Die Erstellung einer Richtlinie für kurzfristige Abwesenheit im Krankheitsfall kann eine der entmutigendsten Aufgaben sein, die ein Personalverantwortlicher bewältigen muss. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was eine typische Richtlinie für kurzfristige Abwesenheit wegen Krankheit enthalten sollte.

Klären Sie den Zweck und den Geltungsbereich der Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit

Arbeitgeber sollten ihre Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit einleiten, indem sie auf die Notwendigkeit eines Gleichgewichts hinweisen zwischen:

• dem echten Bedürfnis von Arbeitnehmern, sich wegen Krankheit von der Arbeit freistellen zu lassen, und
• der Notwendigkeit, die Effizienz und Produktivität des Arbeitsplatzes aufrechtzuerhalten, damit die Kollegen des abwesenden Arbeitnehmers nicht zusätzlich belastet werden.

Es ist wichtig, klarzustellen, wann die kurzfristige Abwesenheit wegen Krankheit nicht gilt.

Das Unternehmen könnte vermuten, dass ein Fehlverhalten vorliegt (z. B. dass der Arbeitnehmer nicht wirklich krank ist).

In diesem Fall kann der Arbeitgeber stattdessen sein eigenes Disziplinarverfahren anwenden.

• Beispiel für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit: Zweck und Anwendungsbereich

Erläutern Sie einige der in der Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit verwendeten Begriffe

In der Einleitung der Richtlinie können einige wichtige Definitionen aufgeführt werden, z. B. was tatsächlich als „kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit“ gilt und wann die gesonderte Richtlinie des Arbeitgebers für langfristige krankheitsbedingte Abwesenheit gilt.

Einige andere wichtige Begriffe in der Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit müssen möglicherweise ebenfalls erläutert werden.

Ein „formeller Überprüfungszeitraum“ könnte zum Beispiel als ein Zeitraum definiert werden, in dem ein Arbeitnehmer eine Verbesserung seines Krankenstandes nachweisen muss.

• Beispiel für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit: Definitionen von Schlüsselbegriffen

Erwartungen an Führungskräfte im Umgang mit kurzfristiger krankheitsbedingter Abwesenheit festlegen

Es ist eine gute Idee, die Verantwortlichkeiten der Vorgesetzten in Bezug auf kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit frühzeitig in der Richtlinie festzulegen.

Unter anderem können Arbeitgeber von ihren Vorgesetzten erwarten, dass sie:

• ordnungsgemäße Aufzeichnungen über die krankheitsbedingte Abwesenheit von Arbeitnehmern führen, einschließlich der Einholung einer Selbstbescheinigung des Arbeitnehmers bei einer Krankheit von bis zu sieben Kalendertagen und eines ärztlichen Attests bei einer Krankheit von mehr als sieben Tagen;
• ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Unterstützung eines tatsächlich erkrankten Arbeitnehmers und der Ermutigung zu einer besseren Anwesenheit in der Zukunft herstellen;
• gegebenenfalls ärztlichen Rat einholen, einschließlich der Einholung der erforderlichen Zustimmung des Arbeitnehmers vor der Einholung eines ärztlichen Gutachtens; und
• gegebenenfalls Gespräche über die Rückkehr an den Arbeitsplatz führen.

Es ist auch ratsam, die Vorgesetzten an die Pflicht zu erinnern, angemessene Anpassungen für behinderte Arbeitnehmer vorzunehmen.

• Beispiel für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit: Leitlinien für Vorgesetzte

Geben Sie den Arbeitnehmern Leitlinien für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit an die Hand

Die Arbeitnehmer sollten auch daran erinnert werden, was sie tun sollten, wenn sie krank sind. In der Regel wird von einem Arbeitnehmer erwartet, dass er:

• sich zu Beginn des Arbeitstages so schnell wie möglich bei seinem Vorgesetzten zu melden;
• ihren Vorgesetzten während seiner Abwesenheit weiterhin über die Situation auf dem Laufenden zu halten, indem er sich zum Beispiel zu Beginn jedes weiteren Abwesenheitstages meldet;
• die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, z. B. ein Formular zur Selbstbescheinigung bei einer Krankheit von bis zu sieben Kalendertagen und ein ärztliches Attest bei einer Krankheit von mehr als sieben Tagen; und
• bei Bedarf an einem Gespräch über die Rückkehr an den Arbeitsplatz teilzunehmen.

