Lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskeva politiikka voi olla yksi henkilöstöhallinnon ammattilaisen pelottavimmista tehtävistä. Käymme vaihe vaiheelta läpi, mitä tyypillisen lyhytaikaisen sairauspoissaolokäytännön tulisi sisältää.

Valmistele lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevan politiikan tarkoitus ja soveltamisala

Työnantajien olisi esiteltävä lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskeva politiikkansa toistamalla, että on löydettävä tasapaino seuraavien seikkojen välillä:

• työntekijöiden aito tarve pitää vapaata terveydentilan vuoksi ja
• Tarve ylläpitää työpaikan tehokkuus ja tuottavuus niin, että poissaolevan työntekijän työtovereille ei aiheuteta ylimääräistä rasitusta.

On tärkeää tehdä selväksi, milloin lyhytaikaisia sairauspoissaoloja ei sovelleta.

Organisaatio saattaa epäillä, että kyseessä on väärinkäytös (esimerkiksi että työntekijä ei olekaan oikeasti sairas).

Tällöin työnantaja voi sen sijaan soveltaa erillistä kurinpitomenettelyään.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevista toimintaperiaatteista: tarkoitus ja soveltamisala

Erittele joitakin lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevissa toimintaperiaatteissa käytettyjä termejä

Toimintaperiaatteiden johdannossa voidaan esittää joitain keskeisiä määritelmiä, esimerkiksi se, mikä itse asiassa lasketaan ”lyhytaikaiseksi sairauspoissaoloksi” ja milloin sovelletaan työnantajan erillistä, pitkäaikaisia sairauspoissaoloja koskevaa toimintaperiaatetta.

Joitakin muitakin lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskeviin toimintaperiaatteisiin sisältyviä keskeisimpiä termejä voi olla tarpeen selittää.

Esimerkiksi ”virallinen tarkastelujakso” voitaisiin määritellä ajanjaksoksi, jonka aikana työntekijän on osoitettava, että hänen sairauspoissaolojensa määrä on parantunut.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevista toimintaperiaatteista: keskeisten termien määritelmät

Lyhytaikaisia sairauspoissaoloja käsittelevien esimiesten odotusten määrittely

On hyvä määritellä jo varhaisessa vaiheessa toimintaperiaatteissa esimiesten vastuut lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevissa asioissa.

Muun muassa työnantajat voivat odottaa esimiehiltä seuraavaa:

• pitää asianmukaista kirjanpitoa työntekijöiden sairauspoissaoloista, mukaan lukien työntekijän oman todistuksen hankkiminen enintään seitsemän kalenteripäivän pituisten sairauspoissaolojen osalta ja lääkärintodistuksen hankkiminen yli seitsemän päivän pituisten sairauspoissaolojen osalta;
• suhtautua tasapainoisesti siihen, että tuetaan aidosti sairastunutta työntekijää ja kannustetaan häntä parempaan läsnäoloon vastaisuudessa;
• pyytää tarvittaessa lääketieteellistä neuvontaa mukaan lukien lääkärintodistuksen hankkimista edeltävän suostumuksen hankkiminen;
• suorittaa työelämään paluuseen tähtääviä haastatteluja tarvittaessa.

On myös viisasta muistuttaa esimiehiä velvollisuudesta tehdä kohtuullisia mukautuksia vammaisille työntekijöille.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevasta politiikasta: ohjeita esimiehille

Tarjoa työntekijöille lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevat ohjeet

Työntekijöitä olisi myös muistutettava siitä, mitä heidän pitäisi tehdä, jos he ovat sairaana poissa töistä. Työntekijän odotetaan tyypillisesti

• soittaa esimiehelleen mahdollisimman pian työpäivän alkaessa;
• pitää esimiehensä ajan tasalla tilanteesta sairauslomansa aikana, esimerkiksi soittamalla jokaisen seuraavan poissaolopäivän alussa;
• toimittamaan tarvittavat asiakirjat, esimerkiksi itsevakuutuslomake, jos sairaus kestää enintään seitsemän kalenteripäivää, ja lääkärintodistus, jos sairaus kestää yli seitsemän päivää; ja
• osallistumaan tarvittaessa työhönpaluun haastatteluun.

