A campainha da porta do escritório está tocando. À sua esquerda, três colegas estão revendo um arquivo. Atrás de você, outra pessoa está a meio da conversação ao telefone. Você recebe uma mensagem no Whatsapp enquanto tenta reler um e-mail que você não entendeu.

Isso lhe soa familiar? Nos últimos anos, o local de trabalho tem experimentado uma revolução real e rápida devido a um aumento da tecnologia digital, escritórios em open space e à abundância de ferramentas de comunicação rápidas e instantâneas à nossa disposição. Espera-se que evolua num ambiente altamente estimulante, onde é necessário absorver, processar e produzir uma quantidade infinita de informação. Este fluxo constante de informação coloca a nossa mente sob muita pressão, deixando o nosso cérebro a lidar com esta estimulação sem fim. Por vezes este enorme esforço mental leva ao que os cientistas chamam de “sobrecarga cognitiva”. Então, como você pode evitar uma sobrecarga e preservar algum tipo de equilíbrio cognitivo sob tais circunstâncias? Vamos responder a essa pergunta e ver como funciona o cérebro, com Marie Lacroix, uma neurocientista e co-fundadora da agência Cog’X.

A definição científica

Marie Lacroix define uma carga mental, ou uma carga cognitiva, como “o custo de processar informação na maioria das circunstâncias dadas para um indivíduo”. Ao contrário da crença popular, a carga cognitiva é normal; ela ocorre assim que você se envolve com suas habilidades cognitivas e não é realmente uma coisa ruim em si mesma. É a sobrecarga cognitiva regular que pode ser ruim para você. Isto significa, no decurso de um dia, tentar captar mais informação do que a sua memória de trabalho pode aguentar. Muitas vezes chamada memória de curto prazo, seu armazenamento é limitado a cerca de 10 peças de informação que podem ser mantidas por um curto período de tempo (normalmente alguns segundos). Para compreender sua capacidade, Lacroix sugere resolver as seguintes somas usando aritmética mental: 2 x 2 + 1 e depois 22 x 15 + 3. “É claro que a quantidade de esforço mental necessária, e a carga cognitiva resultante, é maior para o segundo cálculo”, diz ela.

“Carga mental é o custo de processar informação na maioria das circunstâncias dadas para um indivíduo”.

Misuso do termo

Psychologist John Sweller formalizou a teoria da carga cognitiva no final dos anos 80. Como parte de sua pesquisa sobre desenho instrucional, ou o desenho do ensino, ele tentou identificar técnicas que facilitam a aprendizagem, mantendo a carga cognitiva a um mínimo.

Saiu do contexto de suas origens científicas, o termo “carga mental” tornou-se, desde então, comum na linguagem cotidiana. Está agora associado à ideia de “pensar em tudo, o tempo todo”, e em particular à carga mental de gerir uma casa. Esta ideia veio de Nicole Brais, pesquisadora da Universidade Laval do Quebec. Brais define a carga mental como “a tarefa de gerir, organizar e planear, que é ao mesmo tempo intangível, essencial e constante, e que visa satisfazer as necessidades dos outros e gerir a casa sem sobressaltos”. A necessidade constante de assegurar que tudo esteja funcionando corretamente em casa ainda é muitas vezes considerada responsabilidade da mulher. O termo “carga mental” tornou-se popular através da banda desenhada da artista Emma Clit, You Should’ve Asked, publicada em 2017, que disseca humoristicamente as restrições da vida da mulher.

No entanto, como aponta Lacroix, temos de distinguir entre o uso coloquial do termo – “as questões e preocupações do dia-a-dia, e cada tarefa que um indivíduo deve pensar durante todo o dia” – e a definição científica de carga cognitiva. Ela diz: “Ainda existe uma ligação entre os dois conceitos porque os nossos limitados recursos cognitivos só conseguem lidar com um determinado número de tarefas ao mesmo tempo sem se depararem com alguma dificuldade. Portanto, as nossas preocupações diárias, e a multiplicidade de coisas inesquecíveis que temos de encaixar em cada dia, ocupam na verdade um monte de “espaço mental” que não pode ser tratado em outro lugar, além do stress que pode causar por direito próprio”

“Os nossos limitados recursos cognitivos só conseguem lidar com um certo número de tarefas ao mesmo tempo sem se depararem com alguma dificuldade.”

