Als Inhaber eines kleinen Unternehmens sollte die Verbesserung des Debitorenumsatzes eine Priorität sein. Schließlich kann das Geld, das Sie mit dem Verkauf Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung auf Kredit verdienen, erst dann wirklich als Einkommen gezählt werden, wenn es von den Kunden eingezogen wurde. Je besser Sie Ihre Außenstände verwalten und die Zahlungen Ihrer Kunden eintreiben, desto besser wird Ihr Cashflow sein. Und ein gesunder Cashflow ist einer der besten Indikatoren für langfristigen Unternehmenserfolg.
Was ist der Forderungsumsatz?
Der Forderungsumsatz ist ein Maß dafür, wie effektiv Ihr Unternehmen seine Forderungen in Bargeld auf der Bank umwandelt. Anhand der Forderungsumsatzquote können Sie messen, wie effizient Sie Kredite an Kunden vergeben und geschuldete Gelder eintreiben.
Wie Sie die Forderungsumsatzquote berechnen
In dieser Formel entspricht der Nettokreditumsatz dem gesamten Kreditumsatz für den zu messenden Abrechnungszeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich), abzüglich aller Kundenrückgaben und Erstattungen.
Sie können Ihren durchschnittlichen Forderungsbestand berechnen, indem Sie Ihren Forderungsbestand zu Beginn des Zeitraums zu Ihrem Forderungsbestand am Ende des Zeitraums addieren und das Ergebnis durch zwei dividieren. Der Messzeitraum für Ihre Nettokreditverkäufe und Ihre durchschnittlichen Forderungen sollte derselbe sein.
Warum ist Ihr Debitorenumschlag wichtig?
Gemeinsam gesagt, je höher Ihr Debitorenumschlag ist, desto mehr Bargeld wird Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, um seine Ausgaben zu bezahlen und seine Schulden zu bedienen.
Eine niedrige Umschlagshäufigkeit hingegen könnte ein Hinweis darauf sein, dass Ihr Unternehmen:
- schlechte Kreditkontrollrichtlinien,
- ein willkürliches Vorgehen bei der Einziehung von Forderungen oder
- einen finanziell unzuverlässigen Kundenstamm hat
Die Prüfung Ihrer Kreditbedingungen und Ihres Debitorenprozesses ist für den Schutz der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. In diesem Sinne finden Sie hier 9 Tipps, die Ihnen helfen, den Umsatz Ihrer Debitorenbuchhaltung zu verbessern.
9 Wege zur Verbesserung des Umsatzes Ihrer Debitorenbuchhaltung
Starke Kundenbeziehungen aufbauen
Die erste Faustregel bei der Debitorenbuchhaltung lautet, starke Kundenbeziehungen aufzubauen. Zufriedene Kunden sind in der Regel auch bereit, für die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine wachsende Firma sind, kleine Gesten wie ein freundlicher Telefon- oder E-Mail-Kontakt mit Ihren Kunden können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, Zahlungen pünktlich einzuziehen.
Rechnungen genau, pünktlich und häufig stellen
Eine genaue, detaillierte Rechnung ist für Ihre Kunden am einfachsten zu bezahlen! Aber es ist ebenso wichtig, dass Sie Rechnungen pünktlich und häufig ausstellen. Unternehmen, die Rechnungen zu spät stellen, riskieren, einen Präzedenzfall für die Annahme verspäteter Zahlungen zu schaffen.
Begehen Sie nicht den Fehler, mit der Rechnungsstellung an Ihre Kunden zu warten, bis die ausstehenden Beträge relativ hoch sind. Wenn Sie Rechnungen für Dienstleistungen oder Produkte ausstellen, die vor mehr als einem Monat geliefert wurden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Kunden in Gedanken schon weiter sind. Außerdem ist es für die Kunden weniger entmutigend, kleinere, regelmäßige Rechnungen zu bezahlen als eine große Quartalsrechnung.
Zahlungsbedingungen angeben
Stellen Sie den Erfolg Ihrer Debitorenbuchhaltung sicher, indem Sie auf Ihren Rechnungen klare Zahlungsbedingungen angeben. Fordern Sie die Zahlung innerhalb von 30 Tagen netto an, und scheuen Sie sich nicht, Gebühren für Zahlungsverzug anzugeben. Die Gebühren für Zahlungsverzug sind in der Regel ein Prozentsatz des ursprünglichen Rechnungsbetrags. Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen mit einem höheren Dollarwert verkaufen, kann es ratsam sein, auch Kreditlimits festzulegen oder Zahlungspläne anzubieten.
Nutzen Sie Cloud-basierte Software
Cloud-basierte Buchhaltungssoftware erleichtert Ihre Rechnungs- und Debitorenbuchhaltung. Wenn Sie in der Cloud arbeiten, können Sie von überall auf Ihre Finanzdaten zugreifen und mit Ihrem Buchhaltungsteam in Echtzeit zusammenarbeiten.
Wir bei Enkel verwenden Xero und QuickBooks Online gerne für die Arbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen, weil sie einfach zu bedienen sind und ein hohes Maß an Funktionalität bieten.
Beide, Xero und QuickBooks Online, bieten eine einfache Integration mit Ihrer Zeiterfassungssoftware, was bedeutet, dass Sie Zeiteinträge in die Rechnungen Ihres Unternehmens aufnehmen können. Und da sie nahtlos mit Programmen wie Expensify und Receipt Bank zusammenarbeiten, können Sie auch angefallene Ausgaben in Ihre Rechnungen aufnehmen.
