We horen allemaal wel eens dat we tactvol moeten zijn, maar wat is tact eigenlijk? Volgens Dictionary.com, tact is een “scherp gevoel voor wat te zeggen of te doen om te voorkomen dat aanstoot; vaardigheid in het omgaan met moeilijke of delicate situaties.” Om het anders te zeggen, tact is vriendelijkheid die vakkundig wordt uitgebreid.

Tact is geen gemakkelijk aan te leren vaardigheid, maar het gebruik ervan zal u goed van pas komen in elk aspect van uw leven. Hier zijn vijf technieken om in gedachten te houden als u deze waardevolle vaardigheid wilt ontwikkelen.

Kies uw woorden zorgvuldig.

Uw woordkeus kan het verschil maken bij het overbrengen van informatie, gebruik daarom positieve woorden in plaats van negatieve.

Voorbeeld: Als je tegen iemand zegt: “Je moet…” klinkt dat als een bevel. Zeg in plaats daarvan: “Laten we eens proberen…” of “Heb je overwogen…”

Verband: Do You Have What Itakes to Be an Entrepreneur?

Cushion uw negatieve feedback.

Wanneer u negatieve feedback moet geven, demp uw opmerkingen in een drievoudige levering. Begin eerst met een positieve opmerking, gevolgd door de negatieve informatie, eindigend met een andere positieve of toekomstgerichte verklaring. Vermijd het gebruik van “maar” of “echter” om uw eerste twee zinnen te verbinden; die twee woorden kunnen elke positieve intentie tenietdoen die ervoor komt.

Voorbeeld: “Ik waardeer het echt dat je gisteravond laat bent gebleven om aan het project te werken. Ik wil het met je hebben over een gedeelte dat wat bijgeschaafd moet worden. Kun je wat tijd vrijmaken om daar vandaag aan te werken?” Voeg nu het woord “maar,” in tussen de eerste twee zinnen en zie hoe het het compliment ontkracht.

Denk na voordat je spreekt.

Wanneer iemand tot je spreekt, vooral in een confronterende situatie, is het verleidelijk om op je buikreactie af te gaan en te spreken zonder na te denken. Neem even de tijd om te verwerken wat je hoort en formuleer je gedachten voordat je spreekt. Als u dit doet, komt u professioneler over en vermijdt u dat u iets zegt waar u misschien spijt van krijgt.

Voorbeeld: Uw cliënt zegt: “Ik vind uw rapport echt niet grondig genoeg.” U bent misschien geneigd om uzelf onmiddellijk te verdedigen of een excuus te maken. Uw reactie zou beter worden ontvangen als u iets zou zeggen als “Ik hoor graag uw feedback en ik sta open voor suggesties over hoe ik het kan verbeteren.”

Gerelateerd: How to Deliver Uncomfortable Employee Feedback

Be mindful of your timing.

U kunt van plan zijn om het juiste te zeggen, maar als uw timing niet goed is, kan uw boodschap niet goed worden ontvangen. Vraag altijd: “Hebt u een momentje?” of “Is dit een goed moment om te spreken?” Dit is vooral cruciaal als u slecht nieuws moet brengen of kritiek moet leveren. Als u het gevoel krijgt dat het niet het juiste moment is, luister dan naar uw intuïtie en stel de discussie uit tot een geschikter moment.

Voorbeeld: U moet kritiek leveren op een collega, maar u weet dat hij thuis wat persoonlijke problemen heeft. Indien mogelijk, bewaar uw gesprek voor een tijdstip waarop u beiden ontspannen bent en de collega meer ontvankelijk is voor een evaluatie.

Gerelateerd: Stop met uitstellen: 3 Surefire Ways to Do Employee Reviews Properly

Be discreet.

Discretie is het vermogen om te handelen zonder de aandacht te trekken of verlegenheid te veroorzaken. Wanneer je discreet bent, getuigt dat van respect voor de ander. En door respect te geven, krijgt u respect terug.

Voorbeeld: Als een collega een fout maakt in een presentatie of iets ongepasts doet om u of iemand anders in verlegenheid te brengen, breng het dan niet ter sprake in het bijzijn van anderen. Neem deze persoon in plaats daarvan discreet apart en wijs hem of haar voorzichtig op het probleem. Laat hem of haar de zaak corrigeren voordat het escaleert en een serieus probleem wordt.

Tact is slechts een ander gereedschap in uw gereedschapskist van manieren. Tactvol, eerlijk, oprecht en rekening houdend met anderen zijn, zal u goed van pas komen en u een duidelijk voordeel geven.