Beschäftigte können daran erinnert werden, dass der Arbeitgeber sie umso besser unterstützen kann, je ehrlicher und offener sie mit ihrem Vorgesetzten über die Gründe für ihre Abwesenheit sprechen.

• Beispiel für kurzfristige Abwesenheit im Krankheitsfall: Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter

Stellen Sie Ihre Anforderungen an die Benachrichtigung über krankheitsbedingte Abwesenheit und die entsprechenden Nachweise auf

Arbeitgeber sollten ein klares Verfahren festlegen, das die Arbeitnehmer einhalten müssen, wenn sie wegen Krankheit nicht zur Arbeit erscheinen.

In der Regel wird der Arbeitgeber von den Arbeitnehmern verlangen, dass sie sich zu Beginn des Arbeitstages bei ihrem Vorgesetzten krank melden.

Die Arbeitnehmer können aufgefordert werden, sich an jedem weiteren Tag ihrer krankheitsbedingten Abwesenheit krank zu melden, wobei der Arbeitgeber hier flexibel sein sollte.

Ein täglicher Anruf ist beispielsweise nicht möglich, wenn der Arbeitnehmer im Krankenhaus war.

In diesem Abschnitt der Richtlinie kann auch erläutert werden, welche Nachweise der Arbeitnehmer erbringen muss.

Bei einer Krankheitsdauer von sieben Kalendertagen oder weniger ist eine Selbstbescheinigung ausreichend.

Bei einer Krankheitsdauer von mehr als sieben Kalendertagen ist ein ärztlicher Nachweis erforderlich, in der Regel in Form eines ärztlichen Tauglichkeitszeugnisses, das auch als „Erklärung über die Arbeitsfähigkeit“ bezeichnet wird.

• Beispiel für eine Richtlinie über kurzfristige Krankheitsabwesenheit: Meldung und Nachweis

Erläutern Sie den Anspruch des Arbeitnehmers auf Krankengeld

Dies ist eines der ersten Dinge, die ein krankgeschriebener Arbeitnehmer wissen möchte.

Angestellte, die die Anspruchsvoraussetzungen und Nachweise erfüllen und vier oder mehr aufeinanderfolgende Tage arbeitsunfähig sind, haben Anspruch auf gesetzliches Krankengeld.

Das gesetzliche Krankengeld wird pauschal für maximal 28 Wochen pro Arbeitsunfähigkeitszeitraum gezahlt.

Einige Arbeitgeber bieten ein großzügigeres vertragliches Krankengeldsystem an.

• Beispiel für kurzfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten: Krankengeld

Freistellung für Arzttermine: Erläutern Sie die Regeln Ihres Unternehmens

Es mag überraschen, aber im Vereinigten Königreich gibt es nur relativ wenige Rechtsvorschriften über die Freistellung für Arzttermine. Das bedeutet, dass es den Arbeitgebern freisteht, ihre eigenen Regeln zu formulieren.

Arbeitgeber könnten eine Politik verfolgen, die Arbeitnehmer dazu ermutigt, Termine in ihrer eigenen Zeit oder zu einem Zeitpunkt zu vereinbaren, der sie möglichst wenig stört.

Es ist jedoch gute Praxis, wenn Arbeitgeber flexibel sind. Arbeitgeber könnten eine angemessene Freistellung zu anderen Zeiten gewähren, wenn es nicht möglich ist, einen Arzttermin in der Freizeit des Arbeitnehmers zu vereinbaren.

Wenn ein Arbeitnehmer für die Teilnahme an einem Arzttermin bezahlt freigestellt wird, kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer die Zeit später nachholt.

Personalverantwortliche und Vorgesetzte sollten sich bewusst sein, dass es für vorgeburtliche Termine besondere Regeln gibt.

• Beispiel für kurzfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten: Freistellung für Arzttermine

Bestimmen Sie, welche Maßnahmen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit zu ergreifen sind

In der Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten sollte festgelegt werden, was Mitarbeiter und Vorgesetzte nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit zu tun haben.

Für die Beschäftigten besteht eine wichtige Aufgabe darin, entweder:

• ein Formular zur Selbstbescheinigung auszufüllen (wenn die Krankheit sieben Kalendertage oder weniger dauert); oder
• einen ärztlichen Nachweis vorzulegen (wenn die Krankheit länger als sieben Kalendertage dauert).

