Sie sind Therapeut geworden, um Menschen zu helfen, ihre Lebensqualität zu verbessern, aber Sie können den Bedürftigen nicht lange helfen, wenn Sie nicht genug Geld verdienen, damit Ihre Praxis überlebt und wächst. Die Abrechnung ist wahrscheinlich die unbeliebteste Aufgabe für Physiotherapeuten, aber eine, die nicht ignoriert werden darf. Ja, die Abrechnung kann verwirrend und manchmal frustrierend sein, aber Sie sind nicht allein. StrataPT ist immer da, um Ihnen zu helfen und Sie bei Ihren Abrechnungs- und Dokumentationsbemühungen zu unterstützen. Wenn Sie eine kleine Auffrischung brauchen, lesen Sie bitte diesen Leitfaden für die Abrechnung, der speziell für Physiotherapeuten erstellt wurde.

Die Codes aufschlüsseln

Die Internationale Klassifikation der Krankheiten (ICD)

Codes können verwirrend und irritierend sein, aber sie sind notwendig, um Ihre Leistungen erfolgreich abzurechnen. Die Diagnose des Zustands Ihrer Patienten, die die medizinische Notwendigkeit dieser Leistungen aufschlüsselt, erfolgt über die Internationale Klassifikation der Codes (ICD), derzeit ICD-10.

Das Kodierungssystem ist zweifellos komplex und kann entmutigend sein. Im Zweifelsfall empfiehlt die American Physical Therapy Association (APTA), den spezifischsten Code zu wählen, der den Zustand am genauesten widerspiegelt.

Die ICD-10-Website ist eine praktische Ressource für alle aktuellen amerikanischen ICD-10-CM- (Diagnose) und ICD-10-PCS- (Prozedur) Abrechnungscodes.

Wenn Sie immer noch unsicher sind, wenden Sie sich an StrataPT. Unsere erfahrenen Mitarbeiter sind immer bereit, Ihnen zu helfen.

Die Current Procedural Terminology

CPT, eine eingetragene Marke der American Medical Association (AMA), ist ein medizinischer Kodesatz, der verwendet wird, um medizinische, chirurgische oder diagnostische Verfahren und Dienstleistungen an Einrichtungen wie Ärzte, Krankenversicherungen und Akkreditierungsorganisationen zu melden. Mit anderen Worten, es ist eine Sprache, die zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern gesprochen wird.

CPT wurde 1966 von der AMA geschaffen, um die Berichterstattung über stationär und ambulant erbrachte Leistungen und Verfahren zu standardisieren. Jeder CPT-Code stellt eine schriftliche Beschreibung einer Leistung oder eines Verfahrens dar, um die subjektive Interpretation dessen, was dem Patienten genau erbracht wurde, zu eliminieren.

CPT-Codes bestehen aus fünf Zeichen, wobei die meisten Codes numerisch sind, einige Codes haben jedoch ein fünftes Alpha-Zeichen. Es gibt einen Code für jede Dienstleistung oder Prozedur sowie „nicht aufgeführte Codes“ für jene Dienstleistungen und Prozeduren, die nicht ausdrücklich in einem anderen definierten CPT-Code genannt werden.

Da es eine so große Anzahl von Dienstleistungen und Prozeduren gibt, hat die AMA die CPT-Codes in drei Kategorien eingeteilt:

CPT-Kategorie I – Sie enthält den größten Teil der Codes. Sie besteht aus den Codes, die von den Leistungserbringern üblicherweise für die Meldung ihrer Leistungen und Verfahren verwendet werden (die meisten CPT-Codes sind Codes der Kategorie I).

CPT-Kategorie II – Diese Kategorie besteht aus zusätzlichen Tracking-Codes, die für das Leistungsmanagement verwendet werden.

CPT-Kategorie III – Hierbei handelt es sich um temporäre Codes, die für die Meldung neuer und experimenteller Leistungen und Verfahren verwendet werden.

