Mitä on työtilausten hallinta?

Työtilausten hallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä lähestymistapaa kunnossapidon työtilausten käsittelyyn ja oikea-aikaiseen loppuunsaattamiseen omaisuuserien seisokkiaikojen minimoimiseksi. Työtilausten loppuunsaattaminen riippuu muiden kunnossapidon resurssien, kuten omaisuuden, osien, ihmisten ja rahan, saatavuudesta.

Työtilausten hallinnan merkitys

Traditionaalisesti kunnossapitoryhmät ovat tukeutuneet paperipohjaisiin työtilauksiin työtehtävien välittämiseksi. Vaikka itse työmääräykset voi olla helppo luoda käsin, paperipohjaisten työmääräysten hallinta on työlästä ja aiheuttaa usein enemmän ongelmia kuin ratkaisee.

Kunnossapitohenkilöstön on esimerkiksi tulkittava huonoa käsialaa, mikä johtaa virheelliseen dokumentointiin. Fyysiset kopiot saattavat joutua väärään paikkaan ja kadota, jolloin huolto jää tekemättä. Paperipinot sotkevat arkistokaappeja ja työpöytiä, mikä vaikeuttaa aiempien työmääräysten löytämistä.

Jotkut kunnossapitoryhmät ovat siirtyneet taulukkolaskentaan perustuvaan työmääräysten hallintaan, mutta näissä järjestelmissä on omat rajoituksensa. Taulukkolaskentataulukkoja voi muokata vain yksi henkilö kerrallaan, joten teknikkojen on vaikea nähdä ajantasaisimmat tiedot. Taulukkolaskentaohjelmiston tuottamat työtilaukset on edelleen tulostettava, mikä tuo mukanaan aiemmin käsitellyt haasteet. Taulukkolaskentaohjelmistojen käyttö voi olla henkilöstölle pelottavaa.

Organisaatioiden kasvaessa ”vanhan koulukunnan” työtilausten hallintamenetelmät muuttuvat nopeasti kestämättömiksi ja tehottomiksi. Sitäkin enemmän, kun toiminnan tehokkuuteen kiinnitetään yhä enemmän huomiota, kunnossapito-osaston toiminnot ovat nousseet valokeilaan. Parantaakseen työtilausten hallintaa organisaatiot investoivat tietokoneistettuun kunnossapidon hallintajärjestelmään (CMMS).

Työtilausten hallintaprosessi

Täydellisessä työtilausten hallinnassa huomioidaan työtilaus sen jokaisessa vaiheessa sen elinkaaren alusta loppuun. Seuraavissa kappaleissa kuvataan, mitä tapahtuu työtilauksen hallintaprosessin kussakin vaiheessa. Huomaat, miten CMMS tekee työtilausten hallintaprosessista virtaviivaisemman ja tehokkaamman.

Työpyynnön hyväksyminen

Kunnossapitotyön tarpeesta ilmoitetaan usein työ- tai palvelupyynnöllä. Hyväksyjä tarkastelee pyyntöä ja määrittää, onko perusteltu tarve olemassa, onko käytettävissä riittävästi tietoa työtilauksen luomiseksi vai onko ongelma jo raportoitu. Monet organisaatiot käyttävät CMMS-järjestelmän huoltopyyntöominaisuutta saapuvien pyyntöjen käsittelyyn. Jos pyyntö on pätevä, se hyväksytään ja luodaan työtilaus.

Lue myös: Mikä on kunnossapitopyyntöjärjestelmä?

Luonti

Työtilauksen luominen merkitsee, että pyydetyn työn suorittamiseen on annettu lupa. Työmääräykset luodaan hyväksytyistä kunnossapitopyynnöistä, kunnossapitohenkilöstön toimesta tai automaattisesti CMMS-järjestelmästä. Mobiilin CMMS-järjestelmän avulla teknikot voivat luoda työtilauksia kentältä käsin.

Priorisointi

Työtilausten priorisoinnissa on kyse sen määrittelemisestä, mitkä työtilaukset valmistuvat ensin. Työtilauksen prioriteetti määräytyy yleensä työn tai omaisuuden kriittisyyden mukaan. Esimerkiksi työtilaukset, jotka liittyvät (kohteiden tai henkilöstön) turvallisuuteen, voidaan asettaa korkealle prioriteetille. Alemman prioriteetin työtilauksia ovat rutiininomainen ennaltaehkäisevä kunnossapito tai muut kuin välttämättömät kunnossapitopyynnöt.

Kunnossapitoryhmä luo standardit sille, mikä tekee työtilauksesta korkean tai matalan prioriteetin. Näin todella korkean prioriteetin työtilaukset saadaan nopeammin valmiiksi, ja kun ruuhkaa syntyy, sen pitäisi koostua matalan prioriteetin töistä.

