É natural que grandes despesas comerciais sejam incorridas na produção de bens ou na prestação de serviços. Na maioria dos casos, uma empresa incorre em tais despesas antes que o pagamento correspondente seja recebido dos clientes. Além disso, os salários dos empregados e outras despesas drenam fundos consideráveis da maioria das empresas. Estes factores tornam a gestão eficaz de caixa uma parte essencial do planeamento financeiro de qualquer negócio. O dinheiro é o sangue vital de uma empresa. Gerenciá-lo eficientemente é essencial para o sucesso.
Quando o dinheiro é recebido em troca de produtos ou serviços prestados, muitos proprietários de pequenas empresas, com a intenção de fazer crescer a sua empresa e de reduzir a dívida, gastam a maior parte ou todos esses fundos. Mas embora tais prioridades sejam louváveis, elas devem deixar espaço para as empresas absorverem os tempos financeiros enxutos ao longo da linha. A chave para uma gestão de caixa bem sucedida, portanto, está na tabulação de projeções realistas, monitorando cobranças e desembolsos, estabelecendo medidas eficazes de faturamento e cobrança e aderindo a restrições orçamentárias.
COLEÇÃO E DESCOBRIMENTO DE CÂMBIO
Sistemas de cobrança de dinheiro visam reduzir o tempo que leva para cobrar o dinheiro que é devido a uma empresa. Algumas das fontes de atrasos são as folgas de correio, as folgas de processamento e as folgas bancárias. Obviamente, um envelope enviado por um cliente contendo o pagamento a uma empresa fornecedora não chega ao seu destino instantaneamente. Da mesma forma, o pagamento não é processado e depositado em uma conta bancária no momento em que é recebido pela firma fornecedora. E finalmente, quando o pagamento é depositado na conta bancária, muitas vezes o banco não dá disponibilidade imediata dos fundos. Estes três “floats” são atrasos de tempo que se somam rapidamente, e podem forçar empresas em dificuldades ou novas empresas a encontrar outras fontes de dinheiro para pagar suas contas.
A gestão de caixa tenta, entre outras coisas, diminuir a duração e o impacto destes períodos de “float”. Um ponto de recebimento de cobrança mais próximo do cliente – talvez com um fornecedor externo para receber, processar e depositar o pagamento (cheque) – é uma forma de acelerar a cobrança. A eficácia desse método depende da localização do cliente; do tamanho e do cronograma de seus pagamentos; do método de cobrança da empresa; dos custos de processamento dos pagamentos; dos atrasos envolvidos no correio, processamento e operações bancárias; e da taxa de juros prevalecente que pode ser obtida sobre os fundos excedentes. O elemento mais importante para assegurar um bom fluxo de caixa dos clientes, entretanto, é estabelecer fortes práticas de faturamento e cobrança.
Após o dinheiro ter sido coletado, a maioria das empresas passa então a concentrar o dinheiro em um único centro. A lógica para tal movimento é ter controle total do dinheiro e proporcionar maiores oportunidades de investimento com maiores somas de dinheiro disponíveis como excedente. Há inúmeros mecanismos que podem ser empregados para concentrar o dinheiro, tais como transferências bancárias, transferências automáticas e cheques. A negociação é entre custo e tempo.
Um outro aspecto da gestão de caixa é conhecer o equilíbrio ótimo de caixa de uma empresa. Há uma série de métodos que tentam determinar esse equilíbrio mágico de caixa, que é a quantia precisa necessária para minimizar os custos e ainda assim fornecer liquidez adequada para garantir que as contas sejam pagas a tempo (espera-se que com algo sobrando para fins de emergência). Um dos primeiros passos na gestão do saldo de caixa é medir a liquidez, ou a quantidade de dinheiro em caixa para cumprir as obrigações atuais. Há inúmeras maneiras de medir isso, incluindo: o Cash to Total Assets ratio, o Current ratio (ativo circulante dividido pelo passivo circulante), o Quick ratio (ativo circulante menos inventário, dividido pelo passivo circulante), e o Net Liquid Balance (caixa mais títulos negociáveis menos notas de curto prazo a pagar, dividido pelo ativo total). Quanto maior o número gerado pela medida de liquidez, maior é a liquidez; e vice-versa. No entanto, existe um tradeoff entre liquidez e rentabilidade que desencoraja as empresas de ter liquidez excessiva.