Für die Vorgesetzten besteht eine wichtige Aufgabe darin, die Abwesenheitsliste des Mitarbeiters zu überprüfen, um festzustellen, ob:

• die Abwesenheitsquote bedeutet, dass formelle Maßnahmen im Rahmen der Abwesenheitsmanagementpolitik der Organisation erforderlich sind; und
• es irgendwelche verdächtigen Abwesenheitsmuster gibt, z. B. häufige Abwesenheit an Freitagen, Montagen oder unmittelbar vor oder nach Bank- oder Feiertagen.

Der Vorgesetzte kann den Arbeitnehmer zu einem informellen Gespräch über die Rückkehr an den Arbeitsplatz einladen, das seit langem als nützliches Mittel zur Überwachung des Krankenstandes anerkannt ist.

• Beispiel für kurzfristige Abwesenheit wegen Krankheit: Rückkehr an den Arbeitsplatz

Schwangerschaft und Behinderung: Warum dies besondere Fälle sind

Um das Risiko einer Diskriminierungsklage zu vermeiden, ist es wichtig, dass das Verfahren für kurzfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten in Ihrer Organisation Fehlzeiten im Zusammenhang mit schwangerschaftsbedingten Erkrankungen und Behinderungen unterschiedlich behandelt.

Am sichersten ist es, schwangerschaftsbedingte Fehlzeiten bei der Erfassung der Fehlzeiten eines Mitarbeiters für die Verwaltung der Abwesenheit auszuschließen.

Bei der Verwaltung der Abwesenheit eines behinderten Mitarbeiters sollten Arbeitgeber sehr auf das Risiko einer Klage wegen Diskriminierung aufgrund einer Behinderung gemäß dem Gleichstellungsgesetz 2010 achten.

Einen behinderten Arbeitnehmer zu entlassen oder ihm eine Abmahnung wegen unzureichender Anwesenheit zu erteilen, kann auf eine Diskriminierung aufgrund einer Behinderung hinauslaufen.

• Beispiel für eine kurzfristige Strategie für krankheitsbedingte Abwesenheit: Schwangerschaft und Behinderung

Bestimmen Sie das Verhältnis zwischen Krankheit und Urlaub

Die Rechtsprechung zum Zusammenspiel zwischen krankheitsbedingter Abwesenheit und Jahresurlaub hat Personalverantwortlichen lange Zeit Kopfzerbrechen bereitet.

Die Richtlinie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit sollte vor allem zwei Szenarien abdecken:

• Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs krank wird oder sich verletzt?
• Erhält ein Arbeitnehmer, der krankgeschrieben ist, weiterhin Urlaub?

Arbeitgeber sollten bedenken, dass die Rechtsprechung Folgendes festgestellt hat:

• Ein Arbeitnehmer, der während seines Urlaubs erkrankt, kann sich krankschreiben lassen und beantragen, den Urlaub zu einem späteren Zeitpunkt zu nehmen; und
• Arbeitnehmer erhalten während des Krankheitsurlaubs weiterhin Jahresurlaub.

In beiden Fällen sind die Arbeitgeber berechtigt, von den Arbeitnehmern zu verlangen, dass sie ein strenges Verfahren einhalten. So könnte zum Beispiel verlangt werden, dass der Arbeitnehmer während seines Urlaubs einen ärztlichen Nachweis über seine Krankheit vorlegt, auch wenn er sich zu diesem Zeitpunkt im Ausland aufhält.

• Beispiel für eine kurzfristige Regelung für krankheitsbedingte Abwesenheit: Krankheitsurlaub und Urlaub

Haben Sie ein Verfahren, um ärztlichen Rat einzuholen

Die Verpflichtungen Ihres Unternehmens gemäß dem Gesetz über den Zugang zu medizinischen Berichten von 1988 und dem Datenschutzgesetz von 1998 sollten den Vorgesetzten, der Personalabteilung und der arbeitsmedizinischen Abteilung bekannt gemacht werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Arbeitgeber die Zustimmung des Arbeitnehmers einholt, wenn er einen medizinischen Bericht vom eigenen Arzt oder von der arbeitsmedizinischen Abteilung des Arbeitgebers einholt.

In der Richtlinie für kurzfristige Krankheitsabwesenheit sollte klargestellt werden, dass die medizinischen Informationen eines Arbeitnehmers vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden müssen.

• Beispiel für eine Richtlinie über kurzfristige Abwesenheit wegen Krankheit: ärztliche Beratung

Management der Abwesenheit wegen Krankheit: Auslösungspunkt der Stufe 1

Ein System von Auslösungspunkten und Warnungen ist ein wesentlicher Bestandteil eines fairen Prozesses zur Verwaltung der Abwesenheit wegen Krankheit.

Typischerweise tritt der Auslösepunkt der Stufe 1 ein, wenn ein Arbeitnehmer in den vorangegangenen 12 Monaten eine bestimmte Anzahl von Krankheitstagen oder eine bestimmte Anzahl von Abwesenheitszeiten hatte.

Es gibt kein einheitliches Auslösesystem, und die vom Arbeitgeber gewählten Auslösepunkte sollten sorgfältig durchdacht werden.

Ein Arbeitgeber, der eine Kampagne zur Verringerung der Abwesenheit im gesamten Unternehmen durchführt, kann den Auslösepunkt auf eine niedrigere Anzahl von Tagen festlegen.

Ein Arbeitgeber, der traditionell keine Probleme mit Abwesenheitsquoten hatte, kann den Auslösepunkt auf eine höhere Anzahl von Tagen festlegen.

Wenn ein Arbeitnehmer den Schwellenwert der Stufe 1 erreicht, sollte der Arbeitgeber ein formelles Treffen mit ihm vereinbaren, um die Abwesenheitsquote zu besprechen.

Der Arbeitnehmer könnte eine Warnung über seine Anwesenheitsquote erhalten und die Möglichkeit haben, seine Anwesenheit innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu verbessern.

Der Arbeitnehmer sollte die Möglichkeit haben, gegen eine erteilte Warnung Einspruch zu erheben.

• Beispiel für kurzfristige Maßnahmen bei krankheitsbedingter Abwesenheit: Auslösungspunkt der Stufe 1

Verwaltung der krankheitsbedingten Abwesenheit: Auslösungspunkt der Stufe 2

Ein Arbeitnehmer, der eine Verwarnung der Stufe 1 erhalten hat, könnte in die Stufe 2 versetzt werden, wenn sich seine Anwesenheit nicht verbessert.

Wenn ein Arbeitnehmer den Auslösungspunkt der Stufe 2 erreicht, sollte der Arbeitgeber ein zweites formelles Treffen mit ihm vereinbaren, um die weiterhin unbefriedigende Abwesenheit zu besprechen.

Der Arbeitnehmer könnte eine zweite Warnung über seine Anwesenheit erhalten und eine weitere Gelegenheit bekommen, seine Anwesenheit innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu verbessern.

Der Arbeitnehmer sollte die Möglichkeit haben, gegen jede Warnung Einspruch zu erheben.

• Beispiel für kurzfristige Maßnahmen bei krankheitsbedingter Abwesenheit: Auslösepunkt der Stufe 2

Management der krankheitsbedingten Abwesenheit: Auslöseschwelle der Stufe 3

Wenn sich die Anwesenheitsquote eines Arbeitnehmers trotz zweier vorheriger Abmahnungen nicht verbessert, kann der Arbeitgeber ihn in eine letzte formelle Überprüfung der Stufe 3 überführen.

An diesem Punkt kann eine Entlassung eine reale Möglichkeit sein, und der Arbeitgeber sollte ein drittes formelles Treffen mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, um die weiterhin unbefriedigende Abwesenheitsquote zu besprechen.

Der Arbeitnehmer sollte die Möglichkeit haben, gegen die Entlassung Einspruch zu erheben, wenn der Arbeitgeber sich zu diesem Schritt entschließt.

• Beispiel für eine Strategie für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit: Auslöser für Stufe 3

Eine Einspruchsmöglichkeit gegen Maßnahmen wegen krankheitsbedingter Abwesenheit vorsehen

Die allerletzte Stufe der Strategie des Arbeitgebers für kurzfristige krankheitsbedingte Abwesenheit sollte Einsprüche umfassen.

Die Richtlinie sollte dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, gegen jede Maßnahme, einschließlich einer Abmahnung, Einspruch zu erheben.

Wird einem Arbeitnehmer aufgrund seiner krankheitsbedingten Fehlzeiten gekündigt, ist es wichtig, dass er gegen diese Entscheidung Einspruch erheben kann.

• Beispiel für eine Richtlinie über kurzfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten: Einsprüche