Das Personalmanagement ist aufgrund der Gesetze, die regeln, wie eine Organisation ihr Humankapital verwaltet, zu einem sehr komplexen Fachgebiet geworden.

Organisationen haften für unsachgemäße Führung von Personalunterlagen und Akten.

Ein klar definierter Prozess zur Prüfung der Personalfunktion ist unerlässlich, um die Organisation vor rechtlichen Haftungsproblemen zu schützen.

Ein Prozess sollte eingerichtet werden, um Personalakten systematisch zu prüfen und zu pflegen.

Besondere Schwerpunkte sollten sein: I-9s, diskriminierungsfreie Praktiken, HIPPA/medizinischer Datenschutz, Aufbewahrung von Unterlagen, Vernichtung von Unterlagen und Schutz persönlicher Daten.

Wir haben eine Checkliste für die Prüfung von Personalakten erstellt, die Ihnen den Einstieg erleichtern soll!

6 Personalprüfungen, die Sie durchführen sollten

I-9-Aufzeichnungen

Die Nichteinhaltung der I-9-Aufzeichnungen (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung) kann Strafen nach sich ziehen.

Es ist daher wichtig, ein Verfahren zur Überprüfung aller Akten einzurichten, um sicherzustellen, dass die I-9-Aufzeichnungen aktuell und auf dem neuesten Stand sind.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Werden die I-9-Formulare mit einer Zugangskontrolle gespeichert?

• Wie sieht der Zeitplan für die Prüfung der I-9-Akten aus?

• Werden die I-9-Akten an einem anderen Ort aufbewahrt als die Personalakten der Mitarbeiter?

Nichtdiskriminierende Praktiken

Dokumente, die sich auf Beschäftigungsentscheidungen auswirken, sollten in den Mitarbeiterakten aufbewahrt werden.

Dies ist besonders wichtig, wenn soziale Netzwerke bei der Einstellungsprüfung oder einer anderen Form der Informationsbeschaffung verwendet werden.

Die Dokumentation, warum ein Bewerber gegenüber einem anderen ausgewählt wurde, ist eine wichtige Information, die in den Akten aufbewahrt werden sollte.

Dies kann besonders wichtig sein, um dem Lily Ledbetter Fair Pay Act zu entsprechen.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Werden EEO-Aufzeichnungen sicher aufbewahrt und in einer von der Personalakte getrennten Akte geführt?

• Werden EEO-Aufzeichnungen nur zu Berichtszwecken verwendet?

Medizinische Akten

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) dient dem Schutz der Privatsphäre medizinischer Daten.

Verletzungen können auftreten, wenn Patientendaten ohne die Erlaubnis des Patienten weitergegeben werden.

Arbeitgeber müssen über spezifische Verfahren und Richtlinien verfügen, um Gesundheitsdaten zu schützen.

Medizinische Akten sollten getrennt von Mitarbeiterakten aufbewahrt und gepflegt werden.

Der Zugang zu diesen Informationen sollte nur auf einer Need-to-know-Basis erfolgen.

Ein Personalverantwortlicher kann zum Beispiel die Person sein, die mit der Versicherungsgesellschaft über bestimmte Aspekte der Leistungen eines Mitarbeiters und der Deckung für eine bestimmte Krankheit kommuniziert.

Dies würde einen Need-to-know gewährleisten.

Der Vorgesetzte des Mitarbeiters muss jedoch möglicherweise nicht über den Gesundheitszustand Bescheid wissen.

Fragen, die Sie stellen sollten:

• Werden Mitarbeiterakten, die medizinische Informationen enthalten, getrennt von den Personalakten aufbewahrt?

• Werden die medizinischen Akten der Mitarbeiter an einem sicheren Ort mit begrenztem Zugang aufbewahrt?

• Wie bestimmen Sie, wer über den Gesundheitszustand eines Mitarbeiters Bescheid wissen muss?

