Jos mietit, mitä DPO:n merkitys tarkoittaa yksityiskohtaisesti, niin tässä. Tässä on, mitä se merkitsee pidemmälle sinulle. Otetaan se alusta alkaen.
Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on asettanut organisaatioille velvollisuuden nimetä tietosuojavastaava (DPO), joka vastaa organisaation vaatimustenmukaisuudesta. Tämä on välttämätön vaatimus toimistoille, jotka ovat viranomaisia tai elimiä. Se on myös välttämätöntä, jos organisaatiosi suorittaa säännöllisesti tietyntyyppisiä käsittelytoimia sellaisten tietojen osalta, joita voidaan pitää henkilökohtaisina tai arkaluonteisina.
Jos tietosuojavastaava on olemassa, hän voi auttaa ja avustaa organisaatiotasi yksityishenkilönä erityisessä ominaisuudessa valvomalla sisäistä vaatimustenmukaisuutta sekä tiedottamalla ja neuvomalla tietosuojakäytännöistäsi. He pystyvät korjaamaan toimintatapoja paikan päällä, he auttavat lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä ja antavat neuvoja tietosuojaa koskevien vaikutustenarviointien (Data Protection Impact Assessments, DPIA) osalta, kun uusia hankkeita käynnistetään. Tietosuojavastaava voi olla myös rekisteröityjen ainoa yhteyspiste ja ainoa valvontaviranomainen.
DPO:lla tarkoitetaan organisaation tietosuojasta vastaavaa henkilöä. Hänen on siis oltava riippumaton, tietosuoja-asiantuntija, riittävästi resursoitu ja raportoitava korkeimmalle johtotasolle. Jos organisaatiossa on laaja komentoketju, se voi vaikeuttaa asioita.
Se, mikä auttaa tietosuojavastaavaa olemaan sopiva tietosuojavastaava, on se, että hänen on tunnettava organisaatiorakenne hyvin, jotta hän pystyy korjaamaan ongelmat, joita kohdataan suoraan kaikilla tasoilla. On siis myös suositeltavaa, että heidät nimitetään nykyisten työntekijöiden joukosta. Ulkopuolinen nimitetty TVH voi myös hoitaa tätä tehtävää.
Organisaation on myös mahdollista nimittää yhteinen tietosuojavastaava. Tämä tarkoittaa, että ryhmä tai organisaatiot tai erilaiset, toisiinsa liittymättömät, useat organisaatiot voivat nimittää yhden tietosuojavastaavan myös keskenään. Tietosuojavastaavat voivat auttaa organisaatioita osoittamaan vaatimustenmukaisuuden ja auttaa niitä keskittymään entistä enemmän vastuullisuuteen.

Tietosuojavastaavan asema

Sinun on ehkä varmistettava, että tietosuojan vastuuhenkilön asema on itsenäinen. TVH raportoi suoraan ylimmälle johtotasolle. Organisaatioiden on annettava TVH:lle tarvittava riippumattomuus, jotta hän voi suorittaa tehtävänsä täysin vapaasti ja rauhassa.
On myös tärkeää, että organisaation jäsenet voivat ottaa yhteyttä TVH:hon ajoissa. On oltava käytössä järjestelmä, jonka avulla ihmiset voivat ottaa vapaasti yhteyttä TVH:hon. TVH:n merkitykseen kuuluu siis myös se, että TVH on tavoitettavissa ja häneen voi ottaa helposti yhteyttä kaikissa henkilötietojen suojaan liittyvissä kysymyksissä koko yrityksen toimesta.
Kaiken organisaation on ymmärrettävä, että sen TVH:lla on oltava riittävät resurssit, jotta se pystyy hoitamaan tehtävänsä. Tämä tarkoittaa, että niillä ei saa olla minkäänlaisia rangaistuksia tai kielteisiä asenteita, jotka rajoittavat TVH:ta hoitamasta tehtäviään. Organisaation on ymmärrettävä, että tietosuojavastaava on olemassa helpottaakseen heitä ja auttaakseen heitä ehkäisemään oikeudelliset ongelmatilanteet. Hän on linkki organisaation ja lain välillä.Kaikkien yritysten, joilla on tietosuojavastaavia ja jotka antavat heille lisätehtäviä tietosuojavastaavan roolin ulkopuolella, on myös tunnustettava, että kaikki muut tehtävät tai velvollisuudet, jotka he antavat tietosuojavastaavalleen, eivät aiheuta eturistiriitaa tietosuojavastaavan roolin kanssa.

DPO:n tehtävät

DPO:lla on paljon ennalta määriteltyjä tehtäviä. Nämä kaikki liittyvät GDPR:n ja muiden tietosuojalakien noudattamisen valvontaan. DPO:n on pysyttävä ajan tasalla alan päivityksistä. Jokaisen tietosuojavastaavan tärkeimpiin tehtäviin kuuluvat tietosuojakäytäntöjen tunteminen, ymmärtäminen ja noudattamisen valvonta, tietoisuuden lisääminen, koulutus ja auditoinnit.
DPO:n tehtävänä on myös varmistaa, että yritys ottaa huomioon tietosuojavastaavan neuvot ja tämän antamat tiedot tietosuojavelvoitteista. Jokaisen yrityksen, joka tekee tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin, on saatava neuvoja tietosuojavastaavaltaan, joka voi myös valvoa vaatimustenmukaisuusprosessia uudessa hankkeessa.
Kaikki nämä tehtävät liittyvät tietosuoja-asetuksen 36 artiklaan. TVH:n on pidettävä yhteyttä tietosuojavaltuutettuun. TVH:n on myös varoitettava organisaatiota kaikista käsittelytoimiin liittyvistä riskeistä ja otettava huomioon tietojenkäsittelyn luonne, laajuus, konteksti ja tarkoitus kaikissa mahdollisissa tapauksissa minimoimalla se.
Organisaation tietosuojavastaavan on oltava mahdollisimman helposti työntekijöiden, yksityishenkilöiden ja asianomaisen tietosuojavaltuutetun yhteyspisteenä. Tämä koskee sekä organisaatiota itseään että tietosuojavastaavaa. Niiden on yhdessä julkaistava tietosuojavastaavan käyttökelpoiset ja aktiiviset yhteystiedot ja ilmoitettava ne asianomaiselle tietosuojavaltuutetulle.

Miksi on tärkeää nimetä tietosuojavastaava?

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan sinun on nimitettävä tietosuojavastaava, jos:

• olet viranomainen tai julkinen elin
• pääasiallinen toimintasi edellyttää laajamittaista, säännöllistä ja järjestelmällistä yksilöiden seurantaa
• pääasiallinen toimintasi koostuu laajamittaisesta erityisiin tietoryhmiin kuuluvien tietojen tai rikosoikeudellisiin tuomioihin ja rikoksiin liittyvien tietojen käsittelystä.

Tämä koskee sekä rekisterinpitäjiä että henkilötietojen käsittelijöitä. Jotkin organisaatiot voivat myös nimittää vapaaehtoisesti tietosuojavastaavan; on syytä olla tietoinen siitä, että samoja asemaan ja tehtäviin liittyviä vaatimuksia sovelletaan, jos nimittäminen olisi ollut pakollista, joten voit käyttää tätä samaa opasta viitekehyksenä nähdessäsi, miten ja missä asioissa tietosuojavastaava on varustettava.
On yleisesti hyväksytty käytäntö varmistaa, että riippumatta siitä, velvoittaako tietosuoja-asetus nimittämään tietosuojavastaavan vai ei, organisaatioiden on varmistettava, että niillä on riittävästi henkilöstöä ja resursseja tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseen.
Lyhyesti sanottuna tietosuojavastaava voi auttaa mitä tahansa organisaatiota, arvioida niiden suorituskykyä ja toimia lain puitteissa neuvomalla. Tämä voi olla erityisneuvontaa sellaisessa ominaisuudessa, jossa muut työntekijät eivät ehkä pysty auttamaan. Erityisesti silloin, kun tapahtuu arkaluonteisia prosesseja, jotka ovat suorassa ristiriidassa tietosuojavastaavan roolin ja työntekijöiden omien nimitysten kanssa.
Tietosuojavastaavat eivät ainoastaan auta valvomaan sääntöjen noudattamista. Heillä voidaan myös nähdä olevan keskeinen rooli organisaationne tietosuojan hallintorakenteessa ja auttaa parantamaan vastuuvelvollisuutta.
On kuitenkin täysin ok, jos edellä mainitut kriteerit eivät vastaa organisaatiotasi ja se päättää, että organisaatiosi ei tarvitse nimetä tietosuojavastaavaa. Vapaaehtoisessa tapauksessa tai siksi, että organisaatio ei täytä edellä mainittuja kriteerejä, on hyvä kirjata tämä päätös, jotta se auttaa osoittamaan vastuullisuusperiaatteen noudattamisen. Ja pystyä selittämään oikeudessa, miksi ja kuka suoritti tarkastuksen varmistaakseen, että tietosuojavastaavan nimeäminen ei ole tarpeen, jos ja kun sen aika koittaa.

Seers voi auttaa sinua tietosuojavastaavan vaatimuksissa, joten ota yhteyttä: [email protected]