Anforderung medizinischer Unterlagen

von Patti J. Ryan, aktualisiert im März 2016

Bevor Sie sich mit einem Elektrophysiologen oder Chirurgen treffen, sollten Sie jedem ein Paket mit Ihren medizinischen Unterlagen, Testergebnissen und Bildern/Röntgenaufnahmen schicken. (Sie sollten diese Informationen die ganze Zeit über in einem Ordner oder einer Mappe sammeln). Wie erhalten Sie also Kopien der medizinischen Unterlagen, die Ihnen fehlen?

Ihr Recht auf Ihre medizinischen Unterlagen

Zunächst werden Sie sich vielleicht fragen: „Habe ich ein Recht auf meine medizinischen Unterlagen?“ Ja.

Patienten haben das Recht, sowohl auf Papier als auch auf elektronische Unterlagen zuzugreifen, die Originale einzusehen und Kopien ihrer medizinischen Unterlagen zu erhalten.

Dieses Recht wird in den USA durch den Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 garantiert. Wenn Sie außerhalb der USA leben, sollten Sie wissen, dass über 89 Länder Datenschutzgesetze erlassen haben. In Kanada gibt es beispielsweise den Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) und in Europa die EU-Datenschutzreform.

Bewahren Sie Aktenkopien Ihrer medizinischen Unterlagen auf

Erstellen Sie ein Inventar Ihrer medizinischen Unterlagen

Sie sollten eine Liste der Stellen erstellen, die Sie kontaktieren müssen. (Möglicherweise haben Sie viele dieser Unterlagen bereits in Ihrem A-Fib-Ordner und müssen nur noch die fehlenden identifizieren.)

Beginnen Sie mit einer Liste aller Ärzte, Notaufnahmen, Labors, Fachärzte und anderer Gesundheitsdienstleister und Einrichtungen, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrem Vorhofflimmern medizinische Leistungen erbracht haben.

Fordern Sie auch Ihre Rezeptunterlagen von Apotheken und Krankenkassen an. (Je nach Leistungserbringer haben Sie möglicherweise bereits Online-Zugang zu diesen Informationen.)

Fordern Sie außerdem Unterlagen zu allen wichtigen medizinischen Ereignissen der letzten zwei Jahre an (d. h., Operationen, medizinische Notfälle, allergische Reaktionen usw.)

Prüfen Sie Ihre Unterlagen auf ihre Richtigkeit

Bevor Sie Kopien anfordern, haben Sie das Recht, Ihre Gesundheitsunterlagen einzusehen (und nicht nur Kopien anzufordern).

Das Personal der Krankenakte Ihres Arztes kann Ihnen helfen, die Informationen zu finden, die Sie lesen möchten. Überprüfen Sie Ihre Unterlagen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Stellen Sie Fragen. Wenn Sie Fehler entdecken, bitten Sie darum, dass sie korrigiert werden, bevor sie an einen anderen Arzt oder ein anderes Krankenhaus weitergegeben werden.

Machen Sie sich das Führen von Krankenakten zur Gewohnheit: Verlassen Sie die Arztpraxis oder das Krankenhaus nicht ohne eine Kopie aller durchgeführten Tests (wenn das Testergebnis nicht sofort verfügbar ist, lassen Sie es sich zuschicken). Bewahren Sie sie in einem Ordner mit drei Ringen auf.

Nach oben

Drei Möglichkeiten, Ihre Unterlagen anzufordern

1. Die Anweisungen für die Anforderung von Unterlagen finden Sie bei jedem Anbieter in der „Datenschutzerklärung“, die Sie bei Ihrem ersten Besuch unterschrieben und als Kopie erhalten haben. (Es hängt auch in der Einrichtung aus, wo Patienten es einsehen können.) Es sollte Anweisungen zur Anforderung von Unterlagen sowie Kontaktinformationen für Fragen oder Beschwerden enthalten. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Unterlagen anzufordern.

2. Oder fragen Sie in der Arztpraxis nach einem Formular „Genehmigung zur Weitergabe von Gesundheitsinformationen“. Sie können das Formular persönlich ausfüllen und einreichen oder es mit nach Hause nehmen. Viele Arztpraxen stellen das Formular „Genehmigung zur Freigabe von Gesundheitsinformationen“ auf ihrer Website zum Herunterladen bereit.

