Tarkoitus

Tässä menettelyssä selitetään

• miten käyttäjän oikeudet määritetään hänen omaan tai muiden sähköpostiinsa
• miten oikeudet poistetaan myöhemmin ja
• näihin oikeuksiin liittyvät rajoitukset ja velvoitteet.

Nämä menettelyt on suunniteltu pitämään yllä Chicagon yliopiston tietotekniikan käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevissa säännöissä (The University of Chicago Policy on Information Technology Use and Access) määriteltyä käyttäjien yksityisyydensuojaa ja yliopiston sähköpostiviestinnän eheysodotusta, erityisesti sitä, että viesti, jonka väitetään tulevan joltakin käyttäjältä, todella tulee tältä, ja että viestin avaavat vain ne vastaanottajat, joille viesti on osoitettu.

Lisävalvontakeinot edistävät myös tätä tavoitetta, mutta ne eivät kuulu tämän asiakirjan piiriin.

Käyttäjän oikeudet omaan yliopiston sähköpostiinsa

Käyttäjille, jotka ovat oikeutettuja käyttämään sähköpostia, annetaan täysi käyttöoikeus yliopiston yksilölliseen sähköpostilaatikkoon, joka on liitetty yksinomaan heille osoitettuun CNetID-tunnukseen. Tämä mahdollistetaan automaattisilla prosesseilla, kun kelpoisuuskriteerit täyttyvät, kuten yliopiston liiketoimintajärjestelmät ilmoittavat. Oikeutettuja käyttäjäryhmiä ovat

• Emeriti
• Tiedekunta
• Muut akateemiset nimitetyt
• Yliopistohenkilökunta ja opiskelijahenkilökunta
• Post…doctoral students
• Graduate Students
• Contractors and others given temporary CNetIDs

Käyttäjät näissä ryhmissä voivat vapaasti valita, hallinnoidaanko heidän yliopistosähköpostiaan yliopiston ylläpitämässä xMail Exchange -pohjaisessa järjestelmässä, UChicagon Gmail-palvelun kautta vai välitetäänkö se ulkoiseen sähköpostipalveluun.

Ammattikorkeakouluopiskelijat ja pre-matriculated students, ts, hyväksytyt opiskelijat enintään kolme vuosineljännestä ennen ylioppilaskirjoituksia, voivat halutessaan hallinnoida yliopiston sähköpostiaan UChicagon Gmail-palvelussa tai välittää ne ulkoiseen sähköpostipalveluun.

Alumnit voivat välittää yliopiston sähköpostinsa ulkoiseen sähköpostipalveluun.

Poikkeukset näistä kelpoisuuskriteereistä ovat harvinaisia, mutta mahdollisia Provost’s Officen (rehtorin kanslian) ja oikeudellisen neuvonantajan toimiston (Officen of Legal Counselin) suostumuksella.

Kullekin käyttäjälle osoitetun yliopiston sähköpostin käyttöoikeus poistetaan IT-palveluiden tilien sulkemismenettelyjen ja tiedekunnan ja muiden akateemisten virkanimitysten CNet-sulkemisprosessin mukaisesti.

Käyttäjän oikeudet toiselle käyttäjälle osoitettuun yliopiston sähköpostiin

Käyttäjät voivat vapaasti käyttää Outlookia tai Outlookin web-käyttäjäpalvelua delegoidakseen xMail-kansioidensa käyttöoikeudet ja kykynsä lähettää lähetyksiä omissa nimissään muille käyttäjille. Artikkelit, joissa näytetään, miten näitä työkaluja käytetään tähän tarkoitukseen, löytyvät IT-palveluiden dokumentointisivustolta.

Käyttäjät, jotka tekevät tällaisia delegointeja, ovat myös yksin vastuussa siitä, että heidän myöntämänsä delegoidut oikeudet peruutetaan ajoissa. Erityisesti kun delegoijat vaihtavat tehtäviä yliopistossa tai jopa lähtevät yliopistosta, käyttäjän on nimenomaisesti peruutettava heidän delegoimansa oikeudet.

IT-palvelut antaa käyttäjälle pääsyn toisen käyttäjän sähköpostiin vain lakiasiaintoimiston ohjeiden mukaisesti tietotekniikan käyttöä ja käyttöoikeuksia koskevan politiikan mukaisesti. IT-palveluiden vastaanottamat käyttöoikeuspyynnöt käsittelee IT Security, joka voi antaa luvan pyynnön täyttämiseen, jos se kuuluu lakiasiaintoimiston antaman valtuutuksen piiriin, esimerkiksi jotta osasto voi jatkaa osaston sähköpostin käsittelyä, joka on lähetetty yliopistosta lähteneelle työntekijälle. Tietoturva ohjaa pyynnön lakiasiaintoimistoon, jos se ei kuulu vahvistetun valtuutuksen piiriin.

IT-palvelut eivät noudata pyyntöjä, joiden tarkoituksena on antaa käyttäjälle mahdollisuus lähettää sähköpostia toisena käyttäjänä, koska se heikentää yliopiston sähköpostin eheyttä. Sen sijaan toinen käyttäjä voi antaa käyttäjälle ”lähetä puolesta” -oikeudet Outlookin tai Outlook Web Accessin avulla.

IT-palvelut ei tarjoa keinoja delegoida pääsyä UChicagon Gmail-postilaatikoihin; Gmailin käyttöliittymän avulla käyttäjät voivat kuitenkin delegoida pääsyn omiin postilaatikoihinsa. Kuten xMailin tapauksessa, kun delegoijat vaihtavat tehtäviä yliopistossa tai jopa lähtevät yliopistosta, käyttäjän on erikseen peruutettava delegoidut oikeudet. Huomaa: Gmail sallii käyttäjien antaa delegaateille ”lähetä puolesta” mutta ei ”lähetä nimellä” -oikeuksia.

Käyttäjän oikeudet jaettuihin xMail-postilaatikoihin

Jakettu xMail-postilaatikko on yhteistoiminnallinen tila, jossa useat käyttäjät voivat lukea ja lähettää sähköpostiviestejä. Jaetut postilaatikot eroavat yksittäisten käyttäjien CNetID-tunnuksille määritetyistä postilaatikoista. Ne sopivat hyvin ”osaston” ja ”toimiston” sähköpostitarpeisiin, sillä ne antavat osastolle pysyvän sähköpostiosoitteen ja mahdollistavat sen, että osasto voi hallinnoida sitä, kuka saa käsitellä ja lähettää viestejä osaston puolesta.

Jakettuja xMail-postilaatikoita voi pyytää tässä kuvatulla tavalla:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=62670

Käyttäjät, jotka ovat oikeutettuja käyttämään jaettua postilaatikkoa, voivat seurata näitä ohjeita lisätäkseen kyseisen toiminnon Outlook-ohjelmaan:

https://answers.uchicago.edu/page.php?id=39496

Luokka: Sähköposti
Lopetuspäivä: 8. marraskuuta 2017
Policy Owner: tbarton