Die sechs Hauptabschnitte der CPT-Kategorie I-Kodes sind:

Bewertung & Managementleistungen 99201 bis 99499
Anästhesieleistungen 01000 bis 01999
Chirurgie 10021 bis 69990
Radiologieleistungen 70010 bis 79999
Pathologie &Laborleistungen 80047 bis 89398
Medizinische Dienstleistungen & Verfahren 90281 bis 99607

Die meisten CPT-Kodes, die für Physiotherapeuten relevant sind, befinden sich im Abschnitt 97000 (Physikalische Medizin & Rehabilitation) der Medizinischen Dienstleistungen & Verfahren.

Die CPT-Kodes, mit denen Physiotherapeuten am besten vertraut sein sollten, sind folgende:

• 97001 Physikalische Therapie Bewertung
• 97002 Physikalische Therapie Re-Evaluation
• 97010 Heiße oder kalte Packungen: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; heiße oder kalte Packungen
• 97012 Mechanische Traktion: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Traktion, mechanisch
• 97014 Elektrische Stimulation (unbeaufsichtigt): Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; elektrische Stimulation (unbeaufsichtigt)
• 97016 Vasopneumatisches Gerät: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; vasopneumatische Geräte
• 97018 Paraffinbad: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Paraffinbad
• 97022 Whirlpool: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Whirlpool
• 97024 Diathermie: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Diathermie (z. B. Mikrowelle)
• 97026 Infrarot: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Infrarot
• 97028 Ultraviolett: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; ultraviolett
• 97032 Elektrische Stimulation (manuell): Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; elektrische Stimulation (manuell), jeweils 15 Minuten
• 97033 Iontophorese: Anwendung einer Modalität in einem oder mehreren Bereichen; Iontophorese, jeweils 15 Minuten
• 97034 Kontrastbad: Anwendung einer Modalität in einem oder mehreren Bereichen; Kontrastbäder, jeweils 15 Minuten
• 97035 Ultraschall: Anwendung einer Modalität in einem oder mehreren Bereichen; Ultraschall, jeweils 15 Minuten
• 97036 Hubbard Tank: Anwendung einer Modalität auf einen oder mehrere Bereiche; Hubbard-Tank, jeweils 15 Minuten
• 97110 Therapeutische Übungen: Therapeutisches Verfahren, ein oder mehrere Bereiche, je 15 Minuten; therapeutische Übungen zur Entwicklung von Kraft und Ausdauer, Bewegungsumfang und Flexibilität. (Beschreibt im Allgemeinen eine Leistung, die auf die Verbesserung eines einzelnen Parameters abzielt, z. B. Kraft, ROM usw.)
• 97112 Neuromuskuläre Re-Edukation: Therapeutisches Verfahren, ein oder mehrere Bereiche, jeweils 15 Minuten; neuromuskuläre Umerziehung von Bewegung, Gleichgewicht, Koordination, kinästhetischem Sinn, Haltung und/oder Propriozeption für sitzende und/oder stehende Tätigkeiten
• 97113 Aquatische Therapie: Therapeutisches Verfahren, ein oder mehrere Bereiche, jeweils 15 Minuten; Wassertherapie mit therapeutischen Übungen
• 97116 Gangtraining: Geschulte Verbesserung des Gangbildes, einschließlich Treppensteigen
• 97124 Massagetherapie: Therapeutisches Verfahren, ein oder mehrere Bereiche, je 15 Minuten; Massage, einschließlich Effleurage, Petrissage und/oder Tapotement (Streichen, Kompression, Perkussion)
• 97140 Manuelle Therapietechniken: Qualifizierte manuelle Therapietechniken (Mobilisation, manuelle Lymphdrainage, manuelle Traktion), eine oder mehrere Regionen, je 15 Minuten. (PROM ist KEINE manuelle Therapie)
• 97530 Therapeutische Aktivität: Einsatz von dynamischen Aktivitäten zur Verbesserung der funktionellen Leistungsfähigkeit. Beschreibt die Aktivitäten, die mehrere Parameter (Kraft, ROM, Gleichgewicht usw.) zusammen nutzen und sich auf das Erreichen funktioneller Aktivität konzentrieren.
• 97535 Selbstpflege/Hauswirtschaft: Selbstpflege-/Hauswirtschaftstraining (ADL- und Kompensationstraining, Mahlzeitenzubereitung, Sicherheitsverfahren und Anleitungen zur Verwendung von Hilfsmitteln/adaptiven Geräten)
• 97542 Rollstuhlmanagement: Rollstuhlmanagement (z. B. Beurteilung, Anpassung, Schulung), jeweils 15 Minuten
• 97760 Orthesenmanagement: Management und Training von Orthesen (einschließlich Beurteilung und Anpassung, wenn nicht anders angegeben), obere Extremität(en), untere Extremität(en) und/oder Rumpf, je 15 Minuten
• 97761 Prothesenmanagement: Prothesenschulung, obere und/oder untere Extremität(en), je 15 Minuten
• 97762 Orthesen-/Prothesencheckout: Checkout für Orthesen/Prothesen, niedergelassener Patient, je 15 Minuten
• 97150 Gruppentherapie: Verfahren, Gruppe (2 oder mehr Personen)
• 29530 Kniegurtung
• 29540 Knöchelgurtung
• 29240 Schultergurtung

