A elaboração de uma política de ausência por doença de curto prazo pode ser uma das tarefas mais assustadoras que um profissional de RH pode enfrentar. Nós levamos você passo a passo através do que uma típica política de ausências por doença de curto prazo deve conter.

Clarificar o propósito e o alcance da política de ausência por doença de curto prazo

Os empregadores devem introduzir a sua política de ausência por doença de curto prazo, reiterando a necessidade de um equilíbrio entre:

• a necessidade genuína de os empregados tirarem férias por motivo de doença; e
• a necessidade de manter a eficiência e produtividade do local de trabalho, para que não sejam impostos encargos adicionais aos colegas de um empregado ausente.

É importante deixar claro quando a ausência por doença de curta duração não se aplicará.

A organização pode suspeitar que há má conduta envolvida (por exemplo, que o empregado não está realmente doente).

Nesse caso, o empregador pode aplicar o seu procedimento disciplinar separado.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: finalidade e âmbito

Explicar alguns dos termos usados na política de ausência por doença de curto prazo

A introdução à política pode estabelecer algumas definições chave, por exemplo, o que realmente conta como “ausência por doença de curto prazo” e quando se aplica a política de ausência por doença de longo prazo do empregador.

alguns outros termos chave na política de ausência por doença de curto prazo também podem precisar de ser explicados.

Por exemplo, um “período de revisão formal” pode ser definido como um período durante o qual um empregado é obrigado a mostrar uma melhoria nos seus níveis de ausência por doença.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: definições dos termos-chave

Definir expectativas para os gerentes que lidam com ausência por doença de curto prazo

É uma boa idéia definir desde cedo as responsabilidades dos gerentes na linha da política em relação à ausência por doença de curto prazo.

entre outras coisas, os empregadores podem esperar que os gerentes de linha o façam:

• mantenham registros adequados de ausência por doença dos empregados, incluindo a obtenção de autocertificação para doença de sete dias ou menos, e evidências médicas para doença de mais de sete dias;
• balancem apoiando um empregado genuinamente doente e encorajando melhor atendimento no futuro;
• considerem aconselhamento médico quando apropriado, incluindo a obtenção do consentimento do empregado necessário antes de procurar um relatório médico; e
• entrevistas de retorno ao trabalho quando necessário.

É também sensato lembrar aos gerentes de linha o dever de fazer ajustes razoáveis para empregados deficientes.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: orientação para gerentes de linha

Fornecer aos empregados orientações sobre ausência por doença de curto prazo

Os empregados também devem ser lembrados do que eles devem fazer se estiverem doentes fora do trabalho. Normalmente esperar-se-ia que um empregado o fizesse:

• telefone o seu superior hierárquico assim que puder no início do dia de trabalho;
• continue a manter o seu superior hierárquico informado da situação enquanto estiver doente, por exemplo, telefonando para o início de cada dia de ausência subsequente;
• fornecer a documentação necessária, por exemplo um formulário de autocertificação para doença de sete dias de calendário ou menos e provas médicas para doença de mais de sete dias; e
• assistir a uma entrevista de retorno ao trabalho quando necessário.

Os funcionários podem ser lembrados de que quanto mais honestos e abertos estiverem com seu gerente de linha sobre as razões de sua ausência, mais apoio o empregador será capaz de fornecer.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: responsabilidades dos empregados

Definir a notificação de ausência por doença e requisitos de evidência

Os empregadores devem estabelecer um procedimento claro a ser seguido pelos empregados quando eles não estiverem atendendo ao trabalho por motivo de doença.

Tipicamente, o empregador exigirá que os empregados liguem em caso de doença para o seu gerente de linha no início do dia de trabalho.

Os empregados podem ser obrigados a ligar em caso de doença em cada dia subseqüente de ausência por doença, embora os empregadores devam ser flexíveis quanto a isso.

Por exemplo, uma ligação diária pode não ser possível se o empregado tiver sido hospitalizado.

Esta seção da política também pode ser usada para explicar que evidências o empregado precisa fornecer.

Se a doença for por sete dias de calendário ou menos, a autocertificação é suficiente.

