Constantly juggling between appropriate staffing and lean budgets? Tässä muutamia vinkkejä, joiden avulla voit ajoittaa työntekijät tehokkaasti.

Työntekijöiden aikatauluttaminen on keskeinen haaste paitsi vähittäiskaupassa myös muilla palvelualoilla, kuten majoitus- ja ravitsemisalalla, logistiikassa, terveydenhuollossa ja ruokapalveluissa. Toisaalta yritysten on varmistettava asianmukainen henkilöstömäärä, jotta ne pystyvät käsittelemään asiakasruuhkaa. Toisaalta ailahteleva ja arvaamaton aikataulutus tuhoaa työntekijöiden työ- ja yksityiselämän tasapainon.

Usein vuorotyöntekijät joutuvat työskentelemään vaihtelevissa työvuoroissa viikoittain. Heillä on harvoin minkäänlaista määräysvaltaa aikatauluihinsa, ja yleensä he saavat tietää aikataulunsa vasta muutama päivä etukäteen. Vaikka eri yritykset käyttävät eri nimityksiä tällaisista aikataulukäytännöistä, ne tunnetaan yleisesti nimillä just-in-time- tai asiakaskeskeinen aikataulutus.

Lowe’s otti hiljattain käyttöön asiakaskeskeisen aikataulutusjärjestelmän varmistaakseen, että työntekijöiden työvuorot heijastavat myymälän liikennettä. Vaikka järjestelmä kuulostaa teoriassa hyvältä liiketoiminnan kannalta, todellisuudessa se rajoittaa työntekijöiden peräkkäisten vapaapäivien määrää sekä aikataulujen näkyvyyttä ja joustavuutta. Muutos vähensi ennakoitavuutta työntekijöiden elämässä ja vaikutti kielteisesti heidän työ- ja yksityiselämänsä tasapainoon, mikä viime kädessä laski työntekijöiden työmoraalia.

Vakiintuneen käsityksen mukaan epävakaat aikataulut ovat nykypäivän lean-liiketoimintaympäristöissä normi, mutta Nando’sin ja The Gap Inc:n kaltaiset poikkeustapaukset ovat osoitus siitä, että vakaat aikataulut eivät ole vain toteutettavissa, vaan ne voivat myös auttaa parantamaan myyntiä ja tuottavuutta. Ja meillä on kolme vinkkiä, joiden avulla voit ottaa sen käyttöön yrityksessäsi.

3 työntekijöiden aikatauluttamistekniikkaa, joita yrityksesi tulisi käyttää

Vinkki #1: Anna työntekijöille parempi näkyvyys heidän aikatauluihinsa

Kuvittele tämä: Adam työskentelee vaatekaupan kassalla. Lomat ovat tulossa ja hän haluaa suunnitella vapaapäiviä perheensä kanssa. Juhlapyhät ovat kuitenkin myös myymälän vuoden kiireisintä aikaa, eikä hänellä ole aavistustakaan siitä, minä päivinä tai vuoroissa hän työskentelee ensi viikolla. Tällaisissa tilanteissa aikataulujen näkyvyyden puute tekee Adamista ja hänen kaltaisistaan työntekijöistä todennäköisesti hieman pettyneitä, ellei jopa turhautuneita ja/tai sitoutumattomia.

Drag and drop scheduling in Findmyshift (Lähde)

Työnantajien kannalta yksi yksinkertainen tapa välttää tällaiset tilanteet on valmistella työvuorot etukäteen paperikalentereihin tai läsnäololistat. Vielä parempaa on kuitenkin käyttää työntekijöiden aikataulutusohjelmistoa, jolla voidaan luoda ja jakaa työaikatauluja sekä lähettää työntekijöille muistutuksia ennen jokaista työvuoroa.

Vinkki nro 2: Anna työntekijöille joustavuutta työvuorojen vaihtamiseen

Viime kuussa Adamin tyttären koulussa oli lauantaiaamupäivällä vanhempainilta. Adamilla oli kuitenkin aamuvuoro, joten hän soitti esimiehelleen ja pyysi vaihtoa. Esimies käytti lopulta kolme tuntia yrittäessään löytää toista työntekijää vaihtamaan vuoron Adamin kanssa ja ilmoittamaan muutoksista kaikille, joita asia koski.

Vaihdon hyväksyminen CakeHR:ssä (CakeHR)

Tämäkin tilanne voidaan välttää työntekijän työvuorosuunnitteluohjelmistolla, joka tekee työvuorojen vaihtamisesta ja vaihtamisesta työntekijöille paljon yksinkertaisempaa. Esimerkissämme Adam voi itse laittaa vuoron vaihdettavaksi suoraan ohjelmistojärjestelmään, ja kuka tahansa käytettävissä oleva työtoveri voi lunastaa sen. Vaihto on välitön ja kaikkien asianosaisten nähtävissä.

Gapissa tehdyssä kokeilussa noin 50 prosenttia vuoronvaihtopyynnöistä, jotka julkaistiin 1-3 päivää etukäteen älypuhelinsovelluksessa, löysi ottajia, ja 62 prosenttia sovellusta käyttäneistä osa-aikaisista tuntipalkkaisista työntekijöistä ilmoitti ilmoittavansa työvuorojen lähettämisestä tai noutamisesta. Kaiken kaikkiaan 95 prosenttia sovellukseen osallistuneista työntekijöistä oli sitä mieltä, että sovelluksen avulla oli helpompi mukauttaa työaikatauluja tarpeittensa mukaan.

Vinkki nro 3: Arvioi henkilöstötarpeet ja vältä kustannusylitykset

Jatketaan esimerkkiä: sanotaan, että tässä kuussa Adam päivystää maanantaisin ja keskiviikkoisin. Tämä tarkoittaa, että hänen odotetaan olevan käytettävissä töihin soittopyynnön perusteella, eikä hän voi varata näille päiville mitään henkilökohtaisia sitoumuksia. Jos häntä ei kuitenkaan kutsuta paikalle, hänelle ei makseta palkkaa kyseiseltä päivältä, vaikka hän on estänyt vapaa-aikansa mahdollisen työnteon vuoksi.

Analytics dashboard in ShopKeep (Lähde)

Työntekijöiden on vaikea luottaa taattuun työhön, tiettyyn tulotasoon tai jopa hankkia toista työtä täydentääkseen tulojaan, koska päivystysaikataulut ovat ennalta arvaamattomat. Vuonna 2016 sääntelyviranomaiset pakottivat Aeropostalen, Vansin, Forever 21:n, American Eagle Outfittersin ja muutaman muun vähittäiskauppiaan tarkistamaan ja muuttamaan päivystyskäytäntöjään.

Myymälänhallintaohjelmistojen ja myyntipisteohjelmistojen kaltaisten työkalujen avulla työnantajat voivat paremmin arvioida henkilöstötarpeensa ja välttää päivystyskäytäntöjen tarpeen. Tällaisten työkalujen raportointiominaisuudet voivat auttaa työnantajia analysoimaan historiatietoja ja tunnistamaan päivät/tunnit, jolloin asiakasliikennettä on eniten.

Tämän tiedon avulla työnantajat voivat tehdä parempia aikataulu- ja budjetointipäätöksiä. He voivat antaa työntekijöille heidän tarvitsemansa luotettavuuden ja joustavuuden ja samalla välttää ylimääräisiin työvuoroihin liittyvät kustannusylitykset.

Seuraavat vaiheet – miten löytää oikea ohjelmisto yrityksellesi

Nyt kun tiedät, miten ohjelmistot voivat auttaa sinua virtaviivaistamaan työntekijöiden aikataulutusta ja tekemään siitä tehokkaampaa ja vaikuttavampaa, voit alkaa tutkia markkinoilla olevia ratkaisuja. On kuitenkin tiettyjä näkökohtia, jotka sinun tulisi ottaa huomioon:

• Pidä mielessä yrityksesi koko ja tyyppi: 10 työntekijän ravintolan aikataulutustarpeet eroavat huomattavasti 50 työntekijän supermarketista. Tiedosta ensin tarkalleen, mitä haluat ohjelmiston tekevän puolestasi ja kuinka monta ihmistä sitä tulee käyttämään, ja aloita sitten markkinoiden työkalujen tutkiminen.
• Varaa työkalulle budjetti: Yrityksen omistajana tai työnantajana sinulla on vain tietty määrä rahaa, jonka voit varata työkaluun. Pienelle yritykselle tämä voi olla muutama sata dollaria kuukaudessa, kun taas suurelle yritykselle tämä voi olla muutama tuhat dollaria. Merkitse summa, jonka voit käyttää aikataulutustyökaluun, ja tarkastele vaihtoehtoja vain tämän budjetin puitteissa.
• Ajattele tarpeitasi uudelleen: Vaikka voisit toki hankkia työntekijän aikataulutusohjelmiston hoitamaan aikataulutustarpeesi, muut työkalut, kuten vähittäiskaupan hallintaohjelmistot ja myyntipisteohjelmistot, voivat auttaa sinua tekemään paljon muutakin kuin aikatauluttamista. Erikoisyritykset, kuten kampaamot ja päivittäistavarakaupat, voivat myös tutustua nimenomaan niitä varten suunniteltuihin työkaluihin.