Xadrez Tridimensional é um grampo do Star Trek. O tabuleiro aparece em vários episódios, e você pode comprar sua própria réplica cortesia do Franklin Mint.
Um dos romances leva o jogo um passo adiante no futuro com o xadrez tetradimensional. Não só pode mover as suas peças no espaço tridimensional, como pode “descansar” uma peça, retirando-a do tabuleiro para um número fixo de jogadas, após o que regressa ao tabuleiro na sua nova casa. Isto permite-lhe colocar de lado uma peça que não precisa agora, e trazê-la de volta no momento certo.
Pode configurar um sistema semelhante para reduzir a desordem, parar de perder coisas e aumentar a sua produtividade. Pegue qualquer pedaço de papel; coloque-o de lado por dias, semanas ou meses; e relaxe, confiante de que ele irá reaparecer no dia exato em que você precisar dele. É como uma máquina do tempo para o seu sistema confiável.
O que você precisa
Para fazer isso, você precisará de 43 pastas: uma pasta para cada mês e 31 pastas diárias. Arranje um pacote de pastas robustas – vai estar a baralhar muito estas pastas e não quer que elas se desfaçam. Rotule-as de 1-31 e Jan-Dez.
Você também vai precisar de um lugar para pendurar as pastas. Uma das gavetas da minha mesa está dimensionada para pendurar pastas de arquivos. Como usei pastas não penduradas, comprei um classificador de arquivos, que cabe na gaveta.
Initial Setup
Se hoje fosse 28 de junho, você começaria com as pastas na seguinte ordem:
- 29-31. Você não precisa colocar 28 primeiro, já que você não vai enviar nada para si mesmo por hoje. Junho tem apenas 30 dias, mas mantenha 31 depois de 30. Assim, não precisa de pensar para onde vai, e não vai perdê-lo.
- Julho. A pasta para o próximo mês vem a seguir. Se você conseguir algo hoje para 29-31 de julho, ele irá nesta pasta, já que as pastas diárias para 29-31 atualmente representam junho.
- 1-28. A seguir, coloque o resto das pastas diárias. Se você conseguir algo hoje para julho 1-28, você pode arquivá-lo diretamente na pasta diária apropriada, ou você pode jogá-lo na pasta de julho e classificá-lo para o diário mais tarde. O que o distrair menos neste momento.
- Agosto-Junho. Finalmente, coloque o resto das pastas mensais. Junho vai no final porque tudo o que você receber pelo mês corrente irá para a pasta desse dia.
O que você coloca nas pastas?
Aqui estão algumas idéias para o que você pode colocar na sua máquina do tempo:
- Cartões para assinar
- Cheques depositados no telemóvel à espera de serem destruídos
- Contas que precisam de ser pagas
- O recibo da biblioteca para levar os livros de volta
- Um gatilho para mandar limpar as nossas alianças de casamento
- Um gatilho para deitar fora as informações de garantia
- Um recibo de compra que vou devolver
- Seco…multas de limpeza
E as coisas que não são planas?
Alguns itens não cabem limpos numa pasta de arquivo, como as nossas alianças de casamento. Para tarefas como esta, pegue um cartão de índice e escreva a tarefa nele: “Limpar anéis de casamento”. O cartão de índice serve como um gatilho – quando o cartão aparece, ele aciona uma tarefa para mim ou para a minha esposa para levá-las. Uma vez que a tarefa tenha sido agendada no OmniFocus ou no seu planejador, o cartão volta para as pastas para a próxima limpeza.
A verificação diária
Todos os dias de manhã (ou à noite), quando você planejar seu dia, retire a pasta desse dia. Tudo o que está nela representa algo que você precisa fazer hoje. Coloque-o na sua lista de tarefas, programe-o no seu calendário, ou atire-o para a sua caixa de entrada.
Se hoje não for o dia certo, procrastine-o para outra pasta.
Ampty folder? Ótimo! Já está feito.
Agora coloque a pasta atrás da última pasta diária e na frente da próxima pasta mensal.
A rotação mensal
No último dia do mês, é hora de esvaziar a próxima pasta mensal.
Retirar. Tudo nesta pasta é algo que você programou para fazer este mês. Mova cada item para a pasta diária apropriada, depois coloque a pasta no verso.
Dica de PRO: Antes de adicionar um item a uma pasta mensal, escreva a data final da tarefa (“11/17”) numa pequena nota post-it e cole-a no item. A maioria das tarefas que eu arquivo tem uma data específica eu preciso processá-la, e ter a data ali mesmo faz a rotação mensal uma brisa. Trinta segundos e estou pronto.
Considerei fazer isto, mas não sei se valeria a pena. O único caso prático que eu tenho para isso seria armazenar um gatilho para jogar fora a informação de garantia quando ela expirar, digamos, daqui a três anos. Durante alguns anos, eu apenas colocaria o ano sobre ele e o jogaria na pasta mensal. Durante a rotação mensal, se não for este ano, então deixe-o na pasta.
Your Future Self Will Thank You
Leva apenas alguns minutos para configurar este tipo de sistema de arquivamento, e é incrivelmente útil. Não há folhas de papel a agarrar, escondidas quando se precisa delas. Sem buscas frenéticas quando você poderia estar fazendo as coisas. Apenas 43 pastas e as informações que você precisa, exatamente quando você precisa.
Question: O que você poderia colocar na máquina do tempo do seu sistema confiável? Compartilhe seus pensamentos nos comentários, no Twitter, LinkedIn ou Facebook.
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