(Este artículo fue seleccionado para su publicación por HR.com)
El gurú de la gestión Peter Drucker dijo una vez: «Lo que se mide se mejora».
De hecho, una evaluación en profundidad puede ayudar a los directores de aprendizaje y desarrollo (incluido usted) a identificar exactamente lo que falta en las sesiones de formación. Y esta información ayuda a mejorar la eficacia de los intentos de formación de las empresas.
Pero eso ya lo sabía.
Entonces, ¿por qué hoy en día las empresas pierden la asombrosa cifra de 13,5 millones de dólares al año por cada 1.000 empleados debido a una formación ineficaz? Esto es doblemente irónico, si se tiene en cuenta que la mayoría de los departamentos de L&Ds están llenos de esteroides de análisis de datos, con el mandato de obtener métricas para cada actividad realizada. Además, con la creciente importancia de los departamentos de L&D en las iniciativas de transformación digital, habrá una necesidad más acuciante en L&D de demostrar la eficacia de cada formación y su contribución al negocio.
Entonces, ¿dónde está la brecha?
No sería demasiado exagerado decir que la mayoría de los equipos de L&D actuales miden la eficacia de la formación solo para marcar una casilla. Los esfuerzos tienden a ser poco sistemáticos, ya que algunas organizaciones sólo miden la finalización de los cursos y las puntuaciones de satisfacción, mientras que otras se centran sólo en el cambio de comportamiento. Y muy pocos han pasado a evaluar los resultados empresariales de la formación.
Esto es algo en lo que hay que pensar realmente.
Especialmente después de invertir meses y varios miles de dólares (con un gasto que crece un 14% año tras año) en elaboradas sesiones de formación en el lugar de trabajo, las empresas necesitan saber si el ejercicio está proporcionando algún rendimiento real (tiempo, productividad y dinero).
Siga leyendo para obtener una visión general de los diferentes medios de evaluación de la eficacia de la formación para obtener información que proporcione el máximo valor.
Modos innovadores para medir la formación
Los medios tradicionales de medición ya no son suficientes. Las metodologías de análisis tienen que ponerse al día con la proliferación de nuevas y dinámicas tecnologías de formación, como el microaprendizaje, el móvil, el aprendizaje gamificado y el aprendizaje social. Y cada una de ellas necesita un enfoque de evaluación diferente; normalmente una mezcla de métricas cuantitativas y cualitativas.
Es más, según un informe de McKinsey, el impacto de su estrategia de aprendizaje debe depender de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la sincronización de las iniciativas de L&D con los profesionales de la empresa (excelencia empresarial) y si el aprendizaje cambia el comportamiento o el rendimiento de las personas (excelencia del aprendizaje). Otro KPI importante que hay que seguir es la eficiencia con la que se utilizan los recursos/inversiones para la academia corporativa, o la excelencia operativa.
Así que, aparte de los métodos básicos como el seguimiento de la asistencia, las tasas de finalización y las evaluaciones de habilidades, es hora de considerar soluciones nuevas y atractivas que arrojen luz sobre la eficacia de sus programas de formación.
1. Autenticación visual de la eficacia
Piense en la medición como una cámara y en las fotografías del sujeto (aquí: los empleados) como los resultados de las pruebas de la formación. Una serie de fotos tomadas en diferentes condiciones de luz, zoom y ángulos es lo que le dará una imagen completa de la situación (de aprendizaje) del empleado. Del mismo modo, puede obtener una confirmación visual sobre los empleados que completan las tareas aprendidas, en la vida real. Los empleados pueden subir vídeos, audios o imágenes como prueba de una tarea completada, aprovechando los aprendizajes del taller. Estas pruebas visuales pueden ayudarle, como gestor, a valorar si la formación ha sido un éxito y a adaptar las futuras sesiones en consecuencia.
Tomemos, por ejemplo, el caso de los equipos de L&D que grabaron la voz de los vendedores, antes de la formación, y luego la compararon con un clip de ellos en una llamada con un posible cliente después de la formación. La diferencia en la calidad del discurso puede ayudar a los responsables de L&D a mejorar los futuros módulos de formación. Esto se ha vuelto mucho más detallado y fácil con las plataformas de automatización basadas en ML para las ventas que pueden hacer este análisis basado en las palabras clave/frases/pitch/estructura de la llamada.
