Um diese Jahreszeit beginnen die Steuerzahler, einen zweiten Blick auf ihr Formular W-4 zu werfen. Das Formular W-4 ist das Formular, das Sie ausfüllen und Ihrem Arbeitgeber – nicht dem Internal Revenue Service (IRS) – vorlegen, damit Ihr Arbeitgeber berechnen kann, wie viel Bundeseinkommenssteuer er von Ihrem Lohn einbehalten muss.
Normalerweise füllen Sie ein Formular W-4 aus, wenn Sie eine neue Stelle antreten. Manche Arbeitgeber fordern Sie auch zu Beginn eines jeden Jahres auf, ein neues Formular W-4 auszufüllen. Vielleicht möchten Sie auch von sich aus ein neues Formular W-4 ausfüllen, wenn sich Ihre persönliche oder finanzielle Situation ändert. Beispiele dafür sind Heirat, Kinder, eine Beförderung, die mit einer Gehaltserhöhung verbunden ist, oder die Aufnahme eines Zweitjobs.
Das Formular W-4 sieht folgendermaßen aus:
Wenn Sie von der Quellensteuer befreit sind, müssen Sie nicht viel tun. Sie müssen nur die Zeilen 1, 2, 3 und 4 ausfüllen (Name, Anschrift, Angaben zum Familienstand und zur Sozialversicherungsnummer), Ihre Befreiung in Zeile 7 vermerken und das Formular unterschreiben. Sie können nicht befreit werden, wenn eine andere Person Sie in ihrer Steuererklärung als unterhaltsberechtigt angibt und Ihr Einkommen 1.050 $ übersteigt und mehr als 350 $ an unverdienten Einkünften (meist Zinsen und Dividenden) enthält.
Die meisten Steuerzahler sind jedoch nicht befreit. Die meisten Steuerzahler tragen in Zeile 5 eine Zahl ein (hier durch den roten Pfeil gekennzeichnet), mit deren Hilfe Ihr Arbeitgeber berechnen kann, wie viel Bundeseinkommensteuer von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten werden muss. Diese Zahl ist die Anzahl der Freibeträge, die Sie geltend machen, und es ist die Zahl, die den Steuerzahlern Probleme bereitet, richtig zu liegen.
Hier ist die Faustregel: Je mehr Freibeträge Sie geltend machen, desto weniger Einkommensteuer wird Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehalt einbehalten (desto höher ist Ihr Nettogehalt). Je weniger Freibeträge Sie beanspruchen, desto mehr Einkommensteuer behält Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehaltsscheck ein (desto geringer ist Ihr Nettolohn).
Bevor Sie davon ausgehen, dass Sie immer den größeren Scheck haben wollen, bedenken Sie Folgendes: Der einbehaltene Betrag wird jedes Jahr auf Ihre Steuerschuld angerechnet. Wenn Sie zu wenig einbehalten haben, schulden Sie dem Fiskus etwas. Wenn Sie zu viel einbehalten haben, bekommen Sie eine Rückerstattung. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden.
Mit Hilfe des Arbeitsblatts für persönliche Freibeträge ermitteln Sie die Anzahl der Freibeträge, die Sie beanspruchen können. Dieses Arbeitsblatt sieht folgendermaßen aus:
Sie haben Anspruch auf einen Freibetrag für sich selbst (Zeile A), der je nach Ihrer Arbeitssituation gekürzt werden kann (Zeile B). Außerdem haben Sie Anspruch auf einen Freibetrag für Ihren Ehepartner (Zeile C) und einen Freibetrag für jeden Unterhaltsberechtigten, den Sie in Ihrer Steuererklärung angeben (Zeile D). Sie können zusätzliche Freibeträge beantragen, wenn Sie den Status „Haushaltsvorstand“ haben (Zeile E) oder wenn Sie eine Steuergutschrift für Kinderbetreuungskosten beantragen möchten (Zeile F). Sie können auch zusätzliche Freibeträge beantragen, wenn Sie den Kinderfreibetrag beantragen (Zeile G). Die Summe dieser Zeilen (A bis G) ergibt den Höchstbetrag der Freibeträge, die Sie beantragen können. Sie müssen den Höchstbetrag nicht in Anspruch nehmen, wenn Sie dies nicht wollen. Denken Sie daran: Je mehr Freibeträge Sie geltend machen, desto geringer ist der Steuerabzug. Wenn Sie Umstände haben, die dazu führen, dass Ihre Steuerrechnung etwas höher ausfällt als Ihr Lohn, z. B. eine freiberufliche Tätigkeit, bei der kein Steuerabzug vorgenommen wird, oder Einkünfte aus einer anderen Quelle, die nicht dem Steuerabzug unterliegen, sollten Sie Ihre Freibeträge entsprechend anpassen.
