Constantemente fazer malabarismos entre pessoal apropriado e orçamentos enxutos? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a agendar funcionários de forma eficaz.

O agendamento de funcionários é um desafio chave não só para a indústria de varejo, mas também para outras indústrias de serviços, como hotelaria, logística, saúde e foodservice. Por um lado, as empresas precisam garantir uma equipe adequada para lidar com a correria dos clientes. Por outro lado, a agendamento volátil e imprevisível destrói o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal dos funcionários.

A maior parte das vezes, os funcionários por turnos são obrigados a trabalhar em turnos variáveis a cada semana. Eles raramente têm qualquer controle sobre seus horários e normalmente aprendem seus horários apenas alguns dias antes do tempo. Enquanto várias empresas usam nomes diferentes para tais práticas de programação, eles são amplamente conhecidos como programação just-in-time ou programação centrada no cliente.

Recentemente, Lowe’s adotou um sistema de programação centrada no cliente para garantir que os turnos dos funcionários espelham o tráfego da loja. Embora o sistema pareça bom para os negócios em teoria, na realidade ele limita o número de dias consecutivos de folga para os funcionários, bem como a visibilidade e flexibilidade no agendamento. A mudança trouxe menos previsibilidade para a vida dos funcionários e afetou negativamente seu equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, acabando por reduzir o moral da força de trabalho.

Embora a sabedoria convencional dite que a programação instável é a norma nos ambientes de negócios lean de hoje em dia, outliers como Nando’s e The Gap Inc. mostram que a programação estável não só é viável como também pode ajudar a melhorar as vendas e a produtividade. E nós temos três dicas para ajudá-lo a implementá-lo em seu negócio.

3 técnicas de agendamento de funcionários que seu negócio deve usar

Dica #1: Dê aos funcionários melhor visibilidade em seus horários

Imagine isto-Adam trabalha a caixa registradora de uma loja de roupas. As férias estão a chegar e ele quer planear dias de folga com a sua família. No entanto, os feriados são também a época mais movimentada do ano para a loja e ele não tem idéia de quais dias ou turnos ele vai trabalhar na próxima semana. Em tais situações, a falta de visibilidade do horário provavelmente deixará Adam e funcionários como ele um pouco decepcionados, se não frustrados e/ou desvinculados.

Aprogramação de horários em Findmyshift (Fonte)

Para os empregadores, uma maneira simples de evitar tais situações é preparar os turnos com antecedência, em calendários de papel ou registros de presença. Melhor ainda, porém, é usar o software de agendamento de horário de trabalho para criar e compartilhar horários de trabalho, bem como enviar lembretes aos funcionários antes de cada turno.

Dica #2: Dê aos funcionários a flexibilidade de trocar turnos

Mês passado, a escola da filha de Adam teve uma reunião de pais e mestres em uma manhã de sábado. Mas Adam tinha um turno da manhã, então ele ligou para seu gerente para pedir uma mudança. O gerente acabou passando três horas tentando encontrar outro funcionário para trocar o turno com Adam, e comunicar as mudanças a todos os afetados.

Aprovação de substituição no CakeHR (CakeHR)

Esta é outra situação que pode ser evitada com a ajuda do software de agendamento de horários dos funcionários, o que torna o processo de troca e troca de turnos muito mais simples para os funcionários. Em nosso exemplo, Adam pode colocar o turno para substituição diretamente no próprio sistema de software e qualquer colega de trabalho disponível pode reivindicá-lo. A mudança é imediata, e visível para todos os envolvidos.

Em uma experiência na Gap, cerca de 50% das solicitações postadas com um a três dias de antecedência em um aplicativo de troca de turno para smartphone encontraram os ocupantes, e 62% dos funcionários em tempo parcial que usaram o aplicativo reportaram a postagem ou coleta de turnos. No geral, 95% dos funcionários participantes concordaram que o aplicativo tornou mais fácil ajustar os horários de trabalho para atender às suas necessidades.

Dica #3: Avaliar as necessidades de pessoal e evitar excessos de custos

Continuar com o nosso exemplo, digamos que para este mês, Adam está de plantão às segundas e quartas-feiras. Isto significa que ele deve estar disponível para trabalhar com um aviso de chamada, e não pode agendar nenhum compromisso pessoal para esses dias. No entanto, se ele não for chamado, ele não é pago por esse dia, apesar de ter bloqueado seu tempo livre devido à possibilidade de trabalho.

Painel de controle dos analistas no ShopKeep (Fonte)

A imprevisibilidade do horário de plantão faz com que seja difícil para os funcionários confiarem em um trabalho garantido, um certo nível de renda, ou mesmo conseguir um segundo emprego para complementar sua renda. Em 2016, os reguladores forçaram a Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters, e alguns outros varejistas a rever e mudar suas práticas de programação de plantão.

Com ferramentas como software de gerenciamento de varejo e software de ponto de venda, os empregadores podem avaliar melhor suas necessidades de pessoal e evitar a necessidade de programação de plantão. Os recursos de relatórios em tais ferramentas podem ajudar os empregadores a analisar dados históricos e identificar dias/horas que testemunham o maior tráfego de clientes.

Com este conhecimento, os empregadores podem fazer melhor agendamento, bem como decisões de orçamento. Eles podem dar aos funcionários a confiabilidade e flexibilidade que eles precisam, evitando excessos de custos associados a turnos extras.

Passos seguintes – como encontrar o software certo para o seu negócio

Agora que você saiba como o software pode ajudar a agilizar o agendamento de funcionários e torná-lo mais eficiente e eficaz, você pode começar a explorar as soluções no mercado. No entanto, existem certas considerações que você deve estar ciente:

• Tenha em mente o tamanho e o tipo do seu negócio: As necessidades de programação de um restaurante com 10 funcionários serão drasticamente diferentes de um supermercado com 50 funcionários. Primeiro, saiba exactamente o que quer que o software faça por si, e quantas pessoas o vão utilizar, e depois comece a explorar ferramentas no mercado.
• Marque um orçamento para a ferramenta: Como empresário ou empregador, há apenas uma certa quantidade de dinheiro que você pode dispensar para uma ferramenta. Para um pequeno negócio, isto pode ser algumas centenas de dólares por mês, enquanto para um grande negócio isto pode ser alguns milhares de dólares. Marque a quantia que você está confortável para gastar em uma ferramenta de agendamento, e veja as opções apenas dentro desse orçamento.
• Repense as suas necessidades: Enquanto você certamente poderia ir para o software de agendamento de funcionários para cuidar de suas necessidades de agendamento, outras ferramentas como software de gerenciamento de varejo e software de ponto de venda podem ajudá-lo a fazer muito mais do que agendar. Empresas especializadas como salões e lojas de conveniência também podem explorar ferramentas desenhadas especificamente para o seu nicho.