Para doença com duração superior a sete dias corridos, é necessária evidência médica, normalmente na forma de uma nota médica, também conhecida como uma “declaração de aptidão para o trabalho”.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: notificação e evidência

Explicar o direito do empregado ao subsídio por doença

Esta é uma das primeiras coisas que um empregado em licença por doença vai querer saber.

Os empregados que satisfazem os requisitos de elegibilidade e evidência e estão incapacitados para o trabalho por quatro ou mais dias consecutivos têm direito à remuneração legal de doença.

O pagamento por doença estatutária é pago a uma taxa fixa, por um máximo de 28 semanas em qualquer período de incapacidade para o trabalho.

Alguns empregadores oferecerão um esquema de pagamento por doença contratual mais generoso.

• Exemplo da política de ausência por doença a curto prazo: subsídio de doença

Tempo livre para consultas médicas: explique as regras da sua organização

Pode ser uma surpresa, mas há relativamente pouco na lei britânica sobre o tempo livre para consultas médicas. Isso significa que os empregadores são livres para formular suas próprias regras.

Os empregadores poderiam ter uma política de encorajar os empregados a marcar consultas no seu próprio tempo ou em um momento de interrupção mínima.

No entanto, é uma boa prática para os empregadores serem flexíveis. Os empregadores poderiam permitir uma quantidade razoável de tempo livre em outros momentos quando não for possível marcar uma consulta médica no próprio tempo do empregado.

Se um empregado receber um tempo livre pago para comparecer a uma consulta médica, o empregador pode exigir que o empregado compense o tempo mais tarde.

Os profissionais de RH e os gerentes de linha devem estar cientes de que existem regras especiais para consultas pré-natais.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: tempo livre para consultas médicas

Definir ações necessárias no retorno ao trabalho após a ausência por doença

A política de ausência por doença de curto prazo deve definir o que os empregados e gerentes de linha devem fazer após a ausência por doença.

Para empregados, uma tarefa chave é:

• preencher um formulário de autocertificação (onde a doença é de sete dias de calendário ou menos); ou
• prover evidência médica (onde a doença é maior que sete dias de calendário).

Para gestores de linha, uma tarefa chave é verificar o registo de faltas do colaborador para ver se:

• os níveis de ausência significam que é necessária uma acção formal ao abrigo da política de gestão de faltas da organização; e
• existem quaisquer padrões suspeitos de ausência, por exemplo, ausências frequentes às sextas-feiras, segundas-feiras, ou imediatamente antes ou depois de feriados bancários ou públicos.

O gerente de linha pode convidar o funcionário para uma entrevista informal de retorno ao trabalho, que há muito é reconhecida como uma forma útil de monitorar os níveis de ausência por doença.

• Exemplo da política de ausência por doença a curto prazo: regresso ao trabalho

Gravidez e incapacidade: porque são casos especiais

Para evitar o risco de um pedido de discriminação, é importante que o procedimento de ausência por doença a curto prazo da sua organização trate as ausências relacionadas com doenças e incapacidades relacionadas com a gravidez de forma diferente.

O curso mais seguro é excluir as ausências por doença relacionadas com a gravidez ao contabilizar o registo de ausências por doença de um empregado para efeitos de gestão de ausências.

Ao gerir as ausências de um empregado com deficiência, os empregadores devem estar em alerta elevado para o risco de uma queixa por discriminação decorrente de uma deficiência ao abrigo da Lei de Igualdade de 2010.

Despedir um empregado deficiente ou dar-lhe uma advertência por mau atendimento pode equivaler a discriminação decorrente de deficiência.

• Exemplo da política de ausência por doença a curto prazo: gravidez e deficiência

Esclarecer a relação entre doença e férias

A jurisprudência sobre a interacção entre ausência por doença e férias anuais há muito que causa dores de cabeça aos profissionais de RH.

A política de ausências por doença de curto prazo deve cobrir dois cenários principais:

• O que acontece se um empregado estiver doente ou ferido durante as férias?
• Um empregado em licença por doença continua a acumular férias?

Os empregadores devem se lembrar que a jurisprudência estabeleceu que:

• um empregado que sofre de doença durante as férias pode se transferir para uma licença por doença e solicitar para tirar as férias numa data posterior; e
• os empregados continuam a acumular férias anuais durante as licenças por doença.

