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Requisitar Registros Médicos
por Patti J. Ryan, Updated March 2016
Antes de se reunir com qualquer eletrofisiologista ou cirurgião, você vai querer enviar a cada um deles um pacote com seus registros médicos, resultados de testes e quaisquer imagens/rays-X. (Você deve estar coletando essas informações o tempo todo em uma pasta com três anéis ou arquivo). Então, como você coleta cópias dos registros médicos que estão faltando?
Seu direito aos seus registros médicos
Para começar, você pode perguntar: “Eu tenho direito legal aos meus registros médicos”? Sim.
Os pacientes têm o direito legal de aceder aos registos em papel e electrónicos, de ver os originais e de obter cópias dos seus registos médicos.
Este direito é garantido nos EUA pela Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 . Se você mora fora dos EUA, saiba que mais de 89 países adotaram as Leis de Privacidade de Dados. Por exemplo, o Canadá tem a Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos (PIPEDA) e na Europa existe a Reforma de Proteção de Dados da UE.
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Conte cópias de seus registros médicos
Faça um Inventário de seus registros médicos
Você quer compilar uma lista dos escritórios que você precisa contatar. (Você já pode ter muitos desses registros em seu pasta/fib.
Begin com uma lista de todos os médicos, salas de emergência, laboratórios, especialistas e outros prestadores de cuidados de saúde e instalações que lhe forneceram serviços médicos relacionados com a sua Fib.
Requisitar seus registros de prescrição médica, também em farmácias e planos de saúde. (Você já pode ter acesso online a essas informações, dependendo do seu provedor de serviços.)
Tambem, solicite os registros de qualquer evento médico importante dos últimos dois anos (ou seja cirurgias, emergências médicas, reacções alérgicas, etc.)
Reveja os seus registos para obter precisão
Antes de pedir cópias, tem o direito de rever os seus registos de saúde (e não apenas pedir cópias).
A sua equipa de registos médicos pode ajudá-lo a encontrar a informação que está interessado em ler. Verifique os seus registos para ter a certeza de que estão correctos. Faça perguntas. Se você detectar algum erro, peça para corrigi-lo antes de ser compartilhado com outro médico ou hospital.
Make Medical Record-Keeping a Habiting: Não saia do consultório do seu médico ou do seu médico sem uma cópia de cada teste que realizaram (se o resultado do teste não estiver imediatamente disponível, peça-lhes que o enviem por correio). Armazene em uma pasta com três argolas ou arquivo.
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Três Maneiras de solicitar seus registros
1. Você encontrará as instruções para solicitar registros para cada provedor em seu ‘Aviso sobre Práticas de Privacidade’ – você assinou e recebeu uma cópia deste aviso em sua primeira visita. (Também é afixado nas instalações onde os pacientes podem vê-lo.) Ele deve fornecer instruções para solicitar registros, bem como informações de contato para fazer perguntas ou apresentar reclamações. Siga as instruções para solicitar seus registros.
2. Ou, se visitar o consultório médico, solicite um formulário de ‘Autorização para Liberação de Informações de Saúde’. Você pode preencher e enviar o formulário de autorização pessoalmente ou levá-lo para casa. Muitos consultórios médicos colocam o formulário ‘Autorização para Liberação de Informações de Saúde’ em seu site para download.
3. Você também pode escrever sua própria carta ‘Request Your Medical Records’ (veja o exemplo abaixo). O Privacy Rights Clearinghouse oferece um modelo de carta de exemplo para ajudá-lo a compor a sua própria carta pedindo os seus registos médicos. (Veja exemplo de carta abaixo no final deste artigo.) Envie sua carta de solicitação por fax ou correio.
Planeje com antecedência: Pode levar algum tempo para que o seu pedido seja processado. É uma boa idéia perguntar quando você pode esperar receber a informação e uma estimativa do custo de reprodução.
Você será cobrado por cópias?
Para cópias impressas espere pagar os custos de duplicação. A HIPAA permite aos médicos/práticas cobrar uma “taxa razoável, baseada no custo”. Eles podem cobrar por suprimentos, tempo do pessoal para cópia e processamento e custos de envio, se aplicável.
Para cópias sem custos, pergunte se eles irão copiar arquivos eletrônicos para sua unidade USB Flash ou para um disco/CD que você fornecer.
No entanto, eles podem não cobrar pelo tempo que um membro do pessoal gasta procurando pelo registro. Além disso, eles não devem adotar uma política de cobrar uma taxa fixa ou cobrar de um paciente para ver um registro.
Nota: As leis estaduais dos EUA podem limitar o valor que os médicos/práticas cobram pela duplicação de registros.
Você precisará de várias cópias
Você pode receber cópias em papel, filme de raio X e/ou registros eletrônicos (em CDs ou unidade flash USB). Você pode pedir várias cópias ou fazer a sua própria. (Para serviços de duplicação, verifique os revendedores de material de escritório como Office Depot ou Staples.)
Se você espera entrevistar de três a cinco médicos, tenha um pacote feito para cada médico (é melhor ter um pacote extra do que muito poucos).
Como backup, leve o seu A-Fib binder para as suas aplicações.
Arquivo Originais e Backup de Registros Digitais
Guarde os seus originais no seu binder ou pasta de arquivos. Armazene os CDs em capas de fichário ou copie para o seu PC. Faça cópias de segurança de quaisquer registos digitais.
Dia da sua nomeação
Quando chegar ao escritório do EP, certifique-se de que eles receberam de facto os seus registos médicos actualizados. Como backup, traga o seu próprio aglutinante com os originais.
Não se esqueça: leve consigo uma caneta e o seu ‘caderno de visitas ao escritório’.
Formato de Carta de Amostra e Modelo para Pedir os Seus Registos Médicos
Baixar esta carta de amostra como ficheiro PDF (depois guarde-a no seu disco rígido).
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>RE:
Dear
O objectivo desta carta é solicitar cópias dos meus registos médicos como permitido pela Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) e pelos regulamentos do Departamento de Saúde e Serviços Humanos.
Fui tratado no seu escritório entre . Eu solicito cópias dos seguintes registros de saúde relacionados ao meu tratamento.
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Entendo que você pode cobrar uma taxa razoável para copiar os registros, mas não cobrará pelo tempo gasto na localização dos registros. Por favor, envie-me os registros solicitados para o endereço acima.
Estou ansioso para receber os registros acima dentro de 30 dias, conforme especificado no HIPAA. Se o meu pedido não puder ser honrado dentro de 30 dias, por favor, informe-me por carta, bem como a data que eu poderia esperar receber os meus registos.
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Sinceramente,
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– Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos. (PIPEDA ou a Lei PIPED). Wikipedia.org. URL: https://en.wikipedia.org/wiki/Personal_Information_Protection_and_Electronic_Documents_Act
– Protecção de dados pessoais. Direcção Geral da Justiça e dos Consumidores da Comissão Europeia. URL: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/
– Reproduzido com a permissão do Privacy Rights Clearinghouse, Fact Sheet 8. Último acesso: 17 de outubro de 2014, URL: https://www.privacyrights.org/Letters/medical2.htm
– Sob HIPAA pode ser cobrada uma taxa de traição por cópia de registos. Você também pode ser cobrado por postagem se você pedir que os registros sejam enviados pelo correio. HIPAA permite 30 dias para um provedor responder ao seu pedido de registros, com uma extensão de 30 dias por uma boa razão.
– As leis do seu estado podem incluir uma taxa mais baixa para cópias de registros ou um tempo mais curto para o provedor responder ao seu pedido.
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Última atualização: Quinta-feira, 4 de Abril de 2019