Työntekijöitä voidaan muistuttaa siitä, että mitä rehellisemmin ja avoimemmin he kertovat esimiehelleen poissaolonsa syistä, sitä enemmän tukea työnantaja voi tarjota.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevasta käytännöstä: työntekijöiden velvollisuudet

Selvitä sairauspoissaolojen ilmoittamista ja todistamista koskevat vaatimukset

Työnantajan olisi määriteltävä selkeä menettely, jota työntekijät noudattavat, kun he eivät osallistu työhön sairauden vuoksi.

Tyypillisesti työnantaja vaatii työntekijöitä soittamaan sairaaksi esimiehelleen työpäivän alussa.

Työntekijöitä voidaan vaatia soittamaan sairauspoissaolosta jokaisena seuraavana sairauspoissaolopäivänä, joskin työnantajan on syytä olla joustava tässä asiassa.

Päivittäinen soittaminen ei välttämättä ole mahdollista esimerkiksi silloin, kun työntekijä on ollut sairaalahoidossa.

Tässä kohdassa voidaan myös selittää, millaisia todisteita työntekijän on esitettävä.

Jos sairaus on kestänyt seitsemän kalenterivuorokautta tai alle seitsemän kalenteripäivän ajanjakson, omatoiminen sairauslomatodistus riittää.

Jos sairaus kestää yli seitsemän kalenteripäivää, tarvitaan lääkärintodistus, yleensä lääkärintodistus, joka tunnetaan myös nimellä ”lausunto työkyvystä”.

• Esimerkki lyhytaikaisesta sairauspoissaolosta: ilmoittaminen ja todistusaineisto

Kerro työntekijän oikeus sairauspäivärahaan

Tämä on yksi ensimmäisistä asioista, joista sairauslomalle jäävä työntekijä haluaa tietää.

Lakisääteiseen sairauspäivärahaan ovat oikeutettuja ne työntekijät, jotka täyttävät sairauspäivärahan saamiselle asetetut kelpoisuus- ja todistusvaatimukset, ja jotka ovat olleet työkyvyttömiä neljänä tai useampana perättäisenä päivänä.

Lakisääteistä sairauspäivärahaa maksetaan kiinteämääräisenä enintään 28 viikon ajan yhden työkyvyttömyysjakson aikana.

Jotkut työnantajat tarjoavat anteliaampaa sopimusperusteista sairauspäivärahajärjestelmää.

• Esimerkki lyhytaikaisista sairauspoissaolokäytännöistä: sairausajan palkka

Vapaata lääkärikäyntejä varten: selitä organisaatiosi säännöt

Voi tulla yllätyksenä, mutta Britannian lainsäädännössä on suhteellisen vähän määräyksiä vapaista lääkärikäyntejä varten. Tämä tarkoittaa, että työnantajat voivat vapaasti laatia omat sääntönsä.

Työnantajilla voisi olla käytäntönä rohkaista työntekijöitä järjestämään vastaanottokäynnit omalle ajalleen tai sellaiselle ajankohdalle, että ne häiritsevät työntekijöitä mahdollisimman vähän.

Työnantajien on kuitenkin hyvä olla joustavia. Työnantajat voisivat myöntää kohtuullisen määrän vapaata muina aikoina, kun lääkärikäyntiä ei ole mahdollista järjestää työntekijän omalla ajalla.

Jos työntekijälle annetaan palkallista vapaata lääkärikäyntiä varten, työnantaja voi vaatia työntekijää korvaamaan ajan myöhemmin.

Henkilöstöammattilaisten ja esimiesten olisi oltava tietoisia siitä, että synnytystä edeltäviin vastaanottokäynteihin sovelletaan erityissääntöjä.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevista toimintaperiaatteista: vapaata lääkärikäyntejä varten

Määritä toimet, joita vaaditaan työhön palatessa sairauspoissaolon jälkeen

Lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevissa toimintaperiaatteissa olisi määriteltävä, mitä työntekijöiden ja esimiesten on tehtävä sairauspoissaolon jälkeen.

