Es klingelt an der Bürotür. Zu Ihrer Linken sehen drei Kollegen eine Akte durch. Hinter Ihnen telefoniert jemand anderes gerade. Sie erhalten eine Nachricht auf Whatsapp, während Sie versuchen, eine E-Mail erneut zu lesen, die Sie nicht verstehen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? In den letzten Jahren hat die Arbeitswelt durch die zunehmende Digitalisierung, Großraumbüros und die Fülle an schnellen und sofortigen Kommunikationsmitteln, die uns zur Verfügung stehen, eine echte, rasante Revolution erlebt. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie sich in einem äußerst anregenden Umfeld weiterentwickeln, in dem Sie eine endlose Menge an Informationen aufnehmen, verarbeiten und produzieren müssen. Diese ständige Informationsflut belastet unseren Verstand sehr, und unser Gehirn muss mit dieser nicht enden wollenden Stimulation zurechtkommen. Manchmal führt diese massive geistige Anstrengung zu dem, was Wissenschaftler „kognitive Überlastung“ nennen. Wie kann man also eine Überlastung vermeiden und unter solchen Umständen eine Art kognitives Gleichgewicht bewahren? Beantworten wir diese Frage und schauen wir uns an, wie das Gehirn funktioniert, mit Marie Lacroix, einer Neurowissenschaftlerin und Mitbegründerin der Agentur Cog’X.

Die wissenschaftliche Definition

Marie Lacroix definiert eine geistige Belastung oder eine kognitive Beanspruchung als „die Kosten der Verarbeitung von Informationen unter den meisten gegebenen Umständen für eine Person“. Entgegen der landläufigen Meinung ist kognitive Belastung normal; sie tritt auf, sobald man seine kognitiven Fähigkeiten einsetzt, und sie ist an sich nichts Schlechtes. Es ist die regelmäßige kognitive Überlastung, die schlecht für Sie sein kann. Das bedeutet, dass Sie im Laufe eines Tages versuchen, mehr Informationen zu erfassen, als Ihr Arbeitsgedächtnis verarbeiten kann. Das Kurzzeitgedächtnis speichert nur etwa 10 Informationen, die für einen kurzen Zeitraum (in der Regel einige Sekunden) behalten werden können. Um die Kapazität des Kurzzeitgedächtnisses zu verstehen, schlägt Lacroix vor, die folgenden Summen durch Kopfrechnen zu lösen: 2 x 2 + 1 und dann 22 x 15 + 3. „Es ist klar, dass die erforderliche geistige Anstrengung und die daraus resultierende kognitive Belastung bei der zweiten Berechnung größer ist“, sagt sie.

„Die mentale Belastung ist der Aufwand, den ein Individuum bei der Verarbeitung von Informationen unter den meisten gegebenen Umständen hat.“

Fehlgebrauch des Begriffs

Der Psychologe John Sweller hat die Theorie der kognitiven Belastung in den späten 1980er Jahren formalisiert. Im Rahmen seiner Forschungen zum Instructional Design, d.h. zur Gestaltung des Unterrichts, versuchte er, Techniken zu identifizieren, die das Lernen erleichtern und gleichzeitig die kognitive Belastung so gering wie möglich halten.

Der Begriff „mentale Belastung“ wurde aus dem Kontext seiner wissenschaftlichen Ursprünge herausgelöst und hat sich seitdem in der Alltagssprache eingebürgert. Er wird heute mit der Vorstellung assoziiert, „die ganze Zeit an alles zu denken“, und insbesondere mit der mentalen Belastung durch die Führung eines Haushalts. Diese Idee stammt von Nicole Brais, einer Forscherin an der Universität Laval in Quebec. Brais definiert die mentale Belastung als „die Aufgabe des Managements, der Organisation und der Planung, die gleichzeitig nicht greifbar, wesentlich und konstant ist und darauf abzielt, die Bedürfnisse der anderen zu erfüllen und den Haushalt reibungslos zu führen“. Die ständige Notwendigkeit, dafür zu sorgen, dass zu Hause alles ordnungsgemäß funktioniert, wird immer noch häufig als Aufgabe der Frau betrachtet. Der Begriff „mentale Belastung“ wurde durch den 2017 erschienenen Comic „You Should’ve Asked“ der Künstlerin Emma Clit populär, der auf humorvolle Weise die Zwänge des Lebens für Frauen seziert.

