De digitale werkplek versoepelt ons dagelijks werk op kantoor, maar gaat automatisering ten koste van de kosten?
We zijn gewend geraakt aan gestroomlijnde processen, de automatisering van repetitieve taken en eenvoudigere manieren van communiceren. Maar er is groeiende bezorgdheid dat de steeds capabelere machines die we elke dag gebruiken, de kus des doods kunnen zijn voor de kantoormedewerker.
Terwijl de werkplek zich heeft ontwikkeld, is er angst geweest over hoe automatisering industrieën zou kunnen vernietigen, waardoor talloze werknemers hun baan zouden verliezen in de zoektocht naar snellere, goedkopere, minder gecompliceerde methoden. Terwijl het mens versus machine debat is uitgekauwd, heeft een digitale transformatie onze werkplekken overgenomen, langzaam sluipend in de alledaagse banen die we doen.
Het vinden van sneltoetsen, aan de oppervlakte, is geweldig. We kunnen repetitieve taken omzeilen, het doorspitten van dossiers met papierwerk overslaan, en contact opnemen met collega’s overal ter wereld. De digitale werkplek is een essentiële ontwikkeling in kantoren over de hele wereld.
Maar ten koste van wat?
Zijn robots, AI, en digitalisering langzaam onze banen aan het uitfaseren? Kunnen we allemaal het slachtoffer worden van een overname? Krijgen we binnenkort te maken met een economie zonder banen?
Wanneer er sprake is van angstzaaierij, is het altijd een goed idee om na te gaan wat er werkelijk aan de hand is. Hoewel het gemakkelijk is om te concluderen dat de wereldbevolking op een dag zal worden vervangen door computers, wijst onderzoek uit dat technologie, automatisering en transformatie niet alleen dingen beter kunnen maken voor de gemiddelde werknemer, maar ook de banenmarkt kunnen vergroten door nieuwe industrieën, innovaties en ontwikkeling te creëren.
Met bestuurdersloze auto’s, chatbots in de detailhandel die ons de juiste snit jeans aanraden en koelkasten die ons waarschuwen voor bedorven melk – we leven in spannende tijden. Technologie en innovatie hebben de afgelopen 15 jaar een duidelijke piek gekend, waardoor onze werkplekken nu in hoge mate gedigitaliseerd zijn. Maar ondanks de bedwelmende sensatie van nieuwe gadgets en ervaringen, is er ook de ongerustheid dat steeds meer banen verloren zullen gaan naarmate de technologie het overneemt. Combineer dit met een toenemend besef dat er geen duidelijk idee is van welke taken geautomatiseerd zullen worden, en er heerst een lage mate van paniek onder de beroepsbevolking.
We hebben dit natuurlijk al eerder meegemaakt. Er was een soortgelijke angst in de 18e en 19e eeuw, tijdens de Industriële Revolutie. Deze periode markeerde een verschuiving naar aangedreven machines voor speciale doeleinden, fabrieken, en massaproductie in de textiel- en ijzerindustrie. Het verplaatsen van arbeid van huis naar fabrieken, het vervangen van handgereedschap door machines voor speciale doeleinden, en de transformatie van de agrarische samenleving in stedelijke gebieden veroorzaakten hysterie onder de bevolking. De Luddite opstand, protesten tegen arbeidsomstandigheden en de angst dat machines banen wegnamen bij de arbeidersklasse kwamen allemaal voort uit deze paranoia.
Klinkt dat bekend? Een vergelijkbaar voorgevoel is nu aan de gang. Terwijl de automatisering van machines binnensluipt, zijn er generaties van mensen die geïsoleerd zijn van het digitale tijdperk, organisaties van miljarden dollars die bekritiseerd worden om hun gevaarlijke werkomstandigheden en een groeiende angst over onze kwetsbaarheid voor automatisering… Maar hoe bang moeten we zijn?
