot een factuur leiden, stel dan een vast factureringsschema op, bij voorkeur wekelijks.” Bedrijven moeten ook een betalingsvervaldatum opnemen.
– Bied kleine kortingen voor prompte betaling.
– Overweeg compromissen te sluiten over sommige factureringsgeschillen met klanten. Eigenaars van kleine bedrijven zijn begrijpelijkerwijs terughoudend om deze stap te overwegen, maar in bepaalde gevallen kan het verkrijgen van wat contant geld – zelfs als uw bedrijf geen schuld heeft aan het geschil – voor verkochte producten/geleverde diensten nodig zijn om de basisuitgaven te betalen.
– Houd nauwlettend toezicht op en geef prioriteit aan alle contante uitbetalingen.
– Neem contact op met schuldeisers (verkopers, kredietverstrekkers, verhuurders) en probeer wederzijds bevredigende regelingen te onderhandelen die het bedrijf in staat zullen stellen om het kastekort te doorstaan (mits het een tijdelijk tekort is). In sommige gevallen kunt u misschien betere betalingsvoorwaarden krijgen van leveranciers of banken. “Betere kredietvoorwaarden betekenen renteloos geld lenen”, aldus het Journal of Accountancy.
– Liquideer overbodige voorraden.
– Beoordeel andere gebieden waarop in de operationele uitgaven kan worden gesneden zonder het bedrijf permanent buiten werking te stellen, zoals de salarisadministratie of niet-strategische goederen en/of diensten met kleine winstmarges.
BIBLIOGRAPHY
Bee, Judy. “Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office could be leaking money.” Medical Economics. 2 december 2005.
Cloutier, George. “Los uw cash-flow probleem op om in zaken te blijven.” Business Week. Juli 2009.
Gage, Jack. “Leven binnen je mogelijkheden.” Forbes. 26 december 2005.
Hommel, Ulrich, en Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Risicomanagement. Springer, 2005.
Janklow, Christine. “Why Businesses Failes.” WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. “Bank on It: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. Augustus 2004.
“Tien manieren om de cashflow van kleine bedrijven te verbeteren.” Journal of Accountancy. Maart 2000.
“Het begrijpen en beheersen van de cash flow.” Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. Mei 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Alle rechten voorbehouden. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.