GERENCIAMENTO DE CASH EM TEMPO DE TROUBRADA
Durante as recessões na economia, declínios nas vendas e má gestão de caixa podem significar o toque de morte para um pequeno negócio ou start-up. Em tempos difíceis, como a recessão de 2008-09, os bancos podem apertar o crédito rotativo ou empréstimos de curto prazo com os quais as empresas muitas vezes contam para resolver os problemas de gestão de caixa. Alguns proprietários de empresas recorrem à tentativa de manter suas empresas em funcionamento através de uma exploração de suas finanças pessoais – hipotecando suas casas, maximizando os cartões de crédito, e/ou descontando em seus 401(k)s.
Em momentos como este, os gerentes ou proprietários de empresas precisam sentar-se e realizar análises de gestão de caixa para que possam resolver as deficiências, aumentar as receitas e cortar gastos – antes que seja tarde demais. Eles precisam se reunir com os chefes de departamento e funcionários e assumir o controle e adotar um melhor plano de gestão de caixa. O plano pode exigir algumas medidas duras, mas se os funcionários estiverem envolvidos, eles entenderão que elas são necessárias para a sobrevivência do negócio. Você também pode levar o plano aos banqueiros com a esperança de que através de uma reunião cara a cara e provas de que você está tendo a situação de gestão de caixa sob controle, eles irão estender o crédito muito necessário ao seu negócio.
Aven durante os tempos de boom econômico, muitas pequenas empresas experimentam dificuldades de fluxo de caixa, especialmente durante os seus primeiros anos de operação. Mas os empresários e gestores podem tomar medidas para minimizar o impacto de tais problemas e ajudar a manter a viabilidade contínua do negócio. Os passos sugeridos para resolver os problemas temporários de fluxo de caixa incluem:
– Criar um orçamento realista de fluxo de caixa que traça as finanças tanto para o curto prazo (30-60 dias) como para o longo prazo (1-2 anos).
– Redobrar os esforços para cobrar pagamentos pendentes devidos à empresa. “Bill prontamente e com precisão”, aconselhou o Diário de Contabilidade. “Quanto mais rápido você enviar uma fatura, mais rápido você será pago…. Se as entregas não acionarem automaticamente uma fatura, estabeleça uma programação de faturamento definida, de preferência semanalmente”. As empresas também devem incluir uma data de vencimento do pagamento.
– Oferecer pequenos descontos para pagamento imediato.
– Considerar compromisso em algumas disputas de faturamento com os clientes. Os proprietários de pequenas empresas são compreensivelmente relutantes em considerar esta etapa, mas em certos casos, obter algum dinheiro – mesmo que a sua empresa não esteja em falta na disputa – para produtos vendidos/serviços prestados pode ser necessário pagar despesas básicas.
– Monitorar de perto e priorizar todos os desembolsos em dinheiro.
– Contactar credores (fornecedores, credores, locadores) e tentar negociar acordos mutuamente satisfatórios que permitam à empresa resistir à sua falta de dinheiro (desde que seja temporária). Em alguns casos, você pode ser capaz de organizar melhores condições de pagamento de fornecedores ou bancos. “Melhores condições de crédito se traduzem em empréstimos sem juros”, afirma o Journal of Accountancy.
– Liquidar inventário supérfluo.
– Avaliar outras áreas onde as despesas operacionais podem ser cortadas sem desativar permanentemente o negócio, como folha de pagamento ou bens e/ou serviços não estratégicos com pequenas margens de lucro.
BIBLIOGRAFIA
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