Wat is werkorderbeheer?

Werkorderbeheer is de systematische aanpak van het tijdig verwerken en voltooien van onderhoudswerkorders om de uitvaltijd van bedrijfsmiddelen tot een minimum te beperken. De afronding van werkorders is afhankelijk van de beschikbaarheid van andere onderhoudsmiddelen, zoals bedrijfsmiddelen, onderdelen, mensen en geld.

Belang van werkorderbeheer

Traditioneel vertrouwden onderhoudsteams op papieren werkorders om werkopdrachten door te geven. Hoewel de werkopdrachten zelf gemakkelijk met de hand kunnen worden gemaakt, is het beheer van werkopdrachten op papier arbeidsintensief en levert het vaak meer problemen op dan het oplost.

Onderhoudspersoneel moet bijvoorbeeld slecht handschrift interpreteren, wat leidt tot onjuiste documentatie. Fysieke kopieën kunnen zoekraken en zoekraken, waardoor onderhoud wordt gemist. Stapels papier vormen een rommel in archiefkasten en op bureaus, waardoor het moeilijk is historische werkorders terug te vinden.

Enkele onderhoudsteams zijn overgestapt op werkorderbeheer op basis van spreadsheets, maar deze systemen hebben hun eigen beperkingen. Spreadsheets kunnen slechts door één persoon tegelijk worden gewijzigd, waardoor het voor technici moeilijk is om de meest actuele informatie te zien. Werkbonnen die met spreadsheetsoftware worden gegenereerd, moeten nog steeds worden afgedrukt, wat de eerder besproken uitdagingen met zich meebrengt. Het gebruik van spreadsheetsoftware kan ontmoedigend zijn voor het personeel.

Naarmate organisaties groeien, worden “ouderwetse” werkorder-beheermethoden snel onhoudbaar en inefficiënt. Meer nog, een hernieuwde focus op operationele efficiëntie heeft de aandacht gevestigd op de functies van de onderhoudsafdeling. Om het werkorderbeheer te verbeteren, investeren organisaties in een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS).

Werkorderbeheerproces

Bij het juiste werkorderbeheer wordt de werkorder in elke fase van zijn leven in aanmerking genomen, van aanvraag tot voltooiing. De volgende secties beschrijven wat er gebeurt in elke stap van het werkorderbeheerproces. U zult merken hoe een CMMS het werkorderbeheerproces gestroomlijnder en efficiënter maakt.

Goedkeuring werkaanvraag

De noodzaak van onderhoudswerkzaamheden wordt vaak gecommuniceerd via een werkaanvraag of serviceaanvraag. Een goedkeurder beoordeelt het verzoek en bepaalt of er een legitieme behoefte bestaat, of er voldoende informatie beschikbaar is om een werkorder te maken, of dat het probleem al is gemeld. Veel organisaties gebruiken de onderhoudsverzoek functie van een CMMS om binnenkomende verzoeken te behandelen. Als de aanvraag geldig is, wordt deze goedgekeurd en wordt er een werkorder aangemaakt.

Lees ook: Wat is een Systeem voor Onderhoudsaanvragen?

Aanmaak

Het aanmaken van een werkorder betekent dat er toestemming is gegeven om het aangevraagde werk uit te voeren. Werkorders worden aangemaakt op basis van goedgekeurde onderhoudsaanvragen, door het onderhoudspersoneel, of automatisch vanuit een CMMS. Met behulp van een mobiel CMMS kunnen technici werkorders aanmaken vanuit het veld.

Prioritering

Het prioriteren van werkorders houdt in dat wordt bepaald welke werkorders het eerst moeten worden uitgevoerd. De prioriteit van een werkorder wordt doorgaans bepaald door het kritieke karakter van de taak of het bedrijfsmiddel. Bijvoorbeeld, werkorders met betrekking tot de veiligheid (van locaties of personeel) kunnen een hoge prioriteit krijgen. Werkorders met een lagere prioriteit omvatten routinematig preventief onderhoud of niet-essentiële onderhoudsverzoeken.

Het onderhoudsteam stelt normen op voor wat een werkorder hoge of lage prioriteit geeft. Hierdoor kunnen niet alleen de werkorders met echt hoge prioriteit sneller worden voltooid, maar wanneer er toch een achterstand ontstaat, moet deze bestaan uit werk met lage prioriteit.