Uma lição rápida de mecânica cerebral

Se a carga cognitiva é um fenômeno natural – ela ocorre a partir do momento em que nos envolvemos com a sobrecarga cognitiva do cérebro, especialmente a nível profissional, ocorre quando as coisas se tornam excessivas. Lacroix recomenda analisar três factores principais para identificar e gerir a sobrecarga cognitiva:

A natureza da tarefa e/ou o seu nível de especialização em relação à informação fornecida

“A sobrecarga cognitiva geralmente ocorre quando uma tarefa é demasiado complexa, seja porque a informação em si é demasiado difícil de processar, seja porque não temos o conhecimento ou o know-how para a processar. Isto é especialmente verdade quando somos novos numa tarefa ou na fase de aprendizagem”

2. O ambiente de trabalho físico ou digital

“Uma sobrecarga também pode acontecer quando há demasiada informação a ter em consideração, mesmo que cada peça individual não seja tão complexa em si mesma. É por isso que o excesso de sobrecarga, ou uma configuração que requer fazer várias coisas ao mesmo tempo, pode sobrecarregar as pessoas”. Por exemplo, um ambiente de trabalho demasiado estimulante – ruído constante, conversas, telefonemas, streaming, etc. – como um escritório em open space, pode interferir no nosso equilíbrio cognitivo.

3.O nosso bem-estar emocional e físico

“Além disso, o nosso estado interno – especialmente os nossos níveis de cansaço, stress ou falta de motivação – pode aumentar a quantidade de esforço necessário para resolver uma tarefa. Após uma noite de sono ruim, você pode realmente ver e sentir como pode ser difícil realizar uma tarefa que você normalmente faz de forma eficiente”

Os danos colaterais

O que realmente acontece quando nossos cérebros entram em sobrecarga? “No cérebro, o estado de sobrecarga está associado a uma mudança de atividade no córtex pré-frontal, de onde a memória de trabalho e as chamadas funções executivas são realizadas. É basicamente a torre de controle do nosso cérebro”, explica Lacroix. “Na sobrecarga cognitiva, aumentamos nossas chances de cometer erros e de ter problemas de memória, além de reduzir nossa capacidade de planejamento, de lidar com nossas emoções, e assim por diante”. Os sinais de uma sobrecarga cognitiva incluem cometer erros, ter de iniciar processos de pensamento uma e outra vez, não prestar atenção aos outros, ou esquecer regularmente coisas importantes”. A sobrecarga cognitiva pode, portanto, directa e indirectamente reduzir o bem-estar geral e o desempenho no trabalho.

“Na sobrecarga cognitiva, aumentamos as nossas hipóteses de cometer erros e de ter problemas de memória, além de que pode reduzir a nossa capacidade de planear e de lidar com as nossas emoções”.

É um problema moderno?

Lacroix enfatiza que a sobrecarga cognitiva não é um problema novo. O risco de sobrecarga cognitiva é agora muito maior devido à velocidade das nossas trocas e ao constante fluxo de informação que temos de gerir. Nossas habilidades cognitivas estão sendo esticadas até o limite nesta era digital”, diz o neurologista.
Clar a mente e lidar calmamente com uma dúzia de e-mails por dia, infinitas notificações, pedidos, mensagens e lembretes em múltiplos canais (Slack, Whatsapp, outros grupos de chat, calendário do Google, etc.) pode parecer um esporte de combate. Podemos usar um conceito ergonômico aqui para discutir “sobrecarga cognitiva” e descrever essa idéia de sobrecarga, de acordo com Lacroix. “Você se sente como se estivesse sendo inundado de informação a ponto de se sentir sobrecarregado e as coisas urgentes terem precedência sobre as coisas importantes”

“O risco de sobrecarga cognitiva é agora muito maior devido à velocidade das nossas trocas e ao constante fluxo de informação que temos que gerir. As nossas capacidades cognitivas estão a ser esticadas até ao limite nesta era digital”

Pode acontecer-lhe?

Existe alguma profissão em que tenha mais probabilidade de experimentar uma sobrecarga cognitiva? De acordo com Lacroix, não está necessariamente ligado a indivíduos. Ela nos exorta a não confundir sobrecarga cognitiva com um esgotamento cognitivo, que definitivamente é visto com mais freqüência em certas profissões (polícia, bombeiros, pessoal hospitalar, etc.) devido ao excesso de trabalho, ao forte envolvimento emocional e à falta de reconhecimento pelo trabalho que fazem. No entanto, é possível reduzir o risco de sobrecarga cognitiva, tomando certas precauções. “Este é particularmente o caso dos pilotos de linha aérea, controladores de tráfego aéreo e funcionários de centrais eléctricas, que têm procedimentos que são concebidos para contornar a nossa capacidade mental natural, tais como listas de controlo e dupla verificação, para reduzir o risco de erro”, explica Lacroix.

Tenham cuidado, o vosso cérebro é frágil, por isso, como podem protegê-lo?

Lacroix insta-vos a tomar consciência de como o vosso cérebro funciona, para que possam aplicar os melhores procedimentos individuais e colectivos para cuidar dele. Ela diz: “A nossa capacidade de atenção é um filtro natural contra a sobrecarga cognitiva. Ele nos permite selecionar a informação relevante de acordo com a tarefa que gostaríamos de realizar e deixar o resto fora da nossa memória de trabalho. No entanto, essa capacidade de atenção é sensível e pode ser facilmente absorvida por outras demandas externas, sejam elas físicas, como em um ambiente de escritório em plano aberto, ou digitais, através de notificações”. Seu espaço de trabalho, trabalho e métodos de conexão desempenham um papel importante na regulação de sua carga cognitiva diária.

