Vaikka pienempiä asunto-osakeyhtiöitä voi tuntua helpommalta hallinnoida, niissä on ainutlaatuisia haasteita, joita HOA:n hallituksen jäsenten on vaikea käsitellä. Pienempien asunto-osakeyhtiöiden asukkailla on pienempi joukko mahdollisia palveluita, joita heidän HOA:nsa voi tarjota heille, koska HOA:n saamat jäsenmaksut ovat pienemmät ja kustannukset suuremmat kuin ne, jotka ovat välttämättömiä, jotta heidän yhteisössään voidaan saada aikaan myönteisiä muutoksia. Jos tarvitset apua pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnoinnissa, tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua.

Miten toimia pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnoinnissa

Välttämättömän rahoituksen hankkiminen

Jos asunto-osakeyhtiössä on vain 20 yksikköä, on vain 20 asukasta, jotka maksavat jäsenmaksuja, jotka he voivat osoittaa HOA:nsa talousarvioon. HOA:iden on oltava hyvin varovaisia päättäessään, mitä ne veloittavat pieneltä määrältä asukkaita, ja varmistettava, että maksut eivät ole niin kohtuuttomia, että ne estävät potentiaalisia asukkaita investoimasta niiden yhteisöissä sijaitseviin kiinteistöihin.

Jos suunniteltuja maksuja muutetaan, asukkaille on ilmoitettava viipymättä korotuksen syy, jotta heillä on mahdollisuus varautua taloudessaan maksujen korotukseen.

Transparenssin säilyttäminen asukkaiden kanssa

Yksi tärkeimmistä vinkistä pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnoinnissa on avoimuus. Koska pienempien asunto-osakeyhtiöiden asukkaat maksavat yleensä enemmän, avoimuuden tarve sen suhteen, miten varoja käytetään, nousee olennaisen tärkeäksi.

HOA:n hallituksen tulisi pyrkiä kaikin keinoin osoittamaan asukkaille sen arvo, mistä he maksavat, tekemällä pikaisia korjauspyyntöjä ja järjestämällä yhteisöllisiä tapahtumia, jotka parantavat elämänlaatua yhteisössään.

Tämän laiminlyönti voi aiheuttaa asukkaan huonon työmoraalin, ja se voi johtaa jopa mahdolliseen oikeudenkäyntiin, jos HOA loukkaa asukkaan lakisääteisiä oikeuksia. Oikeudellisten ongelmien välttäminen on pienemmälle HOA:lle ratkaisevan tärkeää, koska niillä ei ole pääomaa puolustautua helposti oikeudessa.

Oikean HOA:n ulkoisen hallinnointiyhtiön valitseminen

Pienten asunto-osakeyhtiöiden piirissä olevissa pienemmissä HOA:issa on jatkuvaa keskustelua siitä, pitäisikö niiden ulkoistaa tietyt hallinnolliset menettelyt ulkoiselle hallinnointiyhtiölle.

HOA:iden on nähtävä, millaisen hinnoittelun ne voivat saada ja tarjoaako se niille laadukkaampaa palvelua asukkailleen. Jos ne pystyvät onnistuneesti ulkoistamaan korjauspyynnöt, jäsenmaksujen maksut ja sähköisen kirjeenvaihdon ulkopuoliselle hallinnointiyhtiölle, niiden asukkaat näkevät arvon maksamilleen HOA-maksuille.

Joskus on myös syytä harkita, onko HOA:n hallituksen parempi siirtää pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnointiin liittyvät tehtävänsä asiantuntijoille. Muiden vaihtoehtojen tarkastelemisesta ei kuitenkaan ole haittaa.

Omistaa riittävästi aikaa HOA:n hallinnointiin

Kun HOA:t ovat pienempiä, se tarkoittaa, että niissä voi olla vähemmän hallituksen jäseniä. Jos näin on, niiden hallituksen jäsenillä ei välttämättä ole rajattomasti aikaa käsitellä yhteisön kiireellisiä asioita.

Tasapainon ylläpitäminen hallituksen jäsenten aikataulujen ja yhteisön tarpeiden välillä voi muodostua suureksi haasteeksi. Pienemmät asunto-osakeyhtiöt, joilla on varaa ulkoistaa joitakin palveluja, ovat suuressa etulyöntiasemassa, kun on kyse tehokkaiden palvelujen tarjoamisesta asukkailleen.

Tällöin hallituksen jäsenet voivat omistaa rajallisen aikansa äänestysasioille, vaaleille tai yhteisön rakentamiselle, mikä tarjoaa ihanteellisen täydennyksen ulkopuolisen HOA:n hallinnointiyhtiön kanssa tehtävälle yhteistyölle.

Tasapainottelu siitä, mitä HOA-palveluja voidaan tarjota pienemmällä budjetilla

Yksi suurimmista vaikeuksista, joita pienempi yhdistys voi kohdata, on se, mitä se voi tarjota asukkailleen. Hallituksen jäsenten on käytävä realistista keskustelua siitä, mitä heillä on varaa tarjota asukkailleen ilman, että asukkailta peritään liikaa lisämaksuja.

Tasapainon löytäminen tässä asiassa ei ole läheskään yksinkertaista, ja se on merkittävä este pienemmälle yhdistykselle, jolla ei ole paljon jäsenmaksuja, joita se voisi käyttää hyödykseen. Se on yksi pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnoinnin haasteista.

Tietää, milloin resursseja on käytettävä

Vähemmänkin pienelle yhdistykselle voi tulla eteen tiettyjä asioita, joista on maksettava. Pienemmillä yhdistyksillä voi olla taipumus välttää välttämättömien korjausten maksamista. Se, mitä HOA:n hallituksen on tehtävä, on arvioida riski siitä, että meno kasvaa tulevaisuudessa suuremmaksi. Jos näin ei tehdä, se voi vahingoittaa suuresti HOA:n jo ennestään rajallista taloutta.

Realististen odotusten ylläpitäminen asukkaiden vapaaehtoistyöntekijöille

Pienemmän asunto-osakeyhtiön luonteesta riippuen tietyt asukkaat voivat tarjota vapaaehtoistyönä aikaansa auttaakseen HOA:ta säästämään pääomaa tai alentamaan odotettavissa olevia jäsenmaksuja. HOA:n hallituksen on löydettävä tasapaino sen välillä, että asukkaan aikaa hyödynnetään kipeästi tarvittavaan apuun ja että asukkaan aikaa ei tuhlata. HOA:iden on myös tarkasteltava, mihin yhteisön jäseniin ne voivat tukeutua erityisen avun saamiseksi, jotta ne voivat hyödyntää yhteisönsä käytettävissä olevia resursseja tehokkaasti.

Korjaukset voivat maksaa saman verran kuin isommassa rakennuksessa

Erityisesti pienemmät asunto-osakeyhtiöt joutuvat kohtaamaan sen, että kolmikerroksisen rakennuksen katto voi olla sama kuin kymmenkerroksisen rakennuksen. Tämä tarkoittaa sitä, että jos katto on vaihdettava, kymmenkerroksisella rakennuksella on enemmän pääomaa maksaa korjaus, kun taas kolmikerroksisella rakennuksella voi olla tuskin varaa tarvittaviin kuluihin.

Pienempien asunto-osakeyhtiöiden on oltava varovaisia budjetoidessaan näitä välttämättömiä isompia kuluja, joita saattaa aika ajoin syntyä, niin että ne pystyvät kattamaan tarvittavat kulut ennen kuin kulut kasvavat edelleen eksponentiaalisesti. Pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnointi ei aina tarkoita pieniä korjauskustannuksia.

Pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnointi ei ole mikään pikkujuttu

Jokainen yhteisö on erilainen, mikä tarkoittaa myös sitä, että ei ole olemassa yhtä ainoaa tapaa hallita yhteisöä. Pienten asunto-osakeyhtiöiden hallinnoinnissa HOA:n hallitus tai HOA:n hallinnointiyhtiö tekee säätöjä. Se voi olla haastavaa, mutta kunhan pysyt tietoinen yhteisön tarpeista ja teet yhteistyötä hallituksen jäsenten ja asukkaiden kanssa, onnistunut yhteisö on ulottuvillasi.