Was ist Work Order Management?

Work Order Management ist der systematische Ansatz zur rechtzeitigen Bearbeitung und Fertigstellung von Instandhaltungsaufträgen, um die Ausfallzeiten von Anlagen zu minimieren. Die Erledigung von Arbeitsaufträgen hängt von der Verfügbarkeit anderer Instandhaltungsressourcen wie Anlagen, Teilen, Personal und Geld ab.

Bedeutung des Arbeitsauftragsmanagements

Traditionell haben sich Instandhaltungsteams auf papierbasierte Arbeitsaufträge verlassen, um Arbeitsaufträge zu kommunizieren. Obwohl die Arbeitsaufträge selbst leicht von Hand zu erstellen sind, ist die Verwaltung papierbasierter Arbeitsaufträge arbeitsintensiv und bringt oft mehr Probleme mit sich, als sie löst.

Zum Beispiel muss das Wartungspersonal schlechte Handschrift interpretieren, was zu einer falschen Dokumentation führt. Physische Kopien können verlegt werden und verloren gehen, was zu verpassten Wartungsarbeiten führt. Papierstapel verstopfen Aktenschränke und Schreibtische und erschweren das Auffinden historischer Arbeitsaufträge.

Einige Instandhaltungsteams sind zur tabellenbasierten Verwaltung von Arbeitsaufträgen übergegangen, aber diese Systeme haben ihre eigenen Grenzen. Tabellenkalkulationen können jeweils nur von einer Person geändert werden, was es für die Techniker schwierig macht, die aktuellsten Informationen zu sehen. Arbeitsaufträge, die mit Tabellenkalkulationssoftware erstellt werden, müssen immer noch ausgedruckt werden, was die bereits erwähnten Probleme mit sich bringt. Die Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware kann für die Mitarbeiter entmutigend sein.

Wenn Organisationen wachsen, werden die Methoden der Arbeitsauftragsverwaltung „alter Schule“ schnell unhaltbar und ineffizient. Mehr noch, die erneute Konzentration auf die betriebliche Effizienz hat die Funktionen der Instandhaltungsabteilung in den Mittelpunkt gerückt. Um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen zu verbessern, investieren Unternehmen in ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS).

Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung

Eine ordnungsgemäße Arbeitsauftragsverwaltung berücksichtigt den Arbeitsauftrag in jeder Phase seines Lebens, von der Anforderung bis zum Abschluss. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, was in den einzelnen Schritten des Arbeitsauftragsmanagementprozesses geschieht. Sie werden feststellen, wie ein CMMS den Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung straffer und effizienter gestaltet.

Genehmigung der Arbeitsanforderung

Der Bedarf an Wartungsarbeiten wird häufig durch eine Arbeitsanforderung oder eine Serviceanfrage mitgeteilt. Ein Genehmiger prüft die Anfrage und stellt fest, ob ein berechtigter Bedarf besteht, ob genügend Informationen für die Erstellung eines Arbeitsauftrags vorhanden sind oder ob das Problem bereits gemeldet wurde. Viele Unternehmen verwenden die Wartungsanforderungsfunktion eines CMMS, um eingehende Anfragen zu bearbeiten. Wenn die Anfrage gültig ist, wird sie genehmigt und ein Arbeitsauftrag erstellt.

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Erstellung

Die Erstellung eines Arbeitsauftrags bedeutet, dass die Genehmigung zur Durchführung der angeforderten Arbeit erteilt wurde. Arbeitsaufträge werden aus genehmigten Instandhaltungsaufträgen, durch das Instandhaltungspersonal oder automatisch aus einem CMMS erstellt. Mit einem mobilen CMMS können Techniker Arbeitsaufträge vom Feld aus erstellen.

Priorisierung

Bei der Priorisierung von Arbeitsaufträgen wird festgelegt, welche Arbeitsaufträge zuerst erledigt werden sollen. Die Priorität eines Arbeitsauftrags wird in der Regel durch die Kritikalität des Auftrags oder der Anlage bestimmt. So kann beispielsweise Arbeitsaufträgen, die die Sicherheit (von Standorten oder Mitarbeitern) betreffen, eine hohe Priorität eingeräumt werden. Zu den Arbeitsaufträgen mit niedrigerer Priorität gehören routinemäßige vorbeugende Wartungsarbeiten oder nicht unbedingt erforderliche Wartungsanforderungen.

Das Wartungsteam erstellt Standards dafür, was einen Arbeitsauftrag zu einer hohen oder niedrigen Priorität macht. Dies ermöglicht nicht nur eine schnellere Erledigung der wirklich hoch priorisierten Arbeitsaufträge, sondern wenn ein Rückstand entsteht, sollte dieser aus Arbeiten mit niedriger Priorität bestehen.