“Sua capacidade de atenção é sensível e pode ser facilmente absorvida por outras demandas externas”.

Como você pode lidar com a multiplicidade de fatores que afetam sua carga cognitiva? De acordo com Lacroix, para baixar a sua carga mental você tem que reduzir a quantidade de informação que precisa ser processada, ou pelo menos reduzir a sua complexidade. Aqui está uma visão geral dos melhores métodos a adoptar, de acordo com as suas necessidades:

A um nível pessoal

• Listar ou delinear todas as tarefas que tem de realizar
  Para compreender e planear melhor as tarefas, priorize-as. É para isso que servem as listas de tarefas.
• Largar tarefas não essenciais
  Para limitar a frustração, escreva as tarefas que você executou e quanto tempo elas demoraram. Isto permite que você dê valor ao seu trabalho – e faz você perceber que o tempo que você gastou com elas não desapareceu no ar. Também lhe permitirá planejar melhor no futuro.
• Abordar uma tarefa com objetivos específicos de curto prazo
  É sempre mais eficiente dividir uma tarefa em objetivos de curto prazo de 15 a 20 minutos, por exemplo.
• Para multitarefas
  Realizar malabarismos com duas ou mais tarefas ao mesmo tempo, como responder a um e-mail enquanto você está em uma reunião, é mais eficiente fazer as coisas sequencialmente, uma tarefa após a outra.
• Reduzir interrupções para melhorar sua eficiência e diminuir os níveis de estresse
  É melhor verificar sua caixa de entrada intermitentemente; a cada hora, talvez, ou se você estiver preocupado em não responder com rapidez suficiente, a cada 30 minutos. Mas evite pairar constantemente sobre ela. Você também deve limitar os avisos visuais e sonoros como pop-ups e notificações e escolher horários específicos para vê-los.
• Adapte suas pausas à tarefa em mãos
  A fim de efetivamente regular sua carga mental, uma pausa é suposta ser uma mudança da tarefa em mãos, para que você possa estar ativo de uma maneira diferente. Se você estiver passando o dia conduzindo um workshop e interagindo com as pessoas, o intervalo certo seria ler, ouvir música calma ou dar uma caminhada. Se você estiver olhando para uma tela o dia todo, o tipo certo de pausa envolveria mover seu corpo e interagir com os outros.
• Sempre dê a si mesmo um tempo de recuperação adequado
  Desporto, meditação, leitura, ou até mesmo não fazer nada, tudo isso tem um efeito profundo no seu bem-estar mental e físico. Se você não der a si mesmo tempo suficiente de recuperação, você acaba produzindo as hormonas de estresse adrenalina e cortisol para compensar, o que pode ter um efeito prejudicial sobre sua saúde.

Num nível colectivo, organizacional

• Oferecer espaços de trabalho flexíveis, que permitam aos colaboradores trabalhar num ambiente que responda às necessidades das suas tarefas, como uma sala calma ou um espaço colaborativo.
• Trabalhar na prática de gestão, especialmente na ideia de falsa urgência, uma tendência cada vez mais comum no local de trabalho, segundo Lacroix. “Incentivar os gestores a distinguir entre o que é ‘urgente’ e o que é ‘importante’ para suas equipes, o que os ajudará na organização e priorização”.
• Esteja atento às suas exigências em relação aos outros. Tenha cuidado quando enviar um e-mail, um texto ou uma mensagem Whatsapp, ou quando falar de um assunto importante. Isso evita causar qualquer agitação desnecessária ou dar a impressão de que você está desafiando alguém em um momento inapropriado. Isso garante que você está respeitando o tempo de recuperação deles.

Se a carga cognitiva é normal, a sensação de sobrecarga mental não é. Como assinala Lacroix, “Isso significa que precisamos questionar nossas práticas individuais, mudar a maneira como as tarefas estão sendo feitas, facilitar certos processos, reorganizar as etapas envolvidas usando os recursos disponíveis, etc.”

Embora o problema precise ser tratado coletivamente, e mesmo a nível organizacional, você tem alguma flexibilidade na maneira como trabalha. Você tem que querer ativamente se afastar da velocidade, quantidade e responder instantaneamente – conceitos que estão associados à produtividade. E se tudo o que você precisava para estar mais calmo, mais eficiente e mais eficaz no trabalho era aprender a dizer “não” e levar seu tempo?

“Precisamos questionar nossas práticas individuais, mudar a maneira como as tarefas estão sendo feitas, facilitar certos processos…”

Foto: Bem-vindo à Jungle

Translated by Mildred Dauvin

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