Mål

Denne procedure forklarer

• hvordan en brugers tilladelser tildeles til egen eller andres e-mail
• hvordan tilladelser efterfølgende fjernes, og
• begrænsninger og forpligtelser, der er forbundet med disse tilladelser.

Disse procedurer er udformet for at opretholde brugernes privatliv som formuleret i The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access og forventningen om integriteten af universitetets e-mail-kommunikation, især at en meddelelse, der foregiver at komme fra en bruger, rent faktisk kommer fra en bruger, og at en meddelelse kun åbnes af de modtagere, der er adresseret i meddelelsen.

Udviduelle kontroller bidrager også til dette mål, men er ikke omfattet af dette dokument.

Brugerrettigheder til deres egen tildelte universitets-e-mail

De berettigede brugere får fuld adgang til en unik universitets-e-mailpostkasse, der udelukkende er knyttet til deres tildelte CNetID. Dette aktiveres af automatiserede processer, når kriterierne for berettigelse er opfyldt, som signaleret af universitetets forretningssystemer. Berettigede brugergrupper er

• Emeriti
• Faculty
• Other Academic Appointees
• University staff and student staff
• Post-ph.d.-studerende
• Ph.d.-studerende
• Kontrahenter og andre, der har fået midlertidige CNetID’er

Brugere i disse grupper kan frit vælge, om deres universitets e-mail skal forvaltes af det xMail Exchange-baserede system, der drives af universitetet, UChicago Gmail-tjenesten, eller om de videresendes til en ekstern e-mailtjeneste.

Undergraduate studerende og præ-matriculerede studerende, dvs, optagne studerende op til tre kvartaler før immatrikulation, kan vælge at administrere deres universitetsmail i UChicago Gmail-tjenesten eller få den videresendt til en ekstern e-mailtjeneste.

Alumni har ret til at videresende deres universitetsmail til en ekstern e-mailtjeneste.

Afvigelser fra disse berettigelseskriterier er sjældne, men mulige med godkendelse fra Provost’s Office og Office of Legal Counsel.

Adgangen til hver brugers tildelte universitetsmail fjernes i overensstemmelse med IT Services Account Closure Procedures og CNet Closure Process for Faculty and Other Academic Appointees.

Brugerrettigheder til en anden brugers tildelte universitetsmail

Brugerne kan frit bruge Outlook eller Outlook Web Access til at uddelegere rettigheder til deres xMail-mapper og evnen til at sende på egne vegne til andre brugere. Artikler, der viser, hvordan man bruger disse værktøjer til at gøre dette, kan findes på IT Services Documentation-webstedet.

Brugere, der foretager sådanne delegeringer, er også eneansvarlige for at sikre, at delegerede rettigheder, som de har givet, tilbagekaldes i tide. Især når delegerede personer ændrer opgaver på universitetet eller endda forlader universitetet, skal deres delegerede privilegier specifikt tilbagekaldes af brugeren.

IT Services vil kun give en bruger adgang til en anden brugers e-mail efter anvisning fra Office of Legal Counsel, i henhold til Policy on Information Technology Use and Access. Anmodninger om en sådan adgang, som IT Services modtager, behandles af IT Security, som kan tillade opfyldelse af anmodningen, hvis den falder inden for en delegation, som Office of Legal Counsel har givet dem, f.eks. for at gøre det muligt for en afdeling at fortsætte med at håndtere afdelingens e-mail, der er sendt til en medarbejder, som har forladt universitetet. IT-sikkerhed videresender anmodningen til kontoret for juridisk rådgivning, hvis den ikke falder inden for en etableret delegation. I alle tilfælde er det udvidede privilegium, hvis der er et sådant, af begrænset varighed.

IT Services imødekommer ikke anmodninger om at give en bruger mulighed for at “sende som” en anden bruger, da det undergraver integriteten af universitetets e-mail. Brugeren kan i stedet få tildelt “send på vegne af”-rettigheder af den anden bruger ved hjælp af Outlook eller Outlook Web Access.

IT Services giver ikke mulighed for at uddelegere adgang til UChicago Gmail-postkasser; Gmail-brugergrænsefladen giver dog brugerne mulighed for at uddelegere adgang til deres egne postkasser. Som med xMail skal delegerede personer, når de skifter opgaver på universitetet eller endda forlader universitetet, deres delegerede rettigheder specifikt tilbagekaldes af brugeren. Bemærk: Gmail giver brugere mulighed for at give delegerede “send på vegne af”, men ikke “send som”-rettigheder til delegerede.

Brugerrettigheder til delte xMail-postkasser

En delt xMail-postkasse er et samarbejdsrum, der giver flere brugere mulighed for at læse og sende e-mail-meddelelser. Delte postkasser er forskellige fra de postkasser, der er tildelt individuelle brugeres CNetID’er. De passer godt til “Department of”- og “Office of”-e-mail-behov, idet de giver afdelingen en permanent e-mail-adresse og gør det muligt for afdelingen at administrere, hvem der har tilladelse til at håndtere og sende meddelelser på vegne af afdelingen.

Delte xMail-postkasser kan rekvireres som beskrevet her:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Brugere, der har ret til at bruge en delt postkasse, kan følge disse instruktioner for at tilføje denne funktion til deres Outlook:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Kategori: Email
Udløbsdato: Udløbsdato: 8. november 2017
Politik-ejer: tbarton