Die CPT-Kodes der Kategorie II sind wie folgt angeordnet:

Zusammengesetzte Maßnahmen 0001F bis 0015F
Patientenmanagement 0500F bis 0584F
Patientenanamnese 1000F bis 1505F
Physikalische Untersuchung 2000F bis 2060F
Diagnostische/Screening-Verfahren oder Ergebnisse 3006F bis 3776F
Therapeutische, präventive, oder andere Interventionen 4000F bis 4563F
Nachuntersuchungen oder andere Ergebnisse 5005F bis 5250F
Patientensicherheit 6005F bis 6150F
Strukturelle Maßnahmen 7010F bis 7025F
Nichtmaßnahmen Kodeauflistung 9001F bis 9007F

Die CPT-Kodes der Kategorie III folgen im Kodierungshandbuch auf die Kodes der Kategorie II und werden mit vier Zahlen und dem Buchstaben T dargestellt. Vorläufige Kodes, die neue Dienstleistungen und Verfahren beschreiben, können bis zu fünf Jahre lang in Kategorie III verbleiben. Wenn die Dienstleistungen und Verfahren, für die sie stehen, die Kriterien der Kategorie I erfüllen (dazu gehören die FDA-Zulassung, der Nachweis, dass viele Leistungserbringer die Verfahren durchführen, und der Nachweis, dass sich die Verfahren als wirksam erwiesen haben), werden ihnen wieder Kodes der Kategorie I zugewiesen. Andererseits können Codes der Kategorie III gestrichen werden, wenn festgestellt wird, dass sie von den Leistungserbringern nicht verwendet werden.

Die AMA gibt halbjährlich neue oder überarbeitete Codes der Kategorie III über ihre Website heraus und veröffentlicht außerdem jährlich die Streichungen von Codes der Kategorie III zusammen mit dem vollständigen Satz temporärer Codes.

Weitere Informationen zu CPT-Codes finden Sie unter CPT-Codes für Physiotherapie.

Die Verwendung von Modifikatoren

CPT-Modifikatoren (auch bekannt als Modifikatoren der Stufe I) werden zur Ergänzung von Informationen oder zur Anpassung von Leistungsbeschreibungen verwendet, um zusätzliche Details zu einem Verfahren oder einer Dienstleistung eines Arztes bereitzustellen. Modifikatoren helfen dabei, einen Verfahrenscode weiter zu beschreiben, ohne seine Definition zu ändern.

