Es ist nur natürlich, dass bei der Herstellung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen größere Geschäftsausgaben anfallen. In den meisten Fällen entstehen solche Ausgaben, bevor die entsprechenden Zahlungen von den Kunden eingehen. Darüber hinaus binden Mitarbeitergehälter und andere Ausgaben bei den meisten Unternehmen erhebliche Mittel. Diese Faktoren machen ein effektives Cash-Management zu einem wesentlichen Bestandteil der Finanzplanung eines jeden Unternehmens. Bargeld ist das Lebenselixier eines Unternehmens. Eine effiziente Verwaltung ist für den Erfolg unerlässlich.
Wenn Bargeld im Austausch für Produkte oder erbrachte Dienstleistungen eingeht, geben viele Kleinunternehmer, die auf das Wachstum ihres Unternehmens und den Abbau von Schulden bedacht sind, den größten Teil oder die gesamte Summe dieser Mittel aus. Auch wenn solche Prioritäten lobenswert sind, sollten sie doch Raum lassen, damit die Unternehmen spätere magere finanzielle Zeiten auffangen können. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Cash-Management liegt daher in der Aufstellung realistischer Prognosen, der Überwachung von Ein- und Auszahlungen, der Einführung wirksamer Fakturierungs- und Inkassomaßnahmen und der Einhaltung von Budgetbeschränkungen.
KASSENERHEBUNG UND AUSZAHLUNG
Kassensysteme zielen darauf ab, die Zeit zu verkürzen, die benötigt wird, um das einem Unternehmen geschuldete Geld einzutreiben. Einige der Ursachen für Verzögerungen sind Post-, Bearbeitungs- und Bankpuffer. Es liegt auf der Hand, dass ein Briefumschlag, den ein Kunde mit einer Zahlung an ein Lieferunternehmen schickt, nicht sofort an seinem Bestimmungsort ankommt. Auch wird die Zahlung nicht sofort nach ihrem Eingang beim Lieferanten bearbeitet und auf ein Bankkonto überwiesen. Und wenn die Zahlung schließlich auf dem Bankkonto eingeht, kann die Bank oft nicht sofort über das Geld verfügen. Diese drei „Floats“ sind Zeitverzögerungen, die sich schnell aufsummieren und angeschlagene oder neue Unternehmen dazu zwingen können, andere Geldquellen zu erschließen, um ihre Rechnungen zu bezahlen.
Das Cash Management versucht unter anderem, die Dauer und die Auswirkungen dieser „Floats“ zu verringern. Eine Inkassostelle, die näher am Kunden liegt – vielleicht mit einem externen Anbieter, der die Zahlung (Scheck) entgegennimmt, bearbeitet und einzahlt -, ist eine Möglichkeit, den Einzug zu beschleunigen. Die Effektivität dieser Methode hängt ab vom Standort des Kunden, dem Umfang und dem Zeitplan seiner Zahlungen, der Methode des Unternehmens zum Einzug von Zahlungen, den Kosten für die Bearbeitung von Zahlungen, den Zeitverzögerungen bei Post, Bearbeitung und Bankgeschäften und dem vorherrschenden Zinssatz, der auf überschüssige Mittel erzielt werden kann. Das wichtigste Element, um einen guten Cashflow von den Kunden zu gewährleisten, ist jedoch die Einführung einer soliden Fakturierungs- und Inkassopraxis.
Sobald das Geld eingezogen wurde, konzentrieren die meisten Unternehmen das Geld in einem Zentrum. Der Grund für einen solchen Schritt ist die vollständige Kontrolle über die Barmittel und die Schaffung größerer Investitionsmöglichkeiten mit größeren Geldsummen, die als Überschuss zur Verfügung stehen. Es gibt zahlreiche Mechanismen, die zur Konzentration der Barmittel eingesetzt werden können, z. B. Überweisungen, automatisierte Clearinghouse-Überweisungen (ACH) und Schecks. Dabei gilt es, einen Kompromiss zwischen Kosten und Zeit zu finden.
Ein weiterer Aspekt des Bargeldmanagements ist die Kenntnis des optimalen Bargeldbestands eines Unternehmens. Es gibt eine Reihe von Methoden, mit denen versucht wird, diesen magischen Bargeldbestand zu ermitteln, d. h. den genauen Betrag, der erforderlich ist, um die Kosten zu minimieren und gleichzeitig eine ausreichende Liquidität zu gewährleisten, damit Rechnungen pünktlich bezahlt werden können (wobei hoffentlich noch etwas für Notfälle übrig bleibt). Einer der ersten Schritte bei der Verwaltung des Kassenbestands ist die Messung der Liquidität, d. h. des Geldbetrags, der zur Erfüllung der laufenden Verpflichtungen zur Verfügung steht. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, dies zu messen, z. B. das Verhältnis von Barmitteln zu Gesamtvermögen, das Kurzfristverhältnis (Umlaufvermögen geteilt durch kurzfristige Verbindlichkeiten), das Schnellverhältnis (Umlaufvermögen abzüglich Lagerbestände geteilt durch kurzfristige Verbindlichkeiten) und die Nettoliquidität (Barmittel plus marktgängige Wertpapiere abzüglich kurzfristiger Wechselverbindlichkeiten geteilt durch Gesamtvermögen). Je höher die Zahl, die sich aus der Liquiditätskennzahl ergibt, desto größer ist die Liquidität – und umgekehrt. Es gibt jedoch einen Zielkonflikt zwischen Liquidität und Rentabilität, der Unternehmen davon abhält, eine übermäßige Liquidität zu haben.