Medición inteligente con xAPI
El aprendizaje ocurre en cualquier lugar y en cualquier momento, hoy en día; lo cual es genial para los alumnos pero plantea problemas de seguimiento para el equipo de L&D. Es la creciente popularidad de este tipo de experiencias de aprendizaje combinadas, adaptativas, de larga duración e interactivas lo que ha llevado a la aparición de la API de experiencia (xAPI).
Fuente: Elucidat
Los estándares de contenido xAPI (antes conocidos como Tin Can) ayudan a la producción de módulos de contenido de formación personalizados. Aparte de ser la última palabra de moda en el circuito de aprendizaje, xAPI puede decirle exactamente dónde se está produciendo el aprendizaje, gracias a las funciones de informes analíticos &. Este protocolo de comunicación rastrea la actividad relacionada con el aprendizaje desde diferentes fuentes, dentro y fuera del LMS, y la almacena en un almacén de registros de aprendizaje (LRS). Esto significa que se extrae información más rica que permite a los equipos de L&D entender, en profundidad, la eficacia de la formación impartida.
La plataforma de adopción digital, Whatfix, aprovecha xAPI para entender cómo los usuarios se involucran con su formación, y aprovechar la información para mejorar la experiencia de aprendizaje. También presenta métricas sobre el uso de los contenidos, la participación de los usuarios y la relevancia de los contenidos de ayuda.
Los amplios y granulares datos recogidos a través de las xAPI permiten a los formadores decidir cómo se puede editar el contenido de la formación en tiempo real (mientras los empleados trabajan), ya que el sistema «conoce» las preferencias individuales de aprendizaje y los niveles de conocimiento. En consecuencia, la atención del tiempo de los alumnos puede dirigirse a los conceptos relevantes, ya que el resto se elimina automáticamente del curso.
Medición de la adopción del software
El departamento corporativo de L&D cubre una serie de necesidades de formación como las habilidades blandas, la formación técnica, la funcional y la de software. En el caso de la formación en software, la medición de la adopción del producto, antes y después de la formación, es una forma muy útil de conocer la eficacia de su formación en software. Esta es una forma completamente basada en los resultados para medir la eficacia de la formación. La mayoría de las herramientas de software proporcionan información sobre métricas como el tiempo que los usuarios pasaron en el sistema, cuántas actividades se completaron con éxito, etc. Estos cuadros de mando dan una idea de cómo los usuarios se están involucrando con el software y, por lo tanto, cómo están aplicando sus aprendizajes.
Medir mientras se ‘hace’
Las herramientas de la nueva era, como las plataformas de microaprendizaje, pueden permitirle recoger detalles sobre cómo los empleados se están involucrando con el contenido de aprendizaje, durante su trabajo. Las soluciones de microaprendizaje recopilan una gran cantidad de datos sobre cómo los usuarios se involucran con el contenido de la formación. Dado que el microaprendizaje es mucho más rastreable (por no hablar de que es más atractivo para los empleados), las empresas están convirtiendo cada vez más sus programas de formación en estos contenidos de aprendizaje del tamaño de un byte, siempre que tenga sentido hacer un seguimiento
Así es como WIPRO, una empresa global líder en TI, consultoría & de servicios de procesos de negocio, aprovechó Whatfix para aumentar su formación en ventas y, por lo tanto, entender cómo sus representantes de ventas están aprovechando sus sistemas de ventas (como CRM, portal de ventas, sistema de gestión del conocimiento). La plataforma basada en SaaS rastreó el número de veces que los vendedores accedieron a los recorridos contextuales de la aplicación, en tiempo real, para identificar las lagunas que dejaba la formación. Estos análisis avanzados también desempeñaron un papel fundamental a la hora de ofrecer una experiencia de aprendizaje optimizada y mejorar la productividad de las ventas. También puede recopilar los comentarios de los usuarios en tiempo real, justo en el momento en que accedieron a la formación y la aplicaron al trabajo.
