Erstellen Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch eine Richtlinie für das Stempeln

Es ist zwar schwierig, Probleme mit dem Stempeln sofort zu beheben, aber die richtigen Richtlinien einzuführen und sie wirksam zu kommunizieren, ist ein guter Anfang.

Wenn Sie eine Richtlinie für Ihr Mitarbeiterhandbuch entwerfen, sollten Sie darauf achten, wo, wann und wie die Mitarbeiter ein- und ausstempeln sollten. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass Sie von ihnen erwarten, dass sie sich regelmäßig ein- und ausstempeln, und beschreiben Sie das Warnsystem, wenn sie dies nicht tun.

In ein solches Mitarbeiterhandbuch sollten Sie auch Regeln für die Mittagspause, unbezahlte Pausen und Überstunden aufnehmen. Sie können auch die in Ihrem Unternehmen angewandten Verfahren zur Aufrundung von Stundenzetteln hinzufügen.

Legen Sie das Protokoll für die Meldung und Korrektur von fehlenden Stechuhren fest

Schreiben Sie sehr früh im Mitarbeiterhandbuch, wie Sie auf wiederholte Fehler bei der Stechuhr reagieren werden. Fügen Sie eine klare Beschreibung der progressiven Disziplinarmaßnahmen bei wiederholter Nichteinhaltung der Verfahren hinzu, wie z. B.:

• Ein informelles Gespräch über das Problem
• Formelle mündliche Verwarnungen
• Schriftliche Verwarnungen
• Bestrafung
• Suspendierung
• und schließlich Kündigung, wenn eine bestimmte Anzahl von Verstößen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorliegt.

Ihre Disziplinarvorschriften sollten Ihre Befugnis zur Anwendung dieser Maßnahmen widerspiegeln.

Nur wenn Sie sich an das halten, was Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch niedergeschrieben haben, können Sie eine Klage wegen unlauterer Praktiken im Falle der Beendigung des Arbeitsvertrags verhindern.

Stempeln Sie konsequent durch

Wenn es um Zeit- und Anwesenheitsdisziplin geht, sollten Sie bei der Befolgung der Verfahren keine Favoriten spielen oder Vorzugsbehandlung zeigen. Unabhängig davon, ob Sie glauben, dass es sich bei einer versäumten Stechuhr eines Mitarbeiters wirklich um einen Fehler handelt, oder ob Sie ihn des Zeitdiebstahls verdächtigen, müssen Sie jedes Mal dieselbe Vorgehensweise anwenden.

Sie müssen die Richtlinie auf jeden einzelnen Mitarbeiter anwenden, unabhängig von seiner Leistung, seiner Berufsbezeichnung oder seiner Vergangenheit. Auf diese Weise senden Sie eine klare Botschaft, dass Verstöße nicht toleriert werden.

Andernfalls werden die Mitarbeiter die Zeit- und Anwesenheitsregelung nicht ernst nehmen. Dies kann die Wirksamkeit der Richtlinie beeinträchtigen und im Falle eines Rechtsstreits sogar verheerende Folgen haben.

Die meisten Fehler sind in Wirklichkeit nur Irrtümer, so dass es nicht ratsam ist, von Anfang an hart durchzugreifen. Aber man sollte konsequent sein.

Wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich zum ersten Mal zu melden, sollten Sie sich mit ihm zusammensetzen und die Richtlinien und Verfahren für das Stempeln durchgehen, um sicherzustellen, dass er sie versteht. Wenn ein Mitarbeiter das Stempeln ein weiteres Mal vergisst, sollten Sie ihn mündlich verwarnen.

Wenn die Fehler weiterhin auftreten, ist der nächste Schritt normalerweise eine schriftliche Verwarnung. Wenn ein Mitarbeiter die maximale Anzahl an schriftlichen Verwarnungen für das Versäumnis der Stechuhr erreicht hat, können Sie ernsthaftere Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Wenn die Stechuhrrichtlinien ordnungsgemäß eingeführt und kommuniziert werden, werden die meisten Mitarbeiter diesen Punkt wahrscheinlich nicht erreichen, aber Sie sollten auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Wählen Sie eine benutzerfreundliche Art der Zeiterfassung mit Benachrichtigungen

Wenn trotz aller Warnungen immer wieder Fehler auftreten und Sie sicher sind, dass Ihre Mitarbeiter nicht versuchen, Sie zu betrügen, ist es an der Zeit zu überlegen, ob das Hauptproblem in Ihrem Zeiterfassungssystem liegt.

Wenn Sie frustriert sind, Ihre Mitarbeiter frustriert sind und sogar Ihre Personalabteilung frustriert ist, müssen Sie wahrscheinlich auf ein anderes System umsteigen.

Um dies von vornherein zu vermeiden, sollten Sie sich gründlich informieren, bevor Sie sich für das System entscheiden, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Moderne Online-Zeiterfassungssysteme wie All Hours helfen Ihnen, das Problem zu lösen, dass Mitarbeiter vergessen, sich an- und abzumelden. Im Zeitalter von Smartphones und mobilen Benachrichtigungen sollte es für die Mitarbeiter kein Problem sein, sich daran zu erinnern.

Aus diesem Grund verwendet All Hours Benachrichtigungen, um die Mitarbeiter an das Ein- und Ausstempeln zu erinnern und auch daran, wann ihre Mittagspause zu Ende ist. Wenn sie dennoch eine Stechuhr verpassen, können sie sie später selbst über die mobile App eingeben, wo sie automatisch an einen Administrator zur Genehmigung gesendet wird.

Wir haben viel Mühe in die Entwicklung einer intelligenten Stempeluhr-App gesteckt, die allen Beteiligten die Frustration aus dem Prozess nimmt.