Hier sind die Modifikatoren, die Physiotherapeuten am meisten beachten sollten:

Modifikator 59 – Modifikator 59 sollte angewendet werden, wenn zwei völlig getrennte und unterschiedliche Leistungen während desselben Behandlungszeitraums erbracht werden.

KX Modifikator – KX Modifikatoren sollten verwendet werden, wenn der Physiotherapeut glaubt, dass es medizinisch notwendig ist, die Therapie eines Patienten fortzusetzen, der bereits die Obergrenze erreicht hat. Der KX-Modifikator würde den Patienten für eine Befreiung qualifizieren.

GA-Modifikator – Der GA-Modifikator wird verwendet, wenn der Therapeut angeben möchte, dass er davon ausgeht, dass Medicare eine Leistung als nicht angemessen und notwendig ablehnen wird, und ihm eine ordnungsgemäß ausgeführte und vom Begünstigten unterzeichnete Advanced Beneficiary Notice (ABN) vorliegt.

GP-Modifikator – Die Versicherungsgesellschaften beginnen zu verlangen, dass „Always Therapy“-Codes geändert werden, um eine genaue Erstattung zu ermöglichen. Der GP Modifier zeigt an, dass die Leistungen eines Physiotherapeuten erbracht wurden. Der GP-Modifikator wird häufig in stationären und ambulanten multidisziplinären Einrichtungen verwendet.

CQ-Modifikator – Der CQ-Modifikator wird verwendet, wenn ambulante Physiotherapieleistungen ganz oder teilweise von einem Physiotherapieassistenten erbracht werden. Bitte beachten Sie: Das CMS hat angekündigt, dass es ab 2022 nur noch 85 % der Leistungen bezahlen wird, die ganz oder teilweise von einem Reha-Therapie-Assistenten erbracht werden.

Weitere Informationen zu Modifikatoren finden Sie unter Neue PTA- und OTA-Modifikatoren ab 1. Januar 2020. Wenn Sie noch Fragen zu den Modifikatoren und ihren mathematischen Formeln haben, ist StrataPT für Sie da. Wir können Ihnen helfen, wann und wo Sie Modifikatoren verwenden sollten, und bieten eine echte Komplettlösung für das Revenue Cycle Management in Physiotherapiepraxen.

Die Terminologie verstehen

Wir alle brauchen hin und wieder eine Auffrischung der Abrechnungsterminologie. Hier sind einige gängige Definitionen, die von der American Physical Therapy Association (APTA) zur Verfügung gestellt werden:

• Die 8-Minuten-Regel: Die 8-Minuten-Regel ist für Therapeuten von entscheidender Bedeutung, da nach den Richtlinien der American Medical Association (AMA) Restminuten, die in mehrere Kategorien mit weniger als 8 Minuten pro Kategorie fallen, nicht abgerechnet werden können. Um einen umfassenderen Einblick in die 8-Minuten-Regel zu erhalten, lesen Sie bitte Die 8-Minuten-Regel: Ein Leitfaden für Therapeuten und Die 8-Minuten-Regel: Medicare vs, AMA.
• Medicare Part A Coverage: Dazu gehören stationäre Krankenhäuser, qualifizierte Pflegeeinrichtungen (SNF), Hospize und häusliche Krankenpflege. Zu den Anbietern von Teil A gehören auch Rehabilitationseinrichtungen und umfassende ambulante Rehabilitationseinrichtungen (CORF).
• Medicare Teil B Deckung: Im Rahmen von Teil B werden medizinische Hilfsmittel, ärztliche Leistungen und ambulante Leistungen in einer Privatpraxis (PTPP) erstattet.
• Verordnung/Überweisung: In einigen Fällen stellt ein Arzt eine Therapieanweisung aus, die eine Diagnose und Anweisungen für die Behandlung enthält.
• Behandlung: Umfasst alle therapeutischen Leistungen.
• Abrechenbare Zeit: Im Allgemeinen ist die abrechenbare Zeit die Zeit, die für die Behandlung eines Patienten aufgewendet wird. Die abrechenbare Zeit umfasst nicht die ungelernte Vorbereitungszeit, die Aufsicht, die Ruhezeiten und die Dokumentationszeit. Auch das Aufrunden der Zeit ist nicht zulässig.
• Zeitkodes (ständige Anwesenheit): Diese CPT-Codes ermöglichen eine variable Abrechnung in 15-Minuten-Schritten, wenn ein Physiotherapeut einem Patienten Einzelleistungen wie therapeutische Übungen oder manuelle Therapie anbietet.
• Ungezeitete Codes (überwacht oder leistungsbezogen): Dies sind die Kodes, die Therapeuten verwenden, um Leistungen wie die Durchführung einer Bewertung, einer erneuten Bewertung oder die Anwendung von Wärme-/Kältepackungen und elektrischer Stimulation (unbeaufsichtigt) durchzuführen. Sie können nur einen Code abrechnen, es ist also egal, ob Sie diese Arten von Behandlungen in 8 Minuten oder 48 Minuten durchführen.
• Zeit während der Behandlung: Dieser Code bezieht sich auf jede Zeit, die für die Durchführung einer Intervention aufgewendet wird.
• Zeit vor der Behandlung: Beurteilung und Fallmanagement sind ein notwendiger Bestandteil einiger Physiotherapiesitzungen. Physiotherapeuten können diese Zeit in Rechnung stellen, um den Fortschritt des Patienten zu beurteilen, Verletzungen oder Muskeldefizite zu bewerten oder zu analysieren, welcher Ansatz während einer Behandlungssitzung im Rahmen der Vorbehandlung verfolgt wird.
• Nachbehandlungszeit: Ein Teil der Zeit wird in jeder Sitzung damit verbracht, die Reaktion des Patienten auf eine Intervention, eine Behandlung oder ein Schulungs- oder Heimübungsprogramm zu analysieren. Die Zeit nach der Behandlung kann auch die Dokumentation in der Patientenkartei und/oder die Beratung mit anderen Fachleuten des Gesundheitswesens über die Behandlung des Patienten umfassen.
• Bewertung: Die Bewertung findet in der Regel beim ersten Besuch des Patienten statt und umfasst eine Untersuchung. Sie besteht aus einer Überprüfung der bisherigen Daten und Symptome. Sobald dies geschehen ist, kann der Therapeut eine Diagnose und Prognose stellen.
• Re-Evaluation: Sie sollten eine Reevaluation nur dann in Rechnung stellen, wenn Sie eine signifikante Verbesserung, Verschlechterung oder Veränderung des Zustands eines Patienten feststellen, die im POC nicht vorgesehen war. Sie können auch eine Re-Evaluierung in Rechnung stellen, wenn der Patient nicht auf die im POC beschriebene Behandlung anspricht, wenn Sie einen Patienten mit einer chronischen Erkrankung behandeln und den Patienten nicht sehr oft sehen oder wenn Ihr staatliches Praxisgesetz eine Re-Evaluierung in bestimmten Zeitabständen vorschreibt.
• Pflegeplan (POC): Auf der Grundlage der Beurteilung und der ärztlichen Anordnung (falls zutreffend) entwickelt der Therapeut gemeinsam mit dem Patienten einen Pflegeplan, der dem Patienten hilft, seine therapeutischen Ziele zu erreichen.
• Erstzertifizierung: Medicare verlangt von den verordnenden Ärzten, dass sie den POC innerhalb von 30 Tagen nach der Beurteilung per Unterschrift genehmigen oder zertifizieren. Die Bescheinigung gilt für die ersten 90 Tage der Behandlung. Um die Behandlung über die ersten 90 Tage hinaus fortzusetzen, müssen die Therapeuten eine erneute Zertifizierung vom verordnenden Arzt erhalten.
• Fortschrittsbericht: Therapeuten müssen für jeden Patienten bis zum zehnten Besuch einen Fortschrittsbericht (auch Fortschrittsbericht genannt) ausfüllen.
• Entlassungsbericht: Nach Abschluss der Behandlung müssen Therapeuten einen Entlassungsbericht ausfüllen, in dem die Behandlung und der Status des Patienten seit dem letzten Fortschrittsbericht detailliert beschrieben werden.
• Multiple Procedure Payment Reduction (MPPR): Die MPPR gilt für Therapie- und andere verschiedene Zusatzleistungen. Der Zweck der Multiple Payment Reduction Policy ist es, die Kosten von Medicare für diese Leistungen zu reduzieren. Wenn also ein Gesundheitsdienstleister während eines einzigen Patiententermins mehrere Verfahren durchführt, zahlt Medicare (und viele kommerzielle Versicherer) in der Regel nur für das am höchsten bewertete Verfahren den „vollen Preis“.
• Telemedizin: Telemedizin ist die Erbringung von gesundheitsbezogenen Dienstleistungen über Telekommunikation und digitale Kommunikationstechnologien. Für weitere Informationen. Bitte lesen Sie E-Visits, Telehealth und MIPS Updates.
• Patient-Driven Groupings Model (PDGM): PDGM wurde entwickelt, um die Erstattung für alle Arten von Patienten zu verbessern, die Anspruch auf Leistungen der häuslichen Krankenpflege haben, und um vermeintliche Anreize zur Übererbringung von Therapieleistungen zu beseitigen. Ziel des PFGM ist es, die volumenabhängige Vergütung zu reduzieren, die nicht unbedingt auf den Zustand des Patienten abgestimmt ist, und den häuslichen Gesundheitsdienstleistern eine engere Zusammenarbeit mit Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter PDGM verstehen und wie es sich auf Ihre Physiotherapiepraxis auswirken wird.