3. Sie können auch ein eigenes Schreiben zur Anforderung Ihrer medizinischen Daten verfassen (siehe Muster unten). Das Privacy Rights Clearinghouse bietet eine Musterbriefvorlage an, die Ihnen dabei hilft, Ihren eigenen Brief zu verfassen, in dem Sie um Ihre Krankenakten bitten. (Siehe Musterbrief am Ende dieses Artikels.) Senden Sie Ihr Anforderungsschreiben per Fax oder Post.

Planen Sie voraus: Es kann einige Zeit dauern, bis Ihr Antrag bearbeitet wird. Erkundigen Sie sich, wann Sie mit den Informationen rechnen können und wie hoch die Kosten für die Reproduktion sein werden.

Werden Ihnen Kopien in Rechnung gestellt?

Für Ausdrucke müssen Sie mit Vervielfältigungskosten rechnen. Der HIPAA erlaubt es Ärzten/Praxen, eine „angemessene, kostenbasierte Gebühr“ zu erheben. Sie können die Kosten für Verbrauchsmaterial, die Zeit des Personals für das Kopieren und die Bearbeitung sowie gegebenenfalls die Versandkosten in Rechnung stellen.

Für kostenlose Kopien fragen Sie, ob sie elektronische Dateien auf Ihren USB-Stick oder auf eine von Ihnen bereitgestellte Diskette/CD kopieren.

Die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Suche nach den Unterlagen verbringt, darf jedoch nicht berechnet werden. Außerdem sollten sie keine Pauschalgebühren erheben oder dem Patienten die Einsicht in die Akte in Rechnung stellen.

Hinweis: Die Gesetze der US-Bundesstaaten können den Betrag begrenzen, den Ärzte/Praxen für die Vervielfältigung von Unterlagen in Rechnung stellen.

Sie benötigen mehrere Kopien

Sie können Papierkopien, Röntgenfilme und/oder elektronische Unterlagen (auf CDs oder USB-Stick) erhalten. Sie können mehrere Kopien anfordern oder Ihre eigenen anfertigen. (Erkundigen Sie sich bei Bürobedarfshändlern wie Office Depot oder Staples nach Vervielfältigungsdiensten.)

Wenn Sie voraussichtlich drei bis fünf Ärzte befragen werden, lassen Sie für jeden Arzt ein Paket anfertigen (es ist besser, ein zusätzliches Paket zu haben, als zu wenige).

Nehmen Sie als Backup Ihren A-Fib-Ordner zu Ihren Terminen mit.

Originale abheften und digitale Aufzeichnungen sichern

Lagern Sie Ihre Originale in Ihrem Ordner oder Ihrer Mappe. Bewahren Sie CDs in Ordnerhüllen auf oder kopieren Sie sie auf Ihren PC. Fertigen Sie Sicherungskopien aller digitalen Unterlagen an.

Tag des Termins

Wenn Sie in der Praxis des EP ankommen, vergewissern Sie sich, dass Ihre aktuellen medizinischen Unterlagen auch wirklich angekommen sind. Bringen Sie zur Sicherheit Ihren eigenen Ordner mit den Originalen mit.

Vergessen Sie nicht: Nehmen Sie einen Stift und Ihr „Sprechstundenbuch“ mit.

Musterbriefformat und Vorlage für die Anforderung Ihrer medizinischen Unterlagen

Laden Sie diesen Musterbrief als PDF-Datei herunter (und speichern Sie ihn dann auf Ihrer Festplatte).

RE:

Sehr geehrte Damen und Herren

Mit diesem Schreiben beantrage ich Kopien meiner medizinischen Unterlagen gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und den Vorschriften des Department of Health and Human Services.

Ich wurde in Ihrer Praxis zwischen behandelt.

Ich verstehe, dass Sie eine angemessene Gebühr für das Kopieren der Unterlagen verlangen können, aber keine Zeit für die Suche nach den Unterlagen. Bitte senden Sie mir die angeforderten Unterlagen an die oben genannte Adresse.

Ich erwarte den Erhalt der oben genannten Unterlagen innerhalb von 30 Tagen, wie im HIPAA festgelegt. Sollte meinem Antrag nicht innerhalb von 30 Tagen entsprochen werden können, teilen Sie mir dies bitte schriftlich mit und nennen Sie mir das Datum, an dem ich mit dem Erhalt meiner Unterlagen rechnen kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Zurück zum Anfang

Zurück zum Umgang mit Vorhofflimmern

Letzte Aktualisierung: Donnerstag, 4. April 2019