Wie Lacroix betont, muss man jedoch zwischen der umgangssprachlichen Verwendung des Begriffs – „die alltäglichen Probleme und Sorgen des täglichen Lebens und jede einzelne Aufgabe, an die ein Individuum den ganzen Tag lang denken muss“ – und der wissenschaftlichen Definition der kognitiven Belastung unterscheiden. Sie sagt: „Es gibt immer noch eine Verbindung zwischen den beiden Konzepten, denn unsere begrenzten kognitiven Ressourcen können nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig bewältigen, ohne in Schwierigkeiten zu geraten. Daher beanspruchen unsere alltäglichen Sorgen und die vielen unvergesslichen Dinge, die wir jeden Tag erledigen müssen, tatsächlich viel ‚mentalen Raum‘, der nicht anderweitig genutzt werden kann, und dazu kommt noch der Stress, der dadurch verursacht werden kann.“

„Unsere begrenzten kognitiven Ressourcen können nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig bewältigen, ohne in Schwierigkeiten zu geraten.“

Eine kurze Lektion über die Mechanik des Gehirns

Wenn die kognitive Belastung ein natürliches Phänomen ist – sie tritt von dem Moment an auf, in dem wir unser Gehirn in Anspruch nehmen -, so tritt die kognitive Überlastung, vor allem auf beruflicher Ebene, dann auf, wenn es zu viel wird. Lacroix empfiehlt, drei wichtige Faktoren zu analysieren, um kognitive Überlastung zu erkennen und zu bewältigen:

Die Art der Aufgabe und/oder der eigene Kenntnisstand in Bezug auf die bereitgestellten Informationen

„Kognitive Überlastung tritt im Allgemeinen auf, wenn eine Aufgabe zu komplex ist, entweder weil die Informationen selbst zu schwierig zu verarbeiten sind oder weil wir nicht über das Wissen oder das Know-how verfügen, um sie zu verarbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn wir neu in eine Aufgabe einsteigen oder uns in der Lernphase befinden.“

2.Das physische oder digitale Arbeitsumfeld

„Eine Überlastung kann auch dann eintreten, wenn es zu viele Informationen zu berücksichtigen gibt, auch wenn die einzelnen Teile an sich nicht so komplex sind. Deshalb kann eine Überforderung oder eine Konstellation, in der mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden müssen, Menschen überfordern.“ Zum Beispiel kann eine zu stimulierende Arbeitsumgebung – ständiger Lärm, Gespräche, Telefonate, Streaming usw. – wie ein Großraumbüro unser kognitives Gleichgewicht beeinträchtigen.

3.Unser emotionales und körperliches Wohlbefinden

„Außerdem kann unser innerer Zustand – insbesondere unser Müdigkeitsgrad, Stress oder ein Mangel an Motivation – den Aufwand für die Lösung einer Aufgabe erhöhen. Nach einer schlecht geschlafenen Nacht kann man wirklich sehen und fühlen, wie schwierig es sein kann, eine Aufgabe auszuführen, die man normalerweise effizient erledigt.“

Der Kollateralschaden

Was passiert wirklich, wenn unser Gehirn überlastet wird? „Im Gehirn ist der Überlastungszustand mit einer Veränderung der Aktivität im präfrontalen Kortex verbunden, von wo aus das Arbeitsgedächtnis und die sogenannten exekutiven Funktionen ausgeführt werden. Das ist im Grunde der Kontrollturm unseres Gehirns“, erklärt Lacroix. „Bei kognitiver Überlastung erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass wir Fehler machen und Gedächtnisprobleme haben, außerdem kann unsere Fähigkeit, zu planen, mit unseren Emotionen umzugehen usw., beeinträchtigt sein. Anzeichen für eine kognitive Überlastung sind unter anderem, dass wir Fehler machen, Denkprozesse immer wieder von vorne beginnen müssen, anderen keine Aufmerksamkeit schenken oder regelmäßig wichtige Dinge vergessen.“ Kognitive Überlastung kann also direkt und indirekt das allgemeine Wohlbefinden und die Arbeitsleistung beeinträchtigen.

„Bei kognitiver Überlastung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir Fehler machen und Gedächtnisprobleme haben, außerdem kann sie unsere Fähigkeit, zu planen und mit unseren Emotionen umzugehen, beeinträchtigen.“

Ist es ein modernes Problem?

