Sie jonglieren ständig zwischen angemessener Personalausstattung und knappen Budgets? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Mitarbeiter effektiv einzuteilen.

Die Personaleinsatzplanung ist nicht nur für den Einzelhandel, sondern auch für andere Dienstleistungsbranchen wie das Gastgewerbe, die Logistik, das Gesundheitswesen und die Gastronomie eine große Herausforderung. Einerseits müssen die Unternehmen für eine angemessene Personalausstattung sorgen, um den Ansturm der Kunden zu bewältigen. Andererseits beeinträchtigt eine unbeständige und unvorhersehbare Zeitplanung das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben der Mitarbeiter.

Häufig müssen die Mitarbeiter im Schichtdienst jede Woche in unterschiedlichen Schichten arbeiten. Sie haben nur selten Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und erfahren in der Regel erst einige Tage im Voraus von ihren Plänen. Obwohl verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bezeichnungen für solche Planungspraktiken verwenden, sind sie allgemein als Just-in-Time-Planung oder kundenorientierte Planung bekannt.

Kürzlich hat Lowe’s ein kundenorientiertes Planungssystem eingeführt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterschichten den Ladenverkehr widerspiegeln. Während das System in der Theorie gut für das Geschäft ist, schränkt es in der Praxis die Anzahl der aufeinanderfolgenden freien Tage für die Mitarbeiter sowie die Transparenz und Flexibilität der Planung ein. Die Änderung brachte weniger Vorhersehbarkeit in das Leben der Mitarbeiter und wirkte sich negativ auf ihre Work-Life-Balance aus, was letztlich die Arbeitsmoral der Belegschaft drückte.

Während die konventionelle Weisheit vorschreibt, dass instabile Zeitplanung in den heutigen schlanken Geschäftsumgebungen die Norm ist, zeigen Ausreißer wie Nando’s und The Gap Inc. dass eine stabile Zeitplanung nicht nur machbar ist, sondern auch zur Verbesserung von Umsatz und Produktivität beitragen kann. Wir haben drei Tipps für Sie, wie Sie dies in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

3 Techniken zur Mitarbeiterplanung, die Ihr Unternehmen anwenden sollte

Tipp Nr. 1: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen besseren Einblick in ihre Zeitpläne

Stellen Sie sich Folgendes vor: Adam arbeitet an der Kasse eines Bekleidungsgeschäfts. Die Feiertage stehen vor der Tür und er möchte freie Tage mit seiner Familie planen. Die Feiertage sind jedoch auch die arbeitsreichste Zeit des Jahres für das Geschäft, und er hat keine Ahnung, an welchen Tagen oder in welchen Schichten er nächste Woche arbeiten wird. In solchen Situationen führt die mangelnde Transparenz des Zeitplans wahrscheinlich dazu, dass Adam und Mitarbeiter wie er ein wenig enttäuscht, wenn nicht sogar frustriert und/oder unmotiviert sind.

Ziehen und Ablegen von Plänen in Findmyshift (Quelle)

Für Arbeitgeber besteht eine einfache Möglichkeit, solche Situationen zu vermeiden, darin, Schichten im Voraus auf Papierkalendern oder Anwesenheitslisten vorzubereiten. Noch besser ist es jedoch, eine Software für die Personaleinsatzplanung zu verwenden, um Arbeitspläne zu erstellen und gemeinsam zu nutzen sowie Erinnerungen an die Mitarbeiter vor jeder Schicht zu senden.

Tipp Nr. 2: Geben Sie den Mitarbeitern die Flexibilität, Schichten zu tauschen

Letzten Monat fand in der Schule von Adams Tochter ein Elternabend an einem Samstagmorgen statt. Da Adam aber eine Frühschicht hatte, rief er seinen Vorgesetzten an und bat um eine Änderung. Der Manager verbrachte schließlich drei Stunden damit, einen anderen Mitarbeiter zu finden, der die Schicht mit Adam tauschen konnte, und die Änderungen allen Betroffenen mitzuteilen.

Ersatzgenehmigung in CakeHR (CakeHR)

Dies ist eine weitere Situation, die mit Hilfe einer Software für die Personaleinsatzplanung vermieden werden kann, die den Prozess des Tauschs und der Verschiebung von Schichten für die Mitarbeiter viel einfacher macht. In unserem Beispiel kann Adam die zu tauschende Schicht direkt in das Softwaresystem eingeben, und jeder verfügbare Mitarbeiter kann sie in Anspruch nehmen. Der Wechsel erfolgt sofort und ist für alle Beteiligten sichtbar.

