Confeccionar una política de ausencia por enfermedad a corto plazo puede ser una de las tareas más desalentadoras a las que puede enfrentarse un profesional de RRHH. Te explicamos paso a paso lo que debe contener una típica política de ausencias por enfermedad de corta duración.

Aclarar el objetivo y el alcance de la política de ausencias por enfermedad de corta duración

Los empleadores deben presentar su política de ausencias por enfermedad de corta duración reiterando la necesidad de un equilibrio entre:

• la necesidad genuina de los empleados de ausentarse del trabajo por motivos de salud; y
• la necesidad de mantener la eficiencia y la productividad del lugar de trabajo, de modo que no se impongan cargas adicionales a los compañeros del empleado ausente.

Es importante dejar claro cuándo no se aplicará la ausencia por enfermedad de corta duración.

La organización puede sospechar que existe una mala conducta (por ejemplo, que el empleado no está realmente enfermo).

En ese caso, el empresario puede aplicar en su lugar su procedimiento disciplinario independiente.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad de corta duración: objetivo y ámbito de aplicación

Explicar algunos de los términos utilizados en la política de ausencia por enfermedad de corta duración

La introducción de la política puede establecer algunas definiciones clave, por ejemplo, qué se considera realmente «ausencia por enfermedad de corta duración» y cuándo se aplica la política de ausencia por enfermedad de larga duración del empleador.

También puede ser necesario explicar algunos otros términos clave de la política de ausencia por enfermedad de corta duración.

Por ejemplo, un «período de revisión formal» podría definirse como un período durante el cual se exige al empleado que demuestre una mejora en sus niveles de ausencia por enfermedad.

• Ejemplo de política de ausencias por enfermedad de corta duración: definiciones de los términos clave

Definir las expectativas de los directivos que se ocupan de las ausencias por enfermedad de corta duración

Es una buena idea establecer desde el principio de la política las responsabilidades de los directivos en relación con las ausencias por enfermedad de corta duración.

Entre otras cosas, los empleadores pueden esperar que los gerentes de línea:

• mantengan un registro adecuado de las ausencias por enfermedad de los empleados, incluida la obtención de la autocertificación de los empleados en caso de enfermedad de siete días naturales o menos, y de pruebas médicas en caso de enfermedad de más de siete días;
• equilibren el apoyo a un empleado realmente enfermo y el fomento de una mejor asistencia en el futuro;
• soliciten asesoramiento médico cuando proceda, incluida la obtención del consentimiento del empleado necesario antes de solicitar un informe médico; y
• realicen entrevistas de reincorporación al trabajo cuando sea necesario.

También es conveniente recordar a los superiores jerárquicos la obligación de realizar ajustes razonables para los empleados discapacitados.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad de corta duración: orientación para los superiores jerárquicos

Proporcionar a los empleados directrices sobre la ausencia por enfermedad de corta duración

También hay que recordar a los empleados lo que deben hacer si se ausentan del trabajo por enfermedad. Normalmente se espera que un empleado:

• Llame por teléfono a su superior jerárquico tan pronto como pueda al comienzo de la jornada laboral;
• continúe manteniendo a su superior jerárquico al corriente de la situación mientras esté de baja, por ejemplo, llamando al comienzo de cada día de ausencia posterior;
• proporcionar la documentación necesaria, por ejemplo, un formulario de autocertificación en caso de enfermedad de siete días naturales o menos y un justificante médico en caso de enfermedad de más de siete días; y
• asistir a una entrevista de reincorporación al trabajo cuando sea necesario.

Se puede recordar a los empleados que cuanto más honestos y abiertos sean con su superior jerárquico acerca de las razones de su ausencia, más apoyo podrá proporcionarles el empresario.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad a corto plazo: responsabilidades de los empleados

Establezca sus requisitos de notificación y prueba de ausencia por enfermedad

Los empleadores deben establecer un procedimiento claro para que los empleados sigan cuando no asistan al trabajo por motivos de salud.

Típicamente, el empleador exigirá a los empleados que llamen por teléfono a su superior jerárquico al comienzo de la jornada laboral.

Se puede exigir a los empleados que llamen por teléfono cada día de ausencia por enfermedad, aunque los empresarios deben ser flexibles al respecto.

Por ejemplo, una llamada diaria puede no ser posible si el empleado ha sido hospitalizado.

Esta sección de la política también puede utilizarse para explicar qué pruebas debe aportar el empleado.