Lacroix betont, dass kognitive Überlastung kein neues Problem ist. Das Risiko der kognitiven Überlastung ist heute aufgrund der Geschwindigkeit unseres Austauschs und des ständigen Informationsflusses, den wir zu bewältigen haben, viel größer. Unsere kognitiven Fähigkeiten werden in diesem digitalen Zeitalter bis an die Grenze strapaziert“, sagt der Neurologe.
Einen klaren Kopf zu behalten und ruhig mit einem Dutzend E-Mails pro Tag, endlosen Benachrichtigungen, Anfragen, Nachrichten und Erinnerungen auf mehreren Kanälen (Slack, Whatsapp, andere Chatgruppen, Google-Kalender usw.) umzugehen, kann wie ein Kampfsport wirken. Wir können hier ein ergonomisches Konzept verwenden, um den „kognitiven Overflow“ zu diskutieren und diese Idee der Überlastung zu beschreiben, so Lacroix. „Man hat das Gefühl, mit Informationen überflutet zu werden, so dass man sich überfordert fühlt und dringende Dinge Vorrang vor wichtigen Dingen haben.“

„Das Risiko einer kognitiven Überlastung ist heute aufgrund der Geschwindigkeit unseres Austauschs und des ständigen Informationsflusses, den wir bewältigen müssen, viel höher. Unsere kognitiven Fähigkeiten werden in diesem digitalen Zeitalter bis an die Grenze strapaziert.“

Kann das auch Ihnen passieren?

Gibt es Berufe, in denen die Wahrscheinlichkeit einer kognitiven Überlastung größer ist? Laut Lacroix hängt das nicht unbedingt mit einzelnen Personen zusammen. Sie bittet darum, die kognitive Überlastung nicht mit einem Burn-out zu verwechseln, das in bestimmten Berufen (Polizei, Feuerwehr, Krankenhauspersonal usw.) aufgrund von Überlastung, starker emotionaler Beteiligung und mangelnder Anerkennung für die geleistete Arbeit sicherlich häufiger auftritt. Dennoch ist es möglich, das Risiko einer kognitiven Überlastung zu verringern, indem man bestimmte Vorsichtsmaßnahmen trifft. „Dies gilt insbesondere für Piloten, Fluglotsen und Kraftwerksmitarbeiter, die über Verfahren verfügen, die unsere natürliche geistige Kapazität umgehen sollen, wie Checklisten und doppelte Kontrollen, um das Fehlerrisiko zu verringern“, erklärt Lacroix.

Achtung, Ihr Gehirn ist empfindlich, wie können Sie es schützen?

Lacroix fordert Sie auf, sich der Funktionsweise Ihres Gehirns bewusst zu werden, damit Sie die besten individuellen und kollektiven Verfahren anwenden können, um es zu schützen. Sie sagt: „Unsere Aufmerksamkeitsspanne ist ein natürlicher Filter gegen kognitive Überlastung. Sie ermöglicht es uns, relevante Informationen je nach der Aufgabe, die wir erledigen möchten, auszuwählen und den Rest aus unserem Arbeitsgedächtnis zu entfernen. Diese Aufmerksamkeitsspanne ist jedoch empfindlich und kann leicht von anderen externen Anforderungen absorbiert werden, seien sie nun physisch, wie in einem Großraumbüro, oder digital, wie durch Benachrichtigungen.“ Ihr Arbeitsplatz, Ihre Arbeit und die Methoden, mit denen Sie sich verbinden, spielen eine wichtige Rolle bei der Regulierung Ihrer täglichen kognitiven Belastung.

„Ihre Aufmerksamkeitsspanne ist empfindlich und kann leicht durch andere externe Anforderungen absorbiert werden.“

Wie können Sie mit der Vielzahl von Faktoren umgehen, die Ihre kognitive Belastung beeinflussen? Laut Lacroix muss man die Menge der zu verarbeitenden Informationen reduzieren oder zumindest deren Komplexität verringern, um die mentale Belastung zu senken. Hier ein Überblick über die besten Methoden, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen anwenden können:

Auf persönlicher Ebene

• Listen oder Skizzen aller Aufgaben, die Sie zu erledigen haben
  Um die Aufgaben besser zu verstehen und zu planen, sollten Sie ihnen Prioritäten zuordnen. Dafür gibt es To-Do-Listen.
• Lassen Sie unwichtige Aufgaben los
  Um Frustration zu vermeiden, schreiben Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigt haben, und wie lange sie gedauert haben. So können Sie Ihrer Arbeit einen Wert beimessen und erkennen, dass sich die Zeit, die Sie für sie aufgewendet haben, nicht in Luft aufgelöst hat. Außerdem können Sie so in Zukunft besser planen.
• Gehen Sie an eine Aufgabe mit spezifischen kurzfristigen Zielen heran
  Es ist immer effizienter, eine Aufgabe in kurzfristige Ziele von z. B. 15 bis 20 Minuten aufzuteilen.
• Hören Sie mit dem Multitasking auf
  Anstatt mit zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, z. B. eine E-Mail zu beantworten, während Sie sich in einer Besprechung befinden, ist es effizienter, die Dinge nacheinander zu erledigen, eine Aufgabe nach der anderen.
• Reduzieren Sie Unterbrechungen, um Ihre Effizienz zu steigern und den Stresspegel zu senken
  Es ist besser, Ihren Posteingang in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, vielleicht jede Stunde oder, wenn Sie befürchten, nicht schnell genug zu antworten, alle 30 Minuten. Vermeiden Sie es jedoch, ständig darüber zu schweben. Sie sollten auch visuelle und akustische Aufforderungen wie Pop-ups und Benachrichtigungen einschränken und bestimmte Zeiten wählen, um sie anzusehen.
• Passen Sie Ihre Pausen an die jeweilige Aufgabe an
  Um Ihre geistige Belastung wirksam zu regulieren, sollte eine Pause eine Abwechslung von der aktuellen Aufgabe sein, damit Sie auf andere Weise aktiv sein können. Wenn Sie den ganzen Tag einen Workshop leiten und mit Menschen zu tun haben, wäre die richtige Pause, zu lesen, beruhigende Musik zu hören oder spazieren zu gehen. Wenn Sie den ganzen Tag auf einen Bildschirm starren, besteht die richtige Pause darin, Ihren Körper zu bewegen und mit anderen zu interagieren.
• Gönnen Sie sich immer eine angemessene Erholungszeit
  Sport, Meditation, Lesen oder auch einfach nur Nichtstun haben alle eine tiefgreifende Wirkung auf Ihr geistiges und körperliches Wohlbefinden. Wenn Sie sich nicht genügend Erholungszeit gönnen, produzieren Sie zum Ausgleich die Stresshormone Adrenalin und Cortisol, was sich nachteilig auf Ihre Gesundheit auswirken kann.

Auf kollektiver, organisatorischer Ebene

• Bieten Sie flexible Arbeitsräume an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in einer Umgebung zu arbeiten, die den Anforderungen ihrer Aufgaben entspricht, z. B. in einem ruhigen Raum oder in einem Raum für die Zusammenarbeit.
• Arbeiten Sie an der Führungspraxis, insbesondere an der Idee der falschen Dringlichkeit, die laut Lacroix am Arbeitsplatz immer häufiger anzutreffen ist. „Ermutigen Sie Manager, den Unterschied zwischen dem, was ‚dringend‘ ist, und dem, was für ihre Teams ‚wichtig‘ ist, zu erkennen, was ihnen bei der Organisation und Prioritätensetzung helfen wird.“
• Seien Sie sich bewusst, welche Anforderungen Sie an andere stellen. Achten Sie darauf, wann Sie eine E-Mail, eine SMS oder eine Whatsapp-Nachricht verschicken oder ein wichtiges Thema ansprechen. So vermeiden Sie unnötige Aufregung oder erwecken den Eindruck, dass Sie den anderen zu einem unpassenden Zeitpunkt herausfordern. Es stellt sicher, dass Sie die Erholungszeit respektieren.

Wenn die kognitive Belastung normal ist, ist das Gefühl der geistigen Überlastung nicht normal. Lacroix erklärt: „Es bedeutet, dass wir unsere individuellen Praktiken in Frage stellen, die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden, ändern, bestimmte Prozesse erleichtern, die Arbeitsschritte unter Verwendung der verfügbaren Ressourcen neu organisieren müssen usw.“

Während das Problem kollektiv und sogar auf organisatorischer Ebene angegangen werden muss, haben Sie eine gewisse Flexibilität in Ihrer Arbeitsweise. Man muss sich aktiv von den Begriffen Geschwindigkeit, Quantität und sofortiges Reagieren lösen, die mit Produktivität verbunden sind. Was wäre, wenn man nur lernen müsste, „nein“ zu sagen und sich Zeit zu nehmen, um ruhiger, effizienter und effektiver zu arbeiten?

„Wir müssen unsere individuellen Praktiken in Frage stellen, die Art und Weise ändern, wie Aufgaben erledigt werden, bestimmte Prozesse erleichtern…“

Foto: Welcome to the Jungle

Übersetzt von Mildred Dauvin

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