Työntekijöiden kannalta keskeisenä tehtävänä on joko:

• täyttää itsevakuutuslomake (jos sairaus kestää enintään seitsemän kalenteripäivää) tai
• antaa lääkärintodistus (jos sairaus kestää yli seitsemän kalenteripäivää).

Esimiesten keskeisenä tehtävänä on tarkistaa työntekijän poissaolotiedot sen selvittämiseksi, onko:

• poissaolojen määrä sellainen, että organisaation poissaolojen hallintapolitiikka edellyttää virallisia toimia; ja
• onko poissaoloissa havaittavissa epäilyttäviä malleja, esimerkiksi toistuvia poissaoloja perjantaisin, maanantaisin tai välittömästi ennen tai jälkeen pankki- tai pyhäpäivien.

Esimies voi kutsua työntekijän epäviralliseen työhönpaluuhaastatteluun, joka on jo pitkään tunnustettu hyödylliseksi tavaksi seurata sairauspoissaolojen määrää.

• Esimerkki lyhytaikaisesta sairauspoissaolopolitiikasta: työhönpaluu

Raskaus ja työkyvyttömyys: miksi nämä ovat erityistapauksia

Diskriminointivaatimuksen riskin välttämiseksi organisaatiossasi lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevissa menettelytavoissa raskauteen liittyviin sairauksiin ja työkyvyttömyyksiin liittyviä poissaoloja on tärkeää kohdella eri tavoin.

Turvallisinta on jättää raskauteen liittyvät sairauspoissaolot pois laskettaessa työntekijän sairauspoissaolotietoja poissaolojen hallintaa varten.

Hallitessaan vammaisen työntekijän poissaoloja työnantajan on oltava erittäin varuillaan, koska on olemassa vaara, että häneen kohdistuu vuoden 2010 tasa-arvolain mukainen syrjintävaatimus, joka koskee vammaisuutta.

Vammaisen työntekijän irtisanominen tai varoituksen antaminen hänelle huonon läsnäolon vuoksi voi olla vammaisuuteen perustuvaa syrjintää.

• Esimerkki lyhytaikaisista sairauspoissaolokäytännöistä: raskaus ja vammaisuus

Sairauspoissaolojen ja lomien välisen suhteen selvittäminen

Sairauspoissaolojen ja vuosilomien välistä vuorovaikutusta koskeva oikeuskäytäntö on jo pitkään aiheuttanut henkilöstöhallinnon ammattilaisille päänvaivaa.

Lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevan politiikan tulisi kattaa kaksi pääskenaariota:

• Mitä tapahtuu, jos työntekijä sairastuu tai loukkaantuu lomalla ollessaan?
• Kertyykö sairauslomalla olevalle työntekijälle edelleen lomaa?

Työnantajien on syytä muistaa, että oikeuskäytännössä on todettu, että:

• työntekijä, joka sairastuu lomalla ollessaan, voi siirtyä sairauslomalle ja vaatia, että hän voi pitää loman myöhemmin, ja
• työntekijät jatkavat vuosiloman kertymistä sairausloman aikana.

Kummassakin tapauksessa työnantajalla on oikeus vaatia työntekijöitä noudattamaan tiukkaa menettelyä. Häntä voidaan esimerkiksi vaatia esittämään lääkärintodistus sairaudesta loman aikana, vaikka työntekijä olisikin tuolloin ulkomailla.

• Esimerkki lyhytaikaisista sairauspoissaolokäytännöistä: sairausloma ja loma

Hänellä on oltava käytössään menettely lääkärinlausuntojen hankkimiseksi

Organisaation velvoitteet, jotka perustuvat vuoden 1988 lakiin lääkärinlausuntojen julkisuudesta (Access to Medical Reports Act 1988) ja vuodelta 1998 peräisin olevaan tietosuojalakiin (Data Protection Act 1998), olisi ilmoitettava esimiehille, henkilöstöhallinnon osastolle ja työterveyshuolto-osastolle.

On erittäin tärkeää, että työnantaja saa työntekijän suostumuksen, kun se pyytää lääkärinlausuntoa työntekijän omalta lääkäriltä tai työnantajan työterveyshuolto-osastolta.

Lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevissa toimintalinjoissa olisi tehtävä selväksi, että työntekijän lääketieteelliset tiedot on säilytettävä luottamuksellisina ja että ne on säilytettävä turvallisesti.