Aufbewahrung von Unterlagen

Jeder Staat hat unterschiedliche Gesetze zur Aufbewahrung von Personalunterlagen.

Die Akten sollten sowohl in elektronischer als auch in Papierform aufbewahrt werden.

Da elektronische Akten jedoch zur Norm werden, muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf elektronische Akten begrenzt und kontrolliert wird.

Fragen, die Sie stellen sollten:

• Gibt es eine schriftliche Richtlinie zur Aufbewahrung von Akten?

• Werden Unterlagen von ausgeschiedenen Mitarbeitern sicher aufbewahrt?

• Wie werden Personalakten vernichtet, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?

• Wie sieht der Zeitplan für die Identifizierung, Vernichtung und Entsorgung von Akten aus?

• Sind Akten von der Vernichtung ausgenommen, wenn sie die Aufbewahrungskriterien erfüllen? Werden z.B. Akten von Mitarbeitern, die in einen Rechtsstreit verwickelt sind, aufbewahrt?

Mitarbeiterakten

Die Personalabteilung hat Zugang zu persönlichen Daten der Mitarbeiter.

Der Schutz persönlicher Daten wie Sozialversicherungsnummer, Wohnanschrift, Telefonnummer usw. sollte als vertraulich betrachtet und nur bei Bedarf weitergegeben werden.

Ein strukturierter und systematischer Ansatz für die Überprüfung von Personalakten kann sicherstellen, dass die Organisation auf eine externe Prüfung vorbereitet ist.

Es sollten Richtlinien und Verfahren vorhanden sein, die die Praxis einer Organisation bei der Führung von Mitarbeiterakten regeln.

Halten Sie Mitarbeiterakten auf dem neuesten Stand, indem Sie regelmäßig Aktenprüfungen durchführen, um eine einheitliche Praxis und die Einhaltung der Richtlinien zu gewährleisten.

Fragen, die Sie stellen sollten:

• Was bedeutet es, Akten in einem sicheren Schrank aufzubewahren?

• Wie werden Passwörter für den elektronischen Aktenzugang vergeben?

• Wie werden Passwörter widerrufen, wenn ein Mitarbeiter mit Zugang aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet?

• Wie werden persönliche und sensible Mitarbeiterinformationen aus der Akte entfernt? Zum Beispiel eine Sozialversicherungsnummer?

• Werden Aktenprüfungen intern von Mitarbeitern oder von einem unabhängigen externen Prüfer durchgeführt?

• Welche Richtlinien gelten für den Zugang der Mitarbeiter zu ihrer Personalakte?

Elektronische Akten

Die Technologie hat einen langen Weg zurückgelegt, und viele Unternehmen verwenden jetzt elektronische Personalakten.

Diese neue Technologie spart zwar wertvolle Zeit und Ressourcen, kann aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Welche Richtlinien und Kontrollen sind vorhanden, um sicherzustellen, dass die elektronisch gespeicherten Informationen korrekt sind und regelmäßig aktualisiert werden?

• Ist es möglich, eine elektronische Akte bei Bedarf in einen Papierausdruck umzuwandeln?

• Ist schriftlich geregelt, wer Zugang zu elektronischen Akten hat? Wie wird dieser Zugang kontrolliert?

• Wie werden Passwörter für diejenigen, die Zugang haben, weitergegeben?

• Wie werden Passwörter widerrufen, wenn ein Mitarbeiter mit Zugang aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet?

• Wie oft wird die Technologie überprüft, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen der Personalabteilung entspricht?

• Wie werden die Mitarbeiter mit Zugang geschult, um die ordnungsgemäße Verwendung und den Schutz vertraulicher Informationen zu gewährleisten?

• Wie werden die elektronischen Daten gesichert?

Die Personalfunktion eines Unternehmens ist komplex und erfordert eine ständige Überprüfung.

Abhängig von der Größe des Unternehmens sollten Aktenprüfungen halbjährlich durchgeführt werden.