Plataformas modernas de análisis de RRHH
Un artículo del MIT Sloan Management Review afirma que el 65% de las organizaciones son efectivas a la hora de capturar datos, pero sólo el 46% son capaces de asegurar eficazmente las percepciones de los mismos.
Entre: Las modernas plataformas de análisis de RRHH. Estas soluciones tecnológicas permiten encontrar y medir la relación entre la formación y el rendimiento. Una vez que los datos de los usuarios se recogen de varias fuentes y se almacenan en un repositorio centralizado, estas herramientas ayudan a generar perspectivas procesables que pueden mejorar la eficacia de la formación. Por ejemplo, Visier People: Learning es una herramienta que puede predecir el tiempo necesario para que su personal cumpla la normativa, de modo que pueda optimizar la capacidad de formación para el cumplimiento de la normativa y reducir el riesgo de que afecte negativamente a la productividad del personal.
También puede detectar tendencias en un mar de datos de formación para comprender el impacto total de toda su actividad de aprendizaje. Así, ayuda a responder a preguntas como: ¿Cómo está impactando el L&D en la retención o el compromiso de los empleados? ¿Y qué esfuerzos de aprendizaje no son capaces de impulsar resultados empresariales sólidos? Para un departamento de aprendizaje corporativo con visión de futuro que se tome en serio el impulso de la empresa, esto es una mina de oro de información.
Retroalimentación y encuesta
Aunque puedan parecer las formas más básicas de evaluación, también son extremadamente críticas para obtener las respuestas que determinarán si su programa de formación ha sido un éxito o no. La innovación en este caso consiste en recoger los comentarios en tiempo real, para que la formación se mida inmediatamente y se apliquen los remedios sin ningún retraso. Whatfix hace esto recopilando de forma inteligente el feedback de cada formación a pie de calle para determinar dónde sus esfuerzos de creación de contenido darán los mejores resultados. Y la plataforma SaaS también se integra con las herramientas de encuesta para recoger los comentarios de los usuarios desde lugares específicos (in-app) para asegurar mayores tasas de respuesta.
También puedes descifrar la relación que tus alumnos tienen con el curso con la calificación Net Promoter Score (NPS) . Este punto de referencia que se utiliza habitualmente en los análisis de satisfacción de los clientes también es útil para evaluar la eficacia del e-learning. Se deriva de la respuesta de sus empleados a la pregunta: «¿Qué probabilidad hay de que recomiende a un amigo o colega? La puntuación que asignan a su curso de formación también puede ayudarle a identificar qué factores ambientales contribuyeron a las reacciones positivas y negativas de cada alumno.
7. Los 4 niveles de evaluación de Kirkpatrick
Ningún artículo sobre «cómo medir la eficacia de la formación» está completo sin mencionar este modelo que tiene en cuenta todos los estilos de formación. Aunque fue desarrollado en la década de 1950, conserva su frescura y relevancia incluso hoy en día. Los fundamentos del modelo son los siguientes:
1.Reacción – Entender la satisfacción del alumno a través de los formularios de retroalimentación.
2. Aprendizaje – Medir la comprensión de un tema y el grado de desarrollo de habilidades mediante medidas previas y posteriores a la prueba y tareas prácticas. Esto ayuda a comprender si se cumplieron los objetivos de la formación.
3. Comportamiento – Evaluar si los empleados son capaces de aplicar el aprendizaje de la formación en el trabajo diario. Ejemplos de ello son las inspecciones sobre el terreno o las evaluaciones de los jefes de los participantes.
4. Resultados – Compruebe si se están cumpliendo los objetivos empresariales (como una mayor productividad y menos errores) vinculados a la formación corporativa. Por ejemplo, el gigante de las telecomunicaciones, Motorola, reconoció que era capaz de lograr un aumento del 30% en la productividad de los empleados por cada dólar gastado en formación. Pudieron calcular que esta mayor productividad, a su vez, les ayudó a reducir los costes y a aumentar los beneficios en un 47%.
Cada organización, con sus necesidades únicas, empleará diferentes métodos que satisfagan sus objetivos de aprendizaje y de negocio. Pero independientemente de la metodología que elija, asegúrese de medir religiosamente los esfuerzos de formación.
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