Hoe de 19e eeuw lessen bevat voor de 21e eeuw
Als we terugkijken naar de 18e eeuw, zien we overeenkomsten met de huidige tijd. De industriële revolutie was een gigantische, rommelige kolos waarvan de transformatie uiteindelijk een relatieve harmonie teweegbracht. Maar in het heetst van de strijd had de overgang veel negatieve gevolgen. Ongeschoolde arbeiders hadden weinig werkzekerheid, het werk was vaak erg gevaarlijk en de lonen voor veel fabrieksarbeiders waren laag. Deze omstandigheden leidden uiteindelijk tot arbeidshervormingen en de oprichting van vakbonden. Maar ondanks de vrees voor massale werkloosheid werd het steeds duidelijker dat de technologische vooruitgang alle geledingen van de maatschappij ten goede kwam, ook de arbeidersklasse. De bezorgdheid over de negatieve gevolgen van innovatie nam af en de Luddite-beweging werd tot een misvatting verklaard. Het was een onvermijdelijke verschuiving die een aantal ruïnes in haar kielzog achterliet, maar verder evolueerde dankzij, niet in het minst, de opmars van het vrije ondernemerschap.
Zou hetzelfde kunnen gebeuren in de 21e eeuw?
Vanuit een cynisch standpunt is het gemakkelijk om de voordelen op te sommen die machines hebben ten opzichte van mensen. “Ze zijn altijd beleefd, ze verkopen altijd beter, ze nemen nooit vakantie, ze komen nooit te laat, er is nooit een valpartij, of een geval van discriminatie op grond van leeftijd, geslacht of ras.” Zulke meningen, van de toenmalige directeur van restaurantketen Hardee’s Food Systems Inc, hebben werknemers reden gegeven om zich zorgen te maken dat er een economie zonder banen in het verschiet ligt. Krijg een robot die bekwaam een baan kan doen, en je hebt een mens op de schroothoop, correct?
Niet helemaal, betoogt het World Development Report 2019 van de Wereldbank, die het idee naar voren brengt dat automatisering weliswaar werknemers verdringt, maar dat technologische innovatie per saldo meer nieuwe industrieën en banen creëert. Robots ZIJN werknemers aan het vervangen, maar technologische verandering creëert ook miljoenen banen. Hoewel de beroepsbevolking zich zal moeten aanpassen aan de technologische veranderingen, zijn de voordelen talrijk.
Hoewel het belangrijk is om de angst van mensen voor een economie zonder banen niet te verwerpen, is het ook nodig om te vermelden dat de impact ervan op dit moment niet kwantificeerbaar is. Er zijn geen definitieve bronnen die nauwkeurige cijfers geven over de reikwijdte en het effect van automatisering.
Volgens het rapport lopen de schattingen van de automatisering van banen in Bolivia uiteen van twee tot 41 procent – dus tussen de 100.000 en twee miljoen banen zouden geautomatiseerd kunnen worden. In Japan lopen de schattingen over de functies die geacht worden gevaar te lopen uiteen van zes tot 55 procent.
Dergelijke discrepanties verschaffen niet echt inzicht in de bedreiging die automatisering voor de werkgelegenheid vormt. Daarentegen is er meer informatie over hoe automatisering een enorme groei op de banenmarkt kan creëren.
De eb en vloed van banen op de digitale werkplek
Neem bijvoorbeeld de digitale werkplek. Het traditionele kantoor is de afgelopen vijftig jaar drastisch veranderd. De typekamers, secretaresses en de bullpen-organisatie zijn verdwenen. Nu wordt het kantoor gevormd rond de verschillende behoeften van de mensen – of het nu gaat om telewerkers, freelancers, contractanten of vast personeel.
Door de digitale transformatie zijn sommige banen in de kantooromgeving geleidelijk aan verdwenen. Op een bepaald microniveau kunnen we dit relateren aan wat er op bredere schaal gebeurt. Automatisering vindt over de hele linie plaats, van administratie tot boekhouding en IT tot HR. Hoewel het langzaam en gestaag is gegaan: de introductie van computers, vervolgens de opkomst van het internet, vervolgens gemakkelijk verkrijgbare gratis software – is het verschil tussen een kantoor uit de jaren negentig en het kantoor van de 21e eeuw het verschil tussen dag en nacht.