In einem Experiment bei Gap fanden etwa 50 % der Anfragen, die ein bis drei Tage im Voraus in einer Schichttausch-Smartphone-App veröffentlicht wurden, Abnehmer, und 62 % der Teilzeitbeschäftigten, die die App nutzten, berichteten, dass sie Schichten angeboten oder abgeholt hatten. Insgesamt waren 95 % der teilnehmenden Mitarbeiter der Meinung, dass die App die Anpassung der Arbeitszeiten an ihre Bedürfnisse erleichtert.

Tipp Nr. 3: Personalbedarf abschätzen und Kostenüberschreitungen vermeiden

Nehmen wir an, Adam hat in diesem Monat montags und mittwochs Bereitschaftsdienst. Das bedeutet, dass er auf Abruf zur Verfügung stehen muss und für diese Tage keine persönlichen Verpflichtungen einplanen kann. Wenn er jedoch nicht gerufen wird, wird er für diesen Tag nicht bezahlt, obwohl er seine Freizeit aufgrund der möglichen Arbeit geblockt hat.

Analytics Dashboard in ShopKeep (Quelle)

Die Unvorhersehbarkeit der Rufbereitschaft macht es für die Mitarbeiter schwierig, sich auf eine garantierte Arbeit oder ein bestimmtes Einkommensniveau zu verlassen oder sogar einen zweiten Job zu finden, um ihr Einkommen aufzustocken. Im Jahr 2016 zwangen die Aufsichtsbehörden Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters und einige andere Einzelhändler, ihre Bereitschaftsdienste zu überprüfen und zu ändern.

Mit Tools wie Einzelhandelsverwaltungssoftware und Kassensoftware können Arbeitgeber ihren Personalbedarf besser einschätzen und die Notwendigkeit von Bereitschaftsdiensten vermeiden. Mit den Berichtsfunktionen solcher Tools können Arbeitgeber historische Daten analysieren und die Tage/Stunden mit dem höchsten Kundenaufkommen ermitteln.

Mit diesem Wissen können Arbeitgeber bessere Planungs- und Budgetierungsentscheidungen treffen. Sie können den Mitarbeitern die Zuverlässigkeit und Flexibilität bieten, die sie brauchen, und gleichzeitig Kostenüberschreitungen vermeiden, die mit zusätzlichen Schichten verbunden sind.

Nächste Schritte – wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen finden

Nachdem Sie nun wissen, wie Software Ihnen helfen kann, die Personaleinsatzplanung zu rationalisieren und effizienter und effektiver zu gestalten, können Sie damit beginnen, die auf dem Markt erhältlichen Lösungen zu erkunden. Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Berücksichtigen Sie die Größe und Art Ihres Unternehmens: Die Planungsanforderungen eines Restaurants mit 10 Mitarbeitern werden sich drastisch von denen eines Supermarktes mit 50 Mitarbeitern unterscheiden. Machen Sie sich zunächst klar, was genau die Software für Sie tun soll und wie viele Mitarbeiter sie nutzen werden, und beginnen Sie dann mit der Erkundung der auf dem Markt verfügbaren Tools.
• Stellen Sie ein Budget für das Tool bereit: Als Geschäftsinhaber oder Arbeitgeber können Sie nur einen bestimmten Geldbetrag für ein Tool erübrigen. Für ein kleines Unternehmen sind das vielleicht ein paar hundert Dollar pro Monat, für ein großes Unternehmen ein paar tausend Dollar. Legen Sie den Betrag fest, den Sie für ein Planungsinstrument ausgeben können, und prüfen Sie nur Optionen innerhalb dieses Budgets.
• Überdenken Sie Ihren Bedarf: Sie könnten sich zwar für eine Software zur Personaleinsatzplanung entscheiden, die Ihre Planungsanforderungen erfüllt, aber andere Tools wie Einzelhandelsverwaltungssoftware und Point-of-Sale-Software können Ihnen bei weitaus mehr als nur der Planung helfen. Für Spezialgeschäfte wie Salons und Convenience Stores gibt es auch Tools, die speziell für ihre Nische entwickelt wurden.