Wenn Sie sich fragen, was der DSB im Detail bedeutet, dann sind Sie hier richtig. Hier ist, was es in einer größeren Länge für Sie bedeutet. Aber fangen wir mal von vorne an. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat Organisationen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu ernennen, der für die Einhaltung der Vorschriften in einer Organisation verantwortlich ist. Dies ist eine notwendige Anforderung für Büros, die eine öffentliche Behörde oder Einrichtung sind. Sie ist auch unerlässlich, wenn Ihre Organisation regelmäßig bestimmte Arten von Verarbeitungstätigkeiten für Daten durchführt, die als personenbezogen oder sensibel angesehen werden können. Wenn es einen Datenschutzbeauftragten gibt, kann er Ihre Organisation als Einzelperson in einer besonderen Funktion unterstützen, um die interne Einhaltung der Vorschriften zu überwachen, zu informieren und über Ihre Datenschutzpraktiken zu beraten. Er ist in der Lage, Richtlinien vor Ort zu korrigieren, hilft bei der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und berät bei der Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA), wenn neue Projekte anlaufen. Der DSB kann auch die einzige Anlaufstelle für betroffene Personen und die einzige Aufsichtsbehörde sein. Der DSB ist eine Person, die in einer Organisation für den Datenschutz zuständig ist. Er muss also unabhängig sein, ein Experte auf dem Gebiet des Datenschutzes, über ausreichende Mittel verfügen und der höchsten Führungsebene unterstellt sein. Wenn es eine lange Befehlskette gibt, kann dies die Dinge für die Organisation erschweren. Ein geeigneter Datenschutzbeauftragter muss die Organisationsstruktur gut kennen, um die Probleme auf allen Ebenen direkt beheben zu können. Daher ist es auch ratsam, ihn aus dem Kreis der vorhandenen Mitarbeiter zu bestellen. Auch ein extern bestellter DSB kann diese Funktion ausüben. Es ist auch in Ordnung, wenn eine Organisation einen gemeinsamen DSB bestellt. Dies bedeutet, dass eine Gruppe oder mehrere Organisationen oder verschiedene, nicht miteinander verbundene Organisationen auch einen einzigen DSB bestellen können. Die behördlichen Datenschutzbeauftragten können Organisationen dabei helfen, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, und sie können ihnen dabei helfen, sich stärker auf die Rechenschaftspflicht zu konzentrieren.
Position des DSB
Sie müssen sicherstellen, dass die Position des DSB eigenständig ist. Der DSB untersteht direkt der höchsten Führungsebene. Organisationen müssen dem DSB die nötige Unabhängigkeit gewähren, damit er seine Aufgaben mit vollem Komfort und in aller Freiheit erfüllen kann. Es ist auch wichtig, dass der DSB von den Mitgliedern der Organisation rechtzeitig kontaktiert werden kann. Es muss ein System vorhanden sein, mit dem die Mitarbeiter den DSB ungehindert kontaktieren können. Zur Bedeutung des DSB gehört also auch, dass der DSB in allen Fragen des Schutzes personenbezogener Daten für das gesamte Unternehmen erreichbar ist und problemlos kontaktiert werden kann. Alle Organisationen müssen sich darüber im Klaren sein, dass ihr DSB über ausreichende Mittel verfügen muss, um seine Aufgaben wahrnehmen zu können. Das bedeutet, dass sie keine Sanktionen oder eine negative Einstellung haben dürfen, die den DSB an der Erfüllung seiner Aufgaben hindern. Eine Organisation muss sich darüber im Klaren sein, dass ein behördlicher Datenschutzbeauftragter dazu da ist, sie zu unterstützen und ihnen dabei zu helfen, rechtliche Pannen zu vermeiden. Alle Unternehmen, die einen DSB einsetzen und ihm zusätzliche Aufgaben außerhalb seiner Rolle als DSB übertragen, müssen auch bestätigen, dass alle anderen Aufgaben oder Pflichten, die sie ihrem DSB übertragen, nicht zu einem Interessenkonflikt mit seiner Rolle als DSB führen.