Aikataulutus

Työtilausten aikataulutus perustuu niiden tärkeysjärjestykseen. Kiireelliset työtilaukset käsitellään viipymättä. Ennaltaehkäisevän kunnossapidon työtilaukset ajoitetaan tyypillisesti kalenteri- tai juoksuaikapohjaisten aikavälien perusteella tai hyödykkeen valmistajan huolto-ohjeiden mukaan. Ajoitus ei kuitenkaan ole ainoa näkökohta työmääräyksiä ajoitettaessa.

Kunnossapitopäälliköt ottavat huomioon teknikkojen, varaosien ja tarvikkeiden sekä työkalujen tai muiden erikoislaitteiden saatavuuden, joita tarvitaan työmääräysten suorittamiseen. CMMS-ohjelmiston avulla voit visualisoida kunnossapidon työmäärän ja tunnistaa, miten henkilöstöä voidaan käyttää tehokkaimmin.

Työnjako

Jokainen kunnossapitoryhmä koostuu teknikoista, joilla on erilaiset taidot ja kyvyt. Työmääräykset tulisi antaa tehtävään parhaiten soveltuville teknikoille. Suuremmissa organisaatioissa teknikot voivat erikoistua tiettyyn käsityötaitoon tai heillä voi olla koulutusta tiettyyn omaisuuteen.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä käytetään todennäköisemmin yleismiehiä, jotka pystyvät suorittamaan monenlaisia kunnossapitotehtäviä. Se, kuka on paras tehtävään, voidaan määrittää omakohtaisen kokemuksen perusteella, mutta se voidaan selvittää myös CMMS-järjestelmän huoltoraporttien avulla.

Jakelu

Kun työmääräykset on aikataulutettu ja annettu, niiden on löydettävä tiensä teknikoiden käsiin. Työmääräykset voidaan jakaa fyysisesti, mutta teknikkojen jäljittäminen vie aikaa. CMMS-ohjelmisto tarjoaa automaattisen tulostuksen nimetyille tulostimille ja automaattisen sähköpostin lähettämisen henkilökunnalle. Mobiiliominaisuuksilla varustetun CMMS-järjestelmän avulla teknikot voivat vastaanottaa työtilaukset välittömästi internet-yhteydellä varustetuilla laitteilla.

Toteutus

Toteutus on teko, jossa tehtävään nimetty(t) teknikko(t) suorittaa (suorittavat) työtilauksessa mainitut tehtävät. CMMS-järjestelmän avulla voit seurata työtilausten edistymistä reaaliajassa, jotta voit varmistaa, että teknikot pysyvät työnsä tasalla.

Dokumentointi

Työtilausten hallintaprosessiin kuuluu työntekijöiden kouluttaminen dokumentoimaan kaikki tulokset, sekä hyvät että huonot. Mitä tarkemmat tiedot sinulla on, sitä paremmin pärjäät. Teknikoiden on huolehdittava siitä, että he kirjaavat tarkasti, mitä tehtiin, kuinka paljon aikaa käytettiin, mitä osia käytettiin ja niin edelleen.

Työn dokumentointi CMMS-järjestelmään johtaa tarkempiin kunnossapitotietoihin, joita voidaan käyttää parannusalueiden tunnistamiseen ja avuksi tulevassa vianetsinnässä. Huono dokumentointi johtaa epätarkkoihin tai virheellisiin raportteihin – kuten sanotaan, ”garbage in, garbage out”. Mitä parempi työmääräysten dokumentointi on, sitä paremmin voit valvoa ja seurata keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI) CMMS-kunnossapitoraporttien avulla.

Sulkeminen

Työmääräys suljetaan, kun kaikki tehtävät on suoritettu, kaikki palvelut toimitettu ja työ on valmis. Teknikot ovat nyt käytettävissä aloittaakseen työskentelyn muiden ”avointen” työtilausten parissa.

Analyysi

Kollektiivinen työtilaushistoriasi on mielekkään raportoinnin perusta. Ilman CMMS-järjestelmän raportointitoimintoja on hyvin vaikeaa seurata keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), jotka tarjoavat välähdyksiä prosessistasi. Kuinka helposti voit esimerkiksi laskea luotujen tai suljettujen työtilausten määrän käyttämällä taulukkolaskentaohjelmaa tai paperipohjaista seurantajärjestelmää?

Työtilausten hallinnan parantaminen FTMaintenance-järjestelmällä

Parhaimmatkin työtilaukset voivat epäonnistua ilman vankkaa järjestelmää niiden hallintaa varten. FTMaintenance on tehokas työtilausohjelmisto, joka yksinkertaistaa työtilausten hallintaprosessia. FTMaintenance sisältää automatisoidun työtilausten luomisen, osoittamisen, jakamisen ja sulkemisen, ja se vähentää hallinnollisen työn määrää, joka liittyy jokapäiväisten kunnossapitotoimien suorittamiseen. Pyydä demo nähdäksesi, miten FTMaintenance voi parantaa organisaatiosi työtilausten hallintaprosessia.