Xero und QuickBooks Online lassen sich mit einer breiten Palette von Analysetools verbinden, die Ihnen helfen, den Cashflow zu verfolgen. Diese cloudbasierten Buchhaltungsprogramme machen es Ihnen leicht, wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungsschreiben für Kunden zu automatisieren.
Erleichtern Sie das Bezahlen von Rechnungen
Indem Sie Ihren Kunden mehrere Möglichkeiten bieten, Ihre Rechnungen zu bezahlen, machen Sie es ihnen leichter, die von ihrer Buchhaltungsabteilung bevorzugte Zahlungsmethode zu übernehmen. Und das bedeutet, dass sie Ihre Rechnungen viel eher pünktlich bezahlen werden!
Vorbei sind jedoch die Zeiten, in denen es ausreichte, nur Schecks oder Überweisungen zur Zahlung zu akzeptieren. Heute akzeptieren die meisten Unternehmen auch EFTs (Electronic Funds Transfers) und Kreditkartenzahlungen.
Wir bei Enkel verwenden Plooto, um Zahlungen per Scheck oder Überweisung schnell zu senden und zu empfangen – während Programme wie Square es Ihren Kunden erleichtern, ihre Rechnung per Kreditkarte zu bezahlen. Ja, diese Dienste sind mit Kommissionsgebühren verbunden, aber die Bequemlichkeit, Online-Zahlungen zu akzeptieren und Ihre Zahlungen früher zu erhalten, kann sie zu einer lohnenden Ausgabe machen.
Verzichten Sie auf eine Debitorenbuchhaltung
Die beste Methode zur Verwaltung von Debitoren ist, sich ganz von ihnen zu verabschieden! Das ist vielleicht nicht für jedes Dienstleistungsunternehmen eine praktikable Lösung, aber viele Unternehmen haben die Möglichkeit, Vorauszahlungen zu akzeptieren, bevor sie ihr Produkt oder ihre Dienstleistung anbieten.
Indem Sie Online-Zahlungsplattformen wie Square oder PayPal nutzen, können Sie die Notwendigkeit von Inkassoanrufen beseitigen und gleichzeitig potenzielle Verluste durch ausbleibende Zahlungen von Kunden verringern. Die von Zahlungsportalen erhobenen Kommissionsgebühren können im ersten Moment teuer erscheinen, sparen aber auf lange Sicht Zeit und Geld.
Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstruktur
Viele Dienstleistungsunternehmen haben durch die Umstellung auf eine Pauschalabrechnung die Probleme mit der Debitorenbuchhaltung verringert. Wenn Sie einen Dienstleistungsvertrag mit Ihrem Kunden abschließen, bieten Sie im Wesentlichen die gleichen monatlichen Dienstleistungen zu einem Festpreis an. Das kann dazu beitragen, die Panik zu verringern, die oft entsteht, wenn ein Kunde eine höhere Rechnung als erwartet erhält.
Festpreisvereinbarungen ermöglichen es auch, automatische Zahlungen zu verlangen, die jeden Monat direkt vom Konto des Kunden abgebucht werden. Auf diese Weise schaffen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Klarheit der Rechnungsstellung für Ihre Kunden und dem pünktlichen Eingang regelmäßiger Zahlungen.
Regelmäßige Nachfassaktionen
Niemand macht gerne Inkassoanrufe. Umso mehr sollten Sie unsere Tipps zur Verbesserung Ihres Forderungsumsatzes befolgen, damit Sie gar nicht erst anrufen müssen!
Sie können Ihren Inkassoprozess rationalisieren, indem Sie es sich zur Regel machen, immer detaillierte, genaue Rechnungen und klare Zahlungsbedingungen im Voraus zu stellen. Dennoch passieren Fehler. Und manchmal ist eine versäumte Zahlung genau das – ein ehrlicher Fehler, bei dem der Kunde eine freundliche Mahnung zu schätzen weiß.
Bei Enkel umfasst unser Inkassoverfahren sowohl eine höfliche Mahnung, die 10 Tage vor Fälligkeit einer Rechnung versandt wird, als auch eine sofortige Nachverfolgung, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen ist.
Stellen Sie häufig einen Abgleich her
Je häufiger Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen abgleichen, desto aktueller werden Ihre Außenstände sein. Wie hängt das zusammen?
Sobald Sie Zahlungen von Kreditkunden erhalten, sollten diese mit den ausstehenden Rechnungen abgeglichen und aus Ihrer Forderungsliste ausgebucht werden. So bleibt Ihr Forderungsbestand aktuell und der Umsatz lässt sich leichter verfolgen. Bei Enkel glauben wir an häufige Bankabstimmungen aus genau diesem Grund.
Erinnern Sie sich, dass Maßnahmen zur Verwaltung, Überwachung und Verbesserung des Debitorenumsatzes der Schlüssel für einen gesünderen Cashflow sind. Die Verfolgung Ihres Umsatzes hilft Ihnen nicht nur, Trends in Ihrer Debitorenbuchhaltung zu erkennen, sondern Sie können diese Informationen auch nutzen, um die Auswirkungen Ihrer Praktiken auf die Rentabilität Ihres Unternehmens zu beurteilen.
Wenn Sie zusätzliche Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer Debitorenbuchhaltung suchen, können wir Ihnen helfen! Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.