Si se pregunta cuál es el significado de DPO en detalle, aquí lo tiene. Aquí tienes lo que implica en una mayor extensión para ti. Vayamos desde el principio. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha impuesto a las organizaciones la obligación de nombrar a un delegado de protección de datos (DPO) que se encargue del cumplimiento de la normativa en una organización. Este es un requisito necesario para las oficinas que son una autoridad u organismo público. También es esencial si su organización está llevando a cabo regularmente ciertos tipos de actividades de procesamiento de datos que pueden ser considerados como personales o sensibles. Si existe un RPD, éste puede ayudar y asistir a su organización como individuo en una capacidad especial para supervisar el cumplimiento interno, informar y asesorar sobre sus prácticas de protección de datos. Pueden corregir las políticas sobre el terreno, ayudan en el cumplimiento de las obligaciones legales y asesoran sobre las evaluaciones de impacto de la protección de datos (DPIA) a medida que se inician nuevos proyectos. El RPD también puede ser el único punto de contacto para los interesados y la única autoridad de control. El RPD se refiere a una persona encargada de la protección de datos en una organización. Por lo tanto, debe ser independiente, experto en protección de datos, contar con los recursos adecuados y depender del más alto nivel de dirección. Si hay una gran cadena de mando, eso puede complicar las cosas para la organización. Lo que ayuda a que un RPD sea un RPD adecuado es que debe conocer bien la estructura organizativa para poder corregir los problemas que se plantean directamente en todos los niveles. Por lo tanto, también es aconsejable que sean nombrados entre los empleados existentes. Un RPD designado externamente también puede desempeñar esta función. También está bien que una organización designe un RPD compartido. Esto significa que un grupo u organizaciones, o varias organizaciones no relacionadas, pueden designar también un único RPD entre ellas. Los DPO pueden ayudar a las organizaciones a demostrar el cumplimiento y ayudarles con un mayor enfoque en la responsabilidad.
Posición del DPO
Puede ser necesario asegurarse de que la posición del DPO es autónoma. El RPD depende directamente del más alto nivel de dirección. Las organizaciones tienen que dar al DPO la independencia necesaria para que realice sus tareas con total comodidad y libertad. También es esencial que los miembros de la organización se pongan en contacto con el RPD de manera oportuna. Debe haber un sistema en el que las personas puedan ponerse en contacto con el RPD libremente. Por lo tanto, el significado de DPO también implica que el DPO esté localizable y pueda ser contactado con facilidad en todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos personales por toda la empresa. Todas las organizaciones deben entender que su RPD tiene que estar suficientemente bien dotado de recursos para poder realizar sus tareas. Esto significa que no deben tener ningún tipo de sanción o actitud negativa que restrinja al RPD el desempeño de sus funciones. Una organización debe entender que un RPD está ahí para facilitarles y ayudarles a prevenir cualquier percance legal. Todas las empresas que tienen DPO en su lugar y les dan responsabilidades adicionales fuera de su papel como DPO; también deben reconocer que cualquier otra tarea o deber que asignan a su DPO no da lugar a un conflicto de intereses con su papel como DPO.
Tareas del RPD
El RPD tiene muchas tareas predefinidas. Todas ellas están relacionadas con la supervisión del cumplimiento del GDPR y otras leyes de protección de datos. El DPO debe estar al tanto de las actualizaciones del sector. Las principales tareas de cualquier DPO incluyen conocer, comprender y hacer cumplir las políticas de protección de datos, la sensibilización, la formación y las auditorías. La tarea de un RPD es también asegurarse de que la empresa tiene en cuenta el asesoramiento de su RPD y la información que éste proporciona sobre las obligaciones de protección de datos. Toda empresa que lleve a cabo una DPIA, debe obtener el asesoramiento de su DPO, que también puede supervisar el proceso de cumplimiento en el nuevo proyecto. Todas estas tareas están relacionadas con el artículo 36 del RGPD. El RPD debe mantenerse en contacto con el organismo de control de la privacidad. El RPD también debe advertir a la organización de cualquier riesgo asociado a las operaciones de tratamiento, y tener en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y la finalidad del tratamiento de datos en todos los casos posibles minimizándolo. El RPD debe ser un punto de contacto tan fácilmente accesible como sea posible para nuestros empleados, individuos y el respectivo organismo de control de la privacidad de los datos. Esto recae tanto en la propia organización como en el RPD. Deben trabajar juntos para publicar los datos de contacto utilizables y activos del RPD y comunicarlos al respectivo organismo de control de la privacidad de los datos.
¿Por qué es importante nombrar un responsable de la protección de datos?
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), está obligado a nombrar un RPD si:
es una autoridad u organismo público
sus actividades principales requieren un seguimiento a gran escala, regular y sistemático de las personas
sus actividades principales consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos o de datos relativos a condenas e infracciones penales.
Esto se aplica tanto a los controladores como a los procesadores. Algunas organizaciones también pueden nombrar voluntariamente a un DPO; debe saber que se aplican los mismos requisitos del cargo y las tareas si el nombramiento fuera obligatorio, por lo que puede utilizar esta misma guía como punto de referencia para ver cómo y dónde debe estar equipado el DPO. Es una práctica comúnmente aceptada para asegurarse de que, tanto si el GDPR le obliga a nombrar un DPO como si no, las organizaciones deben asegurarse de que cuentan con personal y recursos suficientes para cumplir con sus obligaciones en virtud del GDPR. En pocas palabras, un DPO puede ayudar a cualquier organización, evaluar su desempeño y operar dentro de la ley mediante el asesoramiento. Puede tratarse de un asesoramiento especializado en una capacidad en la que otros empleados no pueden ayudar. Especialmente cuando se llevan a cabo procesos sensibles que están en conflicto directo con el papel de un DPO y las propias designaciones de los empleados. Los RPD no sólo ayudan a controlar el cumplimiento. También se puede considerar que desempeñan un papel clave en la estructura de gobierno de la protección de datos de su organización y que ayudan a mejorar la responsabilidad. Sin embargo, no hay ningún problema si los criterios mencionados anteriormente no se ajustan a su organización y ésta decide que no necesita nombrar un RPD. En un caso voluntario o porque una organización no cumple los criterios mencionados, es una buena idea registrar esta decisión para ayudar a demostrar el cumplimiento del principio de responsabilidad. Y poder explicar ante un tribunal por qué y quién realizó una comprobación para asegurar que el nombramiento del DPO no es necesario si y cuando llegue el momento.
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