Si la enfermedad es de siete días naturales o menos, la autocertificación es suficiente.

Si la enfermedad dura más de siete días naturales, se requiere una prueba médica, normalmente en forma de nota de aptitud del médico, también conocida como «declaración de aptitud para el trabajo».

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad de corta duración: notificación y pruebas

Explicar el derecho a la paga por enfermedad de los empleados

Esta es una de las primeras cosas que querrá saber un empleado de baja por enfermedad.

Los empleados que cumplen los requisitos de elegibilidad y pruebas y están incapacitados para el trabajo durante cuatro o más días consecutivos tienen derecho al subsidio de enfermedad legal.

El subsidio de enfermedad obligatorio se abona a tanto alzado, durante un máximo de 28 semanas en cualquier período de incapacidad laboral.

Algunas empresas ofrecen un régimen de subsidio de enfermedad contractual más generoso.

• Ejemplo de política de ausencias por enfermedad de corta duración: pago por enfermedad

Tiempo libre para citas médicas: explique las normas de su organización

Puede resultar sorprendente, pero la legislación del Reino Unido regula relativamente poco el tiempo libre para citas médicas. Esto significa que los empleadores son libres de formular sus propias reglas.

Los empleadores podrían tener una política para animar a los empleados a concertar las citas en su propio tiempo o en un momento de mínima interrupción.

Sin embargo, es una buena práctica que los empleadores sean flexibles. Los empresarios pueden conceder una cantidad razonable de tiempo libre en otros momentos en los que no sea posible concertar una cita médica en el propio tiempo del empleado.

Si a un empleado se le concede tiempo libre remunerado para asistir a una cita médica, el empresario puede exigirle que recupere el tiempo más tarde.

Los profesionales de RRHH y los jefes de línea deben ser conscientes de que existen normas especiales para las citas prenatales.

• Ejemplo de política de ausencias por enfermedad de corta duración: tiempo libre para citas médicas

Establezca las acciones necesarias al volver al trabajo después de una ausencia por enfermedad

La política de ausencias por enfermedad de corta duración debe establecer lo que los empleados y los superiores jerárquicos deben hacer después de una ausencia por enfermedad.

Para los empleados, una tarea clave es:

• rellenar un formulario de autocertificación (cuando la enfermedad sea de siete días naturales o menos); o
• proporcionar pruebas médicas (cuando la enfermedad sea superior a siete días naturales).

Para los superiores jerárquicos, una tarea clave es comprobar el registro de ausencias del empleado para ver si:

• los niveles de ausencia significan que se requiere una acción formal en virtud de la política de gestión de las ausencias de la organización; y
• existen patrones de ausencia sospechosos, por ejemplo, ausencias frecuentes los viernes, los lunes o inmediatamente antes o después de los días festivos.

El superior jerárquico puede invitar al empleado a una entrevista informal de reincorporación al trabajo, que desde hace tiempo se reconoce como una forma útil de controlar los niveles de ausencia por enfermedad.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad de corta duración: reincorporación al trabajo

Embarazo y discapacidad: por qué son casos especiales

Para evitar el riesgo de una reclamación por discriminación, es importante que el procedimiento de ausencias por enfermedad de corta duración de su organización trate de forma diferente las ausencias relacionadas con una enfermedad relacionada con el embarazo y la discapacidad.

Lo más seguro es excluir las ausencias por enfermedad relacionadas con el embarazo a la hora de contabilizar el registro de ausencias por enfermedad de una empleada con el fin de gestionar las ausencias.

Al gestionar las ausencias de una empleada discapacitada, los empresarios deben estar muy atentos al riesgo de una reclamación por discriminación derivada de la discapacidad en virtud de la Ley de Igualdad de 2010.

Despedir a un empleado discapacitado o darle una amonestación por falta de asistencia puede suponer una discriminación derivada de la discapacidad.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad a corto plazo: embarazo y discapacidad

Definir la relación entre enfermedad y vacaciones

La jurisprudencia sobre la interacción entre la ausencia por enfermedad y las vacaciones anuales lleva mucho tiempo causando dolores de cabeza a los profesionales de RRHH.

La política de ausencia por enfermedad a corto plazo debe cubrir dos escenarios principales:

• ¿Qué sucede si un empleado se enferma o se lesiona mientras está de vacaciones?
• ¿El empleado que está de baja por enfermedad sigue acumulando vacaciones?