Scheduling

De planning van werkorders is gebaseerd op hun prioriteit. Spoedopdrachten worden zonder uitstel uitgevoerd. Preventieve onderhoudswerkorders worden gewoonlijk gepland op basis van kalender- of runtime-gebaseerde intervallen, of volgens de onderhoudsrichtlijnen van de fabrikant van de activa. Timing is echter niet de enige overweging bij het plannen van werkorders.

Onderhoudsmanagers houden rekening met de beschikbaarheid van technici, reserveonderdelen en voorraden, en gereedschappen of andere speciale apparatuur die nodig is om werkorders uit te voeren. Met CMMS-software kunt u de onderhoudswerklast visualiseren en vaststellen hoe het personeel het meest effectief kan worden ingezet.

Assignment

Elk onderhoudsteam bestaat uit technici met verschillende vaardigheden en bekwaamheden. Werkorders moeten worden toegewezen aan de technici die het meest geschikt zijn voor het werk. Bij grotere organisaties kunnen technici gespecialiseerd zijn in een bepaald vak of training hebben gevolgd voor specifieke bedrijfsmiddelen.

Kleine tot middelgrote bedrijven maken eerder gebruik van manusjes-van-alles die een veelheid aan onderhoudstaken kunnen uitvoeren. Het bepalen wie het meest geschikt is voor de klus kan worden gedaan door ervaring uit de eerste hand, maar kan ook worden vastgesteld aan de hand van onderhoudsrapporten van een CMMS.

Distributie

Wanneer werkorders eenmaal zijn gepland en toegewezen, moeten ze hun weg vinden naar de handen van technici. Werkorders kunnen fysiek worden uitgedeeld, maar het kost tijd om technici op te sporen. CMMS-software beschikt over automatische afdrukken naar aangewezen printers en automatische e-mailing naar het personeel. Een CMMS met mobiele mogelijkheden stelt technici in staat om werkorders direct te ontvangen op apparaten met een internetverbinding.

Uitvoering

Uitvoering is de handeling waarbij de toegewezen technicus(en) de taken uitvoert (uitvoeren) die op de werkorder staan vermeld. Met een CMMS kunt u de voortgang van werkorders in real-time volgen, zodat u kunt controleren of de technici hun werk goed uitvoeren.

Documentatie

Onderdeel van het werkorderbeheerproces is het opleiden van werknemers om alle resultaten te documenteren, zowel de goede als de slechte. Hoe nauwkeuriger de informatie is, hoe beter het gaat. Technici moeten precies vastleggen wat er is gedaan, hoeveel tijd er is besteed, welke onderdelen zijn gebruikt, enzovoort.

Documentatie van werkzaamheden in een CMMS leidt tot nauwkeurigere onderhoudsrapporten die kunnen worden gebruikt om verbeterpunten te identificeren en te helpen bij het oplossen van toekomstige problemen. Slechte documentatie leidt tot onnauwkeurige of gebrekkige rapporten – zoals ze zeggen, “garbage in, garbage out”. Hoe beter uw werkorderdocumentatie, hoe beter u in staat zult zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) te bewaken en te volgen met behulp van CMMS-onderhoudsrapporten.

afsluiting

Werkorderafsluiting vindt plaats wanneer alle taken zijn uitgevoerd, alle diensten zijn geleverd, en de klus is geklaard. Technici zijn nu beschikbaar om aan andere “open” werkorders te gaan werken.

Analyse

Uw collectieve werkorderhistorie vormt de basis voor zinvolle rapportage. Zonder de rapportagefunctionaliteit van een CMMS wordt het erg moeilijk om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) bij te houden die een inkijkje geven in uw proces. Hoe gemakkelijk kunt u bijvoorbeeld het aantal werkorders berekenen dat is aangemaakt of afgesloten met behulp van een spreadsheet of een papieren volgsysteem?

Verbeter het werkorderbeheer met FTMaintenance

Zelfs de beste werkorders kunnen mislukken zonder een solide systeem om ze te beheren. FTMaintenance is krachtige werkordersoftware die het beheer van uw werkorders vereenvoudigt. Met geautomatiseerde werkorderaanmaak, -toewijzing, -distributie en -afsluiting vermindert FTMaintenance de hoeveelheid administratief werk die komt kijken bij het uitvoeren van uw dagelijkse onderhoudsactiviteiten. Vraag een demo aan om te zien hoe FTMaintenance het werkorderbeheerproces van uw organisatie kan verbeteren.