I begyndelsen af min professionelle karriere arbejdede jeg i en nonprofit-organisation. Jeg vidste relativt lidt om bestyrelsesroller eller ledelsesprocesser – der var faktisk ingen, der talte om ‘ledelse’ dengang. Jeg observerede dog, at ud over behovet for at forberede tilsyneladende endeløse mængder af materiale og rapporter, skabte kommende bestyrelsesmøder en vis ængstelse blandt personalet. Og hvis bestyrelsen besluttede at få personalet til at forlade lokalet og gå “for lukkede døre” … ja, så kunne det kun betyde én ting: Bestyrelsen var i bedste fald ved at gøre sig klar til at tale om personalebeslutninger, som den ikke kunne lide, og i værste fald til at fyre nogen, sandsynligvis den administrerende direktør. Jeg har set eller hørt om sidstnævnte mere end én gang i løbet af det første årti af min karriere.
Siden den tid har jeg lært meget om bestyrelser og om, hvordan de kan styre effektivt, herunder hvordan man gør hensigtsmæssig brug af mødet for lukkede døre eller executive session, som det oftere kaldes i dag.
De fleste bestyrelser, som jeg arbejder med, gør brug af executive sessioner, men de gør det på en gennemsigtig og velovervejet måde. Medarbejderne løber ikke med røde flag op ad stolpen, når de ser, at der er planlagt et eksekutivmøde på bestyrelsens dagsorden. Så hvordan kan en bestyrelse bruge eksekutive møder effektivt? Hvis du er en regelmæssig læser af vores blog, vil du ikke blive overrasket over at læse, at en bestyrelse bør dokumentere sin aftale om hvorfor, hvornår og hvordan den vil bruge eksekutive møder i en politik. Hvad skal en sådan politik omfatte?
Den højeste politiske erklæring kunne sige noget i retning af: “Bestyrelsen erkender, at der opstår situationer, hvor følsomme og fortrolige spørgsmål kræver private drøftelser. Disse emner kan behandles på eksekutivsessioner.” Denne erklæring besvarer spørgsmålet om, hvorfor en bestyrelse vil bruge eksekutive møder. Husk, at politikker er udtryk for en bestyrelses værdier om dens egne processer. En bestyrelse med en sådan politik værdsætter fortrolighed som et middel til at beskytte enkeltpersoner og organisationen, når følsomme spørgsmål ikke bør drøftes med personale til stede eller i offentligheden. Den ønsker at give sin fulde opmærksomhed til sager i en passende sammenhæng.
I yderligere detaljeringsniveauer af politikken vil bestyrelsen besvare spørgsmål om, hvornår og hvordan den vil bruge forretningsmøder, og måske hvorfor den foretrækker nogle handlinger frem for andre. Følgende er nogle af de spørgsmål, som en bestyrelse skal tage stilling til i sin politik:
- Hvem andre end bestyrelsen kan være en del af et executive session, og hvornår vil det være tilfældet? Vil den administrerende direktør blive inkluderet eller udelukket fra en bestyrelses executive session? Den administrerende direktør er ofte til stede på en executive session, medmindre bestyrelsen drøfter den administrerende direktørs kontrakt, præstation, adfærd eller juridiske spørgsmål, der involverer den administrerende direktør. Hvornår vil den administrerende direktør blive udelukket? Hvornår og hvordan vil den administrerende direktør blive informeret om udelukkelsen? Svaret på denne situation bør fremgå af bestyrelsens politik.
- Hvornår vil bestyrelsen anvende forretningsmøder? Vil de være en fast del af dagsordenen eller vil de kun blive brugt på ad hoc-basis? Hvem har beføjelse til at anmode om et eksekutivmøde? Hvem har beføjelse til at bestemme, hvornår bestyrelsen skal gå ind i en eksekutivsession? Bestyrelsen ønsker at besvare disse spørgsmål for at forhindre uhensigtsmæssig eller overdreven nidkær brug af eksekutivsessioner.