Zu verwendende Formulare

Während einige wenige Kostenträger noch Papierformulare akzeptieren, bevorzugen die meisten Kostenträger und Anbieter elektronische Antragsformulare. Therapeuten verwenden in der Regel das CMS-1500-Formular oder das elektronische Format 837P zur Einreichung von Anträgen bei Medicare-Vertragspartnern für Leistungen, die von Medicare Teil B abgedeckt werden (die aktuellen 1500-Formulare unterstützen ICD-10-Codes). Ambulante und teilstationäre Behandlungen können je nach Kostenträger auf einem CMS-1500- oder einem UB-04-Formular eingereicht werden.

Nach der Erbringung der Leistungen reichen die Therapeuten eine Rechnung ein, die entweder an den Patienten, einen Drittzahler oder eine Clearingstelle geschickt wird, die die Rechnung in Ihrem Namen ausstellt. Wenn Sie die Rechnung selbst verschicken, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die HIPPA-Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) einhalten.

Die Software-Plattform von StrataPT macht die Abrechnung so viel einfacher. Und unser Strata Clarity Panel bietet Therapeuten einen klaren Echtzeit-Status jeder einzelnen Abrechnungsgebühr für jeden einzelnen Patienten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo, um zu sehen, wie StrataPT Ihre Praxis vereinfachen und Ihr Ergebnis verbessern kann.

Auswahl einer Software

Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die Software für Physiotherapeuten anbieten, aber keines kann mit dem Niveau der umfassenden Funktionen und des Kundensupports mithalten, den StrataPT bietet. Die StrataEMR-Softwareplattform ist äußerst intuitiv. Sie bietet ein einziges System, das Patientenaufnahme, Terminplanung, anpassbare Dokumentation und ein intuitives Dashboard zur Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben und Abläufe umfasst. Wir verfügen über die branchenführende Technologie und die modernsten Tools, die uns von allen anderen Softwareunternehmen unterscheiden. Außerdem bieten wir eine einfache Preisstruktur für unsere Software und Revenue Cycle Management Services. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie unsere Software Ihrer Praxis helfen kann, Zeit und Geld zu sparen.