O que é Gerenciamento de Ordem de Trabalho?
O gerenciamento de ordem de trabalho é a abordagem sistemática de processar e completar as ordens de trabalho de manutenção de forma oportuna, a fim de minimizar o tempo ocioso dos ativos. A conclusão das ordens de trabalho depende da disponibilidade de outros recursos de manutenção, tais como ativos, peças, pessoas e dinheiro.
Importância da Gestão de Ordens de Trabalho
Tradicionalmente, as equipes de manutenção têm confiado em ordens de trabalho baseadas em papel para comunicar as atribuições de tarefas. Embora as próprias ordens de trabalho possam ser fáceis de criar à mão, a gestão das ordens de trabalho em papel é trabalhosa e muitas vezes introduz mais problemas do que resolve.
Por exemplo, a equipe de manutenção deve interpretar a má caligrafia, levando a documentação incorreta. Cópias físicas são susceptíveis de se perderem e de se perderem, resultando em falta de manutenção. Pilhas de papel desordenado em armários de arquivos e mesas, tornando difícil encontrar ordens de trabalho históricas.
Algumas equipes de manutenção avançaram para uma gestão de ordens de trabalho baseada em planilhas, mas estes sistemas têm suas próprias limitações. As folhas de cálculo só podem ser modificadas por uma pessoa de cada vez, tornando difícil para os técnicos ver as informações mais actualizadas. As ordens de trabalho geradas pelo software de planilhas devem ainda ser impressas, trazendo consigo os desafios discutidos anteriormente. O uso de software de planilhas pode ser assustador para o pessoal.
Como as organizações crescem, os métodos de gerenciamento de ordens de trabalho “old-school” rapidamente se tornam insustentáveis e ineficientes. Mais ainda, um foco renovado na eficiência operacional tem colocado em destaque as funções do departamento de manutenção. Para melhorar a gestão de ordens de trabalho, as organizações investem em um sistema informatizado de gestão de manutenção (CMMS).
Processo de gestão de ordens de trabalho
Gestão de ordens de trabalho por ordem de trabalho considera a ordem de trabalho em cada etapa de sua vida, desde o pedido até a conclusão. As seções seguintes descrevem o que acontece em cada etapa do processo de gerenciamento da ordem de trabalho. Você notará como um CMMS torna o processo de gerenciamento de ordem de trabalho mais ágil e eficiente.
Pedido de Aprovação de Ordem de Trabalho
A necessidade de trabalho de manutenção é frequentemente comunicada através de uma solicitação de trabalho ou solicitação de serviço. Um autorizador irá rever a solicitação e determinar se existe uma necessidade legítima, se existe informação suficiente para criar uma ordem de trabalho, ou se o problema já foi relatado. Muitas organizações utilizam o recurso de solicitação de manutenção de um CMMS para tratar as solicitações de entrada. Se a solicitação for válida, ela será aprovada e uma ordem de trabalho será criada.
Ler também: O que é um sistema de solicitação de manutenção?
Criação
A criação de uma ordem de trabalho significa que foi dada autorização para executar o trabalho solicitado. As ordens de trabalho são criadas a partir de solicitações de manutenção aprovadas, pela equipe de manutenção, ou automaticamente a partir de um CMMS. Usando um CMMS móvel, os técnicos podem criar ordens de trabalho a partir do campo.
Prioritização
Prioritização de ordens de trabalho envolve determinar quais ordens de trabalho devem ser concluídas primeiro. A prioridade de uma ordem de trabalho é tipicamente determinada pela criticidade do trabalho ou ativo. Por exemplo, as ordens de trabalho relacionadas à segurança (das instalações ou do pessoal) podem ter uma alta prioridade. As ordens de trabalho de prioridade mais baixa incluem manutenção preventiva de rotina ou solicitações de manutenção não essenciais.
A equipe de manutenção cria padrões para o que torna uma ordem de trabalho de prioridade alta ou baixa. Isto não só permitirá que as ordens de trabalho de prioridade verdadeiramente alta sejam completadas mais rapidamente, mas quando um atraso ocorre, deve consistir em trabalho de baixa prioridade.