- En bestyrelse bør identificere punkter, der automatisk udløser en eksekutivsession. Typiske omstændigheder omfatter rådgivning af juridiske rådgivere, drøftelse af en verserende retssag eller konsultation med revisorer eller kompensationskonsulenter. Andre muligheder kunne være fusioner, køb af jord, flytning, pensionering af den administrerende direktør eller planlægning af efterfølger. De fleste af disse situationer er situationer, hvor den administrerende direktør normalt er med i bestyrelsen. Bestyrelsen bør også beslutte, hvornår og om andre personer kan deltage, f.eks. juridiske rådgivere, revisorer osv. Undertiden kræver lovgivning, bestemmelser eller vedtægter, at bestyrelsen holder offentlige eller åbne møder; normalt er der bestemmelser om, hvornår bestyrelsen kan mødes for lukkede døre. Det er vigtigt at vide, om dette er tilfældet for din bestyrelse.
- Hvis bestyrelsen værdsætter tillidsfulde og ærlige relationer mellem kolleger, kan den beslutte, at den ønsker regelmæssige forretningsmøder som en mulighed for ærlig og åben udveksling, for at afrapportere gruppedynamikken eller blot for at tjekke ind til hinanden. Hvis dette er tilfældet, kan en bestyrelse regelmæssigt planlægge et executive session i slutningen af hvert møde eller med forudbestemte intervaller.
- Sluttelig er der spørgsmålet om behandlingen af materialer og optegnelser. I betragtning af, at eksekutivsessioner anvendes i situationer, der kræver følsomhed og fortrolighed, bør en politik angive bestyrelsens aftale om nødvendigt materiale. Vil det blive uddelt ved mødets begyndelse og indsamlet ved mødets afslutning? Eller hvilke foranstaltninger vil bestyrelsen træffe for at sikre et passende sikkerhedsniveau for de dokumenter, der er nødvendige på det administrative møde?
- En vigtig overvejelse er, hvordan eller om der føres et referat af et administrativt møde. Der er en række muligheder samt juridiske krav, som en bestyrelse skal overveje i forbindelse med optegnelser eller notater fra møderne. Det er klogt at konsultere en juridisk rådgiver, før du beslutter dig for, hvilken proces du vil registrere i din politik. Hvis der ikke er noget lovkrav, kan en juridisk rådgiver rådgive om situationer, hvor det er tilrådeligt at tage notater, eller hvor det ikke er nødvendigt eller ønskeligt at tage notater. Hvis der er et referat af mødet, skal bestyrelsen i sin politik angive de processer, den vil anvende til at opretholde sikkerheden af sådanne notater. Mange af disse beslutninger vil drage fordel af informeret og sagkyndig rådgivning.
- Det vil fremgå af bestyrelsesprotokollerne, hvornår bestyrelsen gik ind i et eksekutivt møde, og hvornår den genindkaldte til det ordinære bestyrelsesmøde. Det skal fremgå af en bestyrelsespolitik, hvordan forslag, der fremkommer på et eksekutivmøde, skal fremsættes og registreres. Hvilke skridt vil bestyrelsen tage for at sikre, at der ikke ved et uheld optages fortrolige oplysninger eller opbevares ukorrekt?
Der er meget at overveje om hvorfor, hvad og hvordan man skal afholde forretningsmøder. Men hvis bestyrelsen har en velunderbygget og velovervejet politik, kan den effektivt bruge denne styringsmulighed. Og hvis politikken er nedskrevet, er det usandsynligt, at personalet vil have behov for at lagerføre røde flag.
Hvis din bestyrelse ønsker hjælp til at udvikle en politik for styringsprocessen for ledelsesmøder eller blot til at gennemgå din nuværende politik, så kontakt os. Vores konsulentteam vil med glæde tilbyde støtte.