Aufgaben des DSB
Der DSB hat eine Reihe von vordefinierten Aufgaben. Diese beziehen sich alle auf die Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze. Der DSB muss über die Aktualisierungen der Branche auf dem Laufenden bleiben. Zu den Hauptaufgaben eines DSB gehören das Kennen, Verstehen und Durchsetzen von Datenschutzrichtlinien, Sensibilisierung, Schulung und Audits. Die Aufgabe eines DSB besteht auch darin, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen den Rat des DSB und die von ihm bereitgestellten Informationen über die Datenschutzverpflichtungen beachtet. Jedes Unternehmen, das eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführt, muss sich von seinem behördlichen Datenschutzbeauftragten beraten lassen, der auch den Prozess der Einhaltung der Vorschriften bei dem neuen Projekt überwachen kann. Alle diese Aufgaben beziehen sich auf Artikel 36 der Datenschutz-Grundverordnung. Der DSB muss mit dem Datenschutzbeauftragten in Kontakt bleiben. Der DSB muss die Organisation auch vor Risiken warnen, die mit der Verarbeitung verbunden sind, und er muss die Art, den Umfang, den Kontext und den Zweck der Datenverarbeitung in jedem Fall berücksichtigen, um sie so gering wie möglich zu halten. Der DSB muss als Anlaufstelle für Mitarbeiter, Einzelpersonen und den jeweiligen Datenschutzbeauftragten so leicht wie möglich erreichbar sein. Dies gilt sowohl für die Organisation selbst als auch für den DSB. Sie müssen zusammenarbeiten, um brauchbare und aktive Kontaktdaten des DSB zu veröffentlichen und sie dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten mitzuteilen.
Warum ist es wichtig, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) sind Sie verpflichtet, einen DSB zu bestellen, wenn:
Sie eine Behörde oder eine öffentliche Einrichtung sind
Ihre Kerntätigkeiten eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfordern
Ihre Kerntätigkeiten aus einer umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten bestehen.
Dies gilt sowohl für für die Verarbeitung Verantwortliche als auch für Auftragsverarbeiter. Einige Organisationen können auch freiwillig einen DSB bestellen; Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass die gleichen Anforderungen an die Position und die Aufgaben gelten, wenn die Bestellung verpflichtend wäre, so dass Sie diesen Leitfaden als Anhaltspunkt verwenden können, um zu sehen, wie und wo der DSB ausgestattet werden muss. Unabhängig davon, ob die DSGVO Sie zur Ernennung eines DSB verpflichtet oder nicht, müssen die Organisationen sicherstellen, dass sie über genügend Personal und Ressourcen verfügen, um ihren Verpflichtungen gemäß der DSGVO nachzukommen. Kurz gesagt, ein DSB kann jeder Organisation helfen, ihre Leistung zu bewerten und im Rahmen der Gesetze zu handeln, indem er sie berät. Dabei kann es sich um spezialisierte Beratung handeln, bei der andere Mitarbeiter möglicherweise nicht helfen können. Insbesondere dann, wenn sensible Vorgänge stattfinden, die in direktem Konflikt mit der Rolle eines DSB und der eigenen Benennung des Mitarbeiters stehen. Datenschutzbeauftragte helfen nicht nur bei der Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. Sie können auch eine Schlüsselrolle in der Datenschutz-Governance-Struktur Ihrer Organisation spielen und zur Verbesserung der Rechenschaftspflicht beitragen. Es ist jedoch völlig in Ordnung, wenn die oben genannten Kriterien nicht auf Ihre Organisation zutreffen und diese beschließt, dass sie keinen Datenschutzbeauftragten benennen muss. In einem freiwilligen Fall oder weil eine Organisation die oben genannten Kriterien nicht erfüllt, ist es eine gute Idee, diese Entscheidung festzuhalten, um die Einhaltung des Grundsatzes der Rechenschaftspflicht zu belegen. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, vor Gericht zu erklären, warum und wer eine Überprüfung durchgeführt hat, um sicherzustellen, dass die Ernennung eines DSB nicht erforderlich ist, falls die Zeit dafür gekommen ist.
Seers kann Ihnen bei Ihren DSB-Anforderungen helfen, also kontaktieren Sie uns unter: [email protected]