Pedido
O agendamento das ordens de trabalho é baseado na sua prioridade. As ordens de trabalho de emergência são tratadas sem demora. As ordens de trabalho de manutenção preventiva são normalmente programadas com base em intervalos baseados em calendário ou tempo de execução, ou pelas diretrizes de manutenção do fabricante do ativo. Entretanto, o tempo não é a única consideração na programação de ordens de trabalho.
Os gerentes de manutenção consideram a disponibilidade de técnicos, peças de reposição e suprimentos, e ferramentas ou outros equipamentos especiais necessários para completar as ordens de trabalho. O software CMMS permite visualizar a carga de trabalho de manutenção e identificar como o pessoal pode ser utilizado da forma mais eficaz.
Atribuição
Toda a equipa de manutenção é composta por técnicos com diferentes competências e capacidades. As ordens de trabalho devem ser atribuídas aos técnicos mais adequados para o trabalho. Para organizações maiores, os técnicos podem se especializar em uma determinada embarcação ou ter treinamento em ativos específicos.
As pequenas e médias empresas têm mais probabilidade de usar valetes de todos os comércios que podem realizar uma grande quantidade de tarefas de manutenção. Determinar quem é melhor para o trabalho pode ser feito por experiência própria, mas também pode ser identificado usando relatórios de manutenção de um CMMS.
Distribuição
As ordens de trabalho são programadas e atribuídas, elas devem encontrar o seu caminho para as mãos dos técnicos. As ordens de trabalho podem ser entregues fisicamente, mas leva tempo para localizar os técnicos. O software CMMS possui impressão automática para impressoras designadas e envio automático de e-mails ao pessoal. Um CMMS com capacidades móveis permite aos técnicos receber instantaneamente ordens de trabalho em dispositivos conectados à Internet.
Execução
Execução é o ato do(s) técnico(s) designado(s) executando as tarefas listadas na ordem de trabalho. Um CMMS permite acompanhar o progresso das ordens de trabalho em tempo real, para que você possa garantir que os técnicos estão em cima do seu trabalho.
Documentação
Parte do processo de gestão de ordens de trabalho é a formação de trabalhadores para documentar todos os resultados, tanto os bons como os maus. Quanto mais informação precisa você tiver, melhor será. Os técnicos devem ter o cuidado de registrar exatamente o que foi feito, quanto tempo foi gasto, quais peças foram usadas, e assim por diante.
O trabalho de documentação em um CMMS leva a registros de manutenção mais precisos que podem ser usados para identificar áreas de melhoria e auxiliar na solução de problemas futuros. A má documentação leva a relatórios imprecisos ou com falhas – como eles dizem, “lixo entra, lixo sai”. Quanto melhor for a documentação da sua ordem de trabalho, melhor você será capaz de monitorar e rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) usando relatórios de manutenção CMMS.
Closure
Fechamento da ordem de trabalho ocorre quando todas as tarefas foram executadas, todos os serviços entregues e o trabalho está completo. Técnicos estão agora disponíveis para começar a trabalhar em outras ordens de trabalho “abertas”.
Análise
Seu histórico de ordens de trabalho coletivo é a base para relatórios significativos. Sem a funcionalidade de relatório de um CMMS, torna-se muito difícil rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) que fornecem vislumbres no seu processo. Por exemplo, quão facilmente você pode calcular o número de ordens de trabalho que foram criadas ou fechadas usando uma planilha ou um sistema de rastreamento baseado em papel?
Improve Work Order Management with FTMaintenance
Even as melhores ordens de trabalho podem falhar sem um sistema sólido para gerenciá-las. O FTMaintenance é um poderoso software de ordens de trabalho que simplifica o seu processo de gestão de ordens de trabalho. Apresentando criação, atribuição, distribuição e encerramento de ordens de trabalho automatizados, FTMaintenance reduz a quantidade de trabalho administrativo envolvido na realização de suas atividades diárias de manutenção. Solicite uma demonstração para ver como a FTMaintenance pode melhorar o processo de gerenciamento de ordens de trabalho da sua organização.