• Esimerkki lyhytaikaisten sairauspoissaolojen politiikasta: Lääkärinlausunto

Sairauspoissaolojen hallinta: 1. vaiheen käynnistyspiste

Käynnistyspisteiden ja varoitusten järjestelmä on olennainen osa oikeudenmukaista sairauspoissaolojen hallintaprosessia.

Tyypillisesti vaiheen 1 laukaisupiste saavutetaan sen jälkeen, kun työntekijällä on ollut tietty määrä sairauspoissaolopäiviä tai tietty määrä poissaolojaksoja edellisen 12 kuukauden aikana.

Ei ole olemassa mitään ”kaikille sopivaa” laukaisujärjestelmää, ja työnantajan valitsemat laukaisupisteet olisi harkittava huolellisesti.

Työnantaja, joka esimerkiksi pyrkii vähentämään poissaoloja koko organisaatiossa, voi haluta asettaa laukaisupisteen alhaisemmalle päivien määrälle.

Työnantaja, jolla ei ole perinteisesti ollut ongelmia poissaolojen kanssa, voi haluta asettaa laukaisupisteen korkeammalle päivien määrälle.

Jos työntekijä saavuttaa vaiheen 1 kynnyspisteen, työnantajan olisi järjestettävä hänen kanssaan virallinen tapaaminen, jossa keskustellaan poissaolotasosta.

Työntekijälle voitaisiin antaa varoitus läsnäolotasostaan ja mahdollisuus parantaa läsnäolojaan tietyn ajanjakson aikana.

Työntekijän olisi voitava valittaa annetusta varoituksesta.

• Esimerkki lyhytaikaisesta sairauspoissaolopolitiikasta: vaiheen 1 käynnistyspiste

Sairauspoissaolojen hallinta: vaiheen 2 käynnistyspiste

Vaiheen 1 varoituksen saanut työntekijä voitaisiin siirtää vaiheeseen 2, jos hänen läsnäolotasonsa ei parane.

Jos työntekijä saavuttaa vaiheen 2 käynnistyspisteen, työnantajan olisi järjestettävä hänen kanssaan toinen virallinen tapaaminen keskustellakseen jatkuvista epätyydyttävistä poissaolotasoista.

Työntekijälle voitaisiin antaa toinen varoitus läsnäolotasostaan, ja hänelle voitaisiin antaa uusi tilaisuus parantaa läsnäolojaan tietyn ajan kuluessa.

Työntekijän olisi voitava valittaa annetusta varoituksesta.

• Esimerkki lyhytaikaisista sairauspoissaolopolitiikoista: Vaiheen 2 laukaisupiste

Sairauspoissaolojen hallinta: vaiheen 3 käynnistyspiste

Jos työntekijän poissaolotaso ei parane kahdesta aiemmasta varoituksesta huolimatta, työnantaja voi siirtää hänet kolmannen vaiheen lopulliseen muodolliseen tarkasteluun.

Tässä vaiheessa irtisanominen voi olla todellinen mahdollisuus, ja työnantajan olisi järjestettävä työntekijän kanssa kolmas muodollinen tapaaminen, jossa keskustellaan jatkuneista epätyydyttävistä poissaoloista.

Työntekijän olisi voitava valittaa irtisanomisesta, jos työnantaja niin päättää tehdä.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevista toimintaperiaatteista: 3. vaiheen laukaisupiste

Tarjoa muutoksenhakuvaihe sairauspoissaolotasojen vuoksi toteutettavista toimista

Työnantajan lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevien toimintaperiaatteiden aivan viimeisen vaiheen olisi katettava muutoksenhakukeinot.

Käytännön tulisi tarjota työntekijälle muutoksenhakumahdollisuus kaikkiin toteutettuihin toimenpiteisiin, mukaan lukien varoitus.

Jos työntekijä irtisanotaan sairauspoissaolojensa määrän vuoksi, on tärkeää, että hän voi hakea muutosta tähän päätökseen.

• Esimerkki lyhytaikaisia sairauspoissaoloja koskevasta käytännöstä: muutoksenhakukeinot