Hebben we eronder geleden? Nee. De enige echte verandering is dat de jonge werknemers die op kantoor komen, hun vaardigheden hebben moeten aanpassen, maar als digitale nomaden is dat heel natuurlijk gebeurd. We zijn nu niet meer opgeleid in het gebruik van grootboekpapier voor de boekhouding, of traditionele tekenvaardigheid, we hebben software om het voor ons te doen. De mensen die deze taken uitvoeren, zitten echter niet zonder werk. Zij beheersen de software en ontwikkelen hun vaardigheden op andere gebieden. Automatisering en informatisering hebben de dingen gemakkelijker, schaalbaarder, sneller en productiever gemaakt. Uit onderzoek blijkt ook dat we er gelukkiger door zijn geworden.
In The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace, een onderzoek onder 7.000 werknemers in 15 landen, kwam een duidelijke kloof aan het licht in de prestaties en het sentiment van werknemers tussen meer geavanceerde digitale werkplekken en werkplekken die digitale technologie in mindere mate gebruiken. Er waren verschillende punten die naar voren kwamen:
Naast productiviteit, ontsluiten digitale tools menselijke voordelen: “Digitale Revolutionairen” – werknemers geïdentificeerd als degenen die werken in volledig uitgeruste digitale werkplekken waar nieuwe werkplektechnologieën op grote schaal worden gebruikt – hadden 51% meer kans op een sterke werktevredenheid en 43% meer kans om positief te zijn over hun balans tussen werk en privéleven dan “Digitale Achterblijvers” – degenen die minder toegang hebben tot werkplektechnologie. Revolutionaire werknemers gaven ook 60% vaker aan dat ze gemotiveerd waren op het werk, en 91% was vaker vol lof over de visie van hun bedrijf.
Digitalisering ondersteunt ook professionele ontwikkeling: het rapport benadrukte hoe 65% van de Revolutionairen verklaarde dat het gebruik van digitale technologie de professionele ontwikkeling en groei actief stimuleert, in tegenstelling tot slechts 31% van de Achterblijvers. En wat de ontwikkeling van het personeel betreft, meldde 72% van de Revolutionairen een groter vermogen om nieuwe werkvaardigheden over te nemen, tegenover 58% van de Achterblijvers.
Digitale technologie verhoogde de kwantificeerbare productiviteitswinst: 73% van de Digitale Revolutionairen meldde een positieve impact op hun productiviteit en 70% noemde verbeterde samenwerking dankzij digitale technologieën, versus 55% van de achterblijvers.
Hoe technologische vooruitgang betere werkplekervaringen creëert: Automatisering kan worden gezien als een bedreiging voor de werkzekerheid. Uit het onderzoek bleek echter dat er wijdverbreid enthousiasme voor was. Als het gaat om het creëren van een volledig geautomatiseerde werkplek in de toekomst om organisaties in staat te stellen slimmere, effectievere werkomgevingen te bouwen, zei 71% van de respondenten dat ze een dergelijke ontwikkeling zouden verwelkomen.
Naast het stimuleren van de productiviteit, biedt de digitale werkplek ook menselijke voordelen: werknemers die werken in volledig geautomatiseerde digitale werkomgevingen waar nieuwe werkplektechnologieën op grote schaal worden gebruikt, de zogenaamde “digitale revolutionairen”, hadden 51% meer kans op een hoge werktevredenheid. Zij waren ook 43% positiever over de balans tussen werk en privéleven dan de “Digital Laggards”, de werknemers die minder toegang hebben tot werkplektechnologie.
Waar de werknemer en de werkplek elkaar ontmoeten
Van wat we hebben gezien, gaan technologie en automatisering niet over het vervangen van banen. Ze helpen ons op weg naar een werkplek waarin de mens centraal staat. Werknemers passen zich niet alleen aan de organisatie aan zoals de traditie voorschrijft, maar de organisatie voldoet nu ook aan de verwachtingen van haar werknemers.
In het gemiddelde kantoor wonen vier verschillende generaties – de meeste generaties die ooit naast elkaar hebben bestaan in het personeelsbestand. Organisaties weten dat ze, om het beste uit elk individu te halen, werkstijlen moeten aanpassen aan de verschillende leeftijden en persoonlijkheden.