Em ambos os cenários, os empregadores têm o direito de exigir que os empregados sigam um procedimento rigoroso. Por exemplo, ele ou ela poderia ser obrigado a apresentar provas médicas de saúde durante as férias, mesmo que o empregado estivesse no estrangeiro na altura.

• Exemplo da política de ausências por doença de curta duração: licença por doença e férias

Dispor de um procedimento para obter aconselhamento médico

As obrigações da sua organização ao abrigo da Lei de Acesso a Relatórios Médicos de 1988 e da Lei de Protecção de Dados de 1998 devem ser assinaladas até aos gestores de linha, ao departamento de RH e ao departamento de saúde ocupacional.

É vital que um empregador obtenha o consentimento de um empregado ao procurar um relatório médico do próprio empregado ou do departamento de saúde ocupacional do empregador.

A política de ausência por doença de curto prazo deve deixar claro que as informações médicas de um empregado devem ser mantidas confidenciais e armazenadas com segurança.

• Exemplo da política de ausências por doença de curto prazo: conselho médico

Gestão de ausências por doença: estágio 1 ponto de gatilho

Um sistema de pontos de gatilho e avisos é uma parte essencial de um processo justo de gestão de ausências por doença.

Tipicamente, o ponto de disparo da etapa 1 ocorrerá após um empregado ter tido um número definido de dias de ausência por doença, ou um número definido de períodos de ausência, nos 12 meses anteriores.

Não existe um sistema de disparo de “tamanho único” e os pontos de disparo que o empregador escolhe devem ser cuidadosamente pensados.

Por exemplo, um empregador que conduza um drive para reduzir a ausência em toda a organização pode desejar definir o ponto de disparo em um número menor de dias.

Um empregador que tradicionalmente não tenha tido um problema com os níveis de ausência pode desejar definir o ponto de disparo em um número maior de dias.

Se um empregado atingir um ponto de acionamento da etapa 1, o empregador deve marcar uma reunião formal com ele para discutir os níveis de ausência.

O empregado pode receber um aviso sobre seus níveis de presença, e ter a oportunidade de melhorar a presença durante um determinado período de tempo.

O empregado deve ter permissão para apelar contra qualquer aviso emitido.

• Exemplo da política de ausências por doença de curto prazo: estágio 1 ponto de gatilho

Gestão de ausências por doença: estágio 2 ponto de gatilho

Um empregado em um aviso de estágio 1 poderia ser movido para o estágio 2 se seus níveis de presença não melhorassem.

Se um empregado atingir um ponto de gatilho de estágio 2, o empregador deveria marcar uma segunda reunião formal com ele para discutir os níveis de ausência continuada insatisfatórios.

O empregado poderia receber um segundo aviso sobre seus níveis de presença, e receber uma nova oportunidade de melhorar a presença durante um determinado período de tempo.

O empregado deveria ter permissão para recorrer contra qualquer aviso emitido.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: estágio 2 ponto de gatilho

Gestão de ausência por doença: estágio 3 ponto de gatilho

Se o nível de presença de um empregado não melhorar, apesar de duas advertências anteriores, o empregador poderá transferi-lo para a fase 3 da revisão formal final.

Neste ponto, o despedimento pode ser uma possibilidade real, e o empregador deve marcar uma terceira reunião formal com ele para discutir os níveis insatisfatórios de ausência continuada.

O empregado deve ter permissão para recorrer contra o despedimento, se é isso que o empregador decide fazer.

• Exemplo da política de ausência por doença de curto prazo: estágio 3 ponto de gatilho

Prover um estágio de recurso contra ações por níveis de ausência por doença

O estágio final da política de ausência por doença de curto prazo do empregador deve cobrir os recursos.

A apólice deve oferecer ao empregado um recurso contra qualquer ação tomada, incluindo uma advertência.

Se um empregado for demitido devido aos seus níveis de ausência por doença, é importante que ele ou ela possa recorrer contra esta decisão.

Exemplo da apólice de ausência por doença de curto prazo: recursos