Planung

Die Planung von Arbeitsaufträgen basiert auf ihrer Priorität. Dringende Arbeitsaufträge werden ohne Verzögerung erledigt. Arbeitsaufträge der vorbeugenden Instandhaltung werden in der Regel nach kalender- oder laufzeitbasierten Intervallen oder nach den Wartungsrichtlinien des Anlagenherstellers terminiert. Bei der Planung von Arbeitsaufträgen wird jedoch nicht nur die Zeit berücksichtigt.

Instandhaltungsmanager berücksichtigen die Verfügbarkeit von Technikern, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien sowie von Werkzeugen oder anderen Spezialausrüstungen, die zur Ausführung von Arbeitsaufträgen benötigt werden. Mit CMMS-Software können Sie die Arbeitsbelastung der Instandhaltung visualisieren und feststellen, wie das Personal am effektivsten eingesetzt werden kann.

Zuweisung

Jedes Instandhaltungsteam besteht aus Technikern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten. Die Arbeitsaufträge sollten den Technikern zugewiesen werden, die für die Aufgabe am besten geeignet sind. In größeren Unternehmen können sich die Techniker auf ein bestimmtes Handwerk spezialisieren oder für bestimmte Anlagen ausgebildet sein.

Kleine bis mittelgroße Unternehmen setzen eher Tausendsassas ein, die eine Vielzahl von Wartungsaufgaben durchführen können. Wer für die Aufgabe am besten geeignet ist, kann durch eigene Erfahrung ermittelt werden, aber auch anhand von Wartungsberichten aus einem CMMS.

Verteilung

Wenn Arbeitsaufträge geplant und zugewiesen sind, müssen sie ihren Weg zu den Technikern finden. Arbeitsaufträge können physisch verteilt werden, aber es kostet Zeit, die Techniker ausfindig zu machen. CMMS-Software ermöglicht den automatischen Druck auf bestimmten Druckern und den automatischen Versand per E-Mail an die Mitarbeiter. Ein CMMS mit mobilen Funktionen ermöglicht es den Technikern, Arbeitsaufträge sofort auf internetfähigen Geräten zu empfangen.

Ausführung

Ausführung ist der Vorgang, bei dem der/die zugewiesene(n) Techniker die im Arbeitsauftrag aufgeführten Aufgaben ausführen. Ein CMMS ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt von Arbeitsaufträgen in Echtzeit zu verfolgen, so dass Sie sicherstellen können, dass die Techniker ihre Arbeit auf dem neuesten Stand halten.

Dokumentation

Teil des Prozesses zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist die Schulung der Mitarbeiter, alle Ergebnisse zu dokumentieren, sowohl die guten als auch die schlechten. Je genauer die Informationen sind, die Sie haben, desto besser sind Sie dran. Die Techniker sollten darauf achten, genau zu dokumentieren, was getan wurde, wie viel Zeit aufgewendet wurde, welche Teile verwendet wurden usw.

Die Dokumentation der Arbeit in einem CMMS führt zu genaueren Wartungsaufzeichnungen, die zur Ermittlung von Verbesserungsbereichen und zur Unterstützung bei der künftigen Fehlersuche verwendet werden können. Schlechte Dokumentation führt zu ungenauen oder fehlerhaften Berichten – wie man so schön sagt: „Garbage in, garbage out“. Je besser Ihre Arbeitsauftragsdokumentation ist, desto besser können Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) mithilfe von CMMS-Wartungsberichten überwachen und verfolgen.

Abschluss

Der Abschluss eines Arbeitsauftrags erfolgt, wenn alle Aufgaben durchgeführt, alle Dienstleistungen erbracht wurden und der Auftrag abgeschlossen ist. Die Techniker können nun mit der Arbeit an anderen „offenen“ Arbeitsaufträgen beginnen.

Analyse

Ihre kollektive Auftragshistorie ist die Grundlage für aussagekräftige Berichte. Ohne die Berichtsfunktionalität eines CMMS wird es sehr schwierig, Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, die Einblicke in Ihren Prozess geben. Wie einfach können Sie z.B. die Anzahl der erstellten oder abgeschlossenen Arbeitsaufträge mit einer Tabellenkalkulation oder einem papierbasierten Tracking-System berechnen?

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Auch die besten Arbeitsaufträge können ohne ein solides System zu ihrer Verwaltung scheitern. FTMaintenance ist eine leistungsstarke Arbeitsauftragssoftware, die Ihren Arbeitsauftragsverwaltungsprozess vereinfacht. Durch die automatische Erstellung, Zuweisung, Verteilung und Schließung von Arbeitsaufträgen reduziert FTMaintenance den Verwaltungsaufwand bei der Erledigung Ihrer täglichen Wartungsaktivitäten. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie FTMaintenance den Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung in Ihrem Unternehmen verbessern kann.