Toimiston ovikello soi. Vasemmalla puolellasi kolme kollegaa tarkastelee kansiota. Takanasi joku toinen keskustelee puhelimessa. Saat viestin Whatsappiin samalla kun yrität lukea uudelleen sähköpostia, jota et ymmärrä.

Kuulostaako tämä tutulta? Viime vuosina työpaikka on kokenut todellisen, nopeatempoisen vallankumouksen, joka johtuu digitaalitekniikan yleistymisestä, avokonttoreista ja käytettävissämme olevien nopeiden ja välittömien viestintävälineiden runsaudesta. Sinun odotetaan kehittyvän erittäin stimuloivassa ympäristössä, jossa sinun on omaksuttava, käsiteltävä ja tuotettava loputon määrä tietoa. Tämä jatkuva tietovirta rasittaa mieltämme, ja aivomme joutuvat käsittelemään tätä loputonta stimulaatiota. Joskus tämä valtava henkinen ponnistus johtaa siihen, mitä tutkijat kutsuvat ”kognitiiviseksi ylikuormitukseksi”. Miten siis voi välttää ylikuormitusta ja säilyttää jonkinlaisen kognitiivisen tasapainon tällaisissa olosuhteissa? Vastataan tähän kysymykseen ja tarkastellaan aivojen toimintaa yhdessä Marie Lacroix’n, neurotieteilijän ja Cog’X-toimiston perustajan kanssa.

Tieteellinen määritelmä

Marie Lacroix määrittelee henkisen taakan tai kognitiivisen kuorman ”kustannukseksi, joka aiheutuu informaation prosessoinnista useimmiten tietyissä olosuhteissa yksilölle”. Vastoin yleistä uskomusta kognitiivinen kuormitus on normaalia; sitä esiintyy heti, kun käytät kognitiivisia kykyjäsi, eikä se ole itse asiassa sinänsä huono asia. Säännöllinen kognitiivinen ylikuormitus voi olla haitaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että päivän mittaan yrität omaksua enemmän tietoa kuin työmuistisi pystyy käsittelemään. Työmuistia kutsutaan usein lyhytkestoiseksi muistiksi, ja sen varastointikyky rajoittuu noin kymmeneen tietoon, jotka voidaan säilyttää lyhyen aikaa (yleensä muutaman sekunnin ajan). Ymmärtääksesi sen kapasiteettia Lacroix ehdottaa seuraavien summien ratkaisemista mentaalisen aritmetiikan avulla: 2 x 2 + 1 ja sitten 22 x 15 + 3. ”On selvää, että vaaditun henkisen ponnistelun määrä ja siitä johtuva kognitiivinen kuormitus on suurempi jälkimmäisen laskutoimituksen kohdalla”, hän sanoo.”

”Psyykkinen kuormitus on se kustannus, jonka yksilö joutuu maksamaan informaation käsittelystä useimmissa tietyissä olosuhteissa.”

Termin väärinkäyttö

Psykologi John Sweller virallisti kognitiivisen kuormituksen teorian 1980-luvun lopulla. Osana instructional designia eli opetuksen suunnittelua koskevaa tutkimustaan hän pyrki tunnistamaan tekniikoita, jotka helpottavat oppimista pitämällä kognitiivisen kuormituksen mahdollisimman vähäisenä.

Termi ”mentaalinen kuormitus” on sittemmin irrotettuna tieteellisestä alkuperästään yleistynyt arkikielessä. Se yhdistetään nykyään ajatukseen ”kaiken ajattelemisesta koko ajan” ja erityisesti kotitalouden hoitamiseen liittyvään henkiseen kuormitukseen. Tämä ajatus on peräisin Nicole Brais’lta, Quebecissä sijaitsevan Lavalin yliopiston tutkijalta. Brais määrittelee henkisen kuormituksen ”hallinnointi-, organisointi- ja suunnittelutehtäväksi, joka on samaan aikaan aineetonta, olennaista ja jatkuvaa ja jonka tavoitteena on vastata muiden tarpeisiin ja hoitaa kotitaloutta sujuvasti”. Jatkuvaa tarvetta varmistaa, että kotona kaikki toimii kunnolla, pidetään edelleen usein naisen vastuulla. Termi ”henkinen taakka” tuli tunnetuksi taiteilija Emma Clitin vuonna 2017 julkaistun You Should’ve Asked -sarjakuvan kautta, jossa eritellään humoristisesti naisiin kohdistuvia elämänrajoitteita.

Mutta kuten Lacroix huomauttaa, on erotettava toisistaan termin puhekielinen käyttö – ”jokapäiväisen elämän päivittäiset kysymykset ja huolet sekä jokainen yksittäinen työtehtävä, jota yksilön on ajateltava koko päivän” – ja kognitiivisen kuormituksen tieteellinen määritelmä. Hän sanoo: ”Näiden kahden käsitteen välillä on silti yhteys, koska rajalliset kognitiiviset resurssimme pystyvät käsittelemään vain tietyn määrän tehtäviä samanaikaisesti joutumatta vaikeuksiin. Siksi jokapäiväiset huolemme ja ne lukuisat unohtumattomat asiat, jotka meidän on mahdutettava jokaiseen päivään, vievät itse asiassa paljon ’henkistä tilaa’, jota ei voida käsitellä muualla, ja lisäksi on vielä se stressi, jota se voi aiheuttaa jo itsessään.”

”Rajalliset kognitiiviset resurssimme pystyvät selviytymään vain tietystä määrästä tehtäviä samanaikaisesti ilman, että törmäämme joihinkin vaikeuksiin.”

Pikainen oppitunti aivojen mekaniikasta

Jos kognitiivinen kuormitus on luonnollinen ilmiö – se tapahtuu siitä hetkestä lähtien, kun otamme aivomme käyttöön -, kognitiivinen ylikuormitus, erityisesti ammatillisella tasolla, tapahtuu, kun asiat menevät liiallisiksi. Lacroix suosittelee kolmen päätekijän analysointia kognitiivisen ylikuormituksen tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi:

Tehtävän luonne ja/tai sinun asiantuntemuksesi taso suhteessa annettuun tietoon

”Kognitiivista ylikuormitusta esiintyy yleensä silloin, kun tehtävä on liian monimutkainen, joko siksi, että tietoa itsessään on liian vaikea käsitellä, tai siksi, että meillä ei ole tietoa tai taitotietoa sen käsittelemiseen. Tämä pätee erityisesti silloin, kun olemme uusia tehtävässä tai olemme oppimisvaiheessa.”

2. Fyysinen tai digitaalinen työympäristö

”Ylikuormittumista voi tapahtua myös silloin, kun huomioon otettavaa tietoa on liikaa, vaikka kukin yksittäinen osa ei sinänsä olisikaan niin monimutkainen. Siksi itsensä ylikuormittaminen tai asetelma, joka vaatii useiden asioiden tekemistä samaan aikaan, voi kuormittaa ihmistä.” Esimerkiksi liian stimuloiva työympäristö – jatkuva melu, keskustelut, puhelut, suoratoisto ja niin edelleen – kuten avokonttori, voi häiritä kognitiivista tasapainoamme.”

3. emotionaalinen ja fyysinen hyvinvointimme

”Lisäksi sisäinen tilamme – erityisesti väsymystasomme, stressi tai motivaation puute – voi lisätä tehtävän ratkaisemiseen vaadittavan ponnistelun määrää.”. Huonosti nukutun yön jälkeen voi todella nähdä ja tuntea, kuinka vaikeaa voi olla suorittaa tehtävä, jonka normaalisti tekee tehokkaasti.”

Sivulliset vahingot

Mitä todella tapahtuu, kun aivomme ylikuormittuvat? ”Aivoissa ylikuormitustila liittyy aktiivisuuden muutokseen prefrontaalisella aivokuorella, josta käsin työmuisti ja niin sanotut toimeenpanevat toiminnot suoritetaan . Se on periaatteessa aivojemme valvontatorni”, Lacroix selittää. ”Kognitiivisessa ylikuormituksessa lisäämme mahdollisuuksiamme tehdä virheitä ja saada muistiongelmia, minkä lisäksi se voi heikentää kykyämme suunnitella, käsitellä tunteitamme ja niin edelleen. Kognitiivisen ylikuormituksen merkkejä ovat muun muassa virheiden tekeminen, ajatusprosessien aloittaminen uudelleen ja uudelleen, muiden huomioimatta jättäminen tai tärkeiden asioiden säännöllinen unohtaminen.” Kognitiivinen ylikuormitus voi siis suoraan ja epäsuorasti heikentää yleistä hyvinvointia ja työsuoritusta.

”Kognitiivisessa ylikuormituksessa virheiden tekemisen ja muistiongelmien mahdollisuus kasvaa, minkä lisäksi se voi heikentää kykyämme suunnitella ja käsitellä tunteitamme.”

Onko se nykyaikainen ongelma?

Lacroix korostaa, että kognitiivinen ylikuormitus ei ole uusi ongelma. Se on kuitenkin voimistunut sekä informaatio- että viestintäteknologian laajentumisen myötä. ”Kognitiivisen ylikuormituksen riski on nykyään paljon suurempi johtuen vaihtojemme nopeudesta ja jatkuvasta tietovirrasta, jota meidän on hallittava. Kognitiiviset kykymme venyvät äärirajoille tällä digitaalisella aikakaudella”, neurologi sanoo.
Kirkkaan mielen säilyttäminen ja rauhassa käsitteleminen kymmeniä sähköposteja päivässä, loputtomia ilmoituksia, pyyntöjä, viestejä ja muistutuksia useissa eri kanavissa (Slack, Whatsapp, muut keskusteluryhmät, Googlen kalenteri ja niin edelleen) voi tuntua taistelulajilta. Voimme käyttää tässä ergonomista käsitettä ”kognitiivinen ylivuoto” ja kuvata tätä ajatusta ylikuormituksesta Lacroixin mukaan. ”Sinusta tuntuu, että sinua tulvii tietoa niin paljon, että tunnet itsesi hukutetuksi ja kiireelliset asiat menevät tärkeiden asioiden edelle.”

”Kognitiivisen ylikuormituksen riski on nykyään paljon suurempi johtuen viestinvaihtomme nopeudesta ja jatkuvasta tietovirrasta, jota meidän on hallittava. Kognitiiviset kykymme venyvät äärirajoillemme tällä digitaalisella aikakaudella.”

Voisiko se tapahtua sinulle?

Onko olemassa ammatteja, joissa koet todennäköisemmin kognitiivista ylikuormitusta? Lacroixin mukaan se ei välttämättä liity yksilöihin. Hän kehottaa meitä olemaan sekoittamatta kognitiivista ylikuormitusta burn-outiin, jota nähdään varmasti useammin tietyissä ammateissa (poliisit, palomiehet, sairaalahenkilökunta ja niin edelleen) johtuen ylitöistä, voimakkaasta emotionaalisesta osallistumisesta ja työn tunnustuksen puutteesta. On kuitenkin mahdollista vähentää kognitiivisen ylikuormituksen riskiä noudattamalla tiettyjä varotoimenpiteitä. ”Tämä koskee erityisesti lentäjiä, lennonjohtajia ja voimalaitosten työntekijöitä, joilla on käytössä menettelyjä, jotka on suunniteltu ohittamaan luontainen henkinen kapasiteettimme, kuten tarkistuslistat ja kaksoistarkistukset, virheiden riskin pienentämiseksi”, selittää Lacroix.

Ole varovainen, aivosi ovat hauraat, joten miten voit suojella niitä?

Lacroix kehottaa sinua tiedostamaan aivojesi toiminnan, jotta voit soveltaa parhaita yksilöllisiä ja kollektiivisia menettelytapoja aivojesi hoitamiseksi. Hän sanoo: ”Tarkkaavaisuutemme on luonnollinen suodatin kognitiivista ylikuormitusta vastaan. Sen avulla voimme valita olennaisen tiedon sen tehtävän mukaan, jonka haluamme suorittaa, ja jättää loput pois työmuistista. Tämä tarkkaavaisuusjakso on kuitenkin herkkä, ja se voi helposti imeytyä muihin ulkoisiin vaatimuksiin, olivatpa ne sitten fyysisiä, kuten avokonttoriympäristössä, tai digitaalisia, ilmoitusten kautta.” Työtilallasi, työlläsi ja yhteydenpitomenetelmilläsi on tärkeä rooli päivittäisen kognitiivisen kuormituksesi säätelyssä.

”Tarkkaavaisuutesi on herkkä, ja muut ulkoiset vaatimukset voivat helposti absorboida sen.”

Miten voit käsitellä kognitiiviseen kuormitukseesi vaikuttavien tekijöiden moninaisuutta? Lacroixin mukaan henkisen kuormituksen alentamiseksi on vähennettävä käsiteltävän tiedon määrää tai ainakin vähennettävä sen monimutkaisuutta. Seuraavassa on yleiskatsaus parhaista menetelmistä, joita voit ottaa käyttöön tarpeidesi mukaan:

Persoonallisella tasolla

• Luettele tai hahmottele kaikki tehtävät, jotka sinun on suoritettava
  Ymmärtääksesi ja suunnitellaksesi tehtäviä paremmin, priorisoi ne. Sitä varten on tehtävälistat.
• Päästä irti epäolennaisista tehtävistä
  Turhautumisen rajoittamiseksi kirjoita ylös tehtävät, jotka olet suorittanut ja kuinka kauan ne kestivät. Näin voit antaa arvoa työllesi – ja se saa sinut huomaamaan, että niihin käyttämäsi aika ei kadonnut olemattomiin. Sen avulla voit myös suunnitella paremmin tulevaisuudessa.
• Lähesty tehtävää erityisten lyhytaikaisten tavoitteiden avulla
  Aina on tehokkaampaa jakaa tehtävä lyhytaikaisiin, esimerkiksi 15-20 minuutin tavoitteisiin.
• Lopeta multitasking
  Ennemmin kuin jonglööraat kahta tai useampaa tehtävää samanaikaisesti, kuten vastaat sähköpostiin samalla kun olet kokouksessa, on tehokkaampaa tehdä asiat peräkkäin, tehtävä toisensa jälkeen.
• Vähennä keskeytyksiä parantaaksesi tehokkuutta ja alentaaksesi stressitasoa
  On parempi tarkistaa postilaatikkosi ajoittain; ehkä tunnin välein, tai jos olet huolissasi siitä, ettet vastaa tarpeeksi nopeasti, 30 minuutin välein. Vältä kuitenkin jatkuvaa leijumista sen yllä. Kannattaa myös rajoittaa visuaalisia ja äänellisiä kehotuksia, kuten ponnahdusikkunoita ja ilmoituksia, ja valita tietyt kellonajat niiden katsomiseen.
• Sopeuta taukosi käsillä olevaan tehtävään
  Henkisen kuormituksen tehokkaaksi säätelemiseksi tauon on tarkoitus olla vaihtelua käsillä olevaan tehtävään, jotta voit olla aktiivinen eri tavalla. Jos vietät päivän vetämällä työpajaa ja olemalla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa, oikea tauko olisi lukea, kuunnella rauhoittavaa musiikkia tai mennä kävelylle. Jos taas tuijotat näyttöä koko päivän, oikea tauko olisi kehon liikuttaminen ja vuorovaikutus muiden kanssa.
• Anna itsellesi aina kunnon palautumisaika
  Urheilulla, meditaatiolla, lukemisella tai vaikkapa pelkällä ei-mitään tekemättömyydellä on syvällinen vaikutus henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiisi. Jos et anna itsellesi riittävästi palautumisaikaa, päädyt kompensoidaksesi tuottamaan stressihormoneja adrenaliinia ja kortisolia, mikä voi vaikuttaa haitallisesti terveyteesi.

Kollektiivisella, organisatorisella tasolla

• Tarjoa joustavia työtiloja, joissa työntekijät voivat työskennellä tehtäviensä tarpeiden mukaisessa ympäristössä, kuten hiljaisessa huoneessa tai yhteistoiminnallisessa tilassa.
• Työskentele johtamiskäytäntöjen parissa, erityisesti vääränlaisen kiireen ajatuksen parissa, joka Lacroix’n mukaan on yhä yleisempi trendi työpaikoilla. ”Kannusta esimiehiä erottamaan, mikä on ”kiireellistä” ja mikä on ”tärkeää” heidän tiimilleen, mikä auttaa heitä organisoinnissa ja priorisoinnissa.”
• Ole tietoinen omista vaatimuksistasi muille. Ole varovainen sen suhteen, milloin lähetät sähköpostia, tekstiviestiä tai Whatsapp-viestiä tai milloin otat esille tärkeän asian. Näin vältät aiheuttamasta turhaa kiihtymystä tai antamasta toiselle sellaista vaikutelmaa, että haastat häntä sopimattomalla hetkellä. Näin varmistat, että kunnioitat hänen palautumisaikaansa.

Kognitiivinen kuormitus on normaalia, mutta henkisen ylikuormituksen tunne ei ole. Kuten Lacroix huomauttaa: ”Se tarkoittaa, että meidän on kyseenalaistettava yksilölliset toimintatapamme, muutettava tapaa, jolla tehtävät tehdään, helpotettava tiettyjä prosesseja, järjestettävä uudelleen vaiheet käytettävissä olevien resurssien avulla ja niin edelleen.”

Vaikka ongelmaa on käsiteltävä kollektiivisesti ja jopa organisaatiotasolla, sinulla on jonkin verran joustovaraa työskentelytavoissasi. On aktiivisesti haluttava pois nopeudesta, määrästä ja välittömästä vastaamisesta – käsitteistä, jotka liittyvät tuottavuuteen. Entä jos kaikki, mitä tarvitsisit ollaksesi rauhallisempi, tehokkaampi ja tuloksellisempi työssäsi, olisi vain oppia sanomaan ”ei” ja käyttämään aikaa?

”Meidän on kyseenalaistettava yksilölliset toimintatapamme, muutettava tapaa, jolla tehtävät tehdään, helpotettava tiettyjä prosesseja…”

Kuva: Welcome to the Jungle

Kääntäjä: Mildred Dauvin

Seuraa Welcome to the Junglea Facebookissa ja tilaa uutiskirjeemme saadaksesi artikkelimme joka viikko

.