Los empresarios deben recordar que la jurisprudencia ha establecido que:

• un empleado que sufre una enfermedad mientras está de vacaciones puede pasar a la situación de baja por enfermedad y solicitar el disfrute de las vacaciones en una fecha posterior; y
• los empleados siguen acumulando vacaciones anuales durante la baja por enfermedad.

En ambos casos, los empresarios tienen derecho a exigir a los empleados que sigan un procedimiento estricto. Por ejemplo, se le puede exigir que presente un justificante médico de su estado de salud mientras está de vacaciones, aunque el empleado se encuentre en el extranjero en ese momento.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad a corto plazo: baja por enfermedad y vacaciones

Disponer de un procedimiento para obtener asesoramiento médico

Las obligaciones de su organización en virtud de la Ley de Acceso a los Informes Médicos de 1988 y la Ley de Protección de Datos de 1998 deben ponerse en conocimiento de los superiores jerárquicos, el departamento de RRHH y el departamento de salud laboral.

Es vital que un empleador obtenga el consentimiento de un empleado cuando solicite un informe médico al propio médico del empleado o al departamento de salud laboral del empleador.

La política de ausencia por enfermedad de corta duración debe dejar claro que la información médica de un empleado debe mantenerse confidencial y almacenarse de forma segura.

• Ejemplo de política de ausencias por enfermedad de corta duración: asesoramiento médico

Gestión de las ausencias por enfermedad: punto de activación de la fase 1

Un sistema de puntos de activación y avisos es una parte esencial de un proceso justo de gestión de las ausencias por enfermedad.

Típicamente, el punto de activación de la fase 1 se producirá después de que un empleado haya tenido un número determinado de días de ausencia por enfermedad, o un número determinado de períodos de ausencia, en los 12 meses anteriores.

No existe un sistema de activación que se adapte a todos los casos y los puntos de activación que elija el empleador deben ser cuidadosamente estudiados.

Por ejemplo, un empleador que esté llevando a cabo una campaña para reducir el absentismo en toda la organización puede querer establecer el punto de activación en un número menor de días.

Un empleador que no haya tenido tradicionalmente un problema con los niveles de absentismo puede querer establecer el punto de activación en un número mayor de días.

Si un empleado alcanza el punto de activación de la fase 1, el empresario debe organizar una reunión formal con él o ella para discutir los niveles de ausencia.

El empleado podría recibir una advertencia sobre sus niveles de asistencia, y se le daría la oportunidad de mejorar la asistencia durante un período de tiempo determinado.

El empleado debería poder apelar contra cualquier advertencia emitida.

• Ejemplo de política de ausencias por enfermedad a corto plazo: punto de activación de la fase 1

Gestión de las ausencias por enfermedad: punto de activación de la fase 2

Un empleado con una advertencia de la fase 1 podría pasar a la fase 2 si sus niveles de asistencia no mejoran.

Si un empleado llega a un punto de activación de la fase 2, el empleador debería organizar una segunda reunión formal con él o ella para discutir los niveles de ausencia insatisfactorios continuos.

El empleado podría recibir una segunda advertencia sobre sus niveles de asistencia, y se le daría una nueva oportunidad para mejorar la asistencia durante un período de tiempo determinado.

El empleado debería poder apelar contra cualquier advertencia emitida.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad a corto plazo: punto de activación de la fase 2

Gestión de las ausencias por enfermedad: punto de activación de la fase 3

Si los niveles de asistencia de un empleado no mejoran a pesar de las dos advertencias previas, el empleador podría pasarle a una revisión formal final de la fase 3.

En este punto, el despido puede ser una posibilidad real, y el empleador debería organizar una tercera reunión formal con él o ella para discutir los continuos niveles de ausencia insatisfactorios.

Se debe permitir al empleado apelar contra el despido, si eso es lo que el empleador decide hacer.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad a corto plazo: punto de activación de la etapa 3

Proveer una etapa de apelación contra la acción por los niveles de ausencia por enfermedad

La última etapa de la política de ausencia por enfermedad a corto plazo del empleador debe cubrir las apelaciones.

La política debe ofrecer al empleado una apelación contra cualquier medida adoptada, incluida una advertencia.

Si un empleado es despedido por sus niveles de ausencia por enfermedad, es importante que pueda apelar esta decisión.

• Ejemplo de política de ausencia por enfermedad de corta duración: apelaciones