“Ongeacht de branche zien we een verschuiving naar mensgerichte werkplekken, omdat bedrijven proberen te voldoen aan snel veranderende verwachtingen over hoe mensen willen werken. Dit hangt af van het combineren van technologische vooruitgang – waaronder meubilair – met de cognitieve wetenschap om mensen op nieuwe manieren met werk te laten omgaan. Dit betekent niet alleen unieke, eersteklas ervaringen voor individuen, maar ook de mogelijkheid voor organisaties om de beste talenten aan te trekken en te behouden.”
Joseph White, directeur van Workplace Strategy, Design and Management, Herman Miller.
Naast het juiste gebruik van de ruimte en het juiste meubilair, zijn hun uitdagingen onder andere het succesvol gebruik van technologie om mensen op verschillende manieren te betrekken en het creëren van optimale ervaringen voor hun mensen, terwijl ze het beste talent aantrekken.
“De aard van de term ‘werkplek’ is aan het veranderen, nu bedrijven zich beginnen te realiseren dat effectieve ruimte ervaringsgericht is en ruimte moet bieden aan werkstijlen van verschillende generaties en persoonlijkheidstypes. Dit leidt tot nieuwe processen waarbij IT-oplossingen, bouwsystemen en meubilair harmonieus samenwerken met mensen om dergelijke ruimten te creëren. Ongeacht de specifieke situatie van uw bedrijf, wanneer ruimtes actieve deelnemers worden in de gebruikerservaring, komt dit het eindresultaat ten goede. Werknemers die zich prettig voelen in een ruimte krijgen immers hun taken gedaan. Degenen die dat niet doen, gaan uiteindelijk naar een meer uitnodigende optie.”
Francisco Acoba, Managing Director voor Deloitte Strategy & Operations.
De veranderende beroepsbevolking
De technologie verandert de vaardigheden die op de arbeidsmarkt worden beloond. Terwijl we een afname zien van handenarbeid, routineklussen en alles wat geautomatiseerd kan worden, worden andere vaardigheden als veilig beschouwd, d.w.z. algemene cognitieve vaardigheden zoals kritisch denken en sociaal-gedragsmatige vaardigheden zoals het beheersen en herkennen van emoties die teamwerk bevorderen, kunnen op dit moment niet door robots worden gerepliceerd. Het aantal banen van gegevensinvoerders zal waarschijnlijk afnemen; een computer kan informatie in een oogwenk laden, opslaan en sorteren. Aan de andere kant beschikt een ergotherapeut die mensen op het werk behandelt, ondersteunt en beoordeelt, over vaardigheden die waarschijnlijk niet door robots alleen kunnen worden overgenomen. Personen die dit soort vaardigheden bezitten, kunnen zich beter aanpassen aan veranderingen in de markt, zij kunnen hun deskundigheid aanpassen aan andere bedrijfstakken.
En uiteindelijk, hoewel we weten dat technologie banen doet en zal doen verdwijnen, hebben we geen enkele manier om de variatie te kennen – we kunnen eenvoudigweg niet voorspellen waar technologie ons zal brengen. Evenzo weten we ook niet hoeveel nieuwe banen en loopbanen door technologie zullen ontstaan. En de generaties die de beroepsbevolking binnenkomen, hebben zich gerealiseerd dat ze zich moeten kunnen aanpassen, zich moeten inzetten voor voortdurende training en opleiding en bereid moeten zijn hun vaardigheden regelmatig bij te werken om overeind te blijven.
Zoals uit het onderzoek blijkt, laat de digitale werkplek zien hoe de zakelijke en menselijke voordelen van meer digitaal gestuurde werkplekken opwegen tegen de inherente risico’s. Bedrijven die minder technologisch geavanceerd zijn, lopen het risico achterop te raken bij de concurrentie en geen toptalent aan te trekken. Kortom, in de weg staan van onvermijdelijke technologische ontwikkelingen zal nadelig zijn voor uw werknemers en uw bedrijf.