On luonnollista, että tavaroiden tuottamisesta tai palvelujen tarjoamisesta aiheutuu suuria liiketoimintakuluja. Useimmissa tapauksissa yritykselle syntyy tällaisia kuluja ennen kuin vastaava maksu saadaan asiakkailta. Lisäksi työntekijöiden palkat ja muut kulut vievät useimmilta yrityksiltä huomattavia varoja. Näiden tekijöiden vuoksi tehokas kassanhallinta on olennainen osa yrityksen taloussuunnittelua. Käteisvarat ovat yrityksen elinehto. Sen tehokas hallinnointi on välttämätöntä menestyksen kannalta.
Kun käteisvaroja saadaan vastineeksi tuotteista tai palveluista, monet pienyritysten omistajat, jotka pyrkivät kasvattamaan yritystään ja vähentämään velkaantumista, käyttävät suurimman osan tai kaikki nämä varat. Mutta vaikka tällaiset prioriteetit ovatkin kiitettäviä, niiden pitäisi jättää yrityksille tilaa, jotta ne voivat kestää taloudellisesti niukkoja aikoja myöhemminkin. Onnistuneen kassanhallinnan avain onkin realististen ennusteiden laatimisessa, perintöjen ja maksujen seurannassa, tehokkaiden laskutus- ja perintätoimenpiteiden käyttöönotossa sekä budjettirajoitusten noudattamisessa.
KASSANPERINTÄ JA -JAKELU
Kassanperintäjärjestelmillä pyritään lyhentämään aikaa, joka kuluu yritykselle velallisena olevien käteisvarojen keräämiseen. Joitakin viiveiden lähteitä ovat muun muassa posti-, käsittely- ja pankkikannattavuus. On selvää, että asiakkaan postittama kirjekuori, joka sisältää maksun tavarantoimittajayritykselle, ei saavu perille välittömästi. Maksua ei myöskään käsitellä ja talleteta pankkitilille heti, kun toimittajayritys vastaanottaa sen. Kun maksu talletetaan pankkitilille, pankki ei useinkaan anna varoja heti käyttöön. Nämä kolme ”float-jaksoa” ovat aikaviiveitä, jotka kertyvät nopeasti, ja ne voivat pakottaa vaikeuksissa olevat tai uudet yritykset etsimään muita käteisvaroja laskujensa maksamiseen.
Kassanhallinta pyrkii muun muassa vähentämään näiden ”float-jaksojen” pituutta ja vaikutusta. Perinnän vastaanottopiste lähempänä asiakasta -;kenties ulkopuolinen ulkopuolinen myyjä, joka vastaanottaa, käsittelee ja tallettaa maksun (shekin) -;on yksi tapa nopeuttaa perintää. Tämän menetelmän tehokkuus riippuu asiakkaan sijainnista, maksujen suuruudesta ja aikataulusta, yrityksen maksujen perintämenetelmästä, maksujen käsittelykustannuksista, postitukseen, käsittelyyn ja pankkitoimintaan liittyvistä viiveistä sekä ylijäämävaroille saatavasta korosta. Tärkein tekijä asiakkailta saatavan hyvän kassavirran varmistamisessa on kuitenkin vahvojen laskutus- ja perintäkäytäntöjen luominen.
Kun rahat on kerätty, useimmat yritykset keskittävät käteisvarat yhteen keskukseen. Tätä perustellaan sillä, että käteisvaroja halutaan valvoa täydellisesti ja tarjota paremmat investointimahdollisuudet, kun käytettävissä on suurempia rahasummia ylijäämänä. Käteisvarojen keskittämiseen voidaan käyttää lukuisia mekanismeja, kuten tilisiirtoja, automaattisia selvitysjärjestelmiä (ACH) ja sekkejä. Vaihtokauppa tehdään kustannusten ja ajan välillä.
Toinen kassanhallintaan liittyvä näkökohta on yrityksen optimaalisen kassasaldon tunteminen. On olemassa useita menetelmiä, joilla yritetään määrittää tämä maaginen käteissaldo, joka on täsmällinen määrä, joka tarvitaan kustannusten minimoimiseksi ja kuitenkin riittävän likviditeetin takaamiseksi, jotta laskut voidaan maksaa ajallaan (toivottavasti jotain jää jäljelle hätätapauksia varten). Yksi ensimmäisistä vaiheista kassavarojen hallinnassa on likviditeetin eli sen rahamäärän mittaaminen, joka riittää nykyisten velvoitteiden täyttämiseen. Maksuvalmiutta voidaan mitata useilla eri tavoilla, kuten käteisvarojen ja kokonaisvarojen suhteella, current ratio (lyhytaikaiset saamiset jaettuna lyhytaikaisilla veloilla), quick ratio (lyhytaikaiset saamiset vähennettynä vaihto-omaisuudella jaettuna lyhytaikaisilla veloilla) ja nettomääräinen likviditeettisaldo (käteisvarat ja jälkimarkkinakelpoiset arvopaperit vähennettynä lyhytaikaisilla velkakirjalainoilla jaettuna varallisuuden kokonaismäärällä). Mitä suurempi likviditeettimittarin antama luku on, sitä suurempi on likviditeetti; ja päinvastoin. Maksuvalmiuden ja kannattavuuden välillä on kuitenkin kompromissi, joka estää yrityksiä hankkimasta liiallista likviditeettiä.