Wenn Ihre Situation etwas komplizierter ist als auf diesem Arbeitsblatt angegeben, füllen Sie die zusätzlichen Arbeitsblätter auf Seite 2 des Formulars W-4 aus (kann als PDF heruntergeladen werden). Sie sollten diese Arbeitsblätter ausfüllen, wenn Sie Ihre Steuererklärung nach Einzelposten aufschlüsseln, bestimmte Gutschriften in Anspruch nehmen, wenn Sie eine Familie mit zwei Verdienern haben oder wenn Sie mehr als einen Job haben.
Ein kurzer Warnhinweis: Wenn Sie mehr als einen Job haben, berechnen Sie die Gesamtzahl der Zulagen, die Sie für alle Jobs beanspruchen können, in einem einzigen Formular W-4. Mit anderen Worten: Wenn Sie mehr als ein Formular W-4 ausfüllen, geben Sie nicht auf jedem Formular, das Sie einem Arbeitgeber vorlegen, den Höchstbetrag an: Wenn Sie das tun, stimmt die Gesamtzahl Ihrer Einbehaltung nicht. Wählen Sie eine Stelle aus, für die Sie die Höchstbeträge angeben (in den meisten Fällen sollten Sie die am besten bezahlte Stelle wählen). Möglicherweise müssen Sie auch bei einer zweiten oder dritten Beschäftigung ein Formular W-4 ausfüllen – aber je nach Ihren Verhältnissen werden Sie wahrscheinlich nur sich selbst als Freibetrag auf diesen Formularen W-4 angeben wollen.
Wenn Sie Ihre Quellensteuerfreibeträge berechnen müssen, sehen Sie sich den IRS Quellensteuerrechner an.
Wenn Sie einen beträchtlichen Betrag an unverdienten Einkünften (wie Zinsen oder Dividenden) oder freiberufliche Einkünfte haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, geschätzte Steuerzahlungen mit dem Formular 1040-ES zu leisten. Wenn Ihnen das zu viel Aufwand ist, können Sie Anpassungen auf Ihrem Formular W-4 vornehmen. In Zeile 6 können Sie einen zusätzlichen Betrag angeben, der von jedem Gehaltsscheck einzubehalten ist. Wenn Sie z. B. erwarten, dass Sie am Ende des Jahres 6.000 USD an Steuern zusätzlich schulden, können Sie genehmigen, dass von jedem monatlichen Gehaltsscheck 500 USD zusätzlich einbehalten werden – und zwar zusätzlich zu Ihrem „normalen“ Steuerabzug auf der Grundlage der Freibetragsformel.
Wenn Sie eine Anpassung vornehmen, ist es ratsam, dies nach ein paar Monaten zu überprüfen, damit Sie zur Steuerzeit keine bösen Überraschungen erleben. Eine Möglichkeit zur schnellen Überprüfung besteht darin, Ihre voraussichtliche Steuerschuld auf der Grundlage der Steuersätze des laufenden Jahres (die Steuersätze für 2016 finden Sie hier) mit Ihrem Steuerabzug zu vergleichen. Auf Ihrem Gehaltsscheck finden Sie die Summe der bisher einbehaltenen Beträge: Sie müssen diese Zahl annualisieren, um die für das Jahr zu erwartende Gesamtsumme zu ermitteln.
Hier ist ein kurzes Beispiel dafür, wie Sie diese Zahlen annualisieren können, und zwar monatlich und nicht wöchentlich:
Wenn es der 31. März 2016 ist und die Summe der bisher einbehaltenen Beträge 3.000 $ beträgt und Sie monatlich bezahlt werden, teilen Sie den Betrag der einbehaltenen Beträge durch die Anzahl der Monate, in denen Sie bezahlt wurden, und multiplizieren Sie diese Zahl mit 12. In unserem Beispiel beträgt diese Zahl 12.000 $. 3.000 $/3 = 1.000 $, dann 1.000 $ x 12 = 12.000 $.
Wenn wir den 26. März 2016 haben und Ihr bisheriger Gesamtbetrag der Einbehaltung 3.000 $ beträgt und Sie wöchentlich bezahlt werden, teilen Sie den Betrag der Einbehaltung durch die Anzahl der Wochen, in denen Sie bezahlt wurden, und multiplizieren Sie diese Zahl mit 52. Der 26. März ist Woche 12. 3.000 $/12 = 250 $, dann 250 $ x 52 = 13.000 $.
Bei der Berechnung des möglicherweise zu zahlenden Steuerbetrags sollten Sie zusätzliche Steuern wie die Net Investment Income Tax (NIIT), die für Einzelpersonen, Nachlässe und Trusts gilt, deren Kapitalerträge bestimmte Schwellenwerte überschreiten, und die Additional Medicare Tax nicht vergessen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Wenn Sie sich irren – vor allem mehr als einmal – können Sie nicht nur die Steuer zum Zeitpunkt der Veranlagung zahlen, sondern auch Zinsen und Strafen zahlen müssen.
Galerie: Taxes From A To Z (2015)
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