CASH MANAGEMENT IN TROUBLED TIMES
In Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs können Umsatzrückgänge und ein schlechtes Cash Management den Todesstoß für ein kleines oder neu gegründetes Unternehmen bedeuten. In schwierigen Zeiten, wie der Rezession von 2008-09, können die Banken die revolvierenden Kredite oder kurzfristigen Darlehen, auf die sich Unternehmen oft verlassen, um Probleme beim Cash-Management zu lösen, einschränken. Einige Geschäftsinhaber versuchen, ihr Unternehmen über Wasser zu halten, indem sie ihre persönlichen Finanzen angreifen: Sie nehmen eine Hypothek auf ihr Haus auf, schöpfen ihre Kreditkarten voll aus und/oder lösen ihre 401(k)s ein.
In solchen Zeiten müssen sich Geschäftsleiter oder -inhaber hinsetzen und eine Cash-Management-Analyse durchführen, um Engpässe zu beseitigen, Einnahmen zu steigern und Ausgaben zu kürzen – bevor es zu spät ist. Sie müssen sich mit Abteilungsleitern und Mitarbeitern zusammensetzen, die Kontrolle übernehmen und einen Plan für ein besseres Cash-Management aufstellen. Der Plan kann einige harte Maßnahmen erfordern, aber wenn die Mitarbeiter einbezogen werden, werden sie verstehen, dass diese für das Überleben des Unternehmens notwendig sind. Sie können den Plan auch den Banken vorlegen, in der Hoffnung, dass sie Ihrem Unternehmen bei einem persönlichen Treffen und dem Nachweis, dass Sie die Liquiditätssituation in den Griff bekommen, den dringend benötigten Kredit gewähren.
Selbst in Zeiten des wirtschaftlichen Aufschwungs haben viele kleine Unternehmen mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen, insbesondere in den ersten Jahren ihrer Tätigkeit. Unternehmer und Manager können jedoch Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen solcher Probleme zu minimieren und die weitere Lebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Zu den vorgeschlagenen Schritten zur Bewältigung vorübergehender Cashflow-Probleme gehören:
– Erstellen Sie ein realistisches Cashflow-Budget, das die Finanzen sowohl kurzfristig (30-60 Tage) als auch längerfristig (1-2 Jahre) darstellt.
– Verdoppeln Sie Ihre Bemühungen, ausstehende Zahlungen an das Unternehmen einzuziehen. „Stellen Sie Rechnungen umgehend und genau aus“, rät das Journal of Accountancy. „Je schneller Sie eine Rechnung verschicken, desto schneller werden Sie bezahlt…. Wenn Lieferungen nicht automatisch zu einer Rechnung führen, sollten Sie einen festen Zeitplan für die Rechnungsstellung festlegen, vorzugsweise wöchentlich. Unternehmen sollten auch ein Fälligkeitsdatum angeben.
– Bieten Sie kleine Rabatte für prompte Zahlung an.
– Ziehen Sie in Betracht, bei einigen Rechnungsstreitigkeiten mit Kunden einen Kompromiss einzugehen. Kleinunternehmer zögern verständlicherweise, diesen Schritt in Erwägung zu ziehen, aber in bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, für verkaufte Produkte/erbrachte Dienstleistungen etwas Bargeld zu erhalten, auch wenn Ihr Unternehmen keine Schuld an dem Streit trägt.
– Überwachen Sie alle Barauszahlungen genau und setzen Sie Prioritäten.
– Setzen Sie sich mit Gläubigern (Lieferanten, Kreditgebern, Vermietern) in Verbindung und versuchen Sie, für beide Seiten zufriedenstellende Vereinbarungen auszuhandeln, die es dem Unternehmen ermöglichen, den Bargeldmangel zu überstehen (vorausgesetzt, es handelt sich um einen vorübergehenden Mangel). In manchen Fällen können Sie mit Lieferanten oder Banken bessere Zahlungsbedingungen aushandeln. „Bessere Kreditbedingungen bedeuten, dass man sich zinslos Geld leihen kann“, heißt es im Journal of Accountancy.
– Überflüssiges Inventar auflösen.
– Andere Bereiche prüfen, in denen die Betriebskosten gesenkt werden können, ohne das Unternehmen dauerhaft zu behindern, z. B. bei der Gehaltsabrechnung oder bei nicht-strategischen Waren und/oder Dienstleistungen mit geringen Gewinnspannen.
BIBLIOGRAPHIE
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