KASSANHALLINTA JÄRJESTÄMÄTTÖMÄLLÄ AIKAKAUDELLA
Talouden laskusuhdanteiden aikana myynnin lasku ja huono kassanhallinta voivat merkitä pienen tai aloittavan yrityksen kuoliniskua. Vaikeina aikoina, kuten vuosina 2008-2009 vallinneen taantuman aikana, pankit saattavat tiukentaa uusiutuvia luottoja tai lyhytaikaisia lainoja, joihin yritykset usein turvautuvat kassanhallintaongelmien ratkaisemiseksi. Jotkut yrityksen omistajat yrittävät pitää yrityksensä pystyssä ryöstämällä henkilökohtaisen taloutensa – kiinnittämällä asuntonsa, maksimoimalla luottokorttinsa ja/tai nostamalla 401(k)-varansa käteiseksi.
Tällaisina aikoina yritysjohtajien tai -omistajien on istuttava alas ja tehtävä kassanhallinta-analyysi, jotta he voivat puuttua alijäämiin, kasvattaa tulojaan ja leikata menojaan – ennen kuin on liian myöhäistä. Heidän on tavattava osastopäälliköt ja työntekijät, otettava ohjat käsiinsä ja otettava käyttöön parempi kassanhallintasuunnitelma. Suunnitelma voi vaatia joitakin ankaria toimenpiteitä, mutta jos työntekijät ovat mukana, he ymmärtävät, että ne ovat välttämättömiä yrityksen selviytymisen kannalta. Voit myös viedä suunnitelman pankkiireille siinä toivossa, että henkilökohtaisen tapaamisen ja todisteiden avulla siitä, että olet saamassa kassanhallintatilanteen hallintaan, he myöntävät yrityksellesi kipeästi kaivattua luottoa.
Jopa taloudellisen noususuhdanteen aikana monilla pienillä yrityksillä on kassavirtoihin liittyviä vaikeuksia erityisesti ensimmäisinä toimintavuosina. Yrittäjät ja johtajat voivat kuitenkin ryhtyä toimiin tällaisten ongelmien vaikutusten minimoimiseksi ja auttaa säilyttämään yrityksen jatkuvan elinkelpoisuuden. Ehdotettuja toimia tilapäisten kassavirtaongelmien ratkaisemiseksi ovat:
– Luo realistinen kassavirtabudjetti, jossa kartoitetaan sekä lyhyen aikavälin (30-60 päivää) että pidemmän aikavälin (1-2 vuotta) rahoitus.
– Kaksinkertaista ponnistelut yritykselle erääntyneiden maksujen perimiseksi. ”Laskuta nopeasti ja tarkasti”, neuvoo Journal of Accountancy. ”Mitä nopeammin lähetät laskun, sitä nopeammin saat maksun….. Jos toimitukset eivät automaattisesti laukaise laskua, laadi kiinteä laskutusaikataulu, mieluiten viikoittain.” Yritysten tulisi sisällyttää siihen myös maksun eräpäivä.
– Tarjoa pieniä alennuksia nopeasta maksusta.
– Harkitse kompromissien tekemistä joissakin laskutuskiistoissa asiakkaiden kanssa. Pienyrittäjät ovat ymmärrettävästi vastahakoisia harkitsemaan tätä vaihetta, mutta tietyissä tapauksissa joidenkin käteisvarojen saaminen-;vaikka yrityksesi ei olisikaan syyllinen kiistaan-;myydyistä tuotteista/suoritetuista palveluista voi olla tarpeen peruskulujen maksamiseksi.
– Seuraa tarkasti kaikkia käteisvarojen maksuja ja aseta ne tärkeysjärjestykseen.
– Ota yhteyttä velkojiin (myyjiin, lainanantajiin, vuokranantajiin) ja yritä neuvotella molempia osapuolia tyydyttävistä järjestelyistä, jotka mahdollistavat, että yritys voi selviytyä käteisvarojensa riittämättömyydestä (edellyttäen, että kyse on vain tilapäisestä ongelmasta). Joissakin tapauksissa saatat pystyä järjestämään paremmat maksuehdot toimittajilta tai pankeilta. ”Paremmat luottoehdot merkitsevät rahan lainaamista korottomana”, todetaan Journal of Accountancy -lehdessä.
– Tyhjennä tarpeeton varasto.
– Arvioi muita aloja, joilla toimintakuluja voidaan leikata ilman, että yritys joutuu pysyvästi toimintakyvyttömäksi, kuten palkanlaskentaa tai muita kuin strategisia tavaroita ja/tai palveluita, joiden voittomarginaali on pieni.
BIBLIOLUETTELO
Bee, Judy. ”Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office might be leakaking money.” ”Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office might be leakaking money.” Medical Economics. 2. joulukuuta 2005.
Cloutier, George. ”Solve Your Cash-Flow Problem to Stay in Business”. Business Week. Heinäkuu 2009.
Gage, Jack. ”Living Within Your Means.” Forbes. 26. joulukuuta 2005.
Hommel, Ulrich ja Michael Frenkel, Markus Rudolf, toim. Riskienhallinta. Springer, 2005.
Janklow, Christine. ”Miksi yritykset epäonnistuvat.” WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. ”Bank on It: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. Elokuu 2004.
”Kymmenen tapaa parantaa pienyritysten kassavirtaa”. Journal of Accountancy. Maaliskuu 2000.
”Understanding and Controlling Cash Flow”. Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. May 